Vollzeit – 40 Stunden pro Woche
- Zentrale Koordination und Abwicklung sämtlicher Einkaufsprozesse für unterschiedliche Warengruppen unserer Hotels in Österreich und Deutschland
- Kommunikation und Abstimmung mit unseren Lieferanten
- Durchführung von Bestellungen über verschiedene Plattformen (z. B. Hogast)
- Enge Zusammenarbeit mit den Hotels, Hotelmanager:innen sowie internen Abteilungen
- Überwachung von Lieferungen sowie Bearbeitung von Reklamationen
- Laufende Recherche und Auswahl von Produkten und Lieferanten
- Durchführung von Preisvergleichen und Warenkorbanalysen
- Optimierung bestehender Bestell- und Beschaffungsprozesse
- Erstellung von Inventuren sowie Auswertungen
|
im Gesundheitswesen
- Mitwirkung bei der Steuerung der Security Governance über die gesamte Unternehmensgruppe von Mavie Med
- Übersetzung von gesetzlichen Vorgaben (z.B. DSGVO, NISG 2026, GTelG) in praxistaugliche Maßnahmen und Begleitung der Umsetzung in allen Einrichtungen (Holding, IMS, Privatkliniken, Gesundheitszentren)
- Systematische Weiterentwicklung unseres ISMS unter Berücksichtigung branchenspezifischer Anforderungen im Gesundheitswesen und der zentralen Serviceerbringung durch die Holding
- Ansprechperson für alle Belange der Informationssicherheit – intern wie auch gegenüber Behörden und externen Prüfinstanzen
- Erstellung, Pflege und Kommunikation von gruppenweiten Sicherheitsrichtlinien, Standards und Verfahrensanweisungen
- Durchführung von Risikoanalysen und Sicherheitsaudits, Identifikation von Handlungsfeldern und Umsetzung von abgeleiteten Maßnahmen
- Konzeption und Steuerung von Maßnahmen zur Sensibilisierung und Schulung unserer Mitarbeiter:innen (Verwaltung, IT und Technik, Pflege, Ärztlicher Dienst)
- Regelmäßiges Reporting zum Status Informationssicherheit, zu aktuellen Informationssicherheits-Risiken und der Umsetzung von NISG 2026
|
Schwerpunkt Einkauf und Rezeption
- Tätigkeiten im Bereich Einkauf
- Gelegentlich Rezeptionstätigkeiten (inkl. gelegentlich Wochenend- und Feiertagsdiensten)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Administrative Unterstützung von Kolleg*innen (insbesondere Verfassen von Berichten, Aktenvermerken, Protokollen, …)
- Terminkoordination und Fristverwaltung
|
Vollzeit
Customer Care Center Gerasdorf, Gerasdorf
05.05.2026
Customer Care Center Gerasdorf, Gerasdorf
Bereich Logistik
- Als Lehrling im Büro bist du ein wichtiger Teil unseres Teams und trägst dazu bei, das Einkaufserlebnis unserer Kunden positiv abzurunden.
- An der Kasse sorgst du mit deiner freundlichen Art für eine angenehme Atmosphäre.
- Du lernst unter anderem Telefonate mit Lieferanten zu führen, Kommissionen zu bestellen, Lieferscheine zu buchen, Kundenreklamationen zu bearbeiten und natürlich auch zu kassieren.
- Im ersten Lehrjahr liegt der Fokus auf gewissenhaftem und genauem Kassieren sowie der Bedeutung, jeden Artikel einzeln abzuscannen.
- Sauberkeit und Ordnung haben bei uns einen hohen Stellenwert.
|
BLS Rechtsanwälte
Vollzeit
|
Museen der Stadt Wien
Vollzeit
Ihr Aufgabengebiet
- Operative und organisatorische Leitung des Tagesgeschäfts an allen Museumsstandorten im Supervisor:innen-Team
- Disziplinäre Führung der Mitarbeiter:innen im Publikumsdienst inklusive effizienter Einsatzplanung mittels Sheepblue
- Verantwortung für sämtliche Onboarding-Prozesse sowie die laufende Schulung und Motivation des Personals
- Koordination des Personaleinsatzes bei Events und Durchführung regelmäßiger Team-Briefings
- Sicherstellung und Weiterentwicklung von Service- und Qualitätsstandards sowie Erstellung von Prozess-Manuals
- Verantwortung für die korrekte Kassenführung nach Vorgaben der Buchhaltung und regelmäßiges Reporting
- Souveräne Unterstützung im Konflikt- und Beschwerdemanagement sowie Dokumentation besonderer Vorkommnisse
- Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen und Mitarbeit bei strategischen Projekten oder Recruiting-Prozessen
|
Ihre Aufgaben:
- Organisation: Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Bereichen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf (inkl. Privater Erledigungen).
- Administration: Sie kümmern sich selbständig um das Officemanagement, die Koordination und Planung von Terminen, sowie Ablage und Datenpflege.
- Informationsaufbereitung: Zu Ihren Aufgaben zählt das Aufbereiten von Protokollen, die Erstellung von Ablaufbeschreibungen, sowie die Nachbearbeitung von Besprechungen.
- Umsetzung: Sie stellen sicher, dass die Entscheidungen des Managements umgesetzt werden und alle Mitarbeiter die relevanten Informationen bekommen.
- Reiseplanung: Sie organisieren die Reisen der Geschäftsführung und kümmern sich um die dazugehörigen Buchungen.
|
GOURMET stellt sich vor...
- daran, Anforderungen genau zu analysieren und unser gastronomisches (Fach-) Personal für verschiedenste Veranstaltungen effizient entsprechend ihrer Fähigkeiten und zeitlichen Verfügbarkeiten zu koordinieren
- an der Erstellung detaillierter Personaleinsatzpläne
für optimale Lösungen vor Ort beim Event - an der Organisation des Personals direkt vor Ort – vom Check-in bis zum Check-out inklusive Uniformhandling – und sorgen dafür, dass personaltechnisch alles rundläuft
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen: Koordination, Kontrolle und Abrechnung
- an der Erfassung von Arbeitszeiten sowie der Aufbereitung aller relevanten Unterlagen für eine saubere und korrekte Event-Abrechnung
- als wichtige Schnittstelle zwischen Betriebs- & Projektleiter:innen,
dem operativen Team vor Ort und HR – denn nur gemeinsam werden Events richtig gut - am Onboarding und der Einschulung unserer neuen, internen Aushilfskräfte und sorgen dafür, dass sie von Anfang an bestens vorbereitet und motiviert starten
- aktiv an Verbesserungen und Weiterentwicklungen, um unsere täglichen Abläufe noch smarter, effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten
|
Das bieten wir:
- Planbare Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast(Mo, Mi, Do und Fr 08:00 bis 14:00 Uhr und Di 08:00 bis 16:30 Uhr)
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
|
GOURMET stellt sich vor...
- an der Kontrolle und Verbuchung der Kassen unserer Gastronomiebetriebe
- an der Erstellung von Ausgangsrechnungen für unsere Kund:innen
- an der Kontrolle und Verbuchung von Kreditorenrechnungen
- an der Verbuchung von Kontoauszügen
- am Mahnen der überfälligen Forderungen
|
Deine Aufgaben
- Verwaltung von Miet- und Eigentumsobjekten
- Organisatorische, kaufmännische und rechtliche Bewirtschaftung von Objekten
- Überprüfung von Mietverträgen
- Übergabe und Übernahme von Bestandseinheiten sowie Durchführung von Objektbegehungen bei Bedarf
- Rechnungsfreigabe
- Betriebskostenabrechnung
- Budgetplanung und laufendes Monitoring
- Schnittstelle zwischen Einrichtungsleitungen / Mieter*innen, Servicestellen der Organisation, technischem Facility Management, Bauprojektmanagement und Finanzwesen
- Ansprechpartner*in für Bauträger / Vermieter, Behörden, Rechtsvertreter, Mieter*innen
|
Dein Job
- Erstellung und Verwaltung von Verträgen (mit Vertragspartern und Saisonarbeitern)
- Administrative Betreuung und Koordination der Vertragsunterlagen
- Enge Zusammenarbeit mit Subunternehmen im Rahmen des Winterdienstes
- Pflege und Organisation von Dokumenten und Daten im internen System
- Eigenständige Bearbeitung von Anfragen und Problemstellungen
- Abwicklung der Rechnungslegung
- Fahrzeugverplanung und Terminkoordination bei Ausgabe und Rückholung
|
Dein Job
- enge Zusammenarbeit mit sämtlichen operativen Fachbereichen
- Auftragsanlage und Organisation der Abwicklung
- laufende Betreuung von Aufträgen und Kund:innen
- Organisation von Terminen und Fristen
|
|
|
Ihre Aufgaben:
- Operative Standortsteuerung
- Organisation und Koordination der administrativen Abläufe am Standort Berlin
- Steuerung der lokalen Verwaltungsprozesse sowie Sicherstellung effizienter Arbeitsstrukturen
- Sicherstellung funktionierender Schnittstellen zwischen Departments, Verwaltung und zentralen Einheiten in Wien
- Wirtschaftliche Steuerung
- Verantwortung für die Einhaltung des für die Departments freigegebenen Budgets
- Ressourcensteuerung und Controlling des Standorts
- Analyse wirtschaftlicher Kennzahlen und Erstellung regelmäßiger Berichte für die Fakultätsleitungen in Wien
- Standortentwicklung und Vernetzung
- Mitwirkung an der strategischen Weiterentwicklung und Profilbildung des Standorts Berlin. Insbesondere Unterstützung von Maßnahmen zur Sicherung und Weiterentwicklung der Studierendenzahlen
- Aufbau und Pflege von Kooperationen mit regionalen Institutionen, Organisationen und relevanten öffentlichen Stellen
- Förderung einer konstruktiven Zusammenarbeit der Departments Psychologie und Psychotherapie
|
Deine Aufgaben
- Administrative Bürotätigkeiten sowie Organisation der Abläufe
- Professionelle Abwicklung der gesamten Korrespondenz
- Persönliche und telefonische Anlaufstelle für Auskünfte zu Leistungsangeboten
- Allgemeine Sekretariatsagenden wie Bestellwesen, Datenpflege und Terminvereinbarungen
- Informations- und Kommunikationsdrehscheibe für interne und externe Ansprechpartner*innen
- Protokollführung bei Sitzungen
- Unterstützung bei Aus- und Weiterbildungen sowie Kommunikation mit Ausbildungsstätten und Fördergebern
- Schnittstelle zwischen den Leitungen der Pflege Zuhause Wien, Mitarbeiter*innen und Stationsleiter*innen
|
Ihre Wirkungsstätte
- Büroorganisation, Terminplanung und Anrufentgegennahme
- Teilnahme an diversen Besprechungen und Mithilfe bei der Protokollerstellung
- Verwaltung von Personaldaten, Datenanalyse und –aufbereitung
- Mithilfe bei der Erstellung von Beiträgen für Soziale Netzwerke
- Vorbereitung von internen und externen Veranstaltungen (Angebote einholen, Abläufe erstellen, Einladungsmanagement, etc.)
- Rotation und Mithilfe in andere Abteilungen, z.B. Einkauf, Technik, Buchhaltung, Recht
|
IHRE TO-DO‘S
- Empfang von Kunden und Gästen
- Telefonzentrale, Anrufannahme, erste Auskunftserteilung, Vermittlung und Rückrufaufnahme
- Bearbeitung des Post-Ein- und ausgangs
- Bearbeitung des zentralen E-Maileingangs inkl. Weiterleitung an die zuständigen Stellen
- Wartung und Pflege von Datenbanken
- Administrative Unterstützung
|
Was du bei uns machst
- Allgemeine administrative Tätigkeiten, Büroorganisation und Kassaführung
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit internen und externen Stellen
- Terminplanung und Erstellung von Geschäftsbriefen
- Detailgenaue Mitarbeit bei der Abwicklung von Projekten
- Proaktive Zusammenarbeit im Team
|
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
|
Vollzeit
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Office Management & inhaltliche Assistenz
- Kalendermanagement
- Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern
- Planung, Organisation und Vor- und Nachbearbeitung diverser Sitzungen
- Mitgestaltung und Umsetzung diverser Projekte
|
Büro, Sachbearbeitung | Wien 12.Bezirk (1120) | Möbelix Servicecenter Wien 12.Bezirk (1120) | Vollzeit
- Deine Aufgaben sind vielfältig und machen den Kunden glücklich. Du sorgst dafür, dass sich unsere Kunden bei Möbelix rundum wohl fühlen, selbst bei Reklamationen.
- Das Bearbeiten von Kundenreklamationen und Auftragslisten hat dich schon immer interessiert.
- Am Telefon hilfst du unseren Kund:innen bei ihren Fragen.
- Sauberkeit und Ordnung in deinem Verantwortungsbereich sind für dich selbstverständlich.
- Du kümmerst dich auch um Rückfragen von Lieferanten.
- Dank deiner Organisation läuft alles reibungslos in deinem Bereich ab.
- An der Kasse rundest du das Einkaufserlebnis unserer Kund:innen mit deiner freundlichen Art ab.
|
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Auslieferungssteuerung von Ersatzteillieferungen an internationale Kunden
- Selbständige Koordination von externen Logistikdienstleistern und Speditionen
- Erstellung von Lieferdokumenten (Lieferscheine, Proforma-Rgen)
- Beauftragung von Verpackung und Transport
- Fachliche Rechnungsprüfung von Transportrechnungen
- Nachverfolgung von Lieferungen
- Abstimmung mit Exportkontrolle
- Unterstützung anderer Teams bei speziellen Anforderungen im Projektgeschäft
|
GOURMET stellt sich vor...
- an der Führung eines kleinen Teams in der Kostenbuchhaltung
- am Erfassen und Verbuchen der laufenden Eingangsrechnungen
- am Führen der Anlagenbuchhaltung
- an der Betreuung des elektronischen Workflows und des Kreditorenstammes
- an der Salden- und Kontenabstimmung
|
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
|
Bereich Organisation und Projektmanagement
- Zu deinen Aufgaben zählen unter anderem das Bearbeiten und Auswerten von Informationen, die Mitarbeit bei der Vorbereitung und Pflege von Projektunterlagen, das Erfassen von Newslettern, das Erstellen und Aktualisieren von Excel Tabellen, die Vorbereitung von Präsentationen sowie die Unterstützung bei internen Abläufen. Außerdem wirkst du bei der Organisation von Terminen und Veranstaltungen mit und bekommst die Möglichkeit, neue Programme und Systeme kennenzulernen und deren Anwendung zu prüfen.
|
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- In Zusammenarbeit mit Kolleg*innen administrieren Sie Ausschreibungs- und Recruitingprozesse und alle laufend anfallenden Personalbelange (Urlaube, Karenzen, Krankenstände, Verwaltung persönlicher Daten etc.). Sie begleiten die Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen vom Erstkontakt und dem Onboarding bis zum Offboarding
- Sie sind Reise- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
- Sie koordinieren und organisieren die Lehrplanung in Kooperation/Abstimmung mit dem StudienServiceCenter; Betreuung von Gastprofessor*innen; Hörsaalbuchung; Prüfungsterminverwaltung
- Sie unterstützen bei der Planung, Organisation und Durchführung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien bei der Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen), der Buchung von Räumen und der Organisation von Caterings.
- Sie agieren als Rechnungsprüfer*in, kontrollieren laufend Einnahmen sowie Ausgaben, und Sie behalten die verschiedenen Budgets des Zentrums im Blick
- Sie sind die Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zu allen Mitarbeiter*innen des Zentrums (Wissenschafter*innen, Studierenden und dem allgemeinen Personal)…. und sind Schnittstelle zu inneruniversitären Dienstleistungseinrichtungen (Personalabteilung , SSC, Finanzwesen und Controlling,...) etc.
- Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben wie Terminkoordination; Event- und Meetingvorbereitung; Bestellungen, Versand…
|
Informationen zur offenen Position
- Koordinationstätigkeiten für die Fachabteilungen II. Med. und Urologie
- Planung der stationären Aufnahmen – langfristig, aber auch flexibel bei kurzfristigen Änderungen oder akuten Anforderungen
- Organisation bzw. Planung diverser Untersuchungen vor der stationären Aufnahme
- Enge Zusammenarbeit mit dem Stationsteam und dem Empfang
- Auskunftserteilung an Patient*innen
- Erstellung von Patient*innenbriefen, OP-Berichten, Befunden etc. nach Diktat
- Zentrale Anlaufstelle für Patient*innen und Ärzt*innen beider Abteilungen
|
Teilzeit | befristet | Geringfügig
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- In Zusammenarbeit mit Kolleg*innen administrieren Sie Ausschreibungs- und Recruitingprozesse und alle laufend anfallenden Personalbelange (Urlaube, Karenzen, Krankenstände, Verwaltung persönlicher Daten etc.)., Sie begleiten die Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen vom Erstkontakt und dem Onboarding bis zum Offboarding
- Sie sind Reise- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
- Sie koordinieren und organisieren die Lehrplanung in Kooperation/Abstimmung mit dem StudienServiceCenter; Betreuung von Gastprofessor*innen; Hörsaalbuchung; Prüfungsterminverwaltung
- Sie unterstützen bei der Planung, Organisation und Durchführung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien bei der Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen), der Buchung von Räumen und der Organisation von Caterings.
- Sie agieren als Rechnungsprüfer*in, kontrollieren laufend Einnahmen sowie Ausgaben, und Sie behalten die verschiedenen Budgets des Zentrums im Blick
- Sie sind die Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zu allen Mitarbeiter*innen des Zentrums (Wissenschafter*innen, Studierenden und dem allgemeinen Personal)…. und sind Schnittstelle zu inneruniversitären Dienstleistungseinrichtungen (Personalabteilung , SSC, Finanzwesen und Controlling,...) etc.
- Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben wie Terminkoordination; Event- und Meetingvorbereitung; Bestellungen, Versand…
|
Bei uns arbeiten Sie...
- an der Mitarbeit bei der Führung der Mitarbeiter:innen inkl. Dienstplangestaltung
- an den täglichen Kassenabrechnungen und Überprüfungen der Kassenberichte sowie betriebsinterner Abrechnungslisten
- als Ansprechpartner:in für Gäste und Kund:innen bei Fragen und Anliegen inkl. Beschwerdemanagement
- an der Leitung des Standorts bei Abwesenheit der Betriebsleitung und Betriebsleitung Stv.
- an der Kontrolle der Qualität der Produkte
- an der Einhaltung der Gesetze der Arbeitssicherheit und der Hygienevorschriften
- an der Mitarbeit im täglichen Servicebetrieb
|
