Deine Aufgaben
- Du leistest Assistenz in allen Bereichen des täglichen Lebens, der Pflege und Freizeitgestaltung für intellektuell und mehrfach behinderte Frauen und Männer im voll- und teilbetreuten Wohnen.
- Du übernimmst Verantwortung für die pädagogischen, organisatorischen und administrativen Abläufe im Rahmen deines Dienstes.
- Du förderst die Eigenständigkeit und Selbstbestimmung der Frauen und Männer mit Behinderung in unseren Einrichtungen.
- Du ermöglichst die Teilhabe an sämtlichen Lebensbereichen gemäß dem Leitbild unseres Bereichs Menschen mit Behinderung.
- Du arbeitest im Turnusdienst, inklusive Früh-, Nacht- und Wochenenddiensten.
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Was Sie erwartet
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung des ISMS in enger Zusammenarbeit mit den relevanten Stakeholdern
- Behandlung von Security Incidents und Weiterentwicklung des Security Incident Managements
- Monitoring der unternehmensspezifischen Bedrohungslage: Identifizierung, Analyse und Bewertung technischer und organisatorischer Maßnahmen
- Konzeption und Durchführung von Awareness-bildenden Maßnahmen (z.B. Schulungen, Phishing-Simulationen, Social Engineering)
- Durchführung von Information Security Audits
- Mitwirkung bei der Sicherstellung eines hohen Informationssicherheitsniveaus in einer Branche mit sehr hohem Schutzbedarf sowie Konformität hinsichtlich gesetzlicher Bestimmungen (insbesondere NIS2)
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Vorteile
- Abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit in einem renommierten Privatspital
- Eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem familiären Team
- Einen hauseigenen Kindergarten mit Außenbereich (ab 2 Jahren)
- Ein ausgezeichnetes Betriebsklima, Mitarbeiterevents
- Zentrale Lage mit optimaler Anbindung an öffentlichen Verkehrsmittel
- Einen sicheren und attraktiven Arbeitsplatz in einer Zukunftsbranche
- Mittagsmenüs zu vergünstigten Konditionen
- Echt Stark! - Alle Vorteile im Überblick...
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Ihr Profil
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- selbstständiges, strukturiertes und genaues Arbeiten
- ausgezeichnete Deutsch- und MS-Office-Kenntnisse
- Hohe Anpassungsfähigkeit sowie die Fähigkeit, flexibel und zügig auf neue Informationen, Anforderungen und Veränderungen zu reagieren
- Teamfähigkeit
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Teilzeit | befristet | Praktikum
Die Position unterstützt das Verwaltungsteam des Kunst Haus Wien bei folgenden Aufgaben:
- Mitarbeit bei allgemeinen Agenden der Buchhaltung und Energiebuchhaltung
- Aufbereitung von Rechnungen und Vorbereitung der Abrechnungen
- Einscannen von Rechnungen
- Protokollieren von Besprechungen
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten u.a. Terminkoordination, Bürobedarfbestellungen
- Mithilfe bei der Organisation von Veranstaltungen
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Wien 22.Bezirk (1220) | XXXLutz Filiale Wien 22.Bezirk (1220) | Vollzeit
- Du bist für den reibungslosen Ablauf der Verwaltung verantwortlich
- Kontakt zu Kunden, vorwiegend am Telefon
- Kassatätigkeiten
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Ihre Aufgaben
- Persönliche Assistenz des zugeordneten Immobilienverwalters
- Organisation des übertragenen Aufgabenbereiches
- Korrespondenz mit Eigentümer:innen, Mieter:innen und Professionisten
- Laufende Datenpflege und Terminkoordination
- Erste Ansprechperson für Kundinnen und Kunden, Lieferanten und Versicherungen
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Was Sie erwartet
- Proaktive administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers
- Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Abteilungsleiter:innen, Mitarbeiter:innen, externen Partnern und Kunden
- Allgemeine Assistenztätigkeiten: Laufendes Terminmanagement, eigenverantwortliche Korrespondenz per E-Mail und Telefon, Protokollführung, Dienstreisevorbereitung, etc.
- Mitarbeit und Unterstützung bei Projekten: Erstellung von Berichten, Präsentationen, Auswertungen und Statistiken
- Bestellwesen, Auftragsverwaltung, Vertragsmanagement, Rechnungsprüfung und -kontierung
- Befristet auf 2 Jahre (Karenzvertretung)
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Was Sie erwartet
- Proaktive administrative und organisatorische Unterstützung für einen der Geschäftsführer
- Schnittstelle zwischen Vorstand, Geschäftsführung, Abteilungsleiter:innen, Mitarbeiter:innen und externen Partnern
- Allgemeine Assistenztätigkeiten: Laufendes Terminmanagement, eigenverantwortliche Korrespondenz per E-Mail und Telefon, Protokollführung, Dienstreisevorbereitung, etc.
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings (regelmäßig und ad-hoc), Veranstaltungen, Workshops und Seminaren
- Mitarbeit und Unterstützung bei Projekten: Erstellung von Berichten, Präsentationen, Auswertungen und Statistiken
- Bestellwesen, Auftragsverwaltung, Vertragsmanagement, Rechnungsprüfung und -kontierung
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Bereich Logistik
- Als Lehrling im Büro bist du ein wichtiger Teil unseres Teams und trägst dazu bei, das Einkaufserlebnis unserer Kunden positiv abzurunden.
- An der Kasse sorgst du mit deiner freundlichen Art für eine angenehme Atmosphäre.
- Du lernst unter anderem Telefonate mit Lieferanten zu führen, Kommissionen zu bestellen, Lieferscheine zu buchen, Kundenreklamationen zu bearbeiten und natürlich auch zu kassieren.
- Im ersten Lehrjahr liegt der Fokus auf gewissenhaftem und genauem Kassieren sowie der Bedeutung, jeden Artikel einzeln abzuscannen.
- Sauberkeit und Ordnung haben bei uns einen hohen Stellenwert.
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Ihre Aufgaben
- Begegnen Sie als persönlicher und professioneller Erstkontakt am Empfang sowohl Kund:innen als auch Mitarbeiter:innen mit einem Lächeln und sorgen Sie für eine Wohlfühlatmosphäre
- Verwalten Sie mit Herzlichkeit die zentrale Telefonvermittlung unseres Hauses
- Kümmern Sie sich mit Verlässlichkeit um Themen wie Postbearbeitung, Schlüsselverwaltung, Botenwege, etc.
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie sind verantwortlich für die administrativen Agenden des Administrationsteam, wie z. B. Protokollführung, Evidenzhaltung von Aufgaben, Email Korrespondenz etc.
- Sie bereiten Sitzungen der Geschäftsführung vor. (Koordination und Erstellung von Tagesordnungen, Aufbereitung und Verwaltung von Sitzungsunterlagen)
- Sie arbeiten eng mit dem Team der Referent:innen zusammen und unterstützen diese in administrativen Aufgaben.
- Sie vernetzen sich auf administrativer Ebene mit sämtlichen Organisationseinheiten des Fonds Soziales Wien und seiner Tochterunternehmen sowie Dienststellen der Stadt Wien und Kooperationspartner:innen.
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Ihre Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAS, HAK, HLW) oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Sekretariat bzw. in administrativen Tätigkeiten, idealerweise im Kommunikationsbereich
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen digitalen Kommunikationsmitteln
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Organisationstalent, Diskretion und Verlässlichkeit
- Hohes Maß an Eigeninitiative und Teamgeist
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Geschäftsbereich 4
- Drehscheibe im digitalen Wandel: Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zur IT, zum Digitalisierungs-programm der ÖGK und zur ITSV
- Kommunikative Koordination mit Verantwortung: Sie begleiten die Abstimmung ausgewählter IT-Projekte und Programme, übernehmen kommunikative Verantwortung und sorgen bei komplexen Prozessen für den Überblick
- Strategische Mitgestaltung: Sie bringen Ihre Expertise aktiv in die Weiterentwicklung ein – mit Fokus auf IT-Themen der ÖGK und ihren eigenen Gesundheitseinrichtungen
- Klarheit für Entscheidungen: Sie bereiten Entscheidungsgrundlagen strukturiert und adressatengerecht auf
- Fundierte Inhalte für diverse Gremien: Sie verfassen klare Stellungnahmen, entwickeln aussagekräftige Präsentationen und erstellen präzise Berichte
- Verantwortung im Hintergrund: Sie behalten Aufgaben, Fristen und Fortschritte im Blick – und sorgen mit professionellem Reporting für Transparenz
- Verlässliche Unterstützung auf Führungsebene: Sie begleiten Termine der Geschäftsbereichsleiterin organisatorisch und inhaltlich – vom Briefing über Informationsaufbereitung bis zur Protokollführung
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Management von operativen und strategischen Aufgaben für die Geschäftsführung
- Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Follow-ups inklusive Erstellung von Konzepten und Präsentationen sowie Protokollführung
- Eigenständige Koordination von Terminen, Reisen und Meetings der Geschäftsführung – national und international
- Unterstützung bei der Strukturierung von Projekten, Analyse von Konzepten, Kundenlösungen und wirtschaftlichen Daten sowie Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen
- Erstellen von Analysen, Reports und Statistiken
- Kommunikative Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung sowie internen und externen Stakeholdern
- Intensive Zusammenarbeit mit anderen internen Bereichen
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Ihre Aufgaben
- Unterstützung des Kalkulationsteams bei der Erstellung und Überprüfung von Angeboten
- Kontrolle und Analyse von Kalkulationsdaten zur Sicherstellung der Genauigkeit und Vollständigkeit
- Pflege und Strukturierung von Kalkulationsunterlagen und -dokumenten
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Einholung und Validierung von Informationen
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen für die Kalkulationsleitung/Vertrieb
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Informationen zur offenen Position
- Ein- und Ausschleusen der OP-Patient*innen
- Mithilfe bei der fachgerechten Patientenlagerung
- Aktive Informationsweitergabe und Abstimmung im interprofessionellen Team, Mitwirkung bei einer patientenorientierten, reibungslosen Ablauforganisation
- Instandhaltung, Wartung und zeitgerechte Bereitstellung aller für die Operationen benötigten Geräte und Lagerungsbehelfe unter Einhaltung der Hygienerichtlinien
- Sachgerechte Reinigung und Desinfektion der verwendeten Geräte und Lagerungshilfen
- Mitwirkung bei Maßnahmen der Qualitätssicherung (Patientensicherheit) und der Qualitätsentwicklung
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Aufgaben
- Unterstützung unseres technischen Leiters bei der organisatorischen und administrativen Umsetzung technischer Projekte
- Kontrolle der Schichtpläne
- Kommunikative Schnittstelle zwischen diverser Abteilungen
- Angebotseinholung und Kostenaufstellungen von Instandhaltungsprojekten
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Ihre Hauptaufgaben
- Unterstützung der Firmenkundenberater/innen in der Vorund Nachbereitung von Kundenterminen
- Servicierung von bestehenden Firmenkunden
- Ansprechperson für Kunden und Erteilung von telefonischen Auskünften
- Schnittstelle zu den Fachabteilungen und allgemeines Officemanagement
- Übernahme von administrativen und organisatorischen Aufgaben für Kunden
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Ihre Aufgaben:
- Als Assistent:in des Leiters der Abteilung IT Servicemanagement unterstützen Sie ihn gemeinsam mit ihren Kolleg:innen bei allen täglichen Agenden
- Insbesondere übernehmen Sie die Erstellung von Unterlagen und Präsentationen, sowie von benötigten Reports und Ad-hoc Analysen
- Sie entlasten die Organisationseinheit durch selbständige Erledigung von administrativen, (Termin-)koordinativen und organisatorischen Aufgaben
- Hierzu stehen Sie laufend in engem Austausch mit den Gruppen-,Teamleitern und Experten der Abteilung
- Ebenso ist Teil Ihrer Rolle die abteilungsinterne Kommunikation sowie die inhaltliche Pflege der Wissensmanagement Plattform
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- Verantwortlichkeit für die tägliche Organisation des Laborbetriebs, z.B.
- Vorbereitung von Puffern und Nährmedien
- Verwaltung der Vorräte und Durchführung von Bestellungen
- Instandhaltung der Geräte/Organisation von Wartungen
- Aktualisierung/Verwaltung von Chemikalien, Geräten und Reagenzien im Labregister
- Erstellung und Prüfen von SOPs
- Kontrolle der Einhaltung der Laborordnung
- Koordination und Organisation von Pflichtschulungen sowie Einweisungen für neue Teammitglieder
- Kommunikation mit Haustechnikern
- Mitwirkung bei der Einhaltung und Weiterentwicklung von Qualitätsstandards im Laborbetrieb
- Chemisch-technische Unterstützung des Lehrbetriebs (z.B. Gentechnologisches Forschungspraktikum)
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Das sind Ihre Aufgaben
- Kundenbetreuung in allen Facetten inkl. Erfassung von Kundenaufträge
- Auftragsannahme, Auftragsabwicklung, Abstimmung von Produktionsterminen
- Überwachung der Zahlungseingänge
- Erstellen von Offerten und Angeboten
- Administrative Tätigkeiten inkl Terminkoordination und Schriftverkehr/Korrespondenz in Deutsch/Englisch
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Was Sie erwartet
- Fachgerechtes instrumentieren und Produktkenntnis
- Ständige Wissenserweiterung
- Exakte elektronische Dokumentation
- Übernahme von Zusatzaufgaben je nach Qualifikation und Interesse
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Deine Aufgaben
- Sicherstellen von guten Abläufen im Service- und Reinigungsteam
- Unterstützung bei Führung des Service- und Reinigungsteams (15 Personen)
- Erstellen des Dienstplans
- Einkauf von Reinigungsmitteln und Getränken
- Erstellung von Abrechnungen und Inventuren
- Anwesenheit und Mitarbeit bei Großveranstaltungen
- Einschulung neuer Mitarbeiter*innen und vieles mehr…
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Dein neuer Job bei uns:
- Durchführung von Untersuchungen (z.B. Sehtest, Spirometrie, Audiometrie) bei unseren Kund*innen
- vor Ort und in unserem Gesundheitszentrum.
- Arbeitsplatzbegehungen und Hilfe bei der Arbeitsplatzgestaltung gemeinsam mit der Arbeitsmedizin.
- Mitwirken bei der Konzeption und Ausarbeitung präventiver Projekte.
- Unterstützung bei der Durchführung von Impfaktionen und Blutabnahmen.
- enge Kooperation mit dem Team der Arbeitsmedizin, der Arbeitspsychologie und der Vorsorge.
- Dein Gehalt beträgt ab brutto laut aktuellem Kollektivvertrag 3.414,37 Euro für 40 Stunden/Woche, mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung.
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Gesundheitseinrichtungen
- Arbeitsabläufe organisieren
- Betreuung von Patientinnen und Patienten
- Assistenz bei zahnärztlichen Untersuchungen und Behandlungen
- Pflege von Medizinprodukten und Instrumenten
- Elektronische Patientendokumentation administrieren und verwalten
- Anfertigung von Zahnröntgenaufnahmen
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Ihre Qualifikationen
- Vollendetes 17. Lebensjahr
- Erfolgreiche Absolvierung der 10. Schulstufe oder eine Berechtigung zur Ausübung der Operationsassistenz
- Gesundheitliche Eignung
- Vertrauenswürdigkeit (Auszug aus Strafregister)
- Kenntnisse der deutschen Sprache
- Empathie
- Wissbegierde und Lerneifer
- Stressresistenz
- Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
- Beziehungs-, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
- Toleranz und Wertschätzung gegenüber Ihren Mitmenschen
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The position:
- To assist with the smooth running of the fundraising system and processes, e.g. updating template documents, recording processes, record keeping within the workspace and on the donor database
- To effectively and efficiently record interactions and developments with prospects and donors on the donor database
- To assist with the coordination of visits including scheduling appointments with other university departments, preparing briefings, booking equipment, facilities and refreshments as required
- To support the creation of reports or other formal documentation for university committees and senior staff
- To respond promptly to requests for documentation and information from the Rector’s Office and other senior university staff
- To liaise with colleagues across various university departments to ensure that the Fundraising & Philanthropy team has sufficient fundraising materials available at all times
- To arrange individual, group and departmental meetings
- To assist on donor stewardship at peak reporting periods in the year, to gather and collate information for prompt reporting to donors
- To maintain confidentiality regarding supporter information at all times and ensure compliance with the General Data Protection Regulation (DSGVO)
- To work to agreed deadlines and targets, as agreed, and assist with special projects and tasks within the scope of the role, as required
- To undertake any other duties required which are within the scope and grade of the post, including providing cover and support for other colleagues at busy times and in cases of absence
- To ensure compliance with relevant university policies and procedures.
- To undertake any training and development deemed appropriate for the position
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