Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Fachschule
- Berufserfahrung im administrativen Bereich
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel) sowie Grundkenntnisse in SAP
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (ab B 2 Level)
- Bereitschaft zur Teilnahme an weiterbildenden Schulungen für SAP und i3V
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The position:
- To assist with the smooth running of the fundraising system and processes, e.g. updating template documents, recording processes, record keeping within the workspace and on the donor database
- To effectively and efficiently record interactions and developments with prospects and donors on the donor database
- To assist with the coordination of visits including scheduling appointments with other university departments, preparing briefings, booking equipment, facilities and refreshments as required
- To support the creation of reports or other formal documentation for university committees and senior staff
- To respond promptly to requests for documentation and information from the Rector’s Office and other senior university staff
- To liaise with colleagues across various university departments to ensure that the Fundraising & Philanthropy team has sufficient fundraising materials available at all times
- To arrange individual, group and departmental meetings
- To assist on donor stewardship at peak reporting periods in the year, to gather and collate information for prompt reporting to donors
- To maintain confidentiality regarding supporter information at all times and ensure compliance with the General Data Protection Regulation (DSGVO)
- To work to agreed deadlines and targets, as agreed, and assist with special projects and tasks within the scope of the role, as required
- To undertake any other duties required which are within the scope and grade of the post, including providing cover and support for other colleagues at busy times and in cases of absence
- To ensure compliance with relevant university policies and procedures.
- To undertake any training and development deemed appropriate for the position
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This is part of your personality:
- Several years of professional experience in office management (preferably in a scientific/university context)
- Graduation from a general/vocational middle or higher school, or an apprenticeship including relevant practice in office management
- Excellent MS Office skills (especially Excel and Power Point).
- Experience in dealing with content management systems (e.g. Typo 3) & social media
- Fluency in English and German (B2 level or higher)
- Experience with SAP is an advantage
- …
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Your personal sphere of activity:
- You will support the Alevi Theological Studies team in the organization and administration of their research and teaching tasks. This means, among other things: You will organize meetings, workshops and travel activities. You will take minutes and prepare data. You will provide support in the preparation of publications and events. You will manage project budgets. You will edit the website and send out newsletters.
- You are the central contact person and take care of correspondence in English and German with all interfaces (internal team, university, project partners, students, etc.).
- You will be responsible for maintaining u:cris, managing keys, placing orders and supporting the administration team in the areas of IT and finance.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Selbständige Ausführung allgemeiner Sekretariatsagenden (inkl. Personal, Studierendenbelange, Budget, Bestellungen usw.)
- Betreuung der Institutshomepage (Einpflegen von Content)
- Unterstützung bei der Organisation des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsbetriebs
- Unterstützung der Administration von Drittmittelprojekten
- Mithilfe bei und Organisation von Tagungen, Workshops und sonstiger Veranstaltungen
- Literaturbeschaffung
- Abwicklung des Parteienverkehrs
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University assistant predoctoral
- Work on your dissertation within the subproject of the Clusters as defined above.
- We expect the completion of your doctoral thesis agreement within 12 months.
- Research in the area of the Clusters as defined above.
- Active participation in the activities of the Clusters.
- International publication and presentation activities.
- Participation in the further development of the Clusters.
- You take on administrative tasks in research, teaching and administration.
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Ihr Arbeitsbereich:
- Eigenständige Durchführung zentraler administrativer Aufgaben zur Unterstützung der Institutsleitung und des Vorstandsteams
- Management der Räume des Instituts inkl. Durchführung aller Projekte zur Instandhaltung und Erneuerung
- Koordination der Forschungsdokumentation des Instituts (u:cris)
- Sie unterstützen Projektleiter*innen bei der administrativen Druchführung von Drittmittelprojekten inkl. Budget und Personal
- Sie übernehmen die Vertretung von Kolleginnen innerhalb des Vorstandsteams (Budget, Personal) um den reibungslosen Ablauf der Geschäftsführung zu gewährleisten
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Ihr persönlicher Spielraum:
- Mitarbeit bei der Umsetzung des FWF-Projekts „Eine multiperspektivische Studie zu den Deutschförderklassen“
- Vorbereitung und Durchführung der qualitativen und quantitativen Datenerhebungen an Schulen
- Literaturrecherchen, Durchführung und Transkription von Interviews
- Vorbereitung von und Mitwirkung an Publikationen
- Teilnahme an Teammeetings und anderen administrativen Projektaufgaben
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Your personal sphere of influence:
The newly established Vienna Doctoral College on Digital Humanism invites applications from outstanding candidates eager to shape the future of this emerging interdisciplinary field. The Doctoral College is located across the TU Wien, University of Vienna, and WU Wien and its doctoral candidates tackle critical societal challenges arising from digital transformation.
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Your personal sphere of influence:
The newly established Vienna Doctoral College on Digital Humanism invites applications from outstanding candidates eager to shape the future of this emerging interdisciplinary field. The Doctoral College is located across the TU Wien, University of Vienna, and WU Wien and its doctoral candidates tackle critical societal challenges arising from digital transformation.
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Your personal sphere of play:
- Development and evaluation of health behavior interventions, including interventions focusing on the physical environment and digital interventions
- Impact of study participation on the experience and behaviour of study probands (research participation effects)
- Social inequality in digital health interventions (Digital Divide)
- Women’s health
- Science communication
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Ihr Aufgabengebiet:
- Laufende Mitarbeiter:innenbetreuung in allen personalrelevanten Themen
- Ansprechpartner:in für den Beschäftiger (Justizanstalten)
- Kontrolle und Freigabe der Zeiterfassung
- Vorbereitung und Kontrolle der Gehaltsverrechnung, Schnittstelle zur externen Steuerberatung
- Repräsentation der JBA auf Jobevents, UNIs, FHs etc.
- Abwicklung des gesamten Recruitingprozesses
- Erstellung von Arbeitsverträgen inkl. Einstufung, Dienstzeugnissen usw.
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Bau, Facility Management und Beschaffung
- Selbstständige Bearbeitung von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen im Bereich Bau, Elektro und/oder HKLS an den etwa 30 Standorten der ÖGK in Wien
- Entgegennahme und Bewertung von Bedarfsanforderungen
- Angebotseinholung inkl. Mitarbeit bei der Definition von Leistungsbeschreibungen
- Erstellung und Bearbeitung von Bedarfsanforderungen in SAP4HANA
- Rechnungsprüfung
- Servicedienstleister*in und kompetente Ansprechperson für interne und externe Partnerinnen und Partner in diesem Bereich
- Mitarbeit an diversen Projekten des Fachbereichs
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Ihr persönlicher Spielraum:
Als Universitätsassistent*in Postdoc am Institut für Wirtschafts- und Sozialgeschichte werden Sie in Forschung und Lehre im Bereich Wirtschafts- und Sozialgeschichte des 19. und 20. Jahrhunderts und im Forschungsschwerpunkt „Wirtschaft und Gesellschaft aus Historisch-Kulturwissenschaftlicher Perspektive“ mitarbeiten. Das Institut strebt zudem eine stärkere Vernetzung des Fachbereichs über die Instituts- und Universitätsgrenzen hinaus an.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Ordnen, Erschließen und Beschlagworten von Archivalien, sowie deren Einordnung in die Sammlungen des Instituts auf Basis der Sammlungsgeschichte des Instituts und der selbständige und eigenverantwortliche Umgang mit Nachlässen (19. und 20. Jahrhundert)
- Beantworten von Anfragen die Bibliothek und das Institut betreffend
- Betreuung der Kopiergeräte
- Bücher ausgeben und zurückstellen
- Verwaltung der Garderobe
- Erledigen der Postwege (intern) für Institut und Fachbereichsbibliothek
- Inventarverwaltung
- Validieren von u:cris-Einträgen
- Kassieren von Gebühren
- Verwalten der Kopierkasse
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehr- und Prüfungsaufgaben Reisetätigkeiten.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie aktulaisieren regelmäßig die Hompage in der deutschen und englischen Sprache
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Koordination und Weiterentwicklung von Maßnahmen zur Unterstützung von Studierenden mit besonderem Unterstützungsbedarf
- Bereitschaft studentische Mitarbeiter*innen einzuarbeiten und zu koordinieren
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Evaluation der Angebote des CTL im Bereich Wissenschaftliches Schreiben und Peer Learning
- Zusammenarbeit mit angrenzenden Arbeitsbereichen in der Dienstleistungseinrichtung Studienservice und Lehrwesen, insbesondere Team Barrierefrei und CTL
- Pflege relevanter inneruniversitärer Schnittstellen
- Mitwirkung in nationalen und internationalen Fachnetzwerken
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What we offer:
- Motivation letter detailing your interest in the position and your academic background.
- Academic CV (including list of publications, list of courses taught, list of presentations)
- Copies of degree certificates
- Teaching Statement: A brief outline of your teaching philosophy and the pedagogical methods you employ in university courses. (max. 2 pages)
- Research Statement: A concise description of your research interests, future plans, and habilitation project (max. 1 page).
- Two article-length publications relevant to the study of Alevism.
- Contact details of two referees who can speak to your academic and professional qualifications.
- Via our job portal/ Apply now - button
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Your personal sphere of influence:
- You are the first point of contact for international ViCAS researchers and fellows.
- You will support Fellows and the management team with organisational questions and administrative processes.
- You will implement and design strategic programme planning, support and further development together with the management team.
- You will support the management team in the periodic call for applications for fellowships.
- You will coordinate scientific events and networking activities such as guest lectures, seminars and workshops.
- You will be involved in ViCAS's public relations work and communication with national and international networks.
- You will be involved in the strategic orientation of ViCAS.
- The Fellows' satisfaction will be improved by your implementation of regular feedback mechanisms.
- You will manage the resources of ViCAS and play an important role in budget planning.
- As the central contact person for organisational matters, you will lead a small administrative team (two additional employees are currently planned).
- You will work closely with the academic management team, which has overall strategic responsibility for the unit, and efficiently implement jointly defined goals in day-to-day administrative work.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind die erste Anlaufstelle für internationale Wissenschaftler*innen und Fellows des ViCAS.
- Sie unterstützen Fellows und Leitungsteam bei organisatorischen Fragen und administrativen Abläufen.
- Sie implementieren und gestalten gemeinsam mit dem Leitungsteam die strategische Programmplanung, - betreuung und -weiterentwicklung.
- Sie unterstützen das Leitungsteam bei der periodischen Ausschreibung der Fellowships.
- Sie koordinieren wissenschaftliche Veranstaltungen und Vernetzungsaktivitäten wie zB Gastvorträge, Seminare und Workshops.
- Sie beteiligen sich an der Öffentlichkeitsarbeit des ViCAS sowie der Kommunikation mit nationalen und internationalen Netzwerken.
- Sie beteiligen sich an der strategischen Ausrichtung des ViCAS.
- Sie implementieren regelmäßige Feedback-Mechanismen zur Verbesserung der Zufriedenheit der Fellows.
- Sie verwalten die Ressourcen des ViCAS und spielen eine wichtige Rolle bei der Budgetplanung.
- Als zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange führen Sie in Zukunft eines kleines administratives Team (derzeit sind zwei weitere Mitarbeiter*innen vorgesehen).
- Sie arbeiten dabei eng mit dem akademischen Leitungsteam zusammen, das die strategische Gesamtverantwortung für die Einheit trägt, und setzen gemeinsam definierte Ziele effizient im administrativen Alltag um.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Mitarbeiter*in für das Team Event-Kommunikation & Marketing
- Webseiten-Relaunch: Konzeption, operative technische Umsetzung (Typo3), grafische Gestaltung und inhaltliche Betreuung unseres neuen Webauftritts in enger Zusammenarbeit mit Ihren Kolleg*innen.
- Content-Erstellung & -Pflege: Erstellung, Pflege und Korrektur von Texten für unsere Online-Medien – von der Recherche bis zur direkten Implementierung im CMS.
- Digitale Medien: Technische Betreuung und Weiterentwicklung der digitalen Medien des VAM, inklusive der Fehlerbehebung und der Durchführung von Updates.
- Marketing & Kommunikation: Erarbeitung und Umsetzung spezifischer (Online-) Marketing- und Kommunikationskonzepte mit Schwerpunkt Event-Marketing und Servicekommunikation, von der Planung bis zur konkreten Ausführung der Kampagnen.
- Werbemittel: Konzeption und Gestaltung digitaler Werbemittel (BID-Books, Infofolder, Anleitungen, Broschüren, etc.) und deren Distribution über verschiedene Kanäle.
- Veranstaltungen: Planung und Umsetzung von internen Informationsveranstaltungen und Abteilungs-Events, inklusive der Vorbereitung und der Betreuung der Teilnehmer*innen.
- Analyse & Optimierung: Durchführung von Nutzer*innen-Zufriedenheitsumfragen und Marktanalysen zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Angebote, sowie die direkte Umsetzung der daraus resultierenden Optimierungsmaßnahmen.
- SEO & Social Media: Optimierung unserer Inhalte für Suchmaschinen (SEO), Betreuung von Social-Media-Kanälen und des Intranets inklusive der Erstellung von Redaktionsplänen und der Community-Betreuung.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung bei der Erhebung und Monitoring von relevanten Forschungsdaten
- Unterstützung bei der Umsetzung und Weiterentwicklung von Unterstützungsmaßnahmen im Rahmen des Projektes
- Austausch mit Partnern aus Wirtschaft und Gesellschaft
- Identifizierung relevanter Technologien in den Bereichen der genannten Missionen
- Mitwirkung an Maßnahmen zur erfolgreichen Verwertung relevanter Technologien und Forschungsergebnisse
- Konzeption und Umsetzung von Veranstaltungen und Trainings
- Betreuung interner und externer Förderanträge
- Mitarbeit in den sonstigen Serviceangeboten des Teams Wissensaustausch, Technologietransfer und Nationale Förderungen
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Vollzeit | Teilzeit
Salzburg, Wernberg, Wien
03.07.2025
Salzburg, Wernberg, Wien
Wir sind das "I" und "T" in Retail...:
- Entwicklung und laufende Optimierung der IT-Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende
- Proaktive Koordination der Bereitstellung notwendiger IT-Ressourcen und -Berechtigungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Onboardings
- Prüfung, Freigabe oder Ablehnung technischer und prozessualer Änderungen mit Relevanz für bestehende Onboarding-Prozesse
- Sicherstellung der termingerechten Bereitstellung relevanter Informationen und Dokumentationen durch interne Teams
- Übernahme von Governance-Aufgaben, inklusive enger Abstimmung mit internen und externen Schnittstellen
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Vollzeit
Österreichweit
03.07.2025
Österreichweit
Deine Aufgaben
- Beratung unserer Kund*innen zu Themen an der
Schnittstelle Gesundheit und Arbeit - Aufzeigen von verschiedenen Angeboten,
Maßnahmen und Unterstützungsmöglichkeiten - Bedürfnisse, Ressourcen und Belastungssituationen mit den Kund*innen besprechen
- Bei Bedarf direkt mit den Projekt-Partner*innen (z.B. Arbeitsmarktservice, Pensionsversicherungsanstalt) kommunizieren
- Enge Zusammenarbeit mit dem gesamten Team,
insbesondere mit den Betriebsberater*innen auf
Unternehmensseite - Dokumentation der Beratung & Verfassen von
Berichten
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Ihre Aufgaben:
- Abwicklung der Kundenbestellungen mit Hilfe des KASTNER Warenwirtschaftssystems
- Bearbeitung von Kundenretouren und Reklamationen sowie professionelles Reklamationsmanagement
- Administrative Tätigkeiten (Belegerstellung, Abrechnungstätigkeiten, etc.)
- Aktiver und kompetenter Telefonverkauf.
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie sind für die effiziente Bestellung von Dienstleistungen zuständig und stellen sicher, dass alle Bestellungen fristgerecht eingehen.
- Sie sind verantwortlich für die Prüfung der eingehenden Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit, vergleichen diese mit den Bestellungen und klären eventuelle Abweichungen.
- Sie tragen aktiv zur kontinuierlichen Verbesserung der Beschaffungs- und Rechnungsabwicklungsprozesse bei, in dem Sie Schwachstellen identifizieren und Vorschläge zur Effizienzsteigerung einbringen.
- Sie übernehmen die Betreuung der Anmeldungen und Zahlungen der Teilnehmer:innen bei Laufveranstaltungen und stellen sicher, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst werden.
- Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen ( Protokollführung, Betreuung und Koordination von Meetings, Vorbereitung der Bewirtungen sowie Aufbereitung und Verwaltung von Sitzungsunterlagen).
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Ihre Aufgaben
- Verwalten Sie eigenständig ein attraktives Portfolio an Gewerbeimmobilien in Wien
- Seien Sie verantwortlich für die Budgetplanung sowie wirtschaftlicher Prozess- und Systemoptimierung
- Halten Sie vertrauensvollen und professionellen Kontakt mit Eigentümer:innen, Mieter:innen, Asset Manager:innen sowie Facility Management
- Sorgen Sie für gelingende Kund:innenbeziehungen und bauen diese weiter aus
- Entwickeln Sie sich in einem bestehenden Team weiter - bei Interesse und Eignung mit der Perspektive zu einer Teamleitungsposition
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Vollzeit
Wien - ibis Styles Wien Messe Prater
03.07.2025
Wien - ibis Styles Wien Messe Prater
Gestalte mit uns die Zukunft neu!
- Verantwortlich für den ordnungsgemäßen Ablauf an der Rezeption
- Ansprechperson für unsere Gäste sowie Concierge-Service
- Guest Relations
- Check-in und Check-out mit unserem Rezeptionssystem Opera
- Rechnungslegungen und -korrekturen
- Betreuung der Bar
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Vollzeit
Fischamend
02.07.2025
Fischamend
Ihre Aufgaben:
- Koordination von LKW-Abfertigungen
- Reklamationsbearbeitung und Sendungsverfolgung
- Erstellung von Zolldokumenten
- Erfassung und Bearbeitung von Daten in den internen Systemen
- Internes Bindeglied zwischen diversen Abteilungen
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Vollzeit
Oberpullendorf
02.07.2025
Oberpullendorf
Ihre Aufgaben:
- Betreuung von Privat- und Geschäftskunden über Telefon, E-Mail oder Chat
- Analyse technischer Anliegen und Erarbeitung passender Lösungen
- Kompetente Beratung zu digitalen Produkten und Services
- Eigenverantwortliche Arbeit mit Unterstützung durch ein starkes Team
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