Schwerpunkt Personaladministration 25 Wochenstunden
- Erstellung von Arbeitsverträgen inkl. Einstufung, Vertragsergänzungen, Dienstzeugnissen usw. sowie Führung der Personalakten
- Administration der Personalentwicklung (z.B. Organisation von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, Abwicklung von Fortbildungsanträgen und -abrechnungen )
- Kontrolle und Freigabe der Zeiterfassung
- Vorbereitung und Kontrolle der Gehaltsverrechnung, Schnittstelle zur externen Steuerberatung
- Erstellung von Statistiken und Reports
- Mitwirkung bei der Erarbeitung von Standards und bei der Einführung einheitlicher Prozesse
- Ansprechperson für die Mitarbeiterinnen:Mitarbeiter der Verwaltungszentrale in HR-relevanten Themen
- Mitarbeit bei HR-Projekten
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Bei uns arbeiten Sie...
- an Mengen- und Preiskontrollen von Materialeinkäufen
- an der Kontrolle und
Verbuchung von Eingangsrechnungen der Materialwirtschaft - an Saldenabstimmungen
- an der Unterstützung im
Mahnwesen - an diversen administrativen Tätigkeiten
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Vollzeit | Teilzeit
Ravelsbach
02.09.2026
Ravelsbach
Aufgaben (nach Einschulung)
- Erstellung von Kaufverträgen und Schenkungsverträgen, Grundbuchsgesuche, Erstellung von Firmenbuchurkunden und –Eingaben mit selbständiger Aktenführung sowie Erstellung von notariellen Urkunden und Eingaben im Allgemeinen
- allgemeine Büro- und Kanzleitätigkeiten
- Terminkoordination
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Ihr Aufgabengebiet:
In dieser abwechslungsreichen Position bieten wir Ihnen ein attraktives, variables Entlohnungssystem mit leistungsabhängigen Komponenten, für die bei 100% Zielerreichung ein Jahresbruttogehalt ab EUR 40.000,- vorgesehen ist. Je nach Qualifikation und Vorerfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.
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Vollzeit Aufgaben
- Vorbereitung, Durchführung und Kontrolle der Leistungsabrechnung
- Schnittstellenmanagement zwischen internen Abteilungen und externen Ansprechpartner*innen (z. B. Fördergeber*innen)
- Bearbeitung von Rückfragen zu Verrechnungen
- Aufbereitung und Bearbeitung von Daten, Berichten, Auswertungen
- Organisation und Verwaltung administrativer Abläufe
- Dokumentation
- Termin- und Fristenmanagement
- Unterstützung bei Projekten und internen organisatorischen Tätigkeiten
- Einhaltung von Datenschutz- und Qualitätsstandards
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Das bieten wir:
- Flexible Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast.
- Home Office: weil wir dir mehr Flexibilität bieten möchten.
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht.
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast.
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt.
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern.
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist.
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen.
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt.
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen.
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt.
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bei der Betreuung der Administration und Organisation des englischsprachigen Masterstudiums Building Sciences and Environment, insbesondere als Ansprechperson für Studierende und Bewerber_innen, sowie in der Abwicklung, Unterstützung und Betreuung des Aufnahmeverfahrens
- Über diese administrativen Anforderungen hinaus (nach Maßgabe verbleibender Zeit): Engagierte Mitarbeit in der Vorbereitung und Umsetzung von Forschungs- und Entwicklungs-Projekten im Bereich Building Sciences and Environment am Institut für Architekturwissenschaften
- Administrative Mitwirkung in der Lehre sowie in der Betreuung von Studierenden, insbesondere Unterstützung in der Kommunikation mit Studierenden und Organisation und selbstständige Abhaltung von Sprechstunden
- Organisatorische Unterstützung bei der Betreuung von Lehrveranstaltungen (insbesondere Master of Building Science)
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre
- Mitwirkung bei der laufenden Verbesserung des Applikations- und Bewertungs/Evaluierungsprozesses des Masterstudiums
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr Aufgabenbereich
- Administrative Unterstützung der Projektleiterin bei der Verwaltung des laufenden ERC Projektes IDEO-YEMEN
- Organisatorische Gesamtverantwortung, Finanzverwaltung (SAP-Eingabe) und Berichtswesen nach den EU-Richtlinien und nach den ÖAW Richtlinien
- Unterstützung des Projektteams bei der Organisation und Administration von Veranstaltungen
- Betreuung der Projektwebsite
- Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
- Bei Bedarf: persönliche Assistenz der Projektleiterin
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Ihr Aufgabenbereich
- Proaktive und eigenständige Abwicklung klassischer Office-Agenden
- Koordination und Vorbereitung von Terminen und Besprechungen
- Betreuung der E-Mail-Postfächer
- Projektcontrolling im Team Drittmittelmanagement
- Selbständige Prüfung und Beurteilung der Förderfähigkeit von Projektkosten in Hinblick auf die jeweils geltenden Förderrichtlinien
- Eigenständige Koordination der Projektabrechnung mit den Projektverantwortlichen
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Ihre Aufgaben:
- Engagierte Mitarbeit in der Vorbereitung und Umsetzung von Projekten
- Administrative Mitwirkung in der Lehre sowie in der Betreuung von Studierenden
- Organisatorische Unterstützung bei der Betreuung von Übungen
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre
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YOUR EXPERTISE:
- Abgeschlossenes Hochschulstudium (mind. Bachelor)
- Erfahrung in der Beratung und Moderation von Gruppen
- Kenntnis von hochschulischen Strukturen, Prozessen und Abläufen
- Erfahrung in der (Hochschul-)Didaktik erwünscht
- Grundlegende Anwender*innenkenntnisse in Moodle von Vorteil
- Erfahrung in der Konzeption und Durchführung von Workshops, ggf. auch von Hochschullehrveranstaltungen
- Strukturierte Arbeitsweise, Qualitätsbewusstsein und hohe Serviceorientierung
- Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse
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YOUR EXPERTISE:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Matura oder Lehr/-HAS-Abschluss mit einschlägiger Berufserfahrung)
- Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion sowie im Studienbetrieb von Vorteil
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Hohe Selbstorganisation, Teamfähigkeit sowie Serviceorientierung
- Zuverlässige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
- Starke Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und soziale Kompetenz
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
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Aufgaben
- Steuerung und Qualitätskontrolle der Mitarbeiter hinsichtlich der Betreuung von Kunden und Liegenschaften
- Unterstützung des Immobilienmanagements bei der Leitung von Versammlungen (Mieter/Wohnungseigentümer)
- Führen von Mitarbeitergesprächen
- Beratung sowie Support von Mitarbeitern bei komplexen Sachverhalten
- Erarbeitung von Lösungsansätzen unter anderem mit anderen Fachabteilungen
- Selbstständige Betreuung von Liegenschaften
- Ansprechpartner für unsere Professionisten
- Abwicklung von Versicherungsfällen & Kleinreparaturen
- Auswertungen & Datenpflege
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38 Wochenstunden
- Selbstständige Wahrnehmung von Controllingaufgaben der Abteilung III 4 des Bundesministeriums für Justiz
- Mitarbeit im Bereich Opferhilfe/Prozessbegleitung, insbesondere bei Vor-Ort-Kontrollen von Förderungsnehmerinnen:Förderungsnehmern
- Mitarbeit bei der Organisation der Ausbildung der Mitarbeiterinnen:Mitarbeiter der Opferhilfeeinrichtungen nach der Prozessbegleitungsregulierungsverordnung
- Prüfung der Abrechnungen von Förderungsnehmerinnen:Förderungsnehmern, Vortragenden, Lehrgangsleitungen usw.
- Planung, Organisation und Leitung von vor Ort Prüfungen bei den Förderungsnehmerinnen:Förderungsnehmern in enger Abstimmung mit der Abteilungs- bzw. Kompetenzstellenleitung
- Laufende Evaluation von Prüfungsabläufen in enger Kooperation mit der Abteilungs- bzw. Kompetenzstellenleitung
- Erstellung und Analyse von diversen Reports und Statistiken
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Schwerpunkt Controlling 38 Wochenstunden
- Unterstützung bei Controllingaufgaben der Abteilung III 4 des Bundesministeriums für Justiz
- Mitarbeit im Bereich Opferhilfe/Prozessbegleitung, insbesondere bei Vor-Ort-Kontrollen von Förderungsnehmerinnen:Förderungsnehmern
- Mitarbeit bei der Organisation der Ausbildung der Mitarbeiterinnen:Mitarbeiter der Opferhilfeeinrichtungen nach der Prozessbegleitungsregulierungsverordnung
- Prüfung der Abrechnungen von Förderungsnehmerinnen:Förderungsnehmern, Vortragenden, Lehrgangsleitungen usw.
- Erstellung von diversen Reports und Statistiken
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Ihr Aufgabenbereich
- First-Level-Beratungfür administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
- Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
- Arbeitsrechtliche Prüfungvon Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
- Beratung von Führungskräftenim Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
- ÖAW-interne Abstimmungzu allen Personalmaßnahmen
- Information und Beratung des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
- Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
- Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung
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Ihre Aufgaben:
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Auftragsannahme u.-bearbeitung (Telefon, E-Mail, Online) -
Erstellung von Lieferscheinen -
Anlage von Kundenstammdaten u. Stammdatenpflege -
Rechnungserstellung u. Kontrolle -
Bearbeitung von Kundenanliegen u. Beschwerdemanagement
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Das bieten wir:
- Planbare Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast(Mo bis Fr zwischen 07:00 und 18:00 Uhr)
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Rechtliche Sicherstellung des Fremdpersonaleinsatzes und dadurch Dienstreisen nach Deutschland notwendig
- Sicherstellung und Einhaltung des Ausländerbeschäftigungsgesetzes
- Vertragsverhandlungen, Vertragsgestaltung, Vertragsmanagement
- Stammdatenpflege (Material- und Lieferantenstamm), Ablage von rechtlich relevanten Dokumenten elektronisch und physisch, Arbeit mit und in verschiedenen Portalen und Anwendungen zur Dokumentation der Lieferanten-Stati
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IHRE TO-DO‘S
- Eigenständige und umfassende Betreuung eines eigenen Immobilienportfolios bestehend aus Miet- und Wohnungseigentumsobjekten
- Besichtigung von Bestandsobjekten
- Ansprechperson für Haus- und Wohnungseigentümer:innen sowie Mieter:innen
- Mietzinsbeobachtungen und Kontrolle der Abrechnungen
- Eigenständige Bewirtschaftungskosten-/Rücklagenabrechnung
- Organisatorische und administrative Agenden
- Organisation von Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen
- Rechnungskontrolle
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Vorschreibung / Zinsliste
- UVA. etc.
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Abwicklung von Transport und Versandaufträgen
- Verwaltung und Pflege von Export- und Zolldokumenten
- Disposition und Verwaltung von Fahrzeugabstellplätzen
- Erstellung und Überarbeitung von Arbeitsanweisungen
- Pflege, Auswertung und Optimierung von Abteilungsstatistiken und Kennzahlen
- Unterstützung bei laufenden Projekten
- Schnittstellenkommunikation zwischen internen und externen Partnern
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Ihre Aufgaben:
- Professionelle Gästebetreuung von der Anreise bis zur Abreise
- Check-in/Check-out, Reservierungs- und Rechnungsmanagement
- Annahme und Bearbeitung von Buchungen und Gästeanfragen
- Schnittstelle zwischen Gast und allen Abteilungen des Hauses
- Mitgestaltung eines herausragenden Gästeerlebnisses
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Allgemeines
- Sie betreuen den Bereich Non Food (Elektro- und Büroartikel, Haushalts- und Saisonartikel, Spielwaren)
- Sie sind Verkäufer:in aus Leidenschaft und die persönliche Beratung macht Ihnen Freude
- Sie stellen eine ansprechende Warenpräsentation sicher
- Sie kontrollieren die Warenverfügbarkeit
- Sie sind höflich und zuvorkommend zu unserer Kundschaft
- Als Teamplayer unterstützen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen
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So sieht Ihr künftiger Job aus:
- Sie beraten Ihre Kundinnen und Kunden kompetent, bieten maßgeschneiderte Lösungen und verkaufen aktiv unsere hochwertigen Versicherungs- und Vorsorgeprodukte.
- Sie betreuen bestehende und gewinnen neue Kundinnen und Kunden. Außerdem bauen Sie langfristige Kundenbeziehungen auf und aus.
- Sie präsentieren die ÖBV und einzelne ÖBV Produkte vor Kundengruppen.
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So sieht Ihr künftiger Job aus:
- Sie beraten Ihre Kundinnen und Kunden kompetent, bieten maßgeschneiderte Lösungen und verkaufen aktiv unsere hochwertigen Versicherungs- und Vorsorgeprodukte.
- Sie betreuen bestehende und gewinnen neue Kundinnen und Kunden. Außerdem bauen Sie langfristige Kundenbeziehungen auf und aus.
- Sie präsentieren die ÖBV und einzelne ÖBV Produkte vor Kundengruppen.
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IHRE TO-DO‘S
- Vermietung von hochwertigen Neubauwohnprojekten
- Vermietung von Wohnungen im klassischen Wiener Altbau
- Vermietung von Gewerbeimmobilien
- Intensiver und abschlussstarker Kundenkontakt
- Qualitative Betreuung und Beratung von der ersten Anfrage bis zur Übergabe
- Erstellen passender Angebote und Offerte
- Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Innendienst
- Bearbeitung der Online-Inserate
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Ihre Aufgaben:
- Online-Marketing-Kampagnen: Die Planung und Optimierung von Online-Marketing Kampagnen inklusive SEA, SEO und Google Ads gehört zu Ihrem Aufgabenbereich.
- SEO-Performance: Sie führen Keyword-Analysen zur Identifizierung von SEO- und SEAPotenzialen durch. Ebenso optimieren Sie unsere internationalen Online-Shops.
- Analyse: Sie erstellen Berichten zu Performance-Daten und Nutzerverhalten. Anhand dieser verbessern Sie die Performance-Kennzahlen.
- Content Creation: Sie sind verantwortlich für die kreative Gestaltung und Bearbeitung von Texten, Bildern, Videos und sämtlichen Inhalten für unsere Websites und Onlineshops.
- Plattformbetreuung: Sie optimieren unsere bestehenden und wirken an der Erstellung neuer Webseiten mit.
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Ihre Aufgaben:
- Projektentwicklung: Sie arbeiten von Beginn an einem neuen Projekt und arbeiten dabei eng mit der Geschäftsführung und weiteren Führungskräften zusammen.
- Qualitätssicherung: Sie planen und führen Tests an der App durch und dokumentieren
diese im Anschluss. - Texten: Das Verfassen von allen Texten für die App fällt in Ihren Aufgabenbereich.
- Analyse: Sie sammeln Feedback zur Nutzung der App und werten dieses aus.
- Prozesse: Sie helfen bei der Ausarbeitung von Abläufen und Unterlagen zum Projekt mit.
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