Anstellungserfordernisse:
- Allgemeine oder Berufsbildende Höhere Schule (Matura)
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im universitären Kontext)
- Sehr gute MS Office Kenntnisse
- Erfahrung im Arbeiten mit Datenbanken und ggf. deren Weiterentwicklung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Interesse an einer langfristigen Tätigkeit, die Kontinuität verlangt
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Informationen zur offenen Position
- Selbstständige Durchführung allgemeiner organisatorischer, administrativer und kommunikativer Aufgaben
- Persönliche Betreuung und Ansprechperson für Patient*innen
- Verantwortlich für Blutabnahmen, RR-Messungen und EKG-Messungen
- Informationsdrehscheibe im interdisziplinären Bereich
- Vertretung der Kolleg*innen in der Stationsassistenz
- Schreiben von Patientenbriefen
- Mitarbeit in der Qualitätssicherung
- Zusammenarbeit in einem multiprofessionellen Team
- Identifikation mit dem Werteverständnis unseres Hause
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der Erfassung und der Verbuchung von laufenden Eingangsrechnungen
- an der Betreuung des elektronischen Workflows und des Kreditorenstamms
- an der Salden- und Kontenabstimmung
- beim Monatsabschluss mit
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Deine Aufgaben
- Aufbau eines Freiwilligenteams in der Gruft: Akquise, Einschulung und Begleitung von längerfristig tätigen Freiwilligen Mitarbeiter*innen
- Schnittstelle zwischen dem hauptamtlichen Team, der Servicestelle Freiwilliges Engagement und den freiwilligen Mitarbeiter*innen.
- Gewährleistung und Organisation des alltäglichen operativen Betriebes in der Gruft im Zusammenhang mit Sachspenden
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Das bieten wir:
- Flexible Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast.
- Home Office: weil wir dir mehr Flexibilität bieten möchten.
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht.
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast.
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt.
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern.
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist.
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen.
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt.
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen.
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt.
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bei der Betreuung der Administration und Organisation des englischsprachigen Masterstudiums Building Sciences and Environment, insbesondere als Ansprechperson für Studierende und Bewerber_innen, sowie in der Abwicklung, Unterstützung und Betreuung des Aufnahmeverfahrens
- Über diese administrativen Anforderungen hinaus (nach Maßgabe verbleibender Zeit): Engagierte Mitarbeit in der Vorbereitung und Umsetzung von Forschungs- und Entwicklungs-Projekten im Bereich Building Sciences and Environment am Institut für Architekturwissenschaften
- Administrative Mitwirkung in der Lehre sowie in der Betreuung von Studierenden, insbesondere Unterstützung in der Kommunikation mit Studierenden und Organisation und selbstständige Abhaltung von Sprechstunden
- Organisatorische Unterstützung bei der Betreuung von Lehrveranstaltungen (insbesondere Master of Building Science)
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre
- Mitwirkung bei der laufenden Verbesserung des Applikations- und Bewertungs/Evaluierungsprozesses des Masterstudiums
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung der Dekanatsleitung bei der Budgetadministration
- Administration des Budgets der Fakultät (Abwicklung der Institutsanträge, laufende Kontrolle sämtlicher Kostenstellen, Umbuchungen, Jahresabschluss)
- Administration des Budgets des Dekanats und SSCs, Rechnungsprüfung
- Unterstützung der Dekanatsleitung bei der Vorbereitung der Zielvereinbarungsgespräche
- Unterstützung des Administrationsteam am Dekanat in administrativen Tätigkeiten (u.a. Protokollführung), Organisation von Veranstaltungen, etc.
- Selbständige Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache
- Führung der Handkasse
- Unterstützung des Administrationsteam am Dekanat in der Lehrorganisation
- Viele abwechslungsreiche Tätigkeiten mit viel Eigenverantwortung
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Ihr Aufgabenbereich
- Proaktive und eigenständige Abwicklung klassischer Office-Agenden
- Koordination und Vorbereitung von Terminen und Besprechungen
- Betreuung der E-Mail-Postfächer
- Projektcontrolling im Team Drittmittelmanagement
- Selbständige Prüfung und Beurteilung der Förderfähigkeit von Projektkosten in Hinblick auf die jeweils geltenden Förderrichtlinien
- Eigenständige Koordination der Projektabrechnung mit den Projektverantwortlichen
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YOUR EXPERTISE:
- Abgeschlossenes Hochschulstudium (mind. Bachelor)
- Erfahrung in der Beratung und Moderation von Gruppen
- Kenntnis von hochschulischen Strukturen, Prozessen und Abläufen
- Erfahrung in der (Hochschul-)Didaktik erwünscht
- Grundlegende Anwender*innenkenntnisse in Moodle von Vorteil
- Erfahrung in der Konzeption und Durchführung von Workshops, ggf. auch von Hochschullehrveranstaltungen
- Strukturierte Arbeitsweise, Qualitätsbewusstsein und hohe Serviceorientierung
- Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse
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YOUR EXPERTISE:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Matura oder Lehr/-HAS-Abschluss mit einschlägiger Berufserfahrung)
- Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion sowie im Studienbetrieb von Vorteil
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Hohe Selbstorganisation, Teamfähigkeit sowie Serviceorientierung
- Zuverlässige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
- Starke Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und soziale Kompetenz
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
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Aufgaben
- Steuerung und Qualitätskontrolle der Mitarbeiter hinsichtlich der Betreuung von Kunden und Liegenschaften
- Unterstützung des Immobilienmanagements bei der Leitung von Versammlungen (Mieter/Wohnungseigentümer)
- Führen von Mitarbeitergesprächen
- Beratung sowie Support von Mitarbeitern bei komplexen Sachverhalten
- Erarbeitung von Lösungsansätzen unter anderem mit anderen Fachabteilungen
- Selbstständige Betreuung von Liegenschaften
- Ansprechpartner für unsere Professionisten
- Abwicklung von Versicherungsfällen & Kleinreparaturen
- Auswertungen & Datenpflege
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Ihr Aufgabenbereich
- First-Level-Beratungfür administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
- Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
- Arbeitsrechtliche Prüfungvon Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
- Beratung von Führungskräftenim Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
- ÖAW-interne Abstimmungzu allen Personalmaßnahmen
- Information und Beratung des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
- Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
- Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung
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Das bieten wir:
- Planbare Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast(Mo bis Fr zwischen 07:00 und 18:00 Uhr)
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Rechtliche Sicherstellung des Fremdpersonaleinsatzes und dadurch Dienstreisen nach Deutschland notwendig
- Sicherstellung und Einhaltung des Ausländerbeschäftigungsgesetzes
- Vertragsverhandlungen, Vertragsgestaltung, Vertragsmanagement
- Stammdatenpflege (Material- und Lieferantenstamm), Ablage von rechtlich relevanten Dokumenten elektronisch und physisch, Arbeit mit und in verschiedenen Portalen und Anwendungen zur Dokumentation der Lieferanten-Stati
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IHRE TO-DO‘S
- Eigenständige und umfassende Betreuung eines eigenen Immobilienportfolios bestehend aus Miet- und Wohnungseigentumsobjekten
- Besichtigung von Bestandsobjekten
- Ansprechperson für Haus- und Wohnungseigentümer:innen sowie Mieter:innen
- Mietzinsbeobachtungen und Kontrolle der Abrechnungen
- Eigenständige Bewirtschaftungskosten-/Rücklagenabrechnung
- Organisatorische und administrative Agenden
- Organisation von Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen
- Rechnungskontrolle
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Vorschreibung / Zinsliste
- UVA. etc.
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Abwicklung von Transport und Versandaufträgen
- Verwaltung und Pflege von Export- und Zolldokumenten
- Disposition und Verwaltung von Fahrzeugabstellplätzen
- Erstellung und Überarbeitung von Arbeitsanweisungen
- Pflege, Auswertung und Optimierung von Abteilungsstatistiken und Kennzahlen
- Unterstützung bei laufenden Projekten
- Schnittstellenkommunikation zwischen internen und externen Partnern
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Die Aufgaben
Sie prüfen und gleichen Lieferpapiere mit dem Warenwirtschaftssystem ab. Sie stellen eine vollständige und revisionssichere digitale Dokumentenablage sicher Sie klären Rückfragen mit Lieferanten, Kund:innen und internen Abteilungen Sie erstellen, versenden und archivieren Nachweisdokumente gemäß Vorgaben Sie pflegen Prozessdokumentationen und erstellen Meeting-Notizen Sie unterstützen bei der Termin- und Fristenkoordination
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Deine Aufgaben
- Selbstständige und eigenverantwortliche Verwaltung eines Wohnimmobilienportfolios (fokussiert auf den Bereich Menschen mit Behinderung)
- Kaufmännische, technische und organisatorische Betreuung der Immobilien
- Laufende Korrespondenz und Ansprechperson für Eigentümer*innen, Mieter*innen, Bauträger*innen, Behörden und Dienstleister*innen
- Schnittstelle zwischen Einrichtungsleitungen, internen Servicestellen und externen Partner*innen
- Selbstständige Abwicklung von Instandhaltungsmaßnahmen, Versicherungsfällen und Schadensmeldungen
- Überprüfung und Verwaltung von Mietverträgen
- Übergabe und Übernahme von Bestandseinheiten inklusive Durchführung von Objektbegehungen
- Budgetplanung und laufendes finanzielles Monitoring
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Ihre Aufgaben:
- Forschungsprozesse koordinieren: Sie sind erste Anlaufstelle für forschungsbezogene administrative Anliegen von zwei Fakultäten, koordinieren die nächsten Schritte, behalten Fristen und Zuständigkeiten im Blick und stellen eine verlässliche Weiterleitung und Nachverfolgung sicher.
- Forschende beraten und begleiten: Sie unterstützen Forschende bei administrativen Fragen rund um Forschungsstipendien, Gastvorträge, Forschungsaufenthalte sowie fakultätsinterne Förderungen und Anschubfinanzierungen und begleiten die damit verbundenen Prozesse von der Anfrage bis zum Abschluss.
- Fördermöglichkeiten aktiv erschließen: Sie beobachten nationale und internationale Ausschreibungen, identifizieren relevante Fördermöglichkeiten und bereiten Informationen zu Programmen, Voraussetzungen und Fristen zielgruppengerecht auf.
- Projekt- und Fristenmanagement: Sie führen den fakultätsbezogenen Überblick über geplante, eingereichte, bewilligte und abgelehnte Forschungsprojekte, behalten Fristen und Fördervolumina im Auge und stellen relevante Informationen für die Fakultätsleitung, den Entwicklungsplan und den Jahresbericht bereit.
- Forschungsmanagement mitgestalten: Sie unterstützen die operative Umsetzung von Maßnahmen aus Forschungsstrategie und Entwicklungsplanung sowie Aktivitäten in den Bereichen Forschungscluster, Vernetzung, Nachwuchsförderung und internationale Forschungskooperationen.
- Forschungsevaluierung und Datenmanagement: Sie wirken bei Forschungsevaluierungen und der Weiterentwicklung des Forschungsmanagements mit, arbeiten mit dem Forschungsinformationssystem PURE und sorgen für die Erhebung, Plausibilisierung und strukturierte Bereitstellung relevanter Forschungsdaten.
- Wissenschaftskommunikation und Veranstaltungsorganisation: Sie organisieren Forschungstage, Workshops und weitere Wissenschaftsformate und koordinieren fakultäre Forschungsthemen mit Hochschulkommunikation und den zuständigen Stellen für Forschungswebsites.
- Universitäre Zusammenarbeit: Sie bereiten forschungsbezogene Besprechungen vor und nach und arbeiten eng mit zentralen Bereichen wie Forschungsservice, Finanzen, Bibliothek/Open Access, Kommunikation sowie IT und Datenmanagement zusammen.
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Ihre Aufgaben:
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten im Sekretariats- und Verwaltungsbereich
- Anlaufstelle für Studierende sowie administrative Unterstützung für Lehrende und Mitarbeitende
- Terminkoordination und Reisemanagement
- Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen und Workshops
- Mitarbeit bei Bestellungen, Rechnungsabwicklungen und Reiseabrechnungen sowie unterstützende Tätigkeiten im Budgetbereich
- Administrative Unterstützung in Lehre, Forschung und Studienbetrieb
- Betreuung der FOB-Bibliothek
- Administrative Schnittstelle zwischen Lehrenden und Studierenden
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Ihre Aufgaben:
- Projektentwicklung: Sie unterstützen von Beginn an bei neuen Projekten und arbeiten dabei eng mit erfahrenen Kollegen sowie der Geschäftsführung zusammen.
- Qualitätssicherung: Sie planen und führen Tests an der App durch und dokumentieren diese im Anschluss. Sie koordinieren das Backoffice und verantworten die Automatisierungen.
- Texten: Das Verfassen von Texten für die App fällt in Ihren Aufgabenbereich.
- Analyse: Sie sammeln Feedback zur Nutzung der App und werten dieses aus.
- Prozesse: Sie helfen bei der Ausarbeitung von Abläufen und Unterlagen zum Projekt mit.
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Wir brauchen dich für
- Telefonische Kontaktaufnahme mit Kund:innen, wenn Service- oder Wartungstermine anstehen.
- Selbstständige Vereinbarung von Werkstattterminen mit Kund:innen in ganz Österreich.
- Abstimmung von Terminwünschen mit unseren Werkstätten und optimale Nutzung der verfügbaren Kapazitäten.
- Erfassung und laufende Pflege aller Termine in unseren Planungssystemen.
- Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Service-, Wartungs- und Reparaturaufträgen.
- Freundliche und professionelle Kommunikation zur Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit.
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IHRE TO-DO‘S
- Vermietung von hochwertigen Neubauwohnprojekten
- Vermietung von Wohnungen im klassischen Wiener Altbau
- Vermietung von Gewerbeimmobilien
- Intensiver und abschlussstarker Kundenkontakt
- Qualitative Betreuung und Beratung von der ersten Anfrage bis zur Übergabe
- Erstellen passender Angebote und Offerte
- Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Innendienst
- Bearbeitung der Online-Inserate
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Ihre Aufgaben:
- Kundenberatung: Unsere Stamm- und Geschäftskunden freuen sich auf Ihre kompetente Betreuung. Sie bearbeiten Anfragen und führen eine professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
- Administration: Mit hoher Genauigkeit bearbeiten und dokumentieren Sie laufende
Vorgänge und verfolgen diese zuverlässig nach. - Office Management: Sie sorgen für eine gut organisierte Terminplanung, einen
reibungslosen Büroalltag und unterstützen tatkräftig bei internen Projekten. - Koordination: In enger Zusammenarbeit mit Verkauf, Logistik und Buchhaltung stellen Sie einen effizienten Ablauf sicher.
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Ihre Aufgaben:
- E-Mail- Anfragenbearbeitung: Sie bearbeiten den Posteingang der Handesabteilung,
beantworten Standardanfragen und leiten Anliegen an der richtigen Stelle weiter. - Webshop-Pflege: Sie stellen Artikel online und offline, pflegen Lieferzeiten und
Produktdaten und halten unsere Shops aktuell. - Auftrags- und Datenpflege: Sie unterstützen bei der Auftragsentwicklung, der
Rechnungsprüfung und der Pflege von Stammdaten. - Allgemeines Backoffice: Sie übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben und unterstützen das Team im Tagesgeschäft.
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Ihre Aufgaben:
- Automatisierung: Zu Ihren Aufgaben zählt die laufende Automatisierung firmeninterner Prozesse.
- Datenverarbeitung: Sie erstellen Statistiken und sind für die laufende Prüfung aktualisierter Daten zuständig.
- Controlling: Als Schnittstelle zwischen den verschiedenen Abteilungen stellen Sie den korrekten Ablauf des Tagesgeschäfts sicher.
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IHRE TO-DO‘S
- In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung der Rainer Gruppe in allen administrativen, organisatorischen und kreativen Belangen.
- Terminkoordination: Kalender der Geschäftsführung organisieren, Meetings planen und Termine abstimmen.
- Vorbereitung von Meetings: Tagesordnungen, Präsentationen und Unterlagen zusammenstellen
- Kommunikation: E-Mails und Korrespondenz bearbeiten, Telefonate entgegennehmen und Ansprechpartner koordinieren
- Dokumentenmanagement: Verträge, Berichte, Präsentationen und vertrauliche Unterlagen verwalten
- Schnittstellenfunktion: Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und anderen Abteilungen koordinieren
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