An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in 

74 Max Perutz Labs 

Besetzung ab: 01.08.2025  | Stundenausmaß: 10,00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa 

Befristung bis: 01.03.2026 

Stellen ID: 4288

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Am Department für Chromosomenbiologie der Universität Wien, ist die Stelle eines*einer Organisationsassistent*in (10 Stunden) für eine Karenzvertretung ab 01.08.2025 zu besetzen. Die Stelle ist auf die Dauer der Abwesenheit des*der Mitarbeiter*in befristet, vorerst bis 01.03.2026.
Das Department ist Teil der Max Perutz Labs und der Universität Wien und bildet auch Studierende aus (BSc, MSc, PhD).  
Die Max Perutz Labs fassen die molekularbiologisch arbeitenden Gruppen der Universität Wien zusammen. Um die Zusammenarbeit mit der Medizinischen Universität Wien im Bereich der molekularen Biowissenschaften zu intensivieren, wurden 2005 die Max Perutz Labs gegründet. Wir unterhalten hoch technisierte Forschungsinfrastrukturen an zwei benachbarten Standorten, an welchen rund 450 Wissenschaftler*innen aus mehr als 40 Nationen in mehr als 45 Forschungsgruppen in der biomedizinischen Grundlagenforschung tätig sind.

Das machen Sie konkret: 

Als Organisationsassistent*in widmen Sie sich diverser administrativer Tätigkeiten im Rahmen der Department-Organisation wie

•    Unterstützung bei der Durchführung von Reiseabrechnungen und Kostenrefundierungen
•    Arbeiten am Kopiergerät, Postverteilung
•    Büromitteleinkauf sowie -Lagerhaltung
•    Dienstwege
•    Korrespondenz und diverse Schreibarbeiten z.B. Mitteilungen, Aushänge, etc. 
•    Betreuung des Abteilungsnetzwerkes (Server-Zugänge, e-Mail-Verteilerlisten)
•    Betreuung der Max Perutz Labs-internen Mitarbeiter*innen-Datenbank
•    Lehrveranstaltungsadministration sowie Erfassung von Prüfungsergebnissen mittels i3V

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Fachschule
• Berufserfahrung im administrativen Bereich 
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel) sowie Grundkenntnisse in SAP
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (ab B 2 Level)
• Bereitschaft zur Teilnahme an weiterbildenden Schulungen für SAP und i3V

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Befristetes Arbeitsverhältnis in einem innovativen und internationalen Arbeitsumfeld

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis einer Allgemeinbildenden Höheren Schule oder Fachschule
• Weitere Unterlagen, die Ausbildungen oder Arbeitserfahrungen belegen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Joao Matos

joao.matos@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 10.07.2025