An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine 

Koordinator*in

174 Forschungsservice und Nachwuchsförderung

Besetzung ab: | Stundenausmaß: 40.00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IVa

Befristung bis:

Stellen ID: 3925

Im Rahmen des Vienna Center for Advanced Studies (ViCAS) soll insbesondere die internationale Vernetzung der Wissenschafter*innen unserer Universität durch Incoming-Fellowship-Programme für Nachwuchswissen-schafter*innen (Junior Fellows) - wie auch für international in der jeweiligen Disziplin hervorragend ausgewiesene Wissenschafter*innen (Senior Fellows) - gefördert werden. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Vienna Center of Advanced Study (ViCAS) an unserer Universität sucht einen engagierten Chief Academic Coordinator. Diese Position spielt eine zentrale Rolle für die strategische und operative Ausrichtung des Zentrums. In dieser Funktion sind Sie maßgeblich an der Gestaltung der Forschungsagenda beteiligt und tragen in Abstimmung mit dem Leitungsteam dazu bei, die Forschungsprioritäten des ViCAS zu definieren und weiterzuentwickeln, und so die internationale Sichtbarkeit und Reputation des Zentrums zu stärken. Ein zentraler Aspekt Ihrer Rolle ist die enge Zusammenarbeit mit dem Leitungsteam. Gemeinsam arbeiten Sie an der Konzeption, Implementierung und Evaluation der ViCAS-Programme. Durch Ihre strategischen Entscheidungen und Ihr operatives Management beeinflussen Sie die Qualität und den Erfolg dieser Programme maßgeblich. Zudem begleiten Sie den Auswahlprozess für Fellows, wobei Ihre Expertise entscheidend ist, um eine diverse und kompetente wissenschaftliche Gemeinschaft am ViCAS zu fördern. Sie fungieren als Brücke zwischen den Fellows und dem Leitungsteam und ermöglichen einen offenen Austausch, der ein unterstützendes und kollaboratives Umfeld schafft. Die Gestaltung und Umsetzung von Onboarding-Programmen liegt ebenfalls in Ihrer Verantwortung, um sicherzustellen, dass neue Fellows wertschätzend und zeiteffizient am ViCAS empfangen werden. Darüber hinaus repräsentieren Sie zusammen mit dem Leitungsteam das ViCAS bei internen und externen Veranstaltungen, wodurch Sie das Zentrum in der wissenschaftlichen Gemeinschaft und bei potenziellen Partnern sichtbar machen. Ihre Fähigkeit, Beziehungen zu relevanten Institutionen und Stakeholdern zu pflegen, ist entscheidend für die Sicherstellung von Ressourcen und Unterstützung für die Programme des ViCAS. Durch den Austausch mit vergleichbaren Einrichtungen weltweit tragen Sie dazu bei, Best Practices zu identifizieren und innovative Ansätze in die Programme des ViCAS zu integrieren. Sie koordinieren die beiden anderen Mitglieder des operativen ViCAS-Teams – die ViCAS Programme Manager*in und die ViCAS Communication und Outreach Manager*in. Insgesamt ist Ihre Rolle von entscheidender Bedeutung für die Entwicklung und den Erfolg des ViCAS, sowohl innerhalb der Universität als auch auf internationaler Ebene.

Das machen Sie konkret:

• Sie sind die erste Anlaufstelle für internationale Wissenschaftler*innen und Fellows des ViCAS.
• Sie unterstützen Fellows und Leitungsteam bei organisatorischen Fragen und administrativen Abläufen.
• Sie implementieren und gestalten gemeinsam mit dem Leitungsteam die strategische Programmplanung, - betreuung und -weiterentwicklung.
• Sie unterstützen das Leitungsteam bei der periodischen Ausschreibung der Fellowships.
• Sie koordinieren wissenschaftliche Veranstaltungen und Vernetzungsaktivitäten wie zB Gastvorträge, Seminare und Workshops.
• Sie beteiligen sich an der Öffentlichkeitsarbeit des ViCAS sowie der Kommunikation mit nationalen und internationalen Netzwerken.
• Sie beteiligen sich an der strategischen Ausrichtung des ViCAS.
• Sie implementieren regelmäßige Feedback-Mechanismen zur Verbesserung der Zufriedenheit der Fellows.
• Sie verwalten die Ressourcen des ViCAS und spielen eine wichtige Rolle bei der Budgetplanung.
• Als zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange führen Sie in Zukunft eines kleines administratives Team (derzeit sind zwei weitere Mitarbeiter*innen vorgesehen).
• Sie arbeiten dabei eng mit dem akademischen Leitungsteam zusammen, das die strategische Gesamtverantwortung für die Einheit trägt, und setzen gemeinsam definierte Ziele effizient im administrativen Alltag um.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Doktorat, PhD, oder gleichwertiger Abschluss
• Erfahrung mit interdisziplinaren Forschungskontexten und internationaler Wissenschaftskooperation#
• gutes Verständnis für Wissenschaft und akademische Strukturen.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
• Engagiert, lösungsorientiert und teamfähig.
• Interkulturelle Sensibilität und Flexibilität in der Zusammenarbeit.
• Hohe Selbstorganisation und Innovationsfreude.
• Begeisterung für wissenschaftliche Themen und die Förderung internationalen Austausches
• Fundierte IT-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit gängiger Büro- und Projektmanagementsoftware (z. B. MS Office, Excel, Outlook, Teams)

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können zu bestimmten Zeiten auch remote arbeiten.

Gestaltungsraum: Sie haben die Möglichkeit, mit dem Leitungsteam die internationale Ausrichtung des ViCAS aktiv mitzugestalten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background und sind in engem Austausch mit führenden Wissenschafter*innen.

Intellektuell anregendes Umfeld: Wir pflegen den intensiven Austausch mit den Wissenschafter*innen und stellen das Miteinander ins Zentrum unseres Tuns.

Vernetzung: Wir orientieren uns an international vergleichbaren Institutes for Advanced Studies und ermöglichen den Austausch mit anderen peers in vergleichbaren Rollen.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.390,30 erhöht sich entsprechend der Berufserfahrung.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und aussagekräftigem Motivationsschreiben
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Lucas Zinner

lucas.zinner@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

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Bewerbungsfrist: 10.07.2025