WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene wirtschaftlich-technische Ausbildung bzw. ein abgeschlossenes Studium
- Mehrjährige einschlägige Berufs- und Führungserfahrung im Dienstleistungsbereich
- Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen, sowie strategisches und konzeptionelles Denken und Handeln
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Lösungsoriientierte Organisationsfähigkeit und ausgeprägtes Zeitmanagement
- Ausgeprägte Kundenorientierung, exzellentes Verhandlungsgeschick sowie Überzeugungsfähigkeit
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UNSER Video
- Sie koordinieren international verteilte Teams in Entwicklungsprojekten
- Sie sorgen für einen reibungslosen Projektablauf, stetigen Projektfortschritt und die Definition des Projekt Scopes
- Sie sind zuständig für die Erstellung, Pflege sowie Review der Projektpläne und der Roadmap in Jira
- Sie pflegen laufende Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
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Dein neuer Job - unser gemeinsamer Fahrplan!
- Verantwortung für die tägliche Büroverwaltung und Sicherstellung eines organisierten und angenehmen Arbeitsumfelds
- Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Kommunikation (Telefon, E-Mail, Post)
- Koordination und Verwaltung von Büromaterialien, Dienstleistern und Arbeitsgeräten
- Unterstützung bei der Bearbeitung von Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und anderer Abteilungen bei organisatorischen Aufgaben
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Ihre Aufgaben
- Sie erstellen Verträge im B2B Bereich nach genauer Anweisung und Richtlinien
- Sie meistern das operative Vertragsmanagement (zB. Prüfung Vertragskonditionen, Fristen)
- Sie überprüfen Ausgangsrechnungen auf Richtigkeit (bspw. Lieferziele, Zahlungskonditionen)
- Sie korrespondieren regelmäßig mit Behörden und Ämtern (bspw. Zoll- oder Finanzamt)
- Sie arbeiten mit Datenbanken, unterschiedlichen Systemen und pflegen Ablage und Archiv
- Sie wirken unterstützend im Logistikteam mit und erweitern stetig Ihr Wissen
- Sie führen Abstimmungen mit Geschäftspartnern und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss
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NEBILY GmbH
Vollzeit | Teilzeit
bieten wir...
- eine spannende, abwechslungsreiche Tätigkeit in einer krisensicheren Branche
- familiäres Arbeitsklima in einem kleinen Team
- Einschulung, Gestaltungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine TEILZEIT-Beschäftigung mind. 20 Std./Woche oder
- eine VOLLZEIT-Beschäftigung auf Basis 40 Std./Woche
- geregelte Arbeitszeiten Montag - Freitag
- Einstiegsgehalt (Basis 40 Std./Woche) lt. KV ab Brutto 2.000,00 EURO in Abhängigkeit der Berufserfahrung
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Das Aufgabengebiet
- allgemeine Bürotätigkeit
- Telefondienst
- Teamassistenz für Sachverständige
- Empfang
- Auftragserfassung/Datenerfassung
- Auftragskontrolle
- Kundenbetreuung
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Ihre Aufgaben:
- Lehrbetriebsorganisation: Betreuung der Lehrenden (persönlich, telefonisch, per E-Mail) und Schnittstelle zwischen Lehrenden, Back Offices, SSC und IT.
- Administrative Unterstützung: Verwaltung von Anwesenheitslisten, Datenpflege, Uploads von Lehrmaterialien, Prüfungsorganisation und Postbearbeitung.
- Rechnungs- und Zahlungsabwicklung: Prüfung und Freigabe von Honorarnoten, Refundierungen, Reisekosten und Aufwandsentschädigungen.
- Bestellungen und Facility Management: Organisation von Büro- und Küchenmaterialien, Schlüsselverwaltung, sowie Pflege und Ordnung in Büro- und Gemeinschaftsräumen.
- Projektmanagement-Unterstützung: Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Nachverfolgung von Projekten, Terminüberwachung und Dokumentation.
- Unterstützung in der Buchhaltung: Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen, Kommunikation mit der Buchhaltung und monatliche Abrechnung und Abwicklung von Zahlungen.
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Deine Aufgaben
- Persönliche Assistenz der Directorin Operation
- Klassische Bürotätigkeiten wie z.B. Excellisten erstellen und Telefontätigkeiten, Terminkoordinierung und Datenpflege
- Unterstützung beim täglichen Schriftverkehr, Erstellung von Protokollen und bei Reiseplanungen
- Verwaltung der Zeitaufzeichnungen, Krankenstände, Urlaube usw.
- Pflege der Personalakten und der Bewerbungseingänge, Verfassen von Absagen und Evidenzschreiben
- Vorbereitung von Dienstverträgen
- Einarbeitung in den Onboarding-Prozess neuer Kolleg:innen, schrittweise Übernahme des Prozesses
- Unterstützung bei der Abwicklung der Mitarbeiter:innen-Trainings über unsere Akademie
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Deine Aufgaben
- Durchführung von Check-In und Check-Outs unserer Gäste
- Bearbeitung von Anfragen, Wünschen und Reklamationen
- Annahme von Reservierungsanfragen
- Kommunikation und Koordinierung unserer Gäste
- Gewährleistung einer professionellen Gästebetreuung
- Unterstützung beim Check-in, Begrüßung, Baytours, Baymanagement
- Durchführen von Inventuren im Retail
- professioneller Umgang mit Beschwerden
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Ihre Aufgaben:
- Selbstständige Bearbeitung von organisatorischen und administrativen Tätigkeiten des International Office (wie z.B.: Reisemanagement und Korrespondenz, Dokumentation, Vermittlung/Entgegennahme von Telefonaten, Terminorganisation sowie
- Unterstützung bei SAP-Buchungen. u.v.m.)
- Mitarbeit bei der Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen im International Office
- Schnittstelle zwischen den Fachbereichen des International Office sowie zu den Büros des Rektors und der Vizerektoraten
- Betreuung der Homepage, Social Media und des internen Bereichs (z.B. Confluence)
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
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Ihr Aufgabengebiet:
- Sie erarbeiten Entscheidungsgrundlagen und Handlungsempfehlungen über zutreffende Informationssicherheits- Maßnahmen für das Präsidium und die Direktion Institute und Infrastruktur
- Sie sind Ansprechpartner für alle IT-Security-Themen
- Sie etablieren ein Managementsystem zur Informationssicherheit (ISMS)
- Sie kooperieren mit der Stabsstelle Recht und Compliance
- Sie entwickeln und implementieren eine umfassende Informationssicherheitsstrategie und -richtlinien, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit unserer Informationen sicherzustellen
- Sie identifizieren potenzielle Sicherheitsrisiken, analysieren Bedrohungen und entwickeln präventive Maßnahmen sowie Notfallpläne zur Abwehr von Sicherheitsvorfällen
- Sie überwachen kontinuierlich, in Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen des Netzwerk-Teams, die Sicherheitssysteme, Netzwerke und Infrastruktur, um Sicherheitsverletzungen frühzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren
- Sie führen regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests durch, um Schwachstellen zu identifizieren und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen
- Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Partnern, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Standards sicherzustellen
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Das sind Ihre Aufgaben:
- Identifikation und Bewertung potenzieller IKT-Risiken
- Risikoanalyse von Drittdienstleistern
- Umsetzung und Weiterentwicklung des IKT-Risikomanagementrahmens
- Koordination von IT-Security-Notfällen
- Planung und Durchführung von IT-Awareness-Schulungen, online sowie in Präsenz
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Deine Aufgaben:
- Allgemeine Büroadministration
- Wartung von Verbrauchsdaten, Standortlisten und sonstigen Dokumente für unser Nachhaltigkeitscontrolling und unsere Objektdatenbank
- Unterstützung unserer Facility Manager in der Auftragsverwaltung und Angebotsbearbeitung sowie bei der Abwicklung von Förderprojekten
- Administrative Unterstützung bei der Mängelbearbeitung
- Interne Verrechnungstätigkeiten und Versicherungsabrechnungen
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Einsatzplanung der Mitarbeiter:innen aus unserem Springerpool
- an der Planung und Beschaffung von Fremdpersonal
- als Ansprechpartner:in für Mitarbeiter:innen, Führungskräfte und externe Personaldienstleister:innen
- an der Personaladministration inkl. Onboarding unserer Mitarbeiter:innen
- an allgemeinen administrativen Tätigkeiten (Rechnungskontrolle, Datenwartung, ...)
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Fachbereich Medizinischer Dienst
- einlangende Rezepte (insbesondere Wahlarztrezepte) von Apotheken und anderen Absendern in das ABS-System (Arzneimittelbewilligungsservice) einpflegen und anschließend
retournieren - einlangende Anfragen und Poststücke (auch nicht Heilmittel betreffend) sichten und entsprechend verteilen
- im Callcenter einlangende Gespräche von Apotheken, Versicherten, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etc., sofern keine Einschaltung einer ärztlichen Mitarbeiterin bzw. eines ärztlichen Mitarbeiters erforderlich ist, eigenverantwortlich abwickeln
- Mailanfragen eigenverantwortlich beantworten bzw. zur Bearbeitung an die zuständige Stelle weiterleiten
- Prüfung von Versicherungsverhältnissen, Rezeptgebührenbefreiungen, etc.
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GOURMET stellt sich vor...
- als Schnittstelle zwischen Kund:innen, internen Bereichen und Entwickler:innen
- an der Übernahme und Lösung von Supportfällen aller Bestellsysteme
- an der Dokumentation der einzelnen Supportfälle im Ticketsystem
- an der Nachstellung diverser Supportfälle und Lösung dieser Problemstellungen
- an der Testung von Weiterentwicklungen unserer Bestellsysteme
- an der Aufnahme der Supportfälle im Ticketsystem
- an der Erstellung von FAQs, Handouts und Dokumentationen
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Your personal sphere of influence:
- You support the scientific staff in the organization and administration of their research and teaching tasks. This means, among other things: You organize meetings, workshops and travel activities. You take minutes and prepare data. You support in the preparation of publications and events. You manage project budgets.
- You are the central contact person and take care of the English and German correspondence with all interfaces (internal team, university, project partners, students, etc.).
- You administrate job advertisement in recruiting processes and support hiring of new staff members right through to the first steps of onboarding.
- You accommodate and assist guest researchers and cooperation partners.
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Vollzeit
Wien - Palais Mailberger Hof
13.01.2025
Wien - Palais Mailberger Hof
Deine Aufgaben
- Du bist mit dem herzlichen Empfang der internationalen Gäste vertraut - vom Check In bis zum Check Out mit unserem PMS System Protel Air
- Du sorgst für einen reibungslosen und ordnungsgemäßen Ablauf an der Rezeption.
- Du bearbeitest professionell alle Anliegen der Gäste und übernimmst Concierge-Tätigkeiten.
- Du kümmerst dich um persönliche sowie telefonische Anfragen und übernimmst das Beschwerdemanagement.
- Du bist verantwortlich für die Bearbeitung von „No-Shows“, die Rechnungslegungen und -korrekturen.
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DEINE ROLLE
- Herzlicher Empfang unserer Gäste, damit sie sich vom ersten Augenblick an wohlfühlen
- Professioneller Check-in und Check-out mit unserer Hotelsoftware „Protel"
- Proaktive und zuvorkommende Beratung und Betreuung unserer anspruchsvollen Gäste bei unterschiedlichen Anliegen
- Erste Ansprechperson bei der Entgegennahme von Gästefeedbacks und Gästewünschen
- Einbringen ihrer neuen und frischen Ideen im Team
- Gewissenhafte Bearbeitung von Rechnungen und Durchführung von Schicht-/ Tagesabschlüssen
- Bearbeitung der Gästekorrespondenz, telefonisch und per E-Mail
- Concierge Tätigkeiten wie Buchung unterschiedlicher touristischer Leistungen (Transfers, Tickets, Sightseeing Touren, Konzertkarten, etc. )
- Umsetzung der unternehmensinternen Qualitätsstandards
- Administrative und organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft
- Lfde. Kommunikation mit allen Abteilungen im Haus, um unseren Gästen einen unvergesslichen Aufenthalt zu garantieren
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GOURMET stellt sich vor...
- an der selbstständigen Lieferantensuche, -auswahl und -betreuung
- an der Einholung von Angeboten, sowie Preis- und Vertragsverhandlungen
- an der Recherche von alternativen Rohstoffen, Materialien und Dienstleistungen
- an der Preiswartung inkl. Artikelanlage im System
- als Reklamationsmanager im Rahmen der Lieferantenbeurteilung
- an der engen Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen
- an der regelmäßigen Durchführung von Markt- und Wettbewerbsanalysen
- an Optimierungsmaßnahmen und deren Umsetzung
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Warum es dir bei uns gefallen würde?
- Eingliederung in ein motiviertes und wertschätzendes Team
- Günstiges Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kostenlose Jause | Vielfältiges Gesundheitsprogramm
- Gratis Eintritt in unsere Römertherme und das Fitnesscenter
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- Vollzeit (40 Stunden)
- Wien
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Sachbearbeiter:in (m/w/d) - Kundenbetreuung
Sie unterstützen User bei der Registrierung und Verwaltung ihrer Online-Konten Sie bearbeiten Kundenanfragen und stellen Produktinformationen bereit Sie erfassen und dokumentieren Kundenfeedback zu Produkt- und Ablaufverbesserungen Sie protokollieren die Kommunikation bzw. Beratung mittels Salesforce Sie leisten effektiven Support und helfen bei der Problembehebung Sie wirken bei der Auftragserfassung und -abwicklung für den Vertrieb mit
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Selbstständige Durchführung der Anlagenbuchhaltung
- Reisebereitschaft im Großraum Wien
- Mitarbeit bei den Monatsabschlüssen
- Unterstützung bei der Optimierung unserer Prozesse
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Ihr Aufgabengebiet:
- Überwachung der Zahlungseingänge diverser Insolvenzfälle
- Gesamtverantwortung für die Abwicklung eines Insolvenzfalls
- Verteilung von Zahlungseingängen der Schuldner an die Gläubiger
- Korrespondenz mit Gläubigern, Schuldnern und Gerichten
- Stammdatenpflege
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Ihre Aufgaben:
- Kundenstammwartung (Neukundenanlage, etc.)
- Unterstützung der Vertriebskolleg:innen im Außendienst (administrativ, organisatorisch)
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten, Büroorganisation und -administration
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Ihre Aufgaben sind:
- Tätigkeiten und Ansprechpartner*in an der Rezeption (inkl. Wochenenddienst an jedem 2. Wochenende)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Administrative Unterstützung von Kolleg*innen (insbesondere Verfassen von Berichten, Aktenvermerken, Protokollen, …)
- Terminkoordination und Fristverwaltung
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ring(skills)
- Profunde Berufserfahrung in vergleichbarer Position
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Ausgezeichnete Spanischkenntnisse, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
- KI Affinität, Vorerfahrung von Vorteil
- Sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)
- Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Belastbarkeit und Selbständigkeit
- Freude an der Zusammenarbeit mit Kunden/ Kundinnen, und Kollegen/ Kolleginnen
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ring(skills)
- Profunde Berufserfahrung in vergleichbarer Position
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Ausgezeichnete Italienischkenntnisse, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
- KI Affinität, Vorerfahrung von Vorteil
- Sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)
- Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Belastbarkeit und Selbständigkeit
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