Die Wiener Sozialdienste sind eine der größten Non-Profit-Organisationen im sozialen Bereich in Wien. Wir setzen uns dafür ein, dass Menschen – egal, in welcher Lebenslage – die passende Unterstützung bekommen. Was uns als Arbeitgeberin ausmacht? Ein Miteinander auf Augenhöhe. Ein klarer Rahmen, der Freiraum schafft. Und Kolleg:innen, die füreinander da sind – fachlich und menschlich.

Office- und Empfangsassistent:in

Teilzeit | 25 Wochenstunden | Standort: 1200 Wien

Das wird Ihr Aufgabengebiet

Als Assistenz im Office- und Empfangsbereich des Zentrums für Entwicklungsförderung sind Sie die erste Anlaufstelle für Kinder, Eltern und externe Partner:innen. Sie gestalten den Empfang freundlich, professionell und sorgen für eine reibungslose Organisation im Hintergrund.

• Sie betreuen Eltern im telefonischen Erstkontakt und geben erste Auskünfte.
• Sie empfangen Kinder und Eltern persönlich und übernehmen die Anmeldung.
• Sie sorgen dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft – von Terminvereinbarungen über Korrespondenz bis hin zu Ablage und Schreiben nach Diktat.
• Sie unterstützen Therapeut:innen und Ärzt:innen tatkräftig bei administrativen und organisatorischen Belangen und schaffen Freiraum für ihre Arbeit mit den Familien.
• Sie sind zentrale Ansprechperson für Patient:innen, Angehörige, Beratungsstellen, Behörden und interne Kolleg:innen - kompetent und verlässlich.
• Zusätzlich übernehmen Sie verantwortungsvolle Sonderaufgaben, je nach Zuständigkeit, z. B. Personaladministration, Koordination des Facility Managements, Handkassa oder ähnliche administrative Themen.

Das bringen Sie mit

Organisationstalent und ein freundliches Auftreten sind Ihre Basis – Verlässlichkeit und Teamgeist Ihre Stärke.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HLW o.Ä.).
• Sie bringen idealerweise Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit.
• Sie verfügen über Grundkenntnisse medizinischer bzw. therapeutischer Fachterminologie oder sind bereit, sich diese rasch anzueignen.
• Sie haben fundierte EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS-Office.
• Sie sind bereit, im Wechseldienst wochentags zwischen 8:00 und 18:00 Uhr zu arbeiten.
• Sie begegnen Kindern und Eltern einfühlsam, freundlich und kompetent.
• Sie bringen Teamorientierung, Hilfsbereitschaft und Zuverlässigkeit mit und handeln jederzeit diskret und souverän.

Das ist unser Angebot für Sie

• Ein sicherer Arbeitsplatz mit Sinn: Freuen Sie sich auf eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem etablierten Unternehmen – als Teil eines engagierten Teams, in dem gegenseitige Wertschätzung, offener Austausch und Zusammenhalt gelebter Alltag sind.
• Umfassendes Onboarding und strukturierte Einschulung: Unser umfangreicher Onboardingprozess begleitet Sie Schritt für Schritt für einen erfolgreichen Start.
• Ihr Fachwissen – aktuell und praxisnah: Laufende Fortbildungsmöglichkeiten, um Ihr Fachwissen aktuell zu halten und sich persönlich weiterzuentwickeln.
• Ihr Wohlbefinden zählt: Profitieren Sie von einem vielseitigen Kursangebot im Rahmen unserer betrieblichen Gesundheitsförderung.
• Alle unsere Vorteile für Mitarbeitende finden Sie auf www.wienersozialdienste.at/unsere-benefits

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt auf Basis von Vollzeitbeschäftigung (37 WStd.) beträgt ab € 2.794,50 brutto pro Monat laut SWÖ-KV. Ihr genaues Gehalt hängt von den anrechenbaren Vordienstzeiten ab.

Kontakt: Jelena Grubješić MA

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