Ihre Aufgaben
- Verwalten Sie ein attraktives Portfolio an Gewerbeimmobilien in Wien
- Unterstützen Sie bei Budgetplanung, wirtschaftlicher Prozess- und Systemoptimierung
- Halten Sie vertrauensvollen und professionellen Kontakt mit Eigentümer:innen und Mieter:innen und bauen Sie Kund:innenbeziehungen weiter aus
- Entwickeln Sie sich in einem bestehenden Team weiter
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Das wirst du bei uns echt lernen:
- Organisation des Arbeitsplatzes
- Datenverarbeitung
- Auftrags- und Rechnungsbearbeitung
- Erstellung von Angeboten
- Lieferscheinkontrolle
- Korrespondenz
- Aufnahme von Bestellungen
- Kundenkommunikation
- Sprachrohr zwischen den Standorten & Produktion
- Reklamationsbearbeitung
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie sind verantwortlich für die administrativen Agenden des Administrationsteam, wie z. B. Protokollführung, Evidenzhaltung von Aufgaben, Email Korrespondenz etc.
- Sie bereiten Sitzungen der Geschäftsführung vor. (Koordination und Erstellung von Tagesordnungen, Aufbereitung und Verwaltung von Sitzungsunterlagen)
- Sie arbeiten eng mit dem Team der Referent:innen zusammen und unterstützen diese in administrativen Aufgaben.
- Sie vernetzen sich auf administrativer Ebene mit sämtlichen Organisationseinheiten des Fonds Soziales Wien und seiner Tochterunternehmen sowie Dienststellen der Stadt Wien und Kooperationspartner:innen.
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Ihr Aufgabenbereich
- Verwaltung der Drittland-Bewerbungen
- Prüfung der Hochschulzugangsberechtigung von Bewerberinnen und Bewerbern mit internationalen Bildungsnachweisen
- Ansprechperson für Bewerberinnen und Bewerber, Studieninteressierte, Kolleginnen und Kollegen sowie Studiengangsleitungen in allen zulassungsrelevanten Fragen
- Dokumentation und Datenpflege in relevanten Listen und Datenbanken
- Mitarbeit in der Organisation des Aufnahmeverfahrens: Planung, Durchführung sowie Dokumentation der einzelnen Verfahrensschritte
- Mitarbeit bei der Studienberatung im Vorfeld sowie bei der Vorbereitung und Umsetzung des Studienstarts
- Unterstützung bei hochschulweiten Veranstaltungen, z. B. Tag der offenen Tür, Bildungs- und Karrieremessen
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Türöffnung und Wegweisung ins Sekretariat/Büro.
- Freundlicher Service für Gäste im Wartebereich.
- Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich (inkl. Zeitungen/Broschüren).
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Volljährigkeit
- Laufende oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Erfahrung in einer ähnlichen Position von Vorteil
- Deutschkenntnisse der Tätigkeit entsprechend
- Kommunikationssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office)
- Ausgezeichnete Umgangsformen und hohe Serviceorientierung
- Freundliches Wesen sowie gepflegtes Erscheinungsbild
- Organisationstalent, selbstständiges verantwortungsvolles Handeln sowie schnelles Auffassungsvermögen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Outlook)
- Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level) sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Sehr hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung
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BLS Rechtsanwälte
Vollzeit
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Ihre Aufgaben:
- Buchhaltung und finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten, sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, etc.)
- Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.)
- Ansprechpartner_in für Projektabrechnungen und evtl. externe Finanzprüfungen (Audits)
- Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgeber_innen, Projektpartner_innen und externen Prüfer_innen
- Management/Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen in allen administrativen Belangen sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene insbesondere des alljährlichen GCD-Symposiums, verschiedener GCD-Workshops und GCD-Seminare) und proaktive Tätigkeiten im Personalbereich (Verlängerungen, Aktualisierungen, u.v.m.)
- Allgemeine Aufgaben des Sekretariats (inkl. Webpräsenzen insbesondere der GCD-Website sowie Social-Media-Aktivitäten)
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Informationen zur offenen Position
- Befundkorrektur der radiolog. Befunde im PACS (Sprachkorrektur) sowie Befundschreibung nach dig.Diktat
- Betreuung der externen Konsiliarärztinnen und Konsiliarärzte
- Durchführen organisatorischer und administrativer Aufgaben
- Vertretung innerhalb des Ärztesekretariates
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Was wir Ihnen bieten
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
- Eine Vollzeitbeschäftigung im Ausmaß von 38 Wochenstunden
- Ein Mindestgehalt ab € 2.900,- brutto im Monat, je nach Qualifikation und Erfahrung
- Mitarbeiterevents, Mitarbeitergeschenke sowie persönliche Gestaltungsmöglichkeiten
- Ein Arbeitsplatz mit Perspektive in einem langjährig bestehenden Familienunternehmen
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Wir bieten:
- Gehalt nach den Richtlinien der KKTH (Anrechnung von Vordienstzeiten; 1. DJ: € 2.565,10 auf Basis Vollzeit/40 Wochenstunden)
- zusätzliche dienstfreie Tage (Weihnachten, Ostern)
- zusätzliche Stunden für Fortbildungen
- Teambesprechungen und regelmäßige Austauschrunden für Pädagog*innen
- Mitarbeit in einem engagierten, freundlichen Team
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