An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in 

34 Rechtswissenschaftliche Fakultät 

Besetzung ab: 15.07.2025  | Stundenausmaß: 40.00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa 

Befristung bis: 14.07.2026 

Stellen ID: 4039

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Am Institut für Zivilrecht ist ab 15. Juli 2025 eine Stelle als Organisationsassistent*in (40h) zur Leitung des Sekretariats bei Univ.-Prof. Dr. Dr. h.c. Christiane Wendehorst, LL.M. (Cambridge) zu besetzen. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird - im gegenseitigen Einvernehmen - angestrebt. Alternativ sind auch zwei Stellen zu 20h zu vergeben. 

Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie Frau Univ.-Prof. Dr. Dr. h.c. Christiane Wendehorst, LL.M. (Cambridge) und ihr Team und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Forschungsmanagement, Budget und Lehre eigenständig durch. Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Mindestanforderungen: 

• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss 
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Outlook)
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level) sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit 
• Sehr hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung 

Von Vorteil sind: 

• Berufserfahrung im Office-Management 
• Grundkenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung 
• Kenntnisse in bzw. Erfahrung mit E-Learning 
• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben bei Forschungsprojekten
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media
• Erfahrung mit SAP

Das machen Sie konkret: 

• Sekretariatsleitung:
  • Reisemanagement
  • Termin- und Raumkoordination
  • Aufbereitung von Meetingunterlagen etc.
  • Personalverwaltung
  • Betreuung der Homepage
  • Unterstützung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit
  • Datenpflege und Ablage
  • Ressourcenmanagement (Bestellwesen und Inventarverwaltung)
  • Empfangstätigkeit
  • Erstellen und Verwalten von Datenbanken
  • Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
  • Betreuen von Gastprofessor*innen, Doktorand*innen, Kooperationspartner*innen etc. 

• Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb:
  • Eintragung der Noten
  • Organisationen von Prüfungen
  • Betreuung der Studierenden
  • Mithilfe bei der Abwicklung von Stipendien, Sommerkursen etc.
  • Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
  • Mithilfe bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings etc.

• Budgetverwaltung:
  • Veranlassung von Überweisungen für Rechnungen und Honorarnoten per SAP (Q-Flow)
  • Selbständige Verwaltung und Planung des Globalbudgets, der Berufungsmittel etc. 
  • Administrative Begleitung und Finanzverwaltung von Drittmittelbudgets
  • Kontrolle der Eingänge und Ausgänge

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten. 

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background, in einer lockeren, internationalen, abwechslungsreichen Arbeitsumgebung, in der Sie auf interessante Persönlichkeiten treffen werden. 

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Roberto Schille (roberto.luis.schille@univie.ac.at)

Nadja Wedl (wendehorst.sekretariat@univie.ac.at)

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 8. Juni 2025