Ihre Aufgaben:
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten für die gesamte Abteilung Kommunikation
- Unterstützung des Kommunikationsteams im laufenden Universitätsbetrieb
- Telefonische und schriftliche Beantwortung von Anfragen
- Selbstständige Durchführung von Bestellungs- und Rechnungsabwicklungen sowie Reiseabrechnungen
- Verwaltung und Instandhaltung der Büroinfrastruktur, Betreuung von Gästen
- Pflege und Aktualisierung der Kontaktdatenbanken
- Unterstützung bei der täglichen Pressearbeit (Medienbeobachtung, Versand von Presseaussendungen, Erstellung von Pressespiegeln und Medienresonanzanalysen) sowie bei der Organisation von Veranstaltungen
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Ihre Aufgaben:
- Buchhaltung und finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten, sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, etc.)
- Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.)
- Ansprechpartner_in für Projektabrechnungen und evtl. externe Finanzprüfungen (Audits)
- Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgeber_innen, Projektpartner_innen und externen Prüfer_innen
- Management/Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen in allen administrativen Belangen sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene insbesondere des alljährlichen GCD-Symposiums, verschiedener GCD-Workshops und GCD-Seminare) und proaktive Tätigkeiten im Personalbereich (Verlängerungen, Aktualisierungen, u.v.m.)
- Allgemeine Aufgaben des Sekretariats (inkl. Webpräsenzen insbesondere der GCD-Website sowie Social-Media-Aktivitäten)
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UNSER Video
- Sie erstellen Arbeitspläne, Stücklisten und pflegen die Materialstammdaten in SAP
- Sie überprüfen Dispositionsvorschläge und sorgen für deren rechtzeitige Umsetzung
- Sie übernehmen administrative Aufgaben, wie die Bearbeitung von internen Bestellungen und die Erstellung, sowie Koordination von Fertigungsaufträgen
- Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen wie dem Komponentenvertrieb und der Rechnungslegung, sowie mit interner Kundschaft und Tochtergesellschaften wie Admiral zusammen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Assistenztätigkeiten (Empfang, Bewirtung, Post- und E-Mail-Bearbeitung, etc.)
- Abwicklung von Bestellungen und Buchungen (u.a. Bürobedarf)
- Veranstaltungsorganisation
- Mitwirkung bei der Administration der univie: summer/winter schools (Bearbeitung im Mobilitätstool inkl. Zulassung der Teilnhmer*innen, Anlegen der Lehrveranstaltungen in i3v, etc.)
- Unterstützung im Bereich Kommunikation (Pflegen von Mailverteilern, Durchführung von Massenaussendungen, Beantwortung/Weiterleitung von Erstanfragen, Website, etc.)
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Outlook)
- Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level) sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Sehr hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Budgetmittelverwaltung (Verwaltung des Globalmittelbudgets), Kontrolle laufender Einnahmen/Ausgaben, Rechnungsprüfung im Q-Flow, Rechnungslegung, Sach- und Reiseabrechnungen, Ressourcenplanung und -verwaltung
- Unterstützung in der Lehrorganisation: Koordination und Planung in Zusammenarbeit mit dem StudienServiceCenter, Betreuung von Gastprofessor*innen, Hörsaalbuchung, Verwaltung von Prüfungsterminen
- Informations- und Kommunikationsdrehscheibe für alle Mitarbeiter*innen des Zentrums (Wissenschafter*innen, Studierende, administratives Personal); Schnittstelle zu universitären Serviceeinrichtungen (z.?B. Finanzwesen, Forschungsservice, Personalabteilung, Veranstaltungsmanagement)
- Dokumentation von Forschungsprojekten und wissenschaftlichen Publikationen
- Allgemeine administrative Aufgaben wie Terminkoordination, Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Bestellungen und Versand
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GOURMET stellt sich vor...
- als zentrale Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zwischen Produktion, Produktentwicklung und Controlling und tragen so aktiv zur effizienten Zusammenarbeit bei
- an der eigenverantwortlichen Kalkulation von Artikeln in unserem ERP-System (MS Dynamics AX) und leisten so einen wichtigen Beitrag zur wirtschaftlichen Planung/Steuerung
- an der Stammdatenpflege und der Erstellung von Produktionsartikeln und Arbeitsplänen, um eine reibungslose und effiziente Fertigung sicherzustellen
- an der Pflege und kontinuierlichen Optimierung bestehender Rezepturen und Arbeitspläne, damit unsere Produkte stets höchsten Standards entsprechen
- an der Entwicklung und Weiterentwicklung von Arbeitsanweisungen sowie Schulungsunterlagen, um Prozesse klar und verständlich zu gestalten
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Vor-Ort-Seminarbetreuung (Schlüsselverwaltung, Vorbereitung des Seminarraumes, Begrüßung der Vortragenden, Bereitstellen von technischem Equipment)
- Vorbereitung und Betreuung von Lehrveranstaltungen (Kopieren und Ausdrucken von Unterrichtsmaterialien, Transport von Ausstattung und Equipment für digitale Lehre, Moodle-Betreuung)
- Auf- und Abbauarbeiten bei Infoveranstaltungen und Events
- Betreuung unserer Moodle-Plattform
- Administrative Unterstützung bei diversen Bürotätigkeiten
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Betreuung, Wartung und Instandhaltung von Laborgeräten
- Mitarbeit im Lehr- und Studienbetrieb
- Mitarbeit in der pharmazeutisch-technologischen Forschung
- Dokumentationstätigkeiten
- Koordination des Laborbetriebs in der Division
- Betreuung der Zellkultur
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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Sie übernehmen eigenverantwortlich Aufgaben im Bereich Academic Analytics und leisten mit Ihrer fachlichen Expertise einen wichtigen Beitrag zur evidenzbasierten Hochschulentwicklung. Sie unterstützen mit der Formulierung relevanter, empirisch beantwortbarer Fragestellungen und mit der Ableitung von Maßnahmen die wissenschaftsbasierte Entscheidungsfindung des Rektorats und weiterer Entscheidungsträger*innen. Darüber hinaus arbeiten Sie proaktiv an der Etablierung eines systematischen Wirkungsmonitorings mit. -
Sie führen eigenständig Analysen zu hochschulrelevanten Fragestellungen (z.B. Studienerfolg) auf Basis interner Daten unter Anwendung geeigneter (statistischer) Methoden und automatisiertem Reporting in R durch. -
Sie konzeptionieren eigenverantwortlich zielgruppenadäquate Visualisierungen und bereiten die Kommunikation/Präsentation komplexer Analyseergebnisse für Entscheidungsträger*innen professionell auf. -
Sie präsentieren institutionelle Erkenntnisse auf wissenschaftlichen Veranstaltungen und in Fachpublikationen und wirken proaktiv an der Einbindung aktueller (inter-)nationaler Forschung mit. -
Sie wirken mit Ihrem Know-how an der Aufbereitung und Weiterverarbeitung von Daten sowie an der (Weiter)Entwicklung von Dateninfrastruktur (neue Datenquellen und Schnittstellen) mit.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie betreuen und gestalten die Institutshomepage im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Außenwirkung des Instituts und bringen sich in Kommunikationsagenden aktiv ein.
- Sie übernehmen die Organisation und Verwaltung von Projektunterlagen, unterstützen aktiv bei administrativen Agenden im Rahmen drittmittelfinanzierter Forschungsprojekte und kümmern sich engagiert um die Personalverwaltung der Projektmitarbeiter:innen.
- Sie sind die Ansprechperson für unsere Mitarbeiter*innen im Bereich IT und die erste Kontaktstelle für den fakultären IT-Support, dabei unterstützen Sie mit Ihren grundlegenden IT-Kenntnissen bei Fragen und Anliegen.
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Dokumentation ihrer Forschungsleistungen im System u:cris.
- Sie engagieren sich im Bereich des Veranstaltungsmanagements des Instituts (z. B. Gastvorträge, Klausuren, Konferenzen, etc.).
- Sie übernehmen Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelungen des Instituts, zum Beispiel in der Personalverwaltung und als Ansprechperson im Frontoffice.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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Verantwortliche, eigenständige Koordination und Begleitung von Projekten zur strategischen und nachhaltigen Weiterentwicklung der Lehre an der Universität Wien mit dem Zielbild der digital versierten Präsenz-Universität -
Eigenständige Entwicklung, Durchführung und Moderation von Formaten und (Veränderungs-)Prozessen der Lehrentwicklung, inkl. Zusammenarbeit und Kommunikation mit Funktionsträger*innen, Lehrenden und Studierenden im jeweiligen Projektrahmen -
Eigenständige mediendidaktische Beratung und Begleitung einzelner Lehrender bzw. Lehrendengruppen sowie Entwicklung und Durchführung von Beratungs- und Qualifizierungsangeboten für Lehrende und studentische Multiplikator*innen -
Konzeption und inhaltliche Erstellung von Informations- sowie Lehr-/Lernmaterialien zum Einsatz in den verschiedenen Lehrentwicklungs-, Qualifizierungs- oder Informationsangeboten
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Eigenverantwortliche Verwaltung, und Pflege von analytischen Geräten wie HPLC und Massenspekrometern
- Unterweisung neuer Mitarbeiter*innen in der Benutzung der Geräte
- Unterstützung von Forschungsprojekten
- Mitarbeit bei Synthesen sowie Isolierung und Aufreinigung von Naturstoffen und Entwicklung geeigneter Protokolle
- Probentransport von NMR und Massenproben zwischen Laboren und den Core Facilities
- Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Interpretation von Messungen und Analysetätigkeiten (HPLC Anlagen, Massenspektrometrie, NMR Spektrometer)
- Eigenverantwortlicher Einkauf und Bezug von Verbrauchsmaterialien, Chemikalien und Giften
- Betreuung und Hilfestellung für Studierende bei der Verwendung technischer Geräte und bei Laborarbeiten
- Unterstützung im Lehr- und Studienbetrieb
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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Verantwortliche, eigenständige Entwicklung, Koordination und Durchführung bzw. Moderation von Formaten und Möglichkeiten zur Beteiligung der Lehrenden, Mitarbeitenden und Studierenden an der Weiterentwicklung der Lernplattform mit dem Ziel des Aufbaus einer Community für den Austausch untereinander als auch zur Generierung von Feedback zu Features der Lernplattform -
Verantwortliche, eigenständige thematische Gestaltung und Organisation der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit zwischen dem Team Digitale Lehre und der Stabsstelle E-Learning, CTL-seitige Koordination von gemeinsamen Entwicklungsprojekten (z.B. mit Blick auf Usability-Tests und die Evaluation von Testbetrieben), sowie Mitarbeit an Vorhaben im Kontext der Shared OER Services, insbesondere OERhub.at -
Koordination von studentischen Mitarbeitenden am CTL in den Bereichen Moodle/Blended Learning/Open Educational Resources -
Eigenständige mediendidaktische Beratung und Begleitung einzelner Lehrender bzw. Lehrendengruppen sowie Entwicklung und Durchführung von Beratungs- und Qualifizierungsangeboten für Lehrende und studentische Multiplikator*innen -
Konzeption und inhaltliche Erstellung von Informations- sowie Lehr-/Lernmaterialien zum Einsatz in den verschiedenen Lehrentwicklungs-, Qualifizierungs- oder Informationsangeboten
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