An der Universität Wien arbeiten derzeit über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Liegt Ihnen Internationalisierung am Herzen? Uns auch! Wir freuen uns auf motivierte Kolleg*innen, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun wollen und unser Team mit ihrer persönlichen Expertise unterstützen möchten. Derzeit suchen wir eine

Administrative Assistenz im Team Kommunikation und Services

173 Internationale Beziehungen

Besetzung ab: sofort | Stundenausmaß: 20-30| Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Stellen ID: 4138

Im International Office der Universität Wien ist die Stelle einer administrativen Assistenz im Team Kommunikation und Services frei. Die Projektstelle ist zunächst auf 6 Monate befristet und kann danach im gegenseitigen Einvernehmen bis zumindest 31.10.2027 verlängert werden.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die Dienstleistungseinrichtung Internationale Beziehungen fungiert als Informationsdrehscheibe und Serviceeinrichtung im Bereich Internationalisierung der Universität Wien: Wir ermöglichen sowohl Studierenden, Forschenden als auch Lehrenden die Teilnahme an Mobilitätsprogrammen und bieten im Rahmen von Netzwerken verschiedene Fördermöglichkeiten zum Aufbau und zur Intensivierung akademischen Austausches. 

Das Team Kommunikation und Services besteht derzeit aus vier engagierten Kolleg*innen, die gemeinsam an einer Vielzahl von Aufgaben arbeiten. Dazu gehören die Koordination interner Verwaltungsabläufe, die Umsetzung von Kommunikations- und Awareness-Maßnahmen für unsere Mobilitätsprogramme, das Veranstaltungsmanagement für das International Office sowie die Administration der univie: summer/winter schools.

Ihr Aufgabengebiet:

Ihr Aufgabengebiet umfasst die Unterstützung des Teams Kommunikation und Services in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten:

• Allgemeine Assistenztätigkeiten (Empfang, Bewirtung, Post- und E-Mail-Bearbeitung, etc.)
• Abwicklung von Bestellungen und Buchungen (u.a. Bürobedarf)
• Veranstaltungsorganisation
• Mitwirkung bei der Administration der univie: summer/winter schools (Bearbeitung im Mobilitätstool inkl. Zulassung der Teilnhmer*innen, Anlegen der Lehrveranstaltungen in i3v, etc.)
• Unterstützung im Bereich Kommunikation (Pflegen von Mailverteilern, Durchführung von Massenaussendungen, Beantwortung/Weiterleitung von Erstanfragen, Website, etc.)

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Sie arbeiten strukturiert, sind serviceorientiert und finden kreative Lösungen? Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz? Dann sind Sie in unserem freundlichen und motivierten Team genau richtig! Darüber hinaus freuen wir uns, wenn Ihr Profil folgende Punkte aufweist:

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Strukturierter Arbeitsstil und Eigeninitiative
• Einsatzbereitschaft, Selbstständigkeit und Flexibilität
• Matura, Fachmatura; Bachelorstudium wünschenswert

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: In einer der ältesten und größten Universitäten Europas profitieren Sie von vielseitigen Vernetzungsangeboten in einer kollegialen Arbeitsatmosphäre.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz liegt im Herzen der lebenswertesten Stadt der Welt und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bestens erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,20 brutto/Monat (Vollzeitbasis) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Michaela Fiska

michaela.fiska@univie.ac.at / 01 4277 18242

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 15.06.2025