An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon rund 2.900 in der Administration und Organisation. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Fühlen Sie sich angesprochen? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in (Mikrobiologie, Teilzeit)

91 Zentrum für Mikrobiologie und Umweltsystemwissenschaft

Besetzung ab: 01.06.2025 | Stundenausmaß: 20.00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 

Stellen ID: 4048

Wenn Sie mit Begeisterung organisieren – am liebsten im Rahmen spannender und sinnstiftender Projekte – dann sind Sie in unserem administrativen Team genau richtig! Als Organisationsassistent*in sind Sie Teil unseres zentralen Administrationsteams und arbeiten eng mit internationalen Forschenden zusammen – in einem Umfeld, das von offenem Miteinander und persönlicher Weiterentwicklung geprägt ist.

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Das Zentrum für Mikrobiologie und Umweltsystemwissenschaft (CeMESS) der Universität Wien vereint dynamisch wachsende Forschungsbereiche von hoher gesellschaftlicher Relevanz. Es setzt sich aus vier Forschungsabteilungen zusammen – Mikrobiologie, Bioinformatik, Ökologie und Umweltsystemwissenschaft. Bei uns arbeiten Menschen, die mit ihrer Expertise dazu beitragen, die großen Umweltfragen der Zukunft zu beantworten.

Als Organisationsassistent*in übernehmen Sie ein vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet im Bereich Forschung und Lehre. Dabei bringen Sie sich selbstständig, mit hoher Eigeninitiative und ausgeprägter Teamfähigkeit ein. Ein Großteil der Kommunikation am Zentrum erfolgt auf Englisch. Die Position ist mit 20 Wochenstunden ausgeschrieben und vorerst auf 9 Monate befristet. Eine unbefristete Weiterbeschäftigung wird bei beiderseitigem Einverständnis angestrebt.

Das machen Sie konkret: 

Zur Verstärkung unseres engagierten zentralen Administrationsteams suchen wir eine teamorientierte Allrounder*in, der*die Freude daran hat, in einem vielfältigen Aufgabenbereich mitzuwirken. Wenn Sie gerne eigenverantwortlich arbeiten und flexibel auf neue Anforderungen reagieren, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! 

• Budgetmittelverwaltung (Verwaltung des Globalmittelbudgets), Kontrolle laufender Einnahmen/Ausgaben, Rechnungsprüfung im Q-Flow, Rechnungslegung, Sach- und Reiseabrechnungen, Ressourcenplanung und -verwaltung
• Unterstützung in der Lehrorganisation: Koordination und Planung in Zusammenarbeit mit dem StudienServiceCenter, Betreuung von Gastprofessor*innen, Hörsaalbuchung, Verwaltung von Prüfungsterminen 
• Informations- und Kommunikationsdrehscheibe für alle Mitarbeiter*innen des Zentrums (Wissenschafter*innen, Studierende, administratives Personal); Schnittstelle zu universitären Serviceeinrichtungen (z.?B. Finanzwesen, Forschungsservice, Personalabteilung, Veranstaltungsmanagement)
• Dokumentation von Forschungsprojekten und wissenschaftlichen Publikationen
• Allgemeine administrative Aufgaben wie Terminkoordination, Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Bestellungen und Versand

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Berufserfahrung im Office-Management wünschenswert– idealerweise im wissenschaftlichen oder universitären Umfeld
• Abschluss einer allgemein- oder berufsbildenden mittleren bzw. höheren Schule oder einer kaufmännischen Lehre (Matura oder vergleichbare Qualifikation)
• Ausgeprägte Teamfähigkeit sowie hohe soziale und kommunikative Kompetenz
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise
• Service- und lösungsorientiertes Denken und Handeln
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitregelung) in Abstimmung mit dem Team. Homeoffice ist in begrenztem Umfang möglich.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Annina Müller Strassnig  

annina.mueller@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 10.06.2025