An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon rund 2.900 in der Administration und Organisation. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Fühlen Sie sich angesprochen? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in am Institut für Pflegewissenschaft

49 Fakultät für Sozialwissenschaften

Besetzung ab: 01.07.2025 | Stundenausmaß: 17.00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 30.06.2026

Stellen ID: 4015

Die ausgeschriebene Position ist vorerst auf 12 Monate befristet. Danach besteht die Möglichkeit die Stelle in beiderseitigem Einverständnis zu entfristen.

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren, den Überblick behalten und das am liebsten in einem sehr gesellschaftlich relevanten Tätigkeitsfeld, dann heißen wir Sie im Team des Instituts für Pflegewissenschaft willkommen!

Hier arbeiten Menschen, deren Expertise zur Beantwortung der drängendsten Fragen der heutigen Zeit beiträgt. Ihre Arbeit unterstützt dies in organisatorischer und koordinativer Hinsicht und ist dabei von großer Bedeutung.

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Sie arbeiten im Team des Instituts für Pflegewissenschaft mit und führen Organisations- und Verwaltungsaufgaben eigenständig durch. Ihr Arbeitsbereich umfasst abwechslungsreiche Tätigkeiten und Möglichkeiten, in die Sie sich gestaltend einbringen können.

Am Institut für Pflegewissenschaft pflegen wir einen wertschätzenden Umgang, wir achten aufeinander und versuchen, individuelle Bedürfnisse der Personen in den Arbeitsalltag zu integrieren. Dabei schätzen wir Eigenständigkeit und innovative Ideen.

Das machen Sie konkret: 

• Sie betreuen und gestalten die Institutshomepage im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Außenwirkung des Instituts und bringen sich in Kommunikationsagenden aktiv ein.
• Sie übernehmen die Organisation und Verwaltung von Projektunterlagen, unterstützen aktiv bei administrativen Agenden im Rahmen drittmittelfinanzierter Forschungsprojekte und kümmern sich engagiert um die Personalverwaltung der Projektmitarbeiter:innen.
• Sie sind die Ansprechperson für unsere Mitarbeiter*innen im Bereich IT und die erste Kontaktstelle für den fakultären IT-Support, dabei unterstützen Sie mit Ihren grundlegenden IT-Kenntnissen bei Fragen und Anliegen.
• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Dokumentation ihrer Forschungsleistungen im System u:cris.
• Sie engagieren sich im Bereich des Veranstaltungsmanagements des Instituts (z. B. Gastvorträge, Klausuren, Konferenzen, etc.).
• Sie übernehmen Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelungen des Instituts, zum Beispiel in der Personalverwaltung und als Ansprechperson im Frontoffice.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: 

• Abschluss einer allgemeinen oder berufsbildenden höheren Schule (Matura)
• Berufserfahrung in Büroorganisation und/oder Projektverwaltung sowie betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind von Vorteil
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) sowie mit SAP ist ebenfalls von Vorteil
• Selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil
• Hohe soziale und kommunikative Kompetenz
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Grundlegende IT-Kenntnisse sowie sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word und Excel)
• Offenheit für veränderte oder neue Aufgabenbereiche

Das bieten wir Ihnen:

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,20 (auf Vollzeitbasis) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit, von der universitären Homeoffice-Regelung Gebrauch zu machen.

Wertschätzendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten und freundlichen Teams.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnissen Ihrer Qualifikationen und ggf. Weiterbildungen
• Dienstzeugnissen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Martin Nagl-Cupal  

martin.nagl-cupal@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminierende Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 09.06.2025