Teilzeit | befristet | Praktikum
Dein persönlicher Wirkungsraum:
- Durchführung des HR‑Reportings für interne und externe Berichtsanfragen sowie gesetzliche Berichtspflichten
– Erstellung von Auswertungen und Berichten aus SAP BW und Oracle (MIS) - Weiterentwicklung des HR‑Berichtswesens in SAP BW und SAP onPrem
– Konzeption und Erstellung neuer Reports für Management, Institute, Dekanate, Fakultäten sowie für die DLE (inkl. Self‑Service‑Anwendungen) - Requirements Engineering
– Aufnahme, Analyse und Dokumentation von Anforderungen sowie deren Umsetzung (eigenständig oder in Kooperation mit dem BW‑ und MIS‑Reporting‑Team) - Sicherstellung der Datenqualität, Plausibilitätsprüfung und methodische Weiterentwicklung des Berichtswesens
- Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen, externen Dienstleistern und IT-Kolleg*innen
- 2nd- und 3rd-Level-Support sowie Sicherstellung eines störungsfreien SAP HCM-Betriebs
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Vollzeit | Teilzeit | Praktikum
Dein persönlicher Wirkungsraum:
- Du wirst Kolleg*innen in allen Bereichen jeweils mehrere Wochen operativ bei ihrer Arbeit unterstĂĽtzen.
- Dadurch hast du die Möglichkeit, das vielfältige Aufgabenspektrum unserer Abteilung näher kennenzulernen.
- Nach diesem Praktikum wirst du wissen, in welchen Tätigkeitsbereichen deine Interessen und besonderen Stärken liegen.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung bei der Reinigung und der Aufarbeitung von Käfigen und Wasserflaschen sowie sterilen Materialien
- UnterstĂĽtzung bei der Aufbereitung von Reinraumkleidung
- Mithilfe bei Laborarbeiten (Genotypisierungen)
- UnterstĂĽtzung bei der Verwaltung von Datenbanken und Dokumentationen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie bereiten Experimente für die Physik-Grundlagenvorlesungen vor und wirken bei der Demonstration dieser im Hörsaal mit.
- Sie unterstĂĽtzen das Team bei der Entwicklung neuer Physik-Experimente.
- Sie kontrollieren regelmäßig die Hörsaaltechnik und beauftragen Wartungen und Reparaturen. Einfache technische Störungen beheben Sie selbst.
- Sie unterstützen die Vortragenden bei der Verwendung der AV-Technik in den Hörsälen.
- Sie bestellen Geräte und Verbrauchsmaterialien für den Vorlesungsbetrieb.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:Â
- Sie unterstĂĽtzen bei der Organisation und Administration von Forschungs- und Lehraufgaben.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
- Sie unterstĂĽtzen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstĂĽtzen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie dokumentieren laufende Forschungs- und Lehrtätigkeiten und gestalten die Homepage des Instituts.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:Â
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
- Dabei organisieren Sie Lehrveranstaltungen, PrĂĽfungen, Publikationen und Tagungen, erstellen und bearbeiten diesbezĂĽgliche Dokumente und koordinieren Termine.
- Sie unterstĂĽtzen die Forschung zB durch: Besorgung von Literatur, Bearbeitung von Manuskripten.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz per E-Mail und Telefon (team-intern, universitär, Studierende, Verlage etc).
- Sie verwalten auch Publikationen, Abteilungsbibliothek und BĂĽroausstattung.
- Sie administrieren den Ausschreibungsprozess und unterstĂĽtzen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie verwalten die Institutswebsite (zB News, PrĂĽfungsinformationen, Webseiten der Teammitglieder).
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Ihr Aufgabenbereich
Sie sind fĂĽr die Themengestaltung und das Contentmanagement der Alumni Aktivitäten, in Abstimmung mit der Head of Alumni Relations und der Themenplanung der Universität Wien, verantwortlich. In dieser Rolle gestalten Sie die Kommunikation fĂĽr Absolvent*innen und Studierende und ermöglichen somit eine intensive Bindung dieser Zielgruppen.Â
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Stellvertretende Leitung des Teams Magazin und Entlehnung: UnterstĂĽtzung der Teamleitung bei Management, Organisation sowie der fachlichen und administrativen PersonalfĂĽhrung
- Ansprechperson fĂĽr die Anliegen des auf zwei Standorte verteilten Teams, d.h. Sie arbeiten an mindestens zwei Tagen pro Woche im BĂĽcherdepot in Floridsdorf
- Abteilungsinterne und -übergreifende Zusammenarbeit (u. a. Team Bibliothekssysteme, IT-Services, Digitalisierungsservices, Universitätsarchiv, Sammlungskoordination, Administration und Fachbibliotheken)
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:Â
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie unterstĂĽtzen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie ĂĽbernehmen auĂźerdem allgemeine Verwaltungsaufgaben
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Management und Controlling zentraler Ressourcen (Budgetadministration von der Planung bis zum Controlling)Â
- Konzeption und Organisation der Ausschreibung und Vergabe von Stipenden, Preisen und Fördergelder
- Sie übernehmen die Beratung von Doktoratsstudierenden in enger Zusammenarbeit mit dem StudienServiceCenter und dem zentralen Doktorand*innenzentrum und die Beratung von Betreuer*innen in Bezug auf die Aktivitäten der Doctoral School
- Sie konzipieren und organisieren Aktivitäten und Veranstaltungen (u.a. Retreats), Workshops mit internationalen Gastvortragenden, Maßnahmen zur Förderung von Team-Betreuung, Mentoring-Initiativen und Veranstaltungen für Dissertant*innen
- Sie begeistern sich für Kommunikations- und Öffentlichkeitsarbeit (u.a Bewerbung der Doctoral School, Contenterstellung und Betreuung der Webpage) sowie Koordination der Maßnahmen zur Qualitätssicherung in Abstimmung mit der Fakultätsleitung und der Leitung der Doctoral School
- Sie unterstĂĽtzen die Leitung der Doctoral School beim Aufbau von internationalen Netzwerken, Koordination der SubSchools und der Gremien der Doctoral School
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Mitarbeit an der Entwicklung des Vermittlungsprogramms der UB am Beispiel des GroĂźen Lesesaals.Â
- Eigenverantwortliche Planung, Steuerung und DurchfĂĽhrung des Projekts in enger team- und abteilungsĂĽbergreifender Zusammenarbeit innerhalb der UB
- Mitwirken an der partizipativ-kuratierten Einbindung (digitaler) Bestände in den Lesesaal
- Selbständige Kommunikation mit Projektpartner*innen
- Mitkonzeption, Organisation und DurchfĂĽhrung begleitender Veranstaltungen fĂĽr Studierende und die akademische Community
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:Â
- Sie beschäftigen sich mit finanziellen und personellen Aspekten im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten.
- Sie erledigen die RechnungsprĂĽfung bei Projekt- und Berufungsbudgets.
- Sie organisieren Meetings, Workshops, Tagungen, etc.
- Sie betreuen Veranstaltungen direkt vor Ort.
- Sie administrieren Reisetätigkeiten und Kostenrefundierungen.
- Sie verwalten Daten in universitären IT-Systemen.
- Sie helfen bei der administrativen Vorbereitung von Publikationstätigkeiten.
- Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (institutsintern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie befĂĽllen die Homepage mit institutsrelevanten Inhalten.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie produzieren aus vorhandenen Projektberichten, Webseiten und weiteren Materialien eine Serie englischsprachiger Videos; von Shorts mit rund einer Minute bis zu Erklärvideos mit fünf bis zehn Minuten Länge.
- Sie entwickeln zielgruppengerechte Storylines, Skripte und Storyboards und stimmen die EntwĂĽrfe mit den Projektverantwortlichen und beteiligten Expert*innen ab.
- Sie setzen die abgestimmten Konzepte mit geeigneten Video- und KI-Werkzeugen um und ĂĽbernehmen visuelle Gestaltung, Vertonung, Schnitt, einfache Motion Graphics, Untertitelung und finale Aufbereitung.
- Mit geeigneten Grafik- und Videovorlagen sorgen Sie ĂĽber die verschiedenen Formate hinweg fĂĽr einen konsistenten visuellen Auftritt.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind verantwortlich fĂĽr den Betrieb und die Wartung mobiler Messeinrichtungen im Feld, insbesondere bestehender AuĂźenmessstationen, einschlieĂźlich der Ăśberwachung der DatenĂĽbertragung und der Sicherstellung der Stromversorgung.Â
- Sie warten und testen bestehende sowie neu angeschaffte Messgeräte und koordinieren Reparatur- und Wartungsarbeiten einschließlich der Abwicklung von Garantie- und Gewährleistungsfällen.
- Sie installieren und konfigurieren bei Bedarf Hardware, Software und Netzwerkdrucker.Â
- Sie erfassen und verwalten Softwarelizenzen und unterstĂĽtzen bei der DurchfĂĽhrung von Datensicherungen.
- Sie unterstĂĽtzen und wirken bei meteorologischen und geophysikalischen LaborĂĽbungen sowie bei Messungen im Labor.
- Sie unterstĂĽtzen bei Bedarf Ihre IT-Kolleg*innen bei der Wartung und dem Betrieb der IT-Infrastruktur.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie verantworten die selbstständige Qualitätssicherung, Aufbereitung und Pflege von Daten Studieninteressierter und Studierender.
- Sie stellen die Berechtigung zur Teilnahme an einzelnen Verfahrensschritten fest und verwalten die Ergebnisse der Aufnahme- und Eignungsverfahren an der Universität Wien.
- Sie betreiben das Monitoring zulassungsrelevanter Prozesse.
- Sie erstellen Spezialanalysen und Statistiken zu einzelnen Prozessen und Zielgruppen samt narrativer Interpretation der Daten inkl. Ursachenforschung.
- Sie ermöglichen einen unkomplizierten Zugang zu Studiendaten im Rahmen bestehender Self-Service-Systeme (IBM Cognos), die Sie bedarfsorientiert weiterentwickeln und ergänzen.
- Sie erstellen und versenden effektiv und zielgerichtet individualisierte Informationsschreiben ĂĽber unseren Massmailer.
- Sie arbeiten proaktiv bei der Organisation und DurchfĂĽhrung der Aufnahmeverfahren mit speziellem Fokus auf Barrierefreiheit mit.
- Sie haben universitäre Ziele im Blick, wenn Sie Daten für die Stakeholder aufbereiten.
- Sie unterstĂĽtzen die Weiterentwicklung digitalisierter Antrags- und Zulassungsprozesse.
- Sie arbeiten proaktiv im Daily Business der Abteilung mit (zB. Bearbeitung von Tickets und Anträgen auf Zulassung).
- Sie arbeiten anlassbezogen mit inner- und außeruniversitären Einrichtungen zusammen.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind die zentrale Schnittstelle und Ansprechpartner*in zwischen der Institutsleitung und den Mitarbeiter*innen sowie auf Universitätsebene und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, etc.).
•   Sie unterstützen die Institutsleitung in strategischen und operativen Belangen.
•   Sie arbeiten eigenverantwortlich und sind für die Steuerung und Optimierung der zentralen administrativen Prozesse in der Verwaltung des Instituts sowie für die Zusammenarbeit mit der Fakultäts- und Universitätsadministration zuständig.
•   Sie sind für die Planung- und Verwaltung des Institutsbudgets zuständig.
•   Sie sind verantwortlich für die Koordination und die fachliche Anleitung des administrativen Personals am Institut.
•   Sie arbeiten mit anderen Stellen der Fakultät und der Universität in den Bereichen Personal-, Raum- und Veranstaltungsplanung des Instituts eng zusammen.
•   Sie koordinieren das Auswahlverfahren für die IVC-Research-Fellowships und sind für die Koordination der Vertragserstellung zuständig.
•   Sie sind für die administrative Betreuung der IVC-Research-Fellows zuständig.
•   Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
•   Sie administrieren den Ausschreibungs- und Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
•   Sie sind für die Erhebung notwendiger Basisdaten als Grundlage für die strategische Raumplanung zuständig und koordinieren allfällige Umbauarbeiten (Schnittstellenfunktion zwischen den beauftragten Firmen, der Institutsleitung und den Mitarbeiter*innen).
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben -
Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.) -
Ăśber unser Jobportal / Jetzt Bewerben-ButtonÂ
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung der Teamleitung bei der fachlichen, organisatorischen und strategischen Steuerung des FDM-Teams, eigenständige Übernahme definierter Verantwortungsbereiche sowie Vertretung der Teamleitung bei Abwesenheit
- Mitwirkung bei der fachlichen und strategischen Weiterentwicklung des Forschungsdatenmanagements an der Universität Wien sowie Mitarbeit bei der Entwicklung, Implementierung und Evaluation von FDM-Services
- Weiterentwicklung des universitätsweiten Data-Stewardship-Programms sowie Koordination der Data Stewards mit Schwerpunkt auf den Geistes- und Sozialwissenschaften
- Koordination und Weiterentwicklung des Zertifikatsprogramms für Data Stewards der Universität Wien einschließlich Curriculum-Entwicklung, eigener Lehrtätigkeit, Qualitätssicherung und Evaluation
- Beratung von Forschenden zu Forschungsdatenmanagement und FAIR Data und UnterstĂĽtzung bei komplexen FDM-Vorhaben
- Mitwirkung an strategischen Entwicklungsfeldern wie Open Science, neuen Forschungsinfrastrukturen und organisationsĂĽbergreifenden Services
- Enge Zusammenarbeit mit den anderen Teams der Abteilung Forschungs- und Publikationsservices bei der Entwicklung eines abgestimmten Serviceportfolios entlang des Forschungszyklus
- Zusammenarbeit mit den Fachbibliotheken und weiteren Bereichen der Universitätsbibliothek bei der Entwicklung gemeinsamer Services und der Vermittlung von FDM-Angeboten
- Zusammenarbeit mit der DLE Zentraler Informatikdienst, der DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung sowie weiteren universitären Partner*innen und Vertretung des Forschungsdatenmanagements in universitätsinternen, nationalen und internationalen Gremien und Fachnetzwerken sowie bei Veranstaltungen
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