Ihr Mindestanforderungsprofil:
- Abgeschlossenes Universitätsstudium
- Kenntnisse auf dem Gebiet der Aufbau- und Ablauforganisation der Universität
- Erfahrungen mit Datenbanksystemen
- Exzellente IT-Kenntnisse (insb. Excel VBA)
- Grundkenntnisse im Programmieren (Python) und KI-Kompetenz
- Umfangreiches Wissen in der Arbeit mit Daten und sicherer Umgang mit großen Datenmengen, insbesondere der Aufbereitung, Verarbeitung und Darstellung
- Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse
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Ihre Aufgaben umfassen:
- Unterstützung der Studienprogrammleitungen im Bereich der Prüfungs- und Lehrplanung sowie der Studienorganisation
- Mitwirkung bei der Organisation und Administration der Lehr- und Prüfungsverwaltung
- Beratung und Information der Studierenden in studienrechtlichen Belangen sowie interne Kommunikation
- Dokumentationstätigkeiten und Pflege von Datenbanken sowie Archivierung
- Allgemeine Teamassistenz (z.B. Termin- und Raumkoordination)
- Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation und -durchführung
- Unterstützung in der Personalverwaltung (Recruiting, Onboarding), insb. in der Funktion des/der Zeitbeauftragten
- Mithilfe bei der Budgetverwaltung und im Bestellwesen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Flexible Arbeitszeiten in Absprache mit dem Vorstand.
- Ein freundliches und interdisziplinäres Arbeitsumfeld im Zentrum von Wien mit ausgezeichneter öffentlicher Anbindung.
- Laufende Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,20 (brutto, auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
- Chancengleichheit für alle: Wir freuen uns über jede neue Persönlichkeit, die unser Team bereichert!
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie verantworten in enger Zusammenarbeit mit Rektorat und Senat das rechtskonforme formale Bescheidwesen der Studienzulassung
- Sie bearbeiten Bescheidbeschwerden für das Bundesverwaltungsgericht und erstellen Beschwerdevorentscheidungen
- Sie begleiten allfällige Beschwerdeverfahren vom Bundesverwaltungsgericht bis hin zum Verwaltungs- oder Verfassungsgerichtshof
- Sie sind Ansprechpartner*in für vielfältige juristische Anfragen sowohl von Studierenden als auch von Kolleg*innen im Rahmen des Betriebes der Studienzulassung
- Sie wirken legistisch, unter anderem bei der Erstellung von Verordnungen, im Rahmen des Universitätsbetriebes mit
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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- Sie wirken am Forschungsbetrieb der Arbeitsgruppe mit.
- Sie sichern den Betrieb und die Instandhaltung von Geräten.
- Sie führen eigenständige Messungen und Trennungen mit diversen Analysemethoden (u.A. Funkenspektrometer, Polarimeter, TOC-Analyzer, UV-VIS Spektrometer) durch.
- Sie nehmen an Weiterbildungsmaßnahmen (Schulungen) teil.
- Sie arbeiten beim Aufbau und bei der Aufrechterhaltung der Infrastruktur der Arbeitsgruppe mit.
- Sie sind eine chemisch-technische Unterstützung im Laborbetrieb.
- Sie wickeln Bestellungen (Verbrauchsmaterial, Geräte, etc.) ab.
- Sie verwalten Verbrauchsmaterial und Glasgeräte.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Organisation und Betreuung der gemeinsam genutzten molekularbiologischen, mikrobiologischen und chemisch-analytischen Labore inklusive Laborinfrastruktur und -geräte sowie der dort arbeitenden Personen
- Instandhaltungs- und Einschulungsverantwortung für Laborgeräte
- Einschulung neuer Mitarbeitender und Studierender
- Bestellung und Lagerhaltung von Laborchemikalien und -verbrauchsmaterialien
- Organisation und Entsorgung von Laborchemikalien
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit vielen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
- Sie verwalten das Budget: Veranlassung von Zahlungen, Kostenersätzen und Honorarnoten per Fiori (universitätsinternes System), sowie Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen sowie internationaler Studierender bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Lehrplanung (Termin- und Raumbuchungen).
- Sie betreuen die Webseiten des Instituts.
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie helfen bei der Organisation von Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Treasury und Liquiditätsmanagement für die Universität
- Schnittstellenfunktion zu Banken und Payment Service Providern
- (abteilungsübergreifendes) Projektmanagement
- gesamtuniversitäre Koordination des Risikomanagementprozesses
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Betreuung und Pflege verschiedenster Tierarten (unter anderem Nagetiere, Vögel, Fische)
- Durchführung aller notwendigen Reinigungs- und Desinfektionsarbeiten sowie Instandhaltung der Gehege und Käfige
- Laufende Beobachtung des Gesundheitszustands zur Früherkennung von Krankheiten und Meldung von Auffälligkeiten
- Verantwortung für die Beschaffung, Lagerung und fachgerechte Zubereitung der Futtermittel
- Aktive Einbringung und kreative Umsetzung von Enrichment-Maßnahmen zur Förderung des Tierwohls
- Tierpflegerische Unterstützung bei wissenschaftlichen Projekten sowie im Rahmen der universitären Lehre
- Konsequente Einhaltung sämtlicher Tierschutz-, Sicherheits- und Hygienevorschriften
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- koordinieren und kontrollieren die angebotenen USI-Sportkurse hinsichtlich Termin, Raum, Preis, Teilnehmer*innen und eingesetzen Lehrer*innen.
- sind verantwortlich für die Datenpflege und -verwaltung von Kurs-, Lehrer*innen- und Teilnehmer*innendaten.
- berechnen Honorare und bereiten Verträge vor.
- machen die Abrechnung von Veranstaltungen und kümmern sich ggf. um Absagen oder Änderungen.
- führen An-, Um- und Abmeldungen teilweise inkl. Inkasso der Kursbeiträge durch.
- kümmern sich um die Terminkoordination der Bewerbungsgespräche mit neuen Kursleiter*innen.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr-und Prüfungstätigkeiten.
- Sie sind eine Anlaufstelle für Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie den Finanzagenden des Instituts.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie aktualisieren regelmäßig die Homepage in der deutschen und englischen Sprache.
- Sie verwalten die EDV-Ausstattung des Bereichs (Bestellung und Inventarisierung der Geräte, Bestellung der Software).
- Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen (Reiseabrechnungen, Abrechnung Gastvorträge, etc.).
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Bereich:
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben sowie in allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie den Finanzagenden des Fachbereichs (Projektbudgets).
- Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.) sowie allgemeine administrative Aufgaben (Bestellungen, Versand, Post, Keycard-Verwaltung, Protokollierung etc.)
- Sie sind Reise- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
- Sie unterstützen im Forschungsbetrieb (Inventarisierung, Datenerfassung/-verwaltung (u:cris), Unterstützung bei der Organisation von Tagungen, Workshops, Symposien, etc) und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Wissenschaftler*innen der Aerosolgruppe beim Aufbau, der Wartung, Fehlersuche und Reparatur von elektrischen/elektronischen Komponenten, Geräten und Messinstrumenten
- Sie entwickeln unsere Mikrocontroller-Steuerungen weiter und entwerfen zusammen mit Wissenschaftler*innen neue Systeme zur Steuerung und Datenerfassung einschließlich Design und Bestückung von Leiterplatten
- Sie legen Stromversorgungen aus und verkabeln Geräte und Sensoren, sie wählen dafür geeignete Bauteile aus und übernehmen deren Bestellung
- Sie unterstützen die Aerosolgruppe bei EDV-Aufgaben
- Während mehrwöchiger Messkampagnen mit Forschungsflugzeugen im In- und Ausland – in Zusammenarbeit mit internationalen Partnern – unterstützen Sie bei der Betreuung der Messgeräte und der Datenerhebung
- Sie unterstützen den laufenden Betrieb des Labors (Kalibrierung, Wartung und Ersatzteilmanagement/Bestellungen)
- Sie erstellen und pflegen technische Dokumentation
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Wissenschaftler*innen der Aerosolgruppe bei technischen Fragen, Wartung und Fehlerbehebung von Messinstrumenten.
- Sie helfen beim Aufbau und Betrieb von Messsystemen, entwickeln Instrumentensteuerungen und Echtzeit-Visualisierungen.
- Sie unterstützen den Betrieb und die Weiterentwicklung der IT- und Messinfrastruktur.
- Sie automatisieren Betrieb und Kalibrierung der Aerosolinstrumente, professionalisieren die Datenerfassung und etablieren robuste Workflows für Datenmanagement und -verarbeitung.
- Sie unterstützen Wissenschaftler*innen bei der Datenanalyse und führen Qualitätskontrollen durch.
- Während mehrwöchiger Messkampagnen mit Forschungsflugzeugen im Ausland – in Zusammenarbeit mit internationalen Partnerinstitutionen – unterstützen Sie bei der Betreuung der Messgeräte und der Datenerhebung.
- Sie unterstützen den laufenden Betrieb der Labors (Kalibrierung, Wartung und Ersatzteilmanagement/Bestellungen).
- Sie erstellen und pflegen die technische Dokumentation.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie organisieren und administrieren unsere Professional and Career Development-Angebote für Postdocs und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
- Sie koordinieren Termine und behalten den Überblick über laufende Prozesse und organisatorische Abläufe.
- Sie betreuen unsere Kommunikationskanäle und pflegen Dokumentationen sowie administrative Unterlagen.
- Sie stehen über unsere zentrale E-Mail-Adresse und weitere Kommunikationskanäle im Austausch mit Postdocs, beantworten Anfragen oder leiten diese an die richtigen Ansprechpartner*innen weiter.
- Sie kommunizieren mit internen Kolleg*innen sowie externen Vortragenden und sorgen für einen professionellen Informationsfluss rund um unsere Angebote.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben -
Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.) -
Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Professur bei der Einführung und Umsetzung digitaler Infrastrukturen und interdisziplinärer Projekte sowie bei der Einwerbung und Durchführung von Drittmittelprojekten und bringen Ihre Expertise in datengetriebenen, multimodalen Forschungsansätzen sowie innovativen Digital-Humanities-Projekten ein.
- Sie betreuen, modernisieren und entwickeln die bestehenden CIRDIS-Archive (HAV/WHAV), sowie gegebenenfalls weitere digitale Forschungsinfrastrukturen und Legacy-Systeme.
- Sie konzipieren und implementieren modulare Editionsumgebungen für Manuskripte, Inschriften und historische Textkorpora, inkl. multimodaler Editionsansätze (Text–Bild–Objekt).
- Sie entwickeln und betreuen digitale Editionen nichtalphabetischer Texte, insbesondere von Sanskrittexten, unter Anwendung einschlägiger Standards wie TEI/XML und EpiDoc.
- Sie beraten zu Datenformaten, Metadatenstandards und der nachhaltigen Integration bestehender Datensätze.
- Sie fördern die Interoperabilität digitaler Forschungsdaten durch die Entwicklung skalierbarer Frameworks und die Umsetzung von FAIR-Prinzipien.
- Sie entwickeln und implementieren Strategien zur Harmonisierung textlicher, visueller und multimedialer Forschungsdaten.
- Sie wirken am Aufbau und an der Weiterentwicklung von Metadatenstrukturen, kontrollierten Vokabularen und semantischen Ressourcen auf Basis internationaler Standards (z. B. Dublin Core, CIDOC CRM, TEI, SKOS) mit.
- Sie entwickeln und pflegen datenbankgestützte Forschungsanwendungen, einschließlich Mapping-Tools, Datenvisualisierungen, Schnittstellen (APIs) und Datenpipelines.
- Sie stellen die Transparenz, Dokumentation und Nachnutzbarkeit digitaler Forschungsdaten sicher.
- Sie evaluieren, implementieren und entwickeln digitale Werkzeuge und KI-gestützte Methoden für Forschung und Lehre (z. B. NLP, OCR/HTR, NER, Bildanalyse und semantische Netzwerke) weiter.
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