Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Pflege, Kontrolle und Qualitätssicherung abrechnungsrelevanter Daten unserer Weiterbildungsprogramme
- Erstellung von Auswertungen, Reports und Analysen als Entscheidungsgrundlage
- Kontrolle und Koordination der termingerechten Auszahlung von Honoraren an Lehrende
- Ansprechpartner*in für Lehrende bei Fragen rund um Honorare und Abrechnungen
- Mitarbeit an der Weiterentwicklung, Digitalisierung und Dokumentation von Prozessen im Bereich Honorarabrechnung
- Unterstützung bei innovativen Prozessgestaltungen und der Optimierung administrativer Abläufe
- Enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen zur kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind eine Anlaufstelle für Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Korrespondenz, Ablage und Bestellungen.
- Sie unterstützen die Institutsmitarbeiter*innen bei administrativen Abläufen (z.B. Personalangelegenheiten, Reiseabrechnungen).
- Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen (Reiseabrechnungen, Abrechnung Gastvorträge, etc.).
- Sie fungieren als Schnittstelle zu internen Serviceeinrichtungen (z.B. Personal, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement) und anderen Schnittstellen (Institutsmitarbeiter*innen, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Aktualisierung der Institutshomepage.
- Sie unterstützen Univ.-Prof. Dr. Schmidt-Lauber in verschiedenen administrativen Bereichen.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Treasury und Liquiditätsmanagement für die Universität
- Schnittstellenfunktion zu Banken und Payment Service Providern
- (abteilungsübergreifendes) Projektmanagement
- gesamtuniversitäre Koordination des Risikomanagementprozesses
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Mitwirkung an der Koordination der fakultätsübergreifenden und multidisziplinären Zusammenarbeit im Rahmen des Forschungszentrums
- Koordination und Umsetzung der strategischen Planung des Forschungszentrums (Dissemination Strategy, Öffentlichkeitsarbeit, Betreuung der internationalen Zusammenarbeit mit anderen Forschungseinrichtungen etc.) unter Einbindung der beteiligten Wissenschaftler*innen
- Organisation und administrative Begleitung wissenschaftlicher Veranstaltungen (Workshops, Vortragsreihen, Konferenzen)
- Unterstützung bei Kommunikationsaktivitäten (Newsletter, Aussendungen etc.), Übersetzungen und Lektorat von Textbausteinen für die Homepage und andere Kommunikationsformate.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie betreuen die bestehende Ausstattung des GameLab in technischen und organisatorischen Belangen.
- Sie binden neue Software und Hardware (VR-Brillen, iPads, Retro-Gaming-Konsolen, Recorder, PocketLabs etc.) in die universitäre und GameLab-bezogene Infrastruktur ein.
- Sie arbeiten bei der Verwaltung des GameLab mit. Dazu gehören etwa die Dokumentation, Raum- und Lehrkoordination, Verteilerverwaltung, Material- und Newslettergestaltung und die Kommunikation mit Partner*innen. Sie sind die Schnittstelle zu universitären Dienstleistungseinrichtungen (HR, Marketing, Event-Management).
- Sie arbeiten mit an neuen Workshopkonzepten und Didaktisierungen und , setzen diese in Zusammenarbeit mit schulischen Projektpartner*innen um und evaluieren diese.
- Sie werden in die Planung, Organisation und Durchführung von Forschungsprojekten miteinbezogen und sollen v.a. bei Masterarbeitsprojekten vor Ort mitwirken.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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Betreuung der Softwaretoolboxen der FG Neuroinformatics: Versionskontrolle, Release-Management, Code-Qualität, Wartung, Bugfixing, Tests, Qualitätssicherung, Dokumentation, Support und Schulung -
An- und Nachbeschaffung von Hard- und Software -
Installation und Betreuung von Hard- und Software, insbesondere PC-Arbeitsplätze, Drucker und weitere IT-Komponenten -
First-Level-Support -
Unterstützung bei experimentellen Studien -
Betreuung des Internetauftritts -
Netzwerkadministration -
Aufgaben in der gemeinsamen IT-Infrastruktur der Fakultät für Informatik, etwa Betreuung von Linux-Servern, zum Beispiel Fileserver oder CI-/CD-Server, sowie der internen Videokonferenz-Infrastruktur
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Ihr persönlicher Wirkungraum:
- Organisation, Vorbereitung und Betreuung der Praktika im chemischen Labor, inklusive Laborinfrastruktur und -geräte sowie der dort arbeitenden Personen.
- Instandhaltungs- und Einschulungsverantwortung für Laborgeräte
- Einschulung neuer Mitarbeitender und Studierender
- Bestellung und Lagerhaltung von Laborchemikalien und -verbrauchsmaterialien
- Organisation und Entsorgung von Laborchemikalien
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Full-Stack-Development (Frontend/Backend) auf der eigenen Hard- und Softwareinfrastruktur der Fakultät
- Software-Design und Architektur (inkl. Implementierung und Testing)
- Entwicklung und Pflege von Datenbanken
- Erstellung von Anforderungsanalysen
- Test und Wartung von Websites
- Technische Anpassung der Typo3-Websites der Fakultät in Zusammenarbeit mit dem zentralen Informatikdienst der Universität Wien
- Dokumentation und Qualitätssicherung
- Unterstützung der Nutzer*innen im Rahmen des Second-Level Supports sowie Bearbeitung weiterführender technischer Fragestellungen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen des Fakultätszentrums Archäologie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Sie sorgen für Kommunikation unter den Zentrumsteilnehmer*innen, planen und organisieren Termine, Veranstaltungen und Events. Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (zentrums-intern, universitär, und mit den Partners des Forschungsnetzwerks HEAS, etc.).
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Website sowie der Öffentlichkeitsarbeit.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung der Wissenschaftler*innen bei Planung und Aufbau von computer- und KI basierten Datenanalysen und Datenbanken
- Entwicklung von Infrastruktur und Systemarchitektur für die Veröffentlichung von wissenschaftlichen Daten und Anwendungen
- Technische serverseitige Programmierung, Umsetzung und Betreuung der Webanwendungen (Python Web Frameworks, R shiny, Content Management System/Typo3), und Betreuung der dazugehörigen Server.
- Organisation der EDV im Department und Betreuung der Windows/Mac Rechner der Arbeitsgruppen im Büro und im Labor, sowie der dezentralen Server-Infrastruktur.
- First Level Support (Durchführung einer qualifizierten und effektiven BenutzerInnenunterstützung durch telefonischen oder eMail-Support, Beratung und Einschulung)
- Verwaltung der BenutzerInnenberechtigungen (Accountvergabe, Filesystem-Berechtigungen, Zutrittskarten)
- Selbständige Erfassung und Abwicklung von Softwarelizenzen (Softwarecompliance)
- Datenbankmanagement, Netzwerk- und Firewallverwaltung (DNS/DHCP), Datenspeicherung und -sicherung
- Beschaffung der IT-Infrastruktur des Zentrums über zentrale und dezentrale Beschaffungssysteme
- Management von uniinternen KI-Systemen
- Betreuung weiterer dezentraler Services wie 3D-Druck und Posterdruck
- Kommunikationsschnittstelle zwischen Anwender, Wissenschafter und ZID
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich (Budget- und Personalagenden)
- Interne Buchhaltung, Budgetkontrolle (SAP) und regelmäßige Berichterstattung über den Budgetstand an die PIs
- Kontrolle der Einhaltung der Regeln von Fördergebern bzgl. des Budgets
- Sammeln und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen für regelmäßige Reportings
- Kommunikation mit den nationalen Wirtschaftsprüfer*innen im Rahmen von Audits
- Abwicklung administrativer Agenden mit den zuständigen DLEs der Universität
- Kommunikation und Abwicklung administrativer Agenden mit Projektpartnern (z.B. Koordination der Berichtslegung, Kontrolle der administrativen Berichtsteile)
- Erstellung von Werkverträgen und Honorarnoten
- Unterstützung der Drittmittelangestellten bei administrativen Belangen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Wissenschaftler*innen der Aerosolgruppe beim Aufbau, der Wartung, Fehlersuche und Reparatur von elektrischen/elektronischen Komponenten, Geräten und Messinstrumenten
- Sie entwickeln unsere Mikrocontroller-Steuerungen weiter und entwerfen zusammen mit Wissenschaftler*innen neue Systeme zur Steuerung und Datenerfassung einschließlich Design und Bestückung von Leiterplatten
- Sie legen Stromversorgungen aus und verkabeln Geräte und Sensoren, sie wählen dafür geeignete Bauteile aus und übernehmen deren Bestellung
- Sie unterstützen die Aerosolgruppe bei EDV-Aufgaben
- Während mehrwöchiger Messkampagnen mit Forschungsflugzeugen im In- und Ausland – in Zusammenarbeit mit internationalen Partnern – unterstützen Sie bei der Betreuung der Messgeräte und der Datenerhebung
- Sie unterstützen den laufenden Betrieb des Labors (Kalibrierung, Wartung und Ersatzteilmanagement/Bestellungen)
- Sie erstellen und pflegen technische Dokumentation
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie können eine abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Informatik oder in verwandten Fachgebieten oder entsprechende Berufserfahrung aufweisen.
- Sie haben sehr gute Kenntnisse von EDV-Hardware und -Software.
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie sind versiert in MS Windows und Anwendungs-Software.
- Sie haben Erfahrung im Bereich Anwender*innen-Support und haben im günstigsten Fall bereits selbst Schulungen von Anwender*innen durchgeführt.
- Sie haben bereits Erfahrung mit Deployment-Systemen und Fernwartung gesammelt.
- Sie können Erfahrung beim Einsatz von Microsoft Exchange und der Einrichtung von Mobile Devices (Android, iOS) aufweisen.
- Sie verfügen über Routine und Begeisterung für die Dokumentation von internen Prozessen und technischen Abläufen.
- Darüber hinaus wünschenswert wären Kenntnisse mit MacOS X und/oder Linux.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Neu- und Nachbeschaffung von Hard- und Software sowie Unterstützung bei der Einholung und Bewertung von Angeboten
- Installation und Betreuung der Hard- und Softwareinfrastruktur, insbesondere der PC-Arbeitsplätze (Windows, Linux, MacOS)
- Administration von Linux-Servern (z.B. Webserver, Fileserver, Workload-Manager) sowie Mitwirkung an der Netzwerkadministration
- Unterstützung der Nutzer*innen im Rahmen des First-Level Supports sowie Bearbeitung weiterführender technischer Fragestellungen
- Betreuung und Weiterentwicklung des Internetauftritts (vorrangig CMS-basierte Systeme) sowie kleine gruppeninterne Webanwendungen (PHP)
- Weiters übernehmen Sie Aufgaben im Bereich der fakultätsweiten IT-Infrastruktur der Fakultät für Informatik.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Wissenschaftler*innen der Aerosolgruppe bei technischen Fragen, Wartung und Fehlerbehebung von Messinstrumenten.
- Sie helfen beim Aufbau und Betrieb von Messsystemen, entwickeln Instrumentensteuerungen und Echtzeit-Visualisierungen.
- Sie unterstützen den Betrieb und die Weiterentwicklung der IT- und Messinfrastruktur.
- Sie automatisieren Betrieb und Kalibrierung der Aerosolinstrumente, professionalisieren die Datenerfassung und etablieren robuste Workflows für Datenmanagement und -verarbeitung.
- Sie unterstützen Wissenschaftler*innen bei der Datenanalyse und führen Qualitätskontrollen durch.
- Während mehrwöchiger Messkampagnen mit Forschungsflugzeugen im Ausland – in Zusammenarbeit mit internationalen Partnerinstitutionen – unterstützen Sie bei der Betreuung der Messgeräte und der Datenerhebung.
- Sie unterstützen den laufenden Betrieb der Labors (Kalibrierung, Wartung und Ersatzteilmanagement/Bestellungen).
- Sie erstellen und pflegen die technische Dokumentation.
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Ihr Wirkungsraum:
- Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
- Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
- Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Entwicklung, Organisation und Koordination der Aktivitäten der Core Facility;
- Mitwirkung an der Konzept- und Strategieentwicklung und beim Aufbau der Core Facility;
- Unterstützung der Leitung der Core Facility (Vizedekan*in für Forschung/Dekan*in) und Bericht an diese;
- Enge Abstimmung mit den wissenschaftlichen Leitungen der Core Facility Labs auf dezentraler und zentraler Ebene und den Wissenschaftler*innen der Fakultät und Ausrichtung der Angebote und Services der Core Facility an den Bedürfnissen der Wissenschaftler*innen;
- Koordination der verschiedenen Module nach innen und außen;
- Management: Akquise, Zeit- und Budgetmanagement inkl. Ressourcenmanagement und Koordination mit externen Dienstleistern; Regelung von Zugängen, operativen Abläufen, strategischen Planungen (z.B. Erstellung eines Finanzierungsplanes), Berücksichtung der Einhaltung von datenschutzrechtlichen Aspekten in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten;
- Verantwortung über das Berichtswesen und Reporting sowie die Organisation und Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Core Facility, des Management und des Steering Boards;
- Einführung von je nach Nutzer*innengruppe passenden Online-Buchungstools, user fees und Tarifmodellen in enger Abstimmung mit anderen Core Facilities der Universität Wien und der DLE Finanzwesen und Controlling;
- Erstellung eines Raumkonzepts für den Vollausbau der Core Facility am zukünftigen Standort Campus Althangrund; Mitwirkung am Projekt Campus Althangrund für die Core Facility;
- Entwicklung von neuen fakultätsübergreifenden Aktivitäten im Bereich der Forschungsinfrastruktur in enger Abstimmung mit dem Steering Board, um die übergeordneten Ziele der Core Facility zu erreichen;
- Analyse und Kontaktaufbau nationaler und internationaler Initiativen und Netzwerke von Core Facilities im Bereich Sozialwissenschaften;
- Aufgaben im Bereich Kommunikation (Webseite, Auftritt im Intranet etc.) und Eventorganisation im Bereich der Core Facility;
- Übernahme von administrativen Aufgaben (darunter Budget- und Personalverwaltung) im Bereich der Core Facility.
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