An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon rund 2.900 in der Administration und Organisation. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, exzellente Forschung, Lehre und Verwaltung zu ermöglichen. Fühlen Sie sich angesprochen? Wir suchen einen*eine

Koordinator*in Welcome Services

123 Personalwesen und Frauenförderung

Besetzung ab: 01.08.2025 | Stundenausmaß: 40.00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IVa

Befristung bis: 

Stellen ID: 3962

Möchten Sie gerne aktiv dazu beitragen, dass neue Kolleg*innen, insbesondere internationale Wissenschaftler*innen aus aller Welt einen reibungslosen und positiven Start an der Uni Wien als Arbeitgeberin sowie ein herzliches Willkommen in unserer schönen Stadt erleben? 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ihr persönlicher Spielraum:

Das derzeit 12-köpfige Team der Abteilung „Personalentwicklung und Recruiting“ verantwortet die Themen Employer Branding, Personalauswahl und -entwicklung. Mit unserer Arbeit unterstützen wir die Verwirklichung der Ziele der Universität Wien: Exzellenz, Internationalisierung, Digitalisierung und Arbeitgeber*innen-Attraktivität. Ein vertrauensvolles und kooperatives Miteinander prägt unseren Arbeitsalltag und ist uns wichtig. 

Sie entwickeln gemeinsam mit Kolleg*innen aus der Abteilung, den Fakultäten und anderen Dienstleistungseinrichtungen zentrale Pre- und Onboardings Services für neue, insbesondere internationale Mitarbeiter*innen. Darüber hinaus beraten Sie Führungskräfte und Liaison Officers an den Fakultäten in allen Fragen rund um einen gelungenen Arbeitsbeginn.

Da machen Sie konkret:

• Sie strukturieren relevante Informationen für das Onboarding (internationaler) Mitarbeiter*innen, bereiten diese zielgruppengerecht auf und sorgen dafür, dass sie immer aktuell verfügbar sind.
• Sie bereiten ein Projekt zur Implementierung eines user*innenfreundlichen, virtuellen Welcome Centers als Informationsplattform für angehende Kolleg*innen der verschiedenen Mitarbeiter*innen-gruppen vor und sorgen für dessen Umsetzung. 
• Sie optimieren unser bestehendes „Liaison Officer“-Konzept und schulen und beraten diese wichtigen Ansprechpersonen für neue internationale Wissenschafter*innen an den Fakultäten.
• Sie unterstützen Führungskräfte mit Beratung und relevanten Informationen dabei, ihre Verantwortung für ein gelungenes Onboarding neuer Mitarbeiter*innen bestmöglich wahrzunehmen.
• Sie arbeiten eng mit den Bereichen Berufungsservice, Personalrecht, Kommunikation und International Office sowie mit dem Postdoc Office und den Doctoral Schools zusammen, um zielgruppenspezifische Welcome Services zu gewährleisten. 
• Sie halten sich über Entwicklungen im Bereich Aufenthaltsrecht und über innovative Ansätze für Beratung und Onboarding internationaler Mitarbeiter*innen am Laufenden und pflegen guten Kontakt und Austausch mit entsprechenden Behörden und Agenturen. 

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie haben profunde Erfahrung mit Onboarding, Welcome Services bzw. Expat-Management in einer international orientierten Organisation, bevorzugt an einer Universität oder Agentur für Expat-Services 
• Sie verfügen über Kompetenzen im Projektmanagement bzw. im strukturierten projektorientierten Arbeiten
• Sie kommunizieren mündlich und schriftlich auf Englisch auf genauso hohem Niveau wie auf Deutsch (beides mindestens C1 Level)
• Sie haben ein Studium abgeschlossen, aus dem Sie wertvolle Erfahrungen und Wissen für Ihre zukünftigen Aufgaben einbringen. 
• Sie sind stark darin, komplexe Anforderungen in praxistaugliche Konzepte zu übersetzen und deren Umsetzung voranzutreiben.
• Sie verstehen es, verschiedene Interessen souverän zu jonglieren und erfolgreich zu einer gemeinsamen Lösung im Sinne des großen Ganzen für die Uni Wien zusammenzuführen.
• Sie schätzen die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und haben Freude an kompetenter und proaktiver Beratung auf Augenhöhe.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines diversen Teams mit hervorragender IT-Infrastruktur in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung :Ihr neuer Arbeitsplatz in der Wiener Innenstadt ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.390,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

•    Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
•    Nachweis über relevante Qualifikationen
•    Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Jutta Wieltschnig  

jutta.wieltschnig@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 04.07.2025