Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie übernehmen die Dokumentenverwaltung und -bearbeitung in diversen Systemen und Datenbanken.
- Sie administrieren und organisieren den Büroalltag und übernehmen dabei Tätigkeiten im Rahmen der formal-rechtlichen Antragsbearbeitung.
- Sie sind die Schnittstelle zu internen und externen Bereichen und übernehmen die entsprechende Korrespondenz. Im Fokus steht dabei insbesondere telefonischer und schriftlicher Kund:innenkontakt zu den Leistungen Persönliche Assistenz, Hilfsmittel und Gebärdensprachdolmetsch.
- Sie unterstützen bei der Einschulung neuer Mitarbeiter:innen, wirken bei der Entwicklung effizienter Arbeitsabläufe mit und nehmen an Veranstaltungen teil.
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Deine Aufgaben
- Unterstützung in der Planung und Koordination von Besprechungen sowie Terminen der Führungskraft
- Allgemeine Büroorganisation inklusive Dokumentenmanagement
- Protokollierung von Meetings und Workshops für das Team
- Organisation und Pflege der Baudokumentation
- Systempflege und Datenmanagement im Facility-Management-System (PIT FM)
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GOURMET stellt sich vor...
- an der sorgfältigen Analyse der Anforderung sowie Koordination und Steuerung von gastronomischem (Fach-) Personal für Veranstaltungen
- an der Erstellung von detaillierten Personaleinsatzplänen für optimale Kundenlösungen
- an der Koordination des Personals vor Ort bei den Veranstaltungen (check in/check out/Uniformhandling)
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen
- an der Erfassung von Arbeitszeiten und der generellen Aufbereitung der Unterlagen für die Abrechnung von Veranstaltungen
- an der engen Zusammenarbeit mit dem Eventmanagement, dem operativen Team vor Ort und HR
- an der proaktiven Mitarbeit von Verbesserungen oder Weiterentwicklungen für effektivere Lösungen an der täglichen Arbeit
- an dem Durchführen von Onboardings und Trainings für Aushilfen
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Deine Aufgaben
- Tätigkeiten wie bspw. Telefonverwaltung, Kontakte zu Interessent*innen, Angehörigen, Klient*innen, Mitarbeiter*innen etc.
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten
- Durchführung der Verrechnungen und Abrechnungen, Datenpflege
- Bestellwesen, Auftragsbearbeitung
- Vor- und Nachbereitungsarbeiten für die Buchhaltung sowie Kassaführung
- Unterstützung bei Marketingmaßnahmen
- Vorbereitung von Personalanstellungen
- Protokollführung
- Fuhrpark
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Flexible Arbeitszeiten in Absprache mit dem Vorstand.
- Ein freundliches und interdisziplinäres Arbeitsumfeld im Zentrum von Wien mit ausgezeichneter öffentlicher Anbindung.
- Laufende Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,20 (brutto, auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
- Chancengleichheit für alle: Wir freuen uns über jede neue Persönlichkeit, die unser Team bereichert!
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Emesz & Partner Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungs GmbH
Vollzeit
Aufgabengebiet
- Laufende Buchhaltung und Erstellung der monatlichen bzw. quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldungen für einen zugeteilten Klientenstock
- Laufende Beratung und persönliche Klientenbetreuung im Bereich Buchhaltung, und wenn Kenntnisse vorhanden im Bereich Lohnverrechnung Sozialversicherung und Arbeitsrecht
- Erstellung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen
- Beantwortung Fragestellungen im Bereich Buchhaltung/Rechnungswesen, Lohnverrechnung und Arbeitsrecht
- Allgemeine Büroorganisation (z.B. Termin- & Dokumentenverwaltung...)
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YOU INSPIRE
- You are an allrounder: Von der Recherche bis zum Vertragsabschluss über die Reiseversicherung: organisiere Pauschal- und Individualreisen speziell für deine Kund:innen
- You are an organizational talent: Übernimm die gesamte Reiseorganisation (Angebotslegung, Flug- und Hotelbuchungen, Transfer, Versicherung, Rechnungslegung und Nachbetreuung)
- You are a great advisor: Berate deine Kund:innen über Destinationen, Hotels, Versicherungen und länderspezifische Erfordernisse (Impfungen, Visa)
- You are responsible: Betreue deine Kund:innen aktiv vor- und nach der Reise und übernimm Verantwortung für deine Buchungen
- You are digital: Hole, sofern du das möchtest, unsere Kund:innen als Social Agent über alle Buchungskanäle (z.B. Chat und Serviceline) ab
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie stellen gemeinsam mit dem Team das reibungslose Funktionieren von Geschäftsprozessen und Services im Laufe des Studiums sicher. Das Aufgabenfeld der Koordination Studienservices (https://studienservice-lehrwesen.univie.ac.at/wir-ueber-uns/koordination-studienservices/) entwickeln Sie qualitäts-, prozess- und zielgruppenorientiert weiter.
- Studieninteressierte, Studierende, Lehrende und administrative Mitarbeiter*innen stehen im Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit.
- Sie greifen mit Ihrem Expert*innenteam gesetzliche Anforderungen auf, analysieren Innovationspotenziale und Trends in der Hochschuladministration und machen effektive Vorschläge für die Umsetzung an der Universität Wien. Ihre Mitarbeiter*innen sind Expert*innen in den Fachbereichen. Sie und Ihr Team beraten Funktionsträger*innen (z. B. das Rektorat, die Studienprogrammleiter*innen) in konzeptionellen Fragen und planen die Umsetzung von Prozessen und Maßnahmen. Sie begleiten die Implementierung und stellen den laufenden Betrieb sicher. Sie arbeiten immer eng mit anderen Einrichtungen für Ihre Zielgruppen zusammen.
- Sie sind Teil des Leitungsteams der Dienstleistungseinrichtung Studienservice und Lehrwesen und gestalten das Gesamtaufgabenfeld mit.
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Ihre Aufgaben:
- Stammdatenverwaltung: ordnungsgemäße und zeitgerechte Wartung der Daten nach Vorgaben und Richtlinien
- laufende Sortimentsbearbeitung sowie Ein- und Auslistungen von Lieferanten und Artikeln in Zusammenarbeit mit dem Bereichseinkauf
- Bearbeitung und Erstellung von Aktionen
- Kommunikation mit Lieferanten
- Anforderung von Zertifikaten, Spezifikationen oder sonstigen notwendigen Dokumenten seitens der Lieferanten
- Mitarbeit bei der Erstellung des BIOGAST Newsletters
- Unterstützung bei Projekten und Maßnahmen
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Ihre Aufgaben
- Stammdatenverwaltung: ordnungsgemäße und zeitgerechte Wartung der Daten nach Vorgaben und Richtlinien
- laufende Sortimentsbearbeitung sowie Ein- und Auslistungen von Lieferanten und Artikeln in Zusammenarbeit mit dem Bereichseinkauf
- Bearbeitung und Erstellung von Aktionen
- Kommunikation mit Lieferanten
- Anforderung von Zertifikaten, Spezifikationen oder sonstigen notwendigen Dokumenten seitens der Lieferanten
- Mitarbeit bei der Erstellung des BIOGAST Newsletters
- Unterstützung bei Projekten und Maßnahmen
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Spark by Hilton Vienna Messe Prater
Vollzeit
DeinE Rolle
- Koordination und Steuerung des reibungslosen Ablaufes an der Rezeption
- Führung, Motivation und kontinuierliche Weiterentwicklung des Rezeptionsteams
- Freundliche, zuvorkommende und professionelle Betreuung unserer Gäste
- Annahme, Bearbeitung und lösungsorientierte Klärung von Beschwerden
- Administrative und organisatorische Aufgaben in Front- & Back Office Bereich
- Proaktive Mitarbeit an der Umsatzsteigerung
- Kontrolle aller Buchungen sowie Bearbeitung der Debitoren
- Umsetzung und Kontrolle der Markenleitlinien und Qualitätsstandards
- Enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen im Hotel um unsere Gäste noch glücklicher zu machen
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Ihre Aufgaben
- Erste Ansprechperson für Kundinnen und Kunden, Lieferanten und Versicherungen
- Assistenztätigkeiten in der Immobilienverwaltung
- Organisation des übertragenen Aufgabenbereichs
- Korrespondenz mit Eigentümer:innen, Mieter:innen und Professionisten
- Laufende Datenpflege und Terminkoordination
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Was ist Ihre Aufgabe?
- Sie agieren als organisatorische Drehscheibe am Empfang der Arztpraxis und garantieren den reibungslosen Ordinationsablauf.
- Intensiver Klientenkontakt bestimmt Ihren Berufsalltag.
- Aufbereitung von Ordination, Wartung und Pflege von Geräten
- Zu Ihren Tätigkeiten zählen ebenfalls administrativ-organisatorischen Arbeiten, wie Telefon, E-Mail, Terminverwaltung, Korrespondenz und Post.
- Abrechnung und Rechnungslegung, Kassaführung.
- Hilfestellungen für Patientinnen und Patienten, Ärztinnen und Ärzten bei diversen Untersuchungen
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patienteninnen- und Patientenadministration
- Kontrolle der Instrumente auf Ablaufdatum und Sterilität
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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Ihre Aufgaben:
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten als Unterstützung des Dekanatsteams der Fakultät für Maschinenwesen und Betriebswissenschaften; insbesondere im klassischen Sekretariatsbereich und in Verwaltungstätigkeiten im Back Office
- Terminkoordination, Reisemanagement, Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen, Kommissionssitzungen, Konferenzen oder Workshops
- Mitarbeit bei Bestellungs-/ Rechnungsabwicklungen und Reiseabrechnungen; sowie unterstützende Tätigkeiten bei der Budgetplanung
- Administration von Datenbanken; Wartung der Website am Dekanat, Unterstützung des Social Media Teams nach Bedarf (zB: Unterstützung bei der Erstellung von Videos, Videoschnitt etc.)
- Administration im Studienbetrieb sowie in der Lehre und Forschung (zB: administrative Umsetzung der Stundenplankoordination der Fakultät, Unterstützung bei der Durchführung von Plagiatsprüfungen von Abschlussarbeiten Studierender usw.)
- Schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
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BLS Rechtsanwälte
Vollzeit
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BLS Rechtsanwälte
Vollzeit
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Aufgaben
- Erste Ansprechperson für Kund:innen am Telefon sowie Bearbeitung von Anfragen
- Unterstützung im gesamten Vertriebsprozess unserer Immobilienprojekte und Bestandsobjekte
- Erstellung und Aufbereitung von Mietverträgen sowie Bearbeitung von Kündigungen
- Kommunikation mit Mieter:innen (z. B. Wohnungsrückstellungen, Förderungsangelegenheiten, Mieterwechsel)
- Übernahme leichter buchhalterischer Tätigkeiten (z. B. Finanzierungsbeiträge, Datenpflege, Objektanlage)
- Perspektivisch: Mitwirkung im aktiven Vertrieb und Vermarktung unserer Immobilien
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung von Vorteil
- Erfahrung in der Objekt- und Kundenbetreuung
- Sehr gute Outlook & Excel - Kenntnisse
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Gute Englischkenntnisse
- Kommunikationsstärke – schriftlich wie mündlich
- Teamplayer & Hands- on Mentalität
- Selbstständige, gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise
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Allgemeines:
- Herstellung von Backwaren aller Art
- Bedienung der gängigen Bäckereimaschinen
- Ständige Kontrolle der Produktionsparameter
- Selbständiges Durchführen von Reinigungstätigkeiten
- Arbeitszeit: Schichtdienst üblich (Montag - Samstag), keine Teildienste
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Meliá's way to work!
- Du bekommst 25 Urlaubstage im Jahr, damit du dich ausreichend erholen kannst.
- Du erhältst vergünstigte Raten in allen Hotels und Resorts von Meliá Hotels International weltweit, auch für deine Familie und Freunde.
- Du profitierst von 30 % Rabatt auf Speisen und Getränke in allen Meliá Hotels weltweit.
- Wir stellen dir kostenfreie Dienstkleidung und kümmern uns um deren Reinigung – auch für deine private Businesskleidung.
- Gesundheitsförderung
- Über unser „Inspiring Friends“-Programm erhältst du eine Prämie von 1.000 €, wenn du neue Mitarbeitende wirbst.
- Es gibt täglich kostenlose und frische Mahlzeiten in unserer Mitarbeitendenkantine.
- Wir stellen dir kostenfreie Dienstkleidung und kümmern uns um deren Reinigung - auch für deine private Businesskleidung.
- Regelmäßige Teamevents und Partys sorgen für eine gute Stimmung.
- Du arbeitest in einem unterstützenden und respektvollen Team, das gemeinsam mit dir wachsen möchte.
- Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung und Unterstützung, um dir den Einstieg zu erleichtern.
- Wir bieten dir interne und externe Schulungen sowie interne Karrierechancen.
- Du hast die Möglichkeit, dich beruflich und persönlich weiterzuentwickeln und eigene Ideen einzubringen.
- Dich erwartet ein abwechslungsreicher und spannender Arbeitsalltag.
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Das bieten wir:
- Geplante Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Do von 10:00 bis 19:00 Uhr und am Fr von 12:00 bis 20:30 Uhr)
- Intensive Einschulung: weil wir wollen, dass du für die Tätigkeit bestens vorbereitet bist
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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