Wir suchen eine/n
- Unterstützung des Technischen Leiters bei allen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
- Koordination von Terminen mit externen Firmen und internen Ansprechpartnern
- Allgemeine Bürotätigkeiten für das Team der Haus- und Medizintechnik (Büroorganisation, Bestellwesen, Telefon, Terminkoordination,...)
- Datenpflege in unseren Systemen (zB im NOVA)
- Projektassistenz
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Was erwartet Sie?
- Sie bearbeiten selbstständig kund:innenbezogene Agenden in unseren Systemen (z.B.Förderbewilligungen ergänzen, Pflege und Wartung der Kund:innendaten, etc.)
- Sie klären im Bedarfsfall mit den Kund:innen Sachverhalte (telefonisch oder schriftlich), arbeiten eng mit anderen Mitarbeiter:innen und externen Partner:innen zusammen.
- Sie leisten Schnittstellenarbeit zu relevanten, internen und externen Bereichen.
- Sie übernehmen die Dokumentenverwaltung und -bearbeitung in diversen Systemen und Datenbanken sowie themenabhängige Recherchen.
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Deine Aufgaben als Gelber Engel:
- du kommunizierst mit unseren Mitgliedern, die nach einer Panne oder einem Unfall im In- und Ausland einen Notruf absetzen
- du organisierst fahrzeugbezogene (Verschrottung, Fahrzeugrücktransport,…) und personenbezogene Leistungen (Hotel, Mietwagen, ...) und findest wirtschaftliche Lösungsmöglichkeiten, die zur Zufriedenheit des Mitglieds beitragen
- dabei stehst du mit Partnerorganisationen in ganz Europa in telefonischem und schriftlichem Austausch. Englisch ist dabei häufig die gemeinsame Sprache
- du dokumentierst alle Vereinbarungen und Informationen in unserem Einsatzleitsystem. Somit können deine Kolleg:innen die Bearbeitung flexibel übernehmen, wenn sie nach dir, ihren Dienst antreten
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Unternehmensbeschreibung
- Empfang von Besucher*innen und Ansprechpartner*in für Gäste und Mitarbeiter*innen
- Ausstellung on Besucherkarten
- allgemeine Empfangstätigkeiten (z.B. Telefonate, Anmeldung von Besucher*innen etc.)
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Informationen zur offenen Position
- Schreiben von Patient*innen-/ Operations- und Transferierungsberichten sowie Ambulanzbefunden
- Verfassen von freien Briefen, Anamnesen und Verantwortlichkeit für den Abschluss von Krankengeschichten
- Telefonate und Sicherung der Aktualität patient*innenbezogener Daten
- Selbstständige Durchführung von organisatorischen, administrativen und kommunikativen Tätigkeiten im täglichen Stationsablauf
- Vertretungstätigkeiten innerhalb des Bereiches
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Unternehmensbeschreibung
- Unterstützung der Sales- und Bid-Manager*innen bei Aufgaben mit organisatorischen, administrativen und vertrieblichen Schwerpunkten
- Koordination, Erstellung und Vorbereitung diverser Unterlagen wie Präsentationen, Berichte, Kalkulationen und Statistiken
- Enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen wie bspw. Marketing in diversen Projektthemen sowie vertrieblichen Veranstaltungen
- Organisation, Vorbereitung und Nachbearbeitung von Meetings und Events für unterschiedliche interne und externe Anlässe
- Unterstützung der Salesmanager*innen bei der Beantwortung von Kundenanfragen sowie beim Nachfassen des Status-quo nach erfolgter Angebotslegung
- Erstanalyse von Ausschreibungsunterlagen sowie -anforderungen
- Mitarbeit bei Ausarbeitung von Angeboten sowie Beschaffung und Koordination aller notwendigen Beilagen für Ausschreibungen
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Ihre Aufgaben sind:
- Tätigkeiten und Ansprechpartner*in an der Rezeption (inkl. Wochenenddienst an jedem 2. Wochenende)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Administrative Unterstützung von Kolleg*innen (insbesondere Verfassen von Berichten, Aktenvermerken, Protokollen, …)
- Terminkoordination und Fristverwaltung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie bearbeiten eigenständig Zulassungsanträge von Studieninteressierten und Studierenden, prüfen Dokumente und erstellen Bescheide.
- Sie führen Zulassungsgespräche und überprüfen dabei Dokumente per Videochat in MS-Teams.
- Sie bearbeiten schriftliche Anfragen von Studieninteressierten und Studierenden über unser Ticketsystem sowie am Telefon in Deutsch und Englisch.
- Anlassbezogen informieren Sie Studieninteressierte auf diversen Bildungsmessen wie z.B. auf der BeSt.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie bearbeiten eigenständig Zulassungsanträge von Studieninteressierten und Studierenden, prüfen Dokumente und erstellen Bescheide.
- Sie führen Zulassungsgespräche und überprüfen dabei Dokumente per Videochat in MS-Teams.
- Sie bearbeiten schriftliche Anfragen von Studieninteressierten und Studierenden über unser Ticketsystem sowie am Telefon in Deutsch und Englisch.
- Anlassbezogen informieren Sie Studieninteressierte auf diversen Bildungsmessen wie z.B. auf der BeSt.
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Das Aufgabengebiet
- allgemeine Bürotätigkeit
- Telefondienst
- Teamassistenz für Sachverständige
- Empfang
- Auftragserfassung/Datenerfassung
- Auftragskontrolle
- Kundenbetreuung
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Deine Aufgaben:
- Allgemeine Assistenztätigkeiten und Büroorganisation
- Inhaltliche und strukturelle Unterstützung der Fachbereichsleitung
- Personalwesen: administrative Tätigkeiten, Schnittstelle zu HR
- Datenpflege und Aufbereitung diverser Inhalte in confluence
- Organisation von Terminen, Veranstaltungsplanung
- Erstellung diverser Protokolle und Vorbereitung von Terminen/Unterlagen
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene Ausbildung (HAK/HAS, Matura, Lehre o.Ä.)
- Erste Berufserfahrung in der Fakturierung oder Sachbearbeitung von Vorteil
- Versierter Umgang mit MS Office (insb. Excel)
- Zielorientierte und verlässliche Persönlichkeit mit genauem Arbeitsstil
- Flexibilität und hohe Einsatzbereitschaft
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Unternehmensbeschreibung
- allgemeine Empfangstätigkeiten inkl. der Annahme und Weiterleitung von Anrufen sowie die Postverwaltung
- Besucherempfang und erste Kontaktperson für Kund*innen, Gäste und Mitarbeiter*innen
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Ihr Profil:
- Abgeschlossene Pflichtschule sowie gute Schul- und Allgemeinbildung
- Freude und Interesse an Büroarbeit
- Engagement, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Schnelle Auffassungsgabe und eine hohe Lernbereitschaft
- Pünktlichkeit und Teamfähigkeit
- Grundlegende Englischkenntnisse
- Echtes Berufsinteresse und Einsatzfreude wird vorausgesetzt
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Was Sie erwartet
- Innerhalb von 14 Monaten erhalten Sie tiefe Einblicke in das Tagesgeschäft eines technischen Großhändlers. Das Beste daran: Sie arbeiten von Anfang an aktiv mit.
- Während der ersten Wochen packen Sie in der Logistik mit an: vom Wareneingang über sämtliche Lagerbereiche bis zum Warenausgang lernen Sie alle Prozesse im Detail kennen.
- Ihre Reise durchs Unternehmen geht mit Stationen im Einkauf und Vertrieb weiter: Sie lernen Produkte in Großmengen einzukaufen und wieder zu verkaufen. Dafür sind Sie telefonisch, per Mail oder auch persönlich mit Kunden und Lieferanten in Kontakt.
- Das Besondere: Sie werden nie allein gelassen, denn zu jeder Zeit steht Ihnen ein „Buddy“ zur Seite.
- Wo es Sie beruflich hinzieht und Ihre Stärken liegen, wird sich im Laufe des Ausbildungsprogrammes herauskristallisieren. Gegen Ende entscheiden wir gemeinsam, wo Sie Ihren beruflichen nächsten Schritt bei Haberkorn setzen. Unser Ziel ist, dass Sie nach Abschluss Ihrer Business Journey einen Platz im Unternehmen einnehmen können, der perfekt zu Ihnen passt.
- Mit dem Business Journey Programm sichern Sie sich nicht nur eine Menge an Fachwissen, sondern auch ein attraktives Einstiegsgehalt. Sie werden marktkonform und damit deutlich über dem Kollektivvertrag entlohnt.
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Ihre Aufgaben
- Sie erstellen Verträge im B2B Bereich nach genauer Anweisung und Richtlinien
- Sie meistern das operative Vertragsmanagement (zB. Prüfung Vertragskonditionen, Fristen)
- Sie überprüfen Ausgangsrechnungen auf Richtigkeit (bspw. Lieferziele, Zahlungskonditionen)
- Sie korrespondieren regelmäßig mit Behörden und Ämtern (bspw. Zoll- oder Finanzamt)
- Sie arbeiten mit Datenbanken, unterschiedlichen Systemen und pflegen Ablage und Archiv
- Sie wirken unterstützend im Logistikteam mit und erweitern stetig Ihr Wissen
- Sie führen Abstimmungen mit Geschäftspartnern und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie administrieren das Mobilitätsprogramm Erasmus+ Outgoing
- Sie führen eigenständige Beratungstätigkeiten durch und unterstützen Studierende bei der Organisation ihres Auslandsaufenthaltes.
- Sie stehen in Kontakt zu Partneruniversitäten, universitätsinternen Schnittstellen (Mobilitätskoordinator*innen, Studienprogrammleitungen, Dienstleistungseinrichtungen) sowie der Österreichischen Nationalagentur/OeAD.
- Sie helfen bei der Organisation und Durchführung von Informations- und Orientierungsveranstaltungen für Studierende
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Deine Aufgaben
- DU steuerst als Teil des Teams den effizienten Einsatz der Projektressourcen, arbeitest eng mit den Projektleitern zusammen und unterstützt bei der Umsetzung der Projekte
- DU bist erste Anlaufstelle und managest Termine und Fristen
- DU sorgst gekonnt für Transparenz im Projektgeschäft, führst Protokoll bei Besprechungen, erstellst regelmäßige Reports und Präsentationsunterlagen
- DU koordinierst die Vor- und Nachbereitung von Workshops, Meetings & Veranstaltungen
- DU übernimmst - je nach deinem Erfahrungslevel - eigenverantwortlich Tasks in den Projekten und entlastest die Projektleiter
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Was Dich erwartet:
- Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung/Verwaltungsdirektion
- Terminkoordination
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung
- Erstellung von Präsentationen und Statistiken
- Posteingangsbearbeitung
- Rechnungsprüfung und -freigabe
- Abwicklung der Personal- und Flachwäsche
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
- Erstellung von Inhalt und Gestaltung diverser Werbemittel
- Laufende Betreuung der Website
- Zusammenarbeit mit externen Agenturen im Bereich Marketing/PR
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Ihre Aufgaben
- Kundenstammwartung (Neukundenanlage, etc.)
- Unterstützung der Vertriebskolleg:innen im Außendienst (administrativ, organisatorisch)
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten, Büroorganisation und -administration
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Ihr neuer Job
- Terminmanagement telefonisch und per Mail
- Diensteinteilung Montag - Freitag
- Betreuung von Patient*innen- und Zuweiseranfragen
- Unterstützung des Empfangs
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung des wissenschaftlichen Direktors in allen organisatorischen und operativen Aufgaben
- Kommunikation mit Universitäten, anderen Forschungsinstituten und Behörden auf Leitungsebene
- Administrative Koordination der Berufung von Professor*innen und Habilitationsverfahren
- Koordination von Terminen, Protokollführung und Gästebetreuung
- Organisation von Events in Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung
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Wien | Vollzeit | R0645350
- Du hast das Angebots- und Auftragswesen geplanter Reparaturen im Kundendienstbereich im Überblick
- Mit unseren KundendienstleiterInnen arbeitest Du eng zusammen und stimmst Dich laufend ab
- Gleichzeitig agierst Du als kompetente Schnittstelle zu den KollegInnen, die die technische Ausarbeitung verantworten sowie zu unserer Verrechnungsabteilung
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Was erwartet Sie?
- Sie führen die Forderungseinbringung für sämtliche Leistungen durch und sind für die Rückforderungen von ausbezahlten Förderungen zuständig.
- Sie führen die Anmeldung im Verlassenschaftsverfahren durch und erstellen die Vorschreibung gegenüber den Erb:innen oder zahlen Guthaben aus.
- Sie setzen Maßnahmen bei Zahlungsverzug, wie Ratenzahlungen,Stundungen,Mahnklagen und Exekutionen.
- Sie korrespondieren mit Erb:innen und Kund:innen sowie mit deren gesetzlichen Vertreter:innen, Ämtern, Gerichten, internen und externen Ansprechpartner:innen.
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Deine Aufgaben
- Durchführung von Check-In und Check-Outs unserer Gäste
- Bearbeitung von Anfragen, Wünschen und Reklamationen
- Annahme von Reservierungsanfragen
- Kommunikation und Koordinierung unserer Gäste
- Gewährleistung einer professionellen Gästebetreuung
- Unterstützung beim Check-in, Begrüßung, Baytours, Baymanagement
- Durchführen von Inventuren im Retail
- professioneller Umgang mit Beschwerden
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Deine Aufgaben:
- Verbuchen der Bankeingänge/Bankausgänge
- Kontenpflege div. Verrechnungskonten, Kontenabstimmung
- Bearbeitung von Bankkonten für mehrere Mandanten
- Mitarbeit bei unterschiedlichen Buchhaltungs-Digitalisierung-Projekten
- Analysieren bestehender Prozesse und Systeme, und Erkennen von Entwicklungspotentialen
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Ihre Aufgaben:
- Sie unterstützen unser Team des Betrieblichen Umweltmanagements in administrativen und organisatorischen Themen wie Terminkoordination, Besprechungsorganisation, Erstellen von Präsentationen, Berichten und Statistiken, Datenarchivierung, Telefonservice usw.
- Sie nehmen Bestellungen im SAP vor und sind ebenso für die Rechnungsbearbeitung zuständig.
- Die Erstellung von Präsentationsunterlagen, Auswertungen, Berichten und Statistiken gehören ebenso zu ihrem Aufgabenspektrum.
- Bei dringenden Anfragen von Lieferanten und Dienstleistern helfen Sie mit, den Informationsfluss zur fristgerechten Abwicklung sicherzustellen
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Warum es dir bei uns gefallen würde?
- Eingliederung in ein motiviertes und wertschätzendes Team
- Günstiges Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kostenlose Jause | Vielfältiges Gesundheitsprogramm
- Gratis Eintritt in unsere Römertherme und das Fitnesscenter
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Ihre Aufgaben:
- Buchhaltung und finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten, sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, etc.)
- Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.)
- Ansprechpartner_in für Projektabrechnungen und evtl. externe Finanzprüfungen (Audits)
- Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgebern, Projektpartner_innen und externen Prüfer_innen
- Management/Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen in allen administrativen Belangen sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene) und proaktive Tätigkeiten im Personalbereich (Verlängerungen, Aktualisierungen, u.v.m.)
- Allgemeine Aufgaben des Sekretariats
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Deine Aufgaben als Gelber Engel:
- Als Anlaufstelle im Team Facility Management übernimmst du die Koordination und Einteilung sowohl unserer Haustechniker:innen als auch von externen Firmen für Instandhaltungs-, Reparatur- und Reinigungsarbeiten.
- Du erledigst alle anfallenden administrativen Tätigkeiten im Team: Die Post und E-Mail Bearbeitung, der Telefondienst sowie die Aktualisierung und Bearbeitung von Listen gehören zu deinem täglichen Arbeitsalltag.
- Zu deinen Kernaufgaben zählen ebenso die Bearbeitung und Kontrolle von Rechnungen und Lieferscheinen, das Vertragswesen mit externen Firmen und die Abrechnung der vom ÖAMTC vermieteten Objekte. Du weißt aus Erfahrung, dass dir diese Aufgaben leicht von der Hand gehen.
- Dank deiner offenen Art fällt es dir leicht, vertretungsweise auch an der Rezeption in unserem Mobilitätszentrum auszuhelfen und Gäste sowie Mitarbeitende herzlich zu empfangen.
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