TU-ID: 057 | 2025 | 23 | 253400

Office Professional (all genders) Projektverwaltung

mit Schwerpunkt Labormanagement | Vollzeit | unbefristet

Die Technische Universität Wien ist Österreichs größte Forschungs- und Bildungseinrichtung im technisch- naturwissenschaftlichen Bereich und leistet seit mehr als 200 Jahren einen unverzichtbaren Beitrag zur Sicherung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft des Forschungsstandorts Österreich. Unter dem Motto "Technik für Menschen" betreiben an der TU Wien rund 26.000 Studierende und mehr als 4.000 Wissenschaftler_innen in diesem Sinne Forschung, Lehre und Innovation.

Im Analytical Instrumentation Center (AIC) und dem X-ray Center (XRC) ist eine Stelle als Office Professional (all genders) Projektverwaltung mit Schwerpunkt Labormanagement, voraussichtlich ab August 2025 (40 Wochenstunden (20h (AIC)/20h (XRC)), unbefristet) zu besetzen. Beide Zentren arbeiten als zentrale Einheiten der TU Wien im Bereich der Materialanalytik mit Nutzern der TU Wien, im Rahmen von Kooperationsprojekten (In-/Ausland) und in der Auftragsforschung. 

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Mitarbeiter_innen in allen administrativen Belangen sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene)
• Management/Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP bzw. TUInsight; Verwaltung der Nutzer der beiden Zentren
• Verwaltung und Abwicklung des Labor- und Instrumentzugang (Zugangskontrolle, Überwachung und Verwaltung der Sicherheitsbelehrung; Instrumentbuchung, Verwalten der Buchungstatistiken; Abrechnungsorganistation der Buchungen) der Zentren mittels eines Labormanagementsystems
• Verwaltung und Organisation der Strahlenschutzgenehmigungen im Austausch mit dem MA64
• Unterstützung im Erstellen von internationalen Ausschreibungen zur Gerätebeschaffung; Geräte-Inventarverwaltung
• Buchhaltung und finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten, sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, etc.)
• Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.), Ansprechpartner_in für Projektabrechnungen und evtl. externe Finanzprüfungen (Audits)
• Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgebern, Projektpartner_innen und externen Prüfer_innen
• Betreuung der Webseiten der beiden Zentren im System der TU Wien (i.A. TYPO3) oder Bereitschaft sich in das System einzuarbeiten (Fortbildungsmöglichkeiten gegeben)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kfm. oder techn. Ausbildung, Buchhaltungskenntnisse
• Mehrjährige Erfahrungen im universitären Umfeld bzw. mit der Abwicklung von wissenschaftlichen Projekten, Projektmanagement-Kenntnisse von Vorteil
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Bereitschaft für die Einarbeitung in Fachvokabular
• Sicherer im Umgang mit MS Office und SAP, idealerweise Typo 3 Kenntnisse o.ä.; Organisation-/Planungskompetenzen
• Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und Eigeninitiative
• Bereitschaft zur Kooperation und zum Arbeiten in einem Team; Lösungsorientierung und Kommunikationskompetenz

Wir bieten:

• Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
• Hybride Arbeitsweise mit bis zu 60% Home-Office Möglichkeit
• Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe-Benefits)
• Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
• Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz)

Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines gleich qualifizierten Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.

Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIIA gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.699,20 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 17.07.2025.

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an:

Carmen Keck | T: +43 1 588 01 406201
Informationen für Bewerber_innen finden Sie auch in unserem Karriereportal. Technik für Menschen Die Bewerber_innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung angefallener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.