Vollzeit | Teilzeit
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Was dich erwartet
- Unterstützung in der Personalverrechnung (Payroll) mit administrativem Schwerpunkt
- Erstellung von Dienstverträgen sowie Ausarbeitung sämtlicher HR-relevanten Vereinbarungen
- Kontrolle und Pflege von Zeitkonten
- Prüfung und Freigabe von Reise- und Spesenabrechnungen
- Abwicklung des Abwesenheitsmanagements (Urlaub, Krankenstände etc.)
- Erstellung von Auswertungen und HR-Reports
- Führung und Pflege der elektronischen Personalakte
- Unterstützung bei der organisatorischen Umsetzung von Personalanforderungen und HR-Prozessen
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Aufgaben
- Freundlicher Empfang und professionelle Betreuung von Gästen; die Tätigkeit im Kundencenter erfolgt im Teamwechsel an etwa 2–3 Tagen pro Woche
- Professionelle Telefonvermittlung sowie Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
- Betreuung des allgemeinen E-Mail-Postfachs und Bearbeitung eingehender Anfragen
- Terminvereinbarungen und organisatorische Koordination
- Verwaltung von Schlüsselausgaben und Rücknahmen sowie Bearbeitung offener Rückgaben
- Organisation und Verwaltung des Büromaterials
- Durchführung allgemeiner administrativer und organisatorischer Tätigkeiten
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Abläufen in verschiedenen Referaten der Fakultät für Medizin
- Mitarbeit bei der Planung, Koordination und Umsetzung interner Prozesse und Termine
- Allgemeine Büroorganisation sowie selbstständige Bearbeitung administrativer Agenden
- Betreuung und Koordination von internen und externen Anfragen
- Erstellung, Verwaltung und Aufbereitung von Unterlagen, Dokumenten und Auswertungen
- Kommunikation und Abstimmung mit unterschiedlichen Organisationseinheiten der Fakultät
- Pflege und Verwaltung von Daten in internen Systemen und Datenbanken
- Mitwirkung bei der Optimierung von administrativen Strukturen und Arbeitsabläufen
- Mitarbeit bei allgemeinen administrativen sowie projektbezogenen Tätigkeiten
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Ihre Aufgaben bei uns
- Verantwortung für die laufende Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt
- Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Bestätigungen und HR-Dokumenten (bestehende Vorlagen bereits im BMD NCTS vorhanden)
- Pflege und Kontrolle von Personalstammdaten sowie Zeiterfassung in BMD NTCs
- Schnittstelle zur externen Personalverrechnung und Unterstützung bei der monatlichen Abrechnung
- Ansprechpartner für unsere Filialleiter und Mitarbeiter in administrativen und arbeitsrechtlichen Themen
- Unterstützung im Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter
- Mitgestaltung und Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse und Standards
- Unterstützung bei Auswertungen, Fristenmanagement und HR-Organisation
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Teilzeit
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patientenadministration
- E-Card-Erfassung und Prozessabwicklung
- Durchführung von Abrechnungen jeder Art (Patient:innen, Ärzt:innen)
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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In dieser abwechslungsreichen Funktion unterstützen Sie die Dekanatsleitung in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Mitarbeit in den Bereichen Controlling, Berichtswesen sowie interne und externe Kommunikation.
- administrative und organisatorische Unterstützung der Dekanatsleitung
- Mitarbeit bei Budgetplanung, Budgetüberwachung und Berichtswesen
- Aufbereitung von Kennzahlen, Auswertungen und Präsentationsunterlagen
- Unterstützung bei fakultätsinternen Controlling-Prozessen
- Koordination und Dokumentation sowie Protokollführung von Terminen, Sitzungen und Besprechungen
- Mitwirkung bei Kommunikations- und Marketingmaßnahmen der Fakultät
- Betreuung und Aktualisierung von Website-Inhalten, Newslettern und Informationsmaterialien
- Unterstützung bei Veranstaltungen, Ausschreibungen und fakultätsbezogenen Projekten
- Schnittstellenfunktion zu Instituten, zentralen Serviceeinrichtungen und externen Partner*innen
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Deine Aufgaben
- Empfang: Erste Ansprechperson für Klient*innen
- Schriftliche und telefonische Korrespondenz, Kontakt mit und Betreuung von Klient*innen
- Arbeit mit Datenbanken: Erfassung, Verwaltung und Administration von Klient*innen-Daten
- Administrative und organisatorische Unterstützung des Projektteams
- Büroorganisation und Dokumentation
- Erstellen von Formularen und Berichten, Auswertung von Daten
- Projektrelevante Koordinations- und Vernetzungstätigkeiten
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Deine Aufgaben
- Angebote der betrieblichen Gesundheitsförderung (BGF Gütesiegel 2026-2028)
- Arbeitsmedizinische Ordination inkl. Impf-Angebote
- Corporate Benefits
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Ihre Aufgaben:
- Du bist erste Ansprechperson bei Kundenaufträgen, -anfragen und -kommissionen.
- Du bearbeitest Retouren und Reparaturaufträge.
- Du übernimmst gewissenhaft Kassiertätigkeiten.
- Du organisierst Auslieferungen, überwachst Termine von Bestellungen und betreust den Mietgeräteverleih.
- Du übernimmst administrative Aufgaben im Rahmen der Marktorganisation.
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Schwerpunkt Controlling 38 Wochenstunden
- Unterstützung bei Controllingaufgaben der Abteilung III 4 des Bundesministeriums für Justiz
- Mitarbeit im Bereich Opferhilfe/Prozessbegleitung, insbesondere bei Vor-Ort-Kontrollen von Förderungsnehmerinnen:Förderungsnehmern
- Mitarbeit bei der Organisation der Ausbildung der Mitarbeiterinnen:Mitarbeiter der Opferhilfeeinrichtungen nach der Prozessbegleitungsregulierungsverordnung
- Prüfung der Abrechnungen von Förderungsnehmerinnen:Förderungsnehmern, Vortragenden, Lehrgangsleitungen usw.
- Erstellung von diversen Reports und Statistiken
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie bereiten Experimente für die Physik-Grundlagenvorlesungen vor und wirken bei der Demonstration dieser im Hörsaal mit.
- Sie unterstützen das Team bei der Entwicklung neuer Physik-Experimente.
- Sie kontrollieren regelmäßig die Hörsaaltechnik und beauftragen Wartungen und Reparaturen. Einfache technische Störungen beheben Sie selbst.
- Sie unterstützen die Vortragenden bei der Verwendung der AV-Technik in den Hörsälen.
- Sie bestellen Geräte und Verbrauchsmaterialien für den Vorlesungsbetrieb.
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Ihre Aufgaben:
- Sie unterstützen den Vorstand inhaltlich und fachlich im operativen Tagesgeschäft und übernehmen die inhaltliche Betreuung von Schwerpunktthemen.
- Sie bereiten Gremien- und Managementtermine inhaltlich vor und nach und erstellen hierfür präzise Entscheidungsunterlagen und Briefings.
- Sie planen, organisieren und betreuen nationale und internationale Delegationen, Empfänge sowie interne und externe Veranstaltungen und koordinieren in Abstimmung mit dem Vorstand die dazugehörigen Reisen.
- Sie fungieren als Informationsschnittstelle zwischen dem Vorstandsbüro und den Tochtergesellschaften und stellen einen reibungslosen Informationsfluss sicher.
- Sie koordinieren Informationen, Anfragen und Stellungnahmen gegenüber Ministerien, Ländern und weiteren Stakeholdern der ASFINAG.
- Sie steuern Sonderprojekte und übernehmen in Abstimmung mit Ihrer Führungskraft langfristige, eigenständige Aufgabenbereiche, die Sie strukturiert weiterentwickeln.
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befristet bis 30.06.2029
- Unterstützung der Projektleitung bei der Erstellung und Aktualisierung von Projektplänen, Arbeitspaketen, Statusberichten, Projektpräsentationen und Inbetriebnahmemanagement
- Zentrale Anlaufstelle für die gesamte Projektkommunikation
- Aktive Kommunikation mit den Projektbeteiligten und Stakeholdern
- Dokumentenmanagement und administrative Projektarbeit
- Befristet bis 30.06.2029
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Teilzeit | befristet | Praktikum
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Prüfung und Kontierung von Rechnungen nach internen Vorgaben
- Unterstützung bei der Bearbeitung und Erfassung von Eingangsrechnungen zum Beispiel Material, BCD-Travel und SIXT
- Mithilfe im Mahnwesen sowie bei der Bearbeitung offener Posten
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im Bereich Rechnungswesen
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IHRE AUFGABE:
- Unterstützung der Rechtsabteilung im Tagesgeschäft (u.a. Vorbereitung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten, Recherchen)
- Förderanträge und -abrechnungen
- Pflege von Datenbanken und Dokumentensystemen
- Kommunikation mit internen Abteilungen sowie externen Ansprechpartner:innen
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- koordinieren und kontrollieren die angebotenen USI-Sportkurse hinsichtlich Termin, Raum, Preis, Teilnehmer*innen und eingesetzen Lehrer*innen.
- sind verantwortlich für die Datenpflege und -verwaltung von Kurs-, Lehrer*innen- und Teilnehmer*innendaten.
- berechnen Honorare und bereiten Verträge vor.
- machen die Abrechnung von Veranstaltungen und kümmern sich ggf. um Absagen oder Änderungen.
- führen An-, Um- und Abmeldungen teilweise inkl. Inkasso der Kursbeiträge durch.
- kümmern sich um die Terminkoordination der Bewerbungsgespräche mit neuen Kursleiter*innen.
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Geregelte Arbeitszeiten, keine Nacht- und Wochenenddienste
- Geregelte Arbeitszeiten von MO-FR, keine Nacht- und Wochenenddienste
- Unterstützung bei der allgemein- und arbeitsmedizinischen Betreuung des ORFs
- Eigenständige Betreuung der Patient:innen (Wundversorgung, EKG, Lungenfunktion, Harnuntersuchungen, uvm.)
- Enge Zusammenarbeit mit unseren Allgemeinmediziner:innen und Fachärzten:ärztinnen sowie Durchführung von Assistenztätigkeiten bei ärztlichen Maßnahmen
- Organisation und Unterstützung bei betrieblichen Gesundheitsangeboten (z.B. Impfaktionen, Vorsorgeuntersuchungen)
- Administration, Dokumentationen und Statistikvorbereitungen
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Annahme von entwicklungsrelevanten Meldungen aus der Produktion und Sicherstellung der Berücksichtigung bei der Serien-Dokumentation
- Abklärung der Inhalte und Zusteuerung an die entsprechende Fachabteilung
- Technische Prüfung der Bandlistenanträge und Prüfung der Teileverfügbarkeit
- Auswertung von Störmeldungen und Werkemeldungen und Urgenz mit Abbauplänen
- Mitarbeit bei Q-Fehlerbeseitigungsthemen (FBT, Fahrzeugaudits)
- Auswertungen als Datenbasis für tägliches und monatliches Reporting
- Technikbegleitung bei Prototypen mittels Maßnahmenplan
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Ihre Aufgaben sind:
- Erstellen, überprüfen und überarbeiten von pflegefachlichen Regelwerken und Konzepten
- Beraten der Führungskräfte und Pflegepersonen in den Häusern zum Leben in pflegefachlichen Fragen
- Mitwirkung bei der Umsetzung von strategischen und fachspezifischen Unternehmenszielen und laufende Ermittlung und Implementierung von gesetzlichen Anforderungen zur Erhaltung und Förderung der Pflegequalität
- Einbringen der Fachexpertise in interdisziplinären und organisationsübergreifenden Arbeitsgruppen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit vielen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
- Sie verwalten das Budget: Veranlassung von Zahlungen, Kostenersätzen und Honorarnoten per Fiori (universitätsinternes System), sowie Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen sowie internationaler Studierender bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Lehrplanung (Termin- und Raumbuchungen).
- Sie betreuen die Webseiten des Instituts.
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie helfen bei der Organisation von Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten.
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Aufgaben, die mich erwarten
- organisatorisches und administratives Abwickeln von Aufgaben und Projekten (z.B. Projekte im Ladungsträger-, Dienstleister- und Netzwerkmanagement)
- aktives Steuern internationaler Transporte (Landtransporte/Seetransporte und kombinierter Verkehr) sowie kontinuierliche Terminüberwachung
- Ausschreiben und Abrechnen von Logistikaufträgen an externe Logistikdienstleister
- Pflegen und Aktualisieren von Daten in internen Systemen, Definieren und Analysieren von Kennzahlen sowie Aufbereiten von Reports
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Ihre Aufgaben:
- Koordination und zentrale Kommunikationsdrehscheibe für das IT-Team sowie Schnittstelle zu Rektorat, Fakultäten, Shared Services (z.B. HR, Finance, Marketing) und internationalen Standorten
- Organisation und Steuerung des IT-Servicedesks, einschließlich Ticket-Dispatching sowie Support für Mitarbeiter*innen per Telefon, E-Mail, Remote und vor Ort.
- Verantwortung für das IT-Asset- und Inventory-Management, inklusive Beschaffung von Hard- und Software sowie Verwaltung der Mobil- und Festnetztelefonie, sowie Vertragsmanagement
- Organisatorische & administrative Unterstützung des CIO und des IT-Teams, insbesondere bei Bestellungen, Rechnungen, Budgetplanung, Forecasts
- Erstellung von IT-Dokumentationen, Prozessen, Policies, SOPs und Protokollen
- Mitarbeit bei IT- und Organisationsprojekten (z.B. MS-Teams-Integration, Berechtigungsvergaben, Prozessdigitalisierung, NIS2)
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Dein Profil:
- Zuverlässig, belastbar und geduldig
- Kommunikativ, freundlich & durchsetzungsstark
- Flexibel, fröhlich und tollen Umgang mit Kindern
- EU-Staatsbürgerschaft oder gültige Arbeitsgenehmigung
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Einwandfreier Strafregisterauszug
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der administrativen Betreuung und Unterstützung des Einkaufsteams
- an der Erstellung von Auswertungen und Angebotsvergleichen
- an der Pflege von Artikel-, Lieferanten- und Preisdaten in den ERP-Systemen & Einkaufsplattform
- an der Anlage und Aktualisierung von Stammdaten
- als Bearbeitung und Nachverfolgung von Bestellungen & Reklamationen
- an einer guten Kommunikation mit Lieferanten und Fachabteilungen
- an Markt- und Preisrecherchen
- an Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Entscheidungsvorlagen
- an organisatorischen und administrativen Aufgaben innerhalb des Einkaufsteams
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Ihre Aufgaben:
- ordnungsgemäße und zeitgerechte Wartung der Daten nach Vorgaben und Richtlinien
- laufende Sortimentsbearbeitung sowie Ein- und Auslistungen von Lieferanten und Artikeln in Zusammenarbeit mit dem Bereichseinkauf
- Bearbeitung und Erstellung von Aktionen
- Kommunikation mit Lieferanten
- Anforderung von Zertifikaten, Spezifikationen oder sonstigen notwendigen Dokumenten seitens der Lieferanten
- Mitarbeit bei der Erstellung des BIOGAST Newsletters
- Unterstützung bei Projekten und Maßnahmen
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
- Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
- Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button
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Ihre Aufgaben
- ordnungsgemäße und zeitgerechte Wartung der Daten nach Vorgaben und Richtlinien
- laufende Sortimentsbearbeitung sowie Ein- und Auslistungen von Lieferanten und Artikeln in Zusammenarbeit mit dem Bereichseinkauf
- Bearbeitung und Erstellung von Aktionen
- Kommunikation mit Lieferanten
- Anforderung von Zertifikaten, Spezifikationen oder sonstigen notwendigen Dokumenten seitens der Lieferanten
- Mitarbeit bei der Erstellung des BIOGAST Newsletters
- Unterstützung bei Projekten und Maßnahmen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung der Teamleitung bei der fachlichen, organisatorischen und strategischen Steuerung des FDM-Teams, eigenständige Übernahme definierter Verantwortungsbereiche sowie Vertretung der Teamleitung bei Abwesenheit
- Mitwirkung bei der fachlichen und strategischen Weiterentwicklung des Forschungsdatenmanagements an der Universität Wien sowie Mitarbeit bei der Entwicklung, Implementierung und Evaluation von FDM-Services
- Weiterentwicklung des universitätsweiten Data-Stewardship-Programms sowie Koordination der Data Stewards mit Schwerpunkt auf den Geistes- und Sozialwissenschaften
- Koordination und Weiterentwicklung des Zertifikatsprogramms für Data Stewards der Universität Wien einschließlich Curriculum-Entwicklung, eigener Lehrtätigkeit, Qualitätssicherung und Evaluation
- Beratung von Forschenden zu Forschungsdatenmanagement und FAIR Data und Unterstützung bei komplexen FDM-Vorhaben
- Mitwirkung an strategischen Entwicklungsfeldern wie Open Science, neuen Forschungsinfrastrukturen und organisationsübergreifenden Services
- Enge Zusammenarbeit mit den anderen Teams der Abteilung Forschungs- und Publikationsservices bei der Entwicklung eines abgestimmten Serviceportfolios entlang des Forschungszyklus
- Zusammenarbeit mit den Fachbibliotheken und weiteren Bereichen der Universitätsbibliothek bei der Entwicklung gemeinsamer Services und der Vermittlung von FDM-Angeboten
- Zusammenarbeit mit der DLE Zentraler Informatikdienst, der DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung sowie weiteren universitären Partner*innen und Vertretung des Forschungsdatenmanagements in universitätsinternen, nationalen und internationalen Gremien und Fachnetzwerken sowie bei Veranstaltungen
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