Vollzeit | Teilzeit
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Ihr Aufgabengebiet:
Wenn Sie in herausfordernden Situationen den Überblick und einen kühlen Kopf bewahren, bieten wir Ihnen zu Ihrem Grundgehalt eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Für die ausgeschriebene Position gilt ein Mindestgrundgehalt von 3.500,00 Euro brutto pro Monat bei Vollzeitanstellung.
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Ihre Aufgaben sind:
- Rezeptionstätigkeiten mit Kassatätigkeiten (inkl. gelegentlichen Wochenend- und Feiertagsdiensten)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Hauptverantwortung für den Bereich der Kund*innenadministration
- Administrative Unterstützung von Kolleg*innen im Haus bei verschiedenen Tätigkeiten
- Verwaltung und Pflege diverser Listen
- Selbstständige Terminkoordination und Fristverwaltung
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihre Aufgabe:
- Eigenständiges und selbstverantwortliches Arbeiten im Schulsekretariat in Absprache mit der Direktion
- Zentrale Anlauf- und Kontaktstelle
- Organisatorische und administrative Tätigkeiten
- Verrechnung, Vorkontierung und Kassa
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr-und Prüfungstätigkeiten.
- Sie sind eine Anlaufstelle für Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie den Finanzagenden des Instituts.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie aktualisieren regelmäßig die Homepage in der deutschen und englischen Sprache.
- Sie verwalten die EDV-Ausstattung des Bereichs (Bestellung und Inventarisierung der Geräte, Bestellung der Software).
- Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen (Reiseabrechnungen, Abrechnung Gastvorträge, etc.).
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der Unterstützung der Rechtsabteilung durch Recherche zu unterschiedlichen rechtlichen Themen und Fragestellungen
- an der Koordination und Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzvorgaben im Unternehmen
- an einer aktiven Abstimmung und Kommunikation mit unterschiedlichen internen Ansprechpartner:innen
- an der sorgfältigen Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Unterlagen
- an der Abwicklung von Schadensfällen
- an der Durchführung diverser administrativer Tätigkeiten
- an Ihrer kontinuierlichen fachlichen Weiterentwicklung im Bereich Datenschutz und Recht
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Ihre Aufgaben:
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Auftragsannahme u.-bearbeitung (Telefon, E-Mail, Online) -
Erstellung von Lieferscheinen -
Anlage von Kundenstammdaten u. Stammdatenpflege -
Rechnungserstellung u. Kontrolle -
Bearbeitung von Kundenanliegen u. Beschwerdemanagement
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
- Gute MS-Office Kenntnisse
- Bereitschaft zu Vertretungsdiensten im selben Gebäude
- Ausgezeichnete Umgangsformen und hohe Serviceorientierung
- Freundliches Wesen sowie gepflegtes Erscheinungsbild
- Stressresistenter Teamplayer (m/w/d) mit proaktiver und selbstständiger Arbeitsweise
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Professur Deutsch als Zweitsprache und den Arbeitsbereich Deutsch als Zweitsprache sowie das Zentrum für Sprachstandsdiagnostik bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie übernehmen außerdem allgemeine Verwaltungsaufgaben
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- koordinieren und kontrollieren die angebotenen USI-Sportkurse hinsichtlich Termin, Raum, Preis, Teilnehmer*innen und eingesetzen Lehrer*innen.
- sind verantwortlich für die Datenpflege und -verwaltung von Kurs-, Lehrer*innen- und Teilnehmer*innendaten.
- berechnen Honorare und bereiten Verträge vor.
- machen die Abrechnung von Veranstaltungen und kümmern sich ggf. um Absagen oder Änderungen.
- führen An-, Um- und Abmeldungen teilweise inkl. Inkasso der Kursbeiträge durch.
- kümmern sich um die Terminkoordination der Bewerbungsgespräche mit neuen Kursleiter*innen.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
- Dabei organisieren Sie Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Publikationen und Tagungen, erstellen und bearbeiten diesbezügliche Dokumente und koordinieren Termine.
- Sie unterstützen die Forschung zB durch: Besorgung von Literatur, Bearbeitung von Manuskripten.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz per E-Mail und Telefon (team-intern, universitär, Studierende, Verlage etc).
- Sie verwalten auch Publikationen, Abteilungsbibliothek und Büroausstattung.
- Sie administrieren den Ausschreibungsprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie verwalten die Institutswebsite (zB News, Prüfungsinformationen, Webseiten der Teammitglieder).
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Bereich:
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben sowie in allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie den Finanzagenden des Fachbereichs (Projektbudgets).
- Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.) sowie allgemeine administrative Aufgaben (Bestellungen, Versand, Post, Keycard-Verwaltung, Protokollierung etc.)
- Sie sind Reise- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
- Sie unterstützen im Forschungsbetrieb (Inventarisierung, Datenerfassung/-verwaltung (u:cris), Unterstützung bei der Organisation von Tagungen, Workshops, Symposien, etc) und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
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Ihr Aufgabenbereich
· Allgemeine administrative Aufgaben
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Ihre Aufgaben:
- Als Assistent:in der Geschäftsführung agieren Sie als zentrale Schnittstelle innerhalb der Organisation und unterstützen die Geschäftsführung in strategischen, organisatorischen und operativen Fragestellungen des Unternehmensalltags.
- Sie bereiten komplexe Informationen, Analysen, Präsentationen und Management-Reports zielgruppengerecht auf und schaffen damit fundierte Entscheidungsgrundlagen für die erfolgreiche Weiterentwicklung der Organisation.
- Durch Ihre vorausschauende Planung, Priorisierung und Koordination von Themen, Projekten und Terminen tragen Sie wesentlich zu einer effizienten Steuerung und Entlastung der Geschäftsführung bei. Sie arbeiten eng mit Abteilungsleiter:innen und Fachbereichen zusammen, um Informationen zielgerichtet aufzubereiten und reibungslose Abläufe sicherzustellen.
- In enger Zusammenarbeit mit Führungskräften und Fachbereichen fördern Sie den bereichsübergreifenden Informationsfluss, koordinieren relevante Themen und sorgen für eine professionelle sowie effiziente Umsetzung von Maßnahmen.
- Sie gestalten die interne Kommunikation aktiv mit, bereiten entscheidungsrelevante Inhalte adressatengerecht auf und stellen einen transparenten Wissens- und Informationsaustausch innerhalb der Gesellschaft sicher.
- Die Mitarbeit an unternehmensweiten Projekten, Digitalisierungs- und Innovationsinitiativen zählt ebenso zu Ihrem Verantwortungsbereich. Dabei bringen Sie Ihre organisatorische Stärke sowie Ihre Affinität für neue Technologien und moderne Arbeitsweisen gezielt ein.
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Deine Aufgaben
- Einkaufsberatung und Service: Du berätst unsere Einrichtungen bei Fragen rund um den operativen Einkauf. Du hilfst bei Bestellungen, Lieferant*innenanfragen und der Nutzung unserer Einkaufsprozesse.
- Operativer Einkauf: Du wickelst manuelle Bestellungen ab, holst Angebote ein und erstellst übersichtliche Angebotsvergleiche. Dabei achtest du auf Preis, Qualität, Lieferbedingungen und die Anforderungen unserer Einrichtungen.
- Assistenz der Einkaufsleitung: Du unterstützt die Einkaufsleitung im Arbeitsalltag. Du verwaltest Termine eigenständig und stimmst Besprechungen mit internen und externen Ansprechpartner*innen ab. Bei Bedarf organisierst du Meetings, Teamtage und Klausuren und kümmerst dich um die Vor- und Nachbereitung.
- Einkaufskarten und Abläufe: Du verwaltest und vergibst Einkaufskarten. Du behältst die dazugehörigen Abläufe im Blick und hilfst dabei, sie verständlich und verlässlich zu gestalten.
- Rechnungsbearbeitung: Du prüfst und bearbeitest Eingangs- und Lieferantinnenrechnungen in unserem digitalen Freigabesystem. Bei Unklarheiten stimmst du dich mit den zuständigen Einrichtungen und Lieferantinnen ab.
- Stammdaten und Dokumente: Du pflegst Einkaufs- und Lieferant*innenstammdaten in unserem ERP-System. Verträge, Vereinbarungen und weitere Einkaufsunterlagen legst du vollständig und nachvollziehbar im Dokumentenmanagementsystem ab.
- Unterstützung im Einkaufsteam: Du hilfst bei Auswertungen, bereitest Unterlagen auf und übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben innerhalb der Einkaufsabteilung.
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Deine Aufgaben
- Sicherheitsrichtlinien und Prozesse direkt in die IT- und physische Informationssicherheitspraxis umsetzen
- Assistenz bei der kontinuierlichen Verbesserung des Informationssicherheit-Risikomanagement-Prozesses in Abstimmung mit dem/der Informationssicherheitsbeauftragten (ISB/CISO) und dem/der Risikomanagementbeauftragten (IMSRB) sowie Rollen betreffend Informationssicherheit im Informationssicherheitsmanagement-Gremium (z. B. IT)
- i-doit-Poweruser für: Business Impact Analysis (BIA), Risk Assessment
- Aktive Mitgestaltung bei Überprüfungen, Kennzahlen, Audits und Prozessen, Risk-Awareness
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Ihre Verantwortung
- Polizzierung von Anträgen
- Durchführung von Vertragsänderungen und Sanierungen
- Unterstützung der dezentralen Einheiten bei verarbeitungstechnischen Fragen
- Support Vertrieb bei versicherungsrelevanten Anfragen
- Risikobewertung und Pricing von Einzelrisiken (PetCare)
- Durchführung von Vertragssanierungen inkl. Ablauf- und Schadenkündigungen (PetCare)
- Mitarbeit bei Durchführung von Polizzierungs-Schulungen
- Aktionen
- Vertrags- und versicherungsrechtliche Prüfung von Geschäftsfällen/Kündigungen
- End-to-End Stornobearbeitung
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Ihre Aufgaben umfassen:
- Unterstützung der Studienprogrammleitungen im Bereich der Prüfungs- und Lehrplanung sowie der Studienorganisation
- Mitwirkung bei der Organisation und Administration der Lehr- und Prüfungsverwaltung
- Beratung und Information der Studierenden in studienrechtlichen Belangen sowie interne Kommunikation
- Dokumentationstätigkeiten und Pflege von Datenbanken sowie Archivierung
- Allgemeine Teamassistenz (z.B. Termin- und Raumkoordination)
- Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation und -durchführung
- Unterstützung in der Personalverwaltung (Recruiting, Onboarding), insb. in der Funktion des/der Zeitbeauftragten
- Mithilfe bei der Budgetverwaltung und im Bestellwesen
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- Eigenständige Planung, Organisation und Dokumentation von Wartungen und Prüfungen
- Koordination und Terminvereinbarung mit unseren externen Dienstleistern
- Nachverfolgung und Sicherstellung der nachhaltigen Behebung von Mängeln
- Pflege technischer Dokumentationen und Objektunterlagen
- Unterstützung bei Projekten innerhalb des Property Managements
- Angebotseinholung und Angebotsvergleich
- Durchführung von Bestellungen über verschiedene Plattformen (z. B. Hogast)
- Kommunikation und Abstimmung mit unseren Lieferanten
- Überwachung von Lieferungen sowie Bearbeitung von Reklamationen
- Erstellung von Inventuren sowie Auswertungen
- Enge Zusammenarbeit mit den Hotels sowie den Abteilungsleitungen
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Ihre Wirkungsstätte
- Belegungsstrategie: Konzeption und Weiterentwicklung standortübergreifender, flexibler Belegungsstrategien
- Dringlichkeitssteuerung: Zuweisung und Steuerung von Betten unter Berücksichtigung von medizinischen Prioritäten, Dringlichkeiten und Behandlungsverläufen
- Schnittstellenmanagement: Enge Abstimmung mit zentralen Stationen, Ambulanzen, der Notaufnahme und dem Entlassungsmanagement
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Ihre Aufgabe
- Erste Ansprechperson im Front Office sowie serviceorientierte und freundliche Telefonbetreuung
- Allgemeine administrative und organisatorische Verwaltungsaufgaben
- Selbständige Korrespondenz, Verwaltung sowie Archivierung der Postein- und Postausgänge
- Wartung, Optimierung und Ausbau (nach Einschulung) der Datenbank U-Strich
- Mitarbeit bei der Auf- und Nachbereitung von Projekten sowie Verwaltung vertraulicher Akten
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Warum es dir bei uns gefallen würde?
- 20-Stunden-Woche mit geregelten Dienstzeiten und guter Planbarkeit
- Ein abwechslungsreiches und sinnstiftendes Aufgabengebiet
- Ein herzliches, interdisziplinäres Team mit wertschätzender Zusammenarbeit
- Günstiges Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kostenlose Jause
- Gratis Eintritt in unsere Römertherme und das Fitnesscenter
- Vielfältiges Gesundheitsprogramm
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
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Ihre Aufgaben
- ordnungsgemäße und zeitgerechte Wartung der Daten nach Vorgaben und Richtlinien
- laufende Sortimentsbearbeitung sowie Ein- und Auslistungen von Lieferanten und Artikeln in Zusammenarbeit mit dem Bereichseinkauf
- Bearbeitung und Erstellung von Aktionen
- Kommunikation mit Lieferanten
- Anforderung von Zertifikaten, Spezifikationen oder sonstigen notwendigen Dokumenten seitens der Lieferanten
- Mitarbeit bei der Erstellung des BIOGAST Newsletters
- Unterstützung bei Projekten und Maßnahmen
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Teilzeit
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patientenadministration
- E-Card-Erfassung und Prozessabwicklung
- Durchführung von Abrechnungen jeder Art (Patient:innen, Ärzt:innen)
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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Warum es dir bei uns gefallen würde?
- Günstiges Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kostenlose Jause
- Gratis Eintritt in unsere Römertherme und das Fitnesscenter
- Vielfältiges Gesundheitsprogramm
- Vergünstigungen bei Partnerbetrieben
- Mindestbruttogehalt je nach Ausbildung und Erfahrung € 1349,38 - € 1727,20 (25 - 32h)
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Ihr Aufgabenbereich
- Vorbereitung, Konsolidierung, Aufbereitung und Validierung aller Daten im Personalbereich
- Analyse, Verarbeitung und Darstellung von Daten
- Selbstständige Konzeption und Durchführung von Datenauswertungen und Berichten
- Mitarbeit im SAP-HCM Projekt, insbesondere Auswertungen
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Büro, Sachbearbeitung | Wien 12.Bezirk (1120) | Möbelix Servicecenter Wien 12.Bezirk (1120) | Vollzeit
- Deine Aufgaben sind vielfältig und machen den Kunden glücklich. Du sorgst dafür, dass sich unsere Kunden bei Möbelix rundum wohl fühlen, selbst bei Reklamationen.
- Das Bearbeiten von Kundenreklamationen und Auftragslisten hat dich schon immer interessiert.
- Am Telefon hilfst du unseren Kund:innen bei ihren Fragen.
- Sauberkeit und Ordnung in deinem Verantwortungsbereich sind für dich selbstverständlich.
- Du kümmerst dich auch um Rückfragen von Lieferanten.
- Dank deiner Organisation läuft alles reibungslos in deinem Bereich ab.
- An der Kasse rundest du das Einkaufserlebnis unserer Kund:innen mit deiner freundlichen Art ab.
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Teilzeit (20h/Woche)
- Empfang und Betreuung von nationalen und internationalen Privatpatient:innen
- Erste Ansprechperson für Patient:innen und Ärzt:innen
- Terminkoordination, Patientenadministration und Honorarabrechnung
- Entgegennahme und Bearbeitung von Patientenanfragen
- Organisation, Bestellwesen und Back Office
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