Was erwartet Sie?
- Sie übernehmen die operative und fachliche Personalführung, -auswahl, -entwicklung, -einsatzplanung der Sachberarbeiter:innen im Ausbildungsbetrieb des FSW Bildungszentrums und führen regelmäßige Mitarbeiter:innengespräche durch.
- Sie stellen die organisatorischen Abläufe (z.B. Schüler:innenadministration, Verwaltung von Immunitätsnachweisen, Administration der Abschlussprüfungen, etc.) des Ausbildungsbetriebes sicher.
- Sie verfügen über eine ausgeprägte Hands-On-Mentalität und wirken proaktiv im Ausbildungsbetrieb mit.
- Sie unterstützen die übergeordnete Führungskraft bei Tätigkeiten im Ausbildungsbetrieb, bei der Qualitätssicherung und Kontrolle von richtlinien- und prozesskonformen Vorgehensweisen sowie bei der Dokumentation von Abweichungen und Einleitung adäquater Maßnahmen im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
- Sie fungieren als Schnittstelle zu internen (z.B. Geschäftsbereichsleitung, Direktor:innen, Lehrpersonal, Schüler:innen etc.) und externen (Kooperationspartner:innen, Trägerorganisationen, Magistratsabteilungen, waff etc.) Bereichen.
- Sie verarbeiten und bearbeiten Daten im Schuladministrationssystem und erstellen Auswertungen, Recherchen oder Berichte.
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Interessante Tätigkeiten warten auf Sie:
- Betreuung von wohnungslosen Menschen mit ihren unterschiedlichen Problemlagen
- Konfliktregelung
- Intervention in akuten Krisensituationen
- Erarbeitung von Betreuungszielen gemeinsam mit den Klient*innen und
Unterstützung bei der Alltagsbewältigung - enge interdisziplinäre Zusammenarbeit mit dem Sozialarbeits- und Begleitungsteam des Chancenhaus Hermes.
- Kooperation/Korrespondenz mit anderen Organisationen (Rettung, Polizei, …)
- administrative Tätigkeiten & Dokumentation in Datenbanken
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:
- Allgemeine Sekretariatsagenden: Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Bestellwesen, Ablage, Inventarverwaltung
- Unterstützung im Prüfungs- und Lehrbetrieb (i3V, u:space, Moodle)
- Administrative und organisatorische Unterstützung von wissenschaftlichen Projekten
- Rechnungsfreigabe & Budgetkontrolle (SAP ERP-System)
- Überwachung von Rechnungen und Zahlungsprozessen
- Verwaltung und Kontrolle des Budgets
- Erstellung von Finanzberichte und Projektreportings
- Planung und Moderation der Gruppenmeetings sowie Protokollführung
- Unterstützung in der Vorbereitung von Veranstaltungen
- Organisieren von Meetings und Reisetätigkeiten
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding. Zudem bieten Sie den wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen umfassende Unterstützung in allen administrativen Belangen.
- Sie verwalten & gestalten die Böttcher Lab Webseite (Wordpress): https://boettcher-lab.univie.ac.at
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Ihr Aufgabengebiet:
- Fundierte Kundenberatung über den gesamten Inkassoprozess
- Spezialisierung auf Key Account Kunden und deren Sonderkonditionen
- Verantwortung für Ihren Kundenstock
- Selbstständige Lösung von Kundenanliegen bzw. interne Klärung
- Korrespondenz mit Kunden, Schuldnern und Schuldnervertretern
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Ihre Aufgaben
- Führen Sie Befundaufnahmen durch und bereiten Sie eigenverantwortlich Bewertungsgutachten vor (Befunderstellung und Berechnung)
- Unterstützen Sie bei der Korrespondenz mit Kund:innen – dazu gehört u.a. die Vorbereitung von Besichtigungen und die Erhebung bewertungsrelevanter Unterlagen
- Beobachten Sie den Markt und führen Sie eigenständig Recherchen durch
- Arbeiten Sie mit an unserer Datenbank
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Ihr Aufgabengebiet:
- Überwachung der Zahlungseingänge diverser Insolvenzfälle
- Gesamtverantwortung für die Abwicklung eines Insolvenzfalls
- Verteilung von Zahlungseingängen der Schuldner an die Gläubiger
- Korrespondenz mit Gläubigern, Schuldnern und Gerichten
- Stammdatenpflege
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Erstellung von Angeboten
- Korrespondenz mit Kundinnen/Kunden
- Reklamationsmanagement
- Organisation von Aushängen
- Wasserzählermanagement
- Dokumentation objektorientierter Aktivitäten im CRM-System
- Weiterleitung von Kundenwünschen und Reklamationen an die jeweiligen Abteilungen und Dokumentation im CRM-System
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Beantwortung von positivem und negativem Feedback unserer Gäste auf allen digitalen Kanälen unserer Fresh & Fast Casual-Marken
- Abstimmung mit internen Abteilungen und unseren Restaurants zu etwaigen Bewertungen
- Aufbereitung des Reportings der Bewertungsentwicklungen
- Administrative Unterstützung des Marketingteams in allen Belangen
- Korrespondenz mit Kooperationspartnern (zB Firmenpartnerschaften) und administrative Abwicklung und Verwaltung der Partnerschaften
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Ihr Aufgabengebiet:
- Verantwortlich für die Zuordnung von Zahlungseingängen
- Erfolgsorientierte Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung bei offenen Fällen
- Strukturierte und effiziente Bearbeitung von Inkassofällen
- Spezialisierung auf Key Account Kunden und deren Sonderkonditionen
- Vielfältige Korrespondenz mit Kunden, Rechtsanwälten, Bezirksgerichten und Notaren
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Was ist Ihre Aufgabe?
- Sie agieren als organisatorische Drehscheibe am Empfang der Arztpraxis und garantieren den reibungslosen Ordinationsablauf.
- Intensiver Klientenkontakt bestimmt Ihren Berufsalltag.
- Aufbereitung von Ordination, Wartung und Pflege von Geräten
- Zu Ihren Tätigkeiten zählen ebenfalls administrativ-organisatorischen Arbeiten, wie Telefon, E-Mail, Terminverwaltung, Korrespondenz und Post.
- Abrechnung und Rechnungslegung, Kassaführung.
- Hilfestellungen für Patientinnen und Patienten, Ärztinnen und Ärzten bei diversen Untersuchungen
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patienteninnen- und Patientenadministration
- Bereitstellung der notwendigen ärztlichen Mittel, Kontrolle der Instrumente auf Ablaufdatum und Sterilität
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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Zolldeklarant (m/w/d)
- Reparatur-, Service- und Wartungsarbeiten an Kraftfahrzeugen
- Auslesen von Fehlerspeichern und Prüfen der Fahrzeuge auf Verkehrssicherheit
- Demontage / Montage von Fahrzeugkomponenten und Reifen
- Einbau und Nachrüsten von Fahrzeugzubehör (z.B. Klimaanlagen, Anhängerkupplungen usw.)
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Assistent:in der Gebietsleitung/Sachbearbeiter:in (w/m/d)
- Unterstützung der Gebietsleitung bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten
- Bearbeitung von Postein- und -ausgang sowie Telefon- und E-Mail-Korrespondenz (intern und extern)
- Erstellung von Angeboten im CRM-System, Auswertung und Pflege von Übersichten sowie Dokumentenmanagement
- Unterstützung bei Projekten und Meetings inkl. Protokollführung
- Fallweise Begleitung zu Terminen und Übernahme kleinerer Aufgaben vor Ort
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Ihr neuer Job
- Unterstützung des Ärztlichen Direktors in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Zuverlässige Ansprechperson und wichtiges Bindeglied zwischen ärztlicher Direktion und Führungskräften, Mitarbeitenden und Geschäftspartner*innen
- Sämtliche Korrespondenz und Bearbeitung des Posteingangs
- Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Recherchen und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
- Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und Dokumenten
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Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder positiv absolvierte bzw. bevorstehende Personalverrechnungsprüfung (WIFI oder Akademie der WTH)
- Erste Berufserfahrung in der Personalverrechnung und Arbeitsrechtskenntnisse
- Absolute Genauigkeit, äußerste Diskretion, Belastbarkeit, gutes Zeitmanagement
- Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Freude an der Arbeit im Team
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (Personalverrechnungssoftware, MS Office)
- Du bringst eine Hands-on Mentalität mit und gehst proaktiv an neue Herausforderungen heran
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Ihre Aufgaben:
- Verwaltung des Bestell- und Verrechnungswesens
- Organisatorische und administrative Tätigkeiten
- Interne und externe Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Lehrveranstaltungsorganisation
- Reisemanagement
- Mitarbeit und Organisation von Workshops und Veranstaltungen
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Unternehmensbeschreibung
- Konzeption, Organisation und Umsetzung von Personalenwicklungsmaßnahmen, mit den Schwerpunkten Mitarbeiter*innenbindung und Führungskräfteentwicklung
- Mitarbeit bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung, Erarbeitung und Nachhaltung von HR-Prozessen und HR-Richtlinien
- Planung, Organisation und Durchführung von HR-Veranstaltungen, Workshops und Schulungen
- Ansprechpartner*in für arbeitsrechtliche Fragestellungen sowie Korrespondenz mit externen Stellen, insbesondere AMS, WKO und AK
- Verantwortung für das Mitarbeiter*innen-Fördermanagement (von der Identifikation bis hin zur Abwicklung)
- Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben (Erstellung von Konzepten, Reportings, Richtlinien, Präsentationen, Zeugnissen etc.)
- Unterstützung bei der Abwicklung des Recruitingprozesses (insbesondere bei der Erstellung von Suchprofilen, der Schaltung von Inseraten sowie der Vorselektion von Bewerbungen)
- Mitarbeit an und Leitung von diversen HR-Projekten
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Ihre Aufgaben:
- Korrespondenz mit dem EULiST Student Board, Studierenden und den involvierten TU Wien Organisationseinheiten sowie den Partneruniversitäten
- Verfassung von Protokollen und Berichten
- Verwaltung von coLAB- und Webseiten-Auftritten
- Unterstützung bei der Organisation von TU-internen und externen Veranstaltungen bzw. Abstimmungsformaten
- Administrative und organisatorische Mitwirkung bei EULiST Projekten
- Mitwirkung in der Gestaltung von Werbematerialien und Öffentlichkeitsarbeit
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und Office Erfahrung
- Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office, Typo3, SAP)
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung
- gute Englischkenntnisse (mind. B2)
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Teamfähigkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei allen administrativen Belangen
- Sie kontrollieren die laufenden Einnahmen und Ausgaben und erstellen Rechnungen
- Sie prüfen und verwalten Anträge auf finanzielle Unterstützung bei Drittmitteleinwerbungen („seed grants“, „treasure boxes“, etc.)
- Sie übernehmen die Personalverwaltung (Vorbereitung von Einstellungen, Freistellungen, Krankenstands- und Abwesenheitsmanagement, etc.)
- Sie organisieren und koordinieren Symposien, Workshops, sowie Treffen der Antragsteller und Gästekolloquien
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, etc.)
- Sie aktualisieren regelmäßig die Webpage der Forschungsplattform
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie organisieren Meetings, Gastvorträge, Tagungen und Symposien
- Sie organisieren Reisetätigen und helfen bei deren Abrechnung.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage
- Sie betreuen wissenschaftliche Besucher*innen
- Sie unterstützen das Team beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen.
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Imperial Brands PLC
Vollzeit
Über uns
- Als Tele Sales/ Inside Sales Mitarbeiter (m/w/d) bist du im Vertrieb eingesetzt und treibst das Geschäft durch Telefonate / Email-Korrespondenz an. Hierbei bist du im engen Austausch mit den Kollegen: innen im Außendienst und anderen wesentlichen Stakeholdern, wie z.B. die Trade & Operations Abteilung.
- Qualifizierte Telefonate: Du führst professionelle Gespräche mit Trafikanten und Tankstellen (Entscheidungsträgern), um unsere Produkte zu platzieren und zu vertreiben.
- Rückrufmanagement: Du bist zuständig für das Rückrufmanagement und stellst sicher, dass alle Anfragen zeitnah und kompetent bearbeitet werden.
- Distribution vorantreiben: Du treibst die Distribution unserer Produkte aktiv voran und unterstützt bei der Platzierung.
- Tools und Automaten: Du bist verantwortlich für den Vertrieb und die Platzierung unserer Tools und Automaten bei unseren Kunden.
- Follow-up Calls: Nach Besuchen vor Ort übernimmst du notwendige Follow-up Calls, um offene Punkte zu klären und den Vertriebserfolg zu sichern.
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Bereich:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie den Finanzagenden des Fachbereichs.
- Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.) sowie allgemeine administrative Aufgaben (Bestellungen, Versand, Post, Keycard-Verwaltung etc.
- Sie sind Reise- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
- Sie unterstützen im Forschungsbetrieb (Inventarisierung, Datenerfassung/-verwaltung (u:cris), Unterstützung bei der Organisation von Tagungen, Workshops, Symposien, etc) und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie unterstützen das Team in allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
- Sie unterstützten bei der Abwicklung der Finanzagenden des Departments
- Flexibilität im Hinblick auf Änderungen der Aufgaben bei Bedarf wird erwartet.
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
- Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
- Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Texte, Vorträge, Power Point Präsentationen und Projektanträge (Deutsch/Englisch)
- Verwaltung und Beschaffung von Literatur und Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
- Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit des Arbeitsbereiches (Webseiten, Soziale Medien) und der Datenbankverwaltung
- u:cris Dokumentation
- Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
- Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, auch für das E-Learning, und für Prüfungen (redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
- Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
- Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
- Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
- Organisation, laufende Betreuung und Abrechnung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
- Mithilfe bei der Abwicklung von Stipendien, Sommerkursen etc.
- Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
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