Was du bei uns machst
- Allgemeine administrative Tätigkeiten, Büroorganisation und Kassaführung
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit internen und externen Stellen
- Terminplanung und Erstellung von Geschäftsbriefen
- Detailgenaue Mitarbeit bei der Abwicklung von Projekten
- Proaktive Zusammenarbeit im Team
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Deine Aufgaben
- Selbstständige Abwicklung der Lohn- und Gehaltsverrechnung
- Ansprechpartner:in bei Fragen betreffend Lohn-, Gehaltsverrechnung und Arbeitsrecht
- Personaladministration (Ein-/Austritte, Krankenstände, Stundenaufzeichnungen)
- Korrespondenz mit Behörden, Finanzamt und Sozialversicherung
- Digitalisierung der Personalakten
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Teilzeit (35 Std./Woche)
- Terminvereinbarung, Empfang, Informationsauskunft und Administration der Patientenpaare
- Bereitstellung der notwendigen ärztlichen Mittel, Herausgabe und Verwaltung der Medikamente
- Koordination des Arbeitsablaufs des Office mit dem IVF-Labor und der ärztlichen Arbeit
- Durchführung von Abrechnungen (Fonds, Patient:innen, Ärzt:innen)
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
- Korrespondenz und Informationstätigkeiten mit externen Ärzt:innen
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Das wird Ihr Aufgabengebiet
- Sie betreuen Eltern im telefonischen Erstkontakt und geben erste Auskünfte.
- Sie empfangen Kinder und Eltern persönlich und übernehmen die Anmeldung.
- Sie sorgen dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft – von Terminvereinbarungen über Korrespondenz bis hin zu Ablage und Schreiben nach Diktat.
- Sie unterstützen Therapeut:innen und Ärzt:innen tatkräftig bei administrativen und organisatorischen Belangen und schaffen Freiraum für ihre Arbeit mit den Familien.
- Sie sind zentrale Ansprechperson für Patient:innen, Angehörige, Beratungsstellen, Behörden und interne Kolleg:innen - kompetent und verlässlich.
- Zusätzlich übernehmen Sie verantwortungsvolle Sonderaufgaben, je nach Zuständigkeit, z. B. Personaladministration, Koordination des Facility Managements, Handkassa oder ähnliche administrative Themen.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
- Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
- Weitere Unterlagen, wo notwendig
- Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit vielen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
- Sie verwalten das Budget: Veranlassung von Zahlungen, Kostenersätzen und Honorarnoten per Fiori (universitätsinternes System), sowie Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen sowie internationaler Studierender bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Lehrplanung (Termin- und Raumbuchungen).
- Sie betreuen die Webseiten des Instituts.
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie helfen bei der Organisation von Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Zentrale Schnittstelle für die Korrespondenz mit Studierenden, der Universität, Projektpartnern und dem Team (überwiegend auf Deutsch, und gelegentlich auf Englisch)
- Unterstützung in administrativen Angelegenheiten
- Datenpflege und Ablage
- Personalverwaltung
- Reisemanagement, einschließlich Kostenersätzen
- Ressourcenmanagement (Bestellwesen und Inventarverwaltung)
- Termin- und Raumkoordination
- Aufbereitung von Besprechungsunterlagen
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