Ihre Aufgaben:
- Mitwirkende Umsetzung von Administrationsaufgaben, wie schriftliche Korrespondenz, Raumbuchungen und Terminkoordination
- Unterstützung bei der Buchhaltung (v.a. Rechnungen buchen und ablegen)
- Unterstützung im Verfassen von Reportings und Berichten
- Organisatorische Unterstützung bei Events, in der Kommunikation und in Alltagsaufgaben
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30 Wochenstunden
- Proaktive Unterstützung des:der Pflegedirektor:in und die damit zusammenhängende
Organisation und Administration des Tagesgeschäfts - Terminkoordination, Korrespondenz
- Besprechungsmanagement, Protokollführung
- Projektassistenz
- Schalten und Überwachen von Stellenanzeigen
- Bewerbermanagement (Vorsortierung, Organisation von Vorstellungsgesprächen,
Absagen- und Evidenzverwaltung)
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Ihre Aufgaben
- Herzlicher Empfang und Verabschiedung unserer Gäste (Check-In und Check-Out)
- Individuelle Betreuung und Unterstützung unserer Gäste
- Rechnungslegung, Kassen- und Kreditkartenkontrolle
- Administrative Tätigkeiten (Korrespondenz per E-Mail und Telefon)
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Ihr Job bei uns:
- Terminierung der Therapien
- Terminkoordination bei Ausfällen von Patient:innen oder Therapeut:innen
- Korrespondenz mit Krankenkassen und Patient:innen
- Tägliches Einchecken der Patient:innen
- Schnittstelle zu Ärzt:innen und Therapeut:innen
- Datenpflege von Stammdaten und Leistungen
- Vorbereitung der Abrechnung mit Krankenkassen
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Deine Aufgaben
- Selbstständige Abwicklung der Lohn- und Gehaltsverrechnung
- Ansprechpartner:in bei Fragen betreffend Lohn-, Gehaltsverrechnung und Arbeitsrecht
- Personaladministration (Ein-/Austritte, Krankenstände, Stundenaufzeichnungen)
- Korrespondenz mit Behörden, Finanzamt und Sozialversicherung
- Digitalisierung der Personalakten
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Teilzeit (35 Std./Woche)
- Terminvereinbarung, Empfang, Informationsauskunft und Administration der Patientenpaare
- Bereitstellung der notwendigen ärztlichen Mittel, Herausgabe und Verwaltung der Medikamente
- Koordination des Arbeitsablaufs des Office mit dem IVF-Labor und der ärztlichen Arbeit
- Durchführung von Abrechnungen (Fonds, Patient:innen, Ärzt:innen)
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
- Korrespondenz und Informationstätigkeiten mit externen Ärzt:innen
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Selbstständige Durchführung der monatlichen inner- und außerbetrieblichen Entgeltabrechnung für über 1.500 Beschäftigte am Standort Wien mittels SAP HCM / Success Factors
- Ansprechpartner bei arbeits-, lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen
- Verantwortung für die Betreuung und Verwaltung des Organisationsmanagements im SAP / Success Factors
- Verwaltung der abrechnungsrelevanten Daten und Stammsätze
- Korrespondenz mit Behörden und Erstellung gesetzlicher Reports und Statistiken
- Erstellung innerbetrieblicher Auswertungen, Quartals- und Jahresabschlüsse
- Abrechnung von Dienstreisen mittels Sage DPW
- Zusammenarbeit mit Schnittstellenbereichen
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ÖSTU-STETTIN Hoch- und Tiefbau GmbH
Vollzeit
Das erwartet Sie bei uns
- Gesamtabwicklung und -leitung für alle laufenden GU-Hochbauprojekte bis zur Fertigstellung (Ausschreibung und Vergabe, Bauphase und Übernahme) im Raum Wien
- Regelmäßige Information und Abstimmung mit der Gruppenleitung in allen wesentlichen technischen und personalrelevanten Aufgaben bzw. Problemstellungen
- Überwachung der Projekte unter Einhaltung wirtschaftlicher, technischer und zeitlicher Vorgaben
- Proaktive Kontaktpflege und Korrespondenz mit allen Projektbeteiligten sowie enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit internen Abteilungen
- Ausschreibung, Verhandlung und Koordination von Nachunternehmern
- Verlässliche und kompetente Ansprechperson für das Baustellenteam
- Kontrolle des Bauablaufes und Durchführung von Baustellenergebniskontrollen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie übernehmen die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, extern) sowie allgemeine administrative Aufgaben (Bestellungen, Führung von Inventarlisten, Handkassa, Verwaltung von Zutrittsberechtigungen, etc.
- Sie agieren als Rechnungsprüfer*in, kontrollieren laufend Einnahmen sowie Ausgaben, verwalten die Berechtigungen in SAP und unterstützen im Budgetcontrolling
- Sie sind Reisebeauftragte*r, überprüfen und verwalten Reiseanträge und Reiseabrechnungen
- Sie bereiten Veranstaltungen und Meetings vor und übernehmen Terminkoordination und Raumbuchungen
- Sie administrieren Drittmittelprojekte und unterstützen bei der Drittmittelabrechnung
- Sie koordinieren und begleiten die Überführung der Themen Nachhaltigkeit und Notfallmanagement aus bestehenden Arbeitsgruppen in die laufenden Prozesse der Administration
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind die erste Anlaufstelle für Besucher:innen, Mitarbeiter:innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail
- Sie organisieren und koordinieren eigenständig den Büroalltag und behalten auch in ruhigen Einzelarbeitsphasen den Überblick
- Sie übernehmen klassische Sekretariatsagenden wie Terminkoordination, Korrespondenz, Ablage und Bestellungen
- Sie unterstützen bei administrativen Abläufen (z.B. Personalangelegenheiten, Reiseabrechnungen)
- Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen
- Sie fungieren als Schnittstelle zu internen Serviceeinrichtungen (z.B. Personal, Studienservice, Finanzwesen)
- Redaktion der Institutswebsite
- Betreuung der Instituts-IT (Hardware, Software, Verwaltung der IP-Adressen)
- Onboarding und technische Einrichtung von Arbeitsplätzen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie übernehmen die administrative Organisation der Professur (Budget- und Personalverwaltung, Terminkoordination, Büroorganisation, Planung und Abrechnung von Dienstreisen etc.)
- Sie koordinieren die Organisation und Administration des Lehr- und Prüfungsbetriebs
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende etc.)
- Sie unterstützen bei der Abwicklung von Drittmittelprojekten
- Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen (Tagungen, Meetings etc.)
- Sie aktualisieren und pflegen die Website
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets und administrieren Drittmittelprojekte
- Sie sind eine der zentralen Ansprechpartner*innen und übernehmen gemeinsam die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.)
- Sie arbeiten mit bei der univie: summer school - Scientific World Conceptions (USS-SWC) und der Abwicklung der Stipendien
- Sie arbeiten mit bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings etc
- Sie betreuen die Homepages des Institut Wiener Kreis, der Summer School und Tagungen des Instituts Wiener Kreis
- Sie lesen wissenschaftliche Texte Korrektur und betreuen die redaktionelle Bearbeitung
- Sie begleiten die Vorbereitung der Druckvorlagen und die Abwicklung des Publikationsvorgangs für die drei Publikationsreihen des Institut Wiener Kreis
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding
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