An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine
Institutskoordinator*in
50 Fakultät für Lebenswissenschaften
Besetzung ab: 02.01.2024 | Stundenausmaß: 26,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb
Befristung bis:
Stellen ID: 1564
Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen der Bedeutung der Ernährung für morgen beantwortet werden können. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
Das Department für Ernährungswissenschaften ist die einzige universitäre Forschungseinrichtung dieser Art in Österreich und beschäftigt sich mit zentralen Fragen der Ernährungsforschung von molekularen Mechanismen der Ernährung bis hin zur Bedeutung einer gesunden Ernährung für Public Health. Wir bilden Studierende der Ernährungswissenschaften in allen Stufen der akademischen Laufbahn sowie Lehramtsstudierende im Unterrichtsfach Haushaltsökonomie und Ernährung aus.
Als Instituskoordinator*in übernehmen Sie gemeinsam mit dem bestehenden Administrationsteam am Department für Ernährungswissenschaften ein breites und abwechslungsreiches Aufgabengebiet rund um Personalverwaltung sowie Forschungs- und Lehrorganisation und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Ein Großteil der Kommunikation am Department erfolgt auf Englisch.
Die Stelle ist für 26 h/Woche ausgeschrieben und vorerst auf 12 Monate befristet. In gegenseitigem Einvernehmen wird eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis angestrebt.
Das machen Sie konkret:
- Sie sind die zentrale Servicestelle für alle Mitarberiter*innen und Mitarbeiter des Departments, wissen über inner- und außeruniversitäre Abläufe Bescheid und stehen Ihren Kolleg*innen bei Fragen hinsichtlich Personaladministration, Forschungsorganisation und anderen administrativen Themen zur Seite
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets. Sie unterstützen proaktiv bei der Personalplanung und beim Recruitment
- Sie betreuen alle Personalagenden, begleiten u.a. die Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen vom Erstkontakt bis zum Onboarding, Sie administrieren Ausschreibungs- und Recruiting Prozesse sowie laufend anfallende Personalbelange (Urlaube, Karenzen, Krankenstände, Verwaltung persönlicher Daten etc.) und Dienstende-Prozesse
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.)
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen
- Sie koordinieren die Seminarplanung, unterstützen bei der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter, betreuen Hörsaalbuchung und Prüfungsterminverwaltung sowie Eingabe der Noten
- Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.) sowie allgemeine administrative Aufgaben (Bestellungen, Versand, Post, Websitepflege, Keycard-Verwaltung etc.) und betreuen unsere internationalen Gäste (Organisation der Reisen für Besuche, Unterstützung für das Leben in Wien)
Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:
- Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Exel und Power Point)
- Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level)
- Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media
- Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
- Erfahrung mit digitaler Zusammenarbeit (insb. MS Teams, Zoom, Zitationsprogramme (z.B. EndNote), WIKI, universitäre Verwaltungsprogramme)
Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne strukturiert, sind service- und lösungsorientiert und proaktiv. Den Überblick zu bewahren fällt Ihnen leicht und Verantwortung für Ihre Aufgaben zu übernehmen ist selbstverständlich. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Mit unterschiedlichen Tools und moderner IT zu arbeiten, macht Ihnen Freude und Sie sind bereit, sich laufend in neue Tools einzuarbeiten. Respektvoller Umgang und konstruktive Zusammenarbeit sind Ihnen ebenso wichtig wie ein positives und motivierendes Arbeitsumfeld.
Das bieten wir Ihnen:
Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.
Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.
Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.709,6 auf Vollzeitbasis erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!
So einfach bewerben Sie sich:
- Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
- Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
- Weitere Unterlagen, wo notwendig
- Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button
Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:
Jürgen König
Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.
Bewerbungsfrist: 13.11.2023
Administration & Organisation
