Ihr Aufgabengebiet
- Sie besitzen Erfahrung im Bereich Websites-Gestaltung/Usability und Content-Produktion sowie im Umgang mit Content Management Systemen (TYPO3).
- Sie sind mit den aktuellen SEO- und digitalen Barrierefreiheit-Standards vertraut.
- Sie bringen eine didaktische Ausbildung oder zumindest Erfahrung als Trainer*in mit, z.B. in der Erwachsenenbildung.
- Sie verfügen über Erfahrung in Moderation, Anleitung und Schulung von Gruppen in Online-Meetings (MS Teams, Zoom).
- Sie ergänzen die Schulungen um relevante Themen aus dem Support und gestalten Online-Schulungsunterlagen mit (TYPO3-Guide und eigenes Learning Management System).
- Einen sicheren Umgang mit MS Office, digitalen bzw. hybriden Tools der Zusammenarbeit setzen wir voraus.
- Sie verfügen über sehr gute Englisch-Kenntnisse.
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Your personal sphere of influence:
- Focus in the first year: Implementation of an Electronic Lab Notebook, including the development of relevant training materials, templates, and a monitoring system.
- Advisory activities and support for researchers in the field of research data management and open science, with a focus on biological (sequence data, microscopy) and chemical-analytical (mass spectrometry) data and data analysis.
- Design and delivery of tailored training sessions on research data management and open science, particularly within the Vienna Doctoral School of Microbiology and Environmental Science and the Postdoc training at the Center.
- Design of workflows for data exchange and storage of lab-based instruments, as well as their implementation in collaboration with the IT team.
- Design and development of innovative discipline-specific services in research data management.
- Integration with international platforms for the exchange and archiving of research data—awareness-building for sustainable research data management.
- Development of processes, policies, and standards for research data management.
- Support in creating data management plans for national (e.g., FWF Austrian Science Fund) and international research projects (e.g., EU Horizon 2020 Data Management).
- Assistance with the documentation and archiving of research permits, such as those related to the Nagoya Protocol or sample import/export documents.
- Conducting needs assessments among researchers at the center.
- Networking within internal university, national, and international networks and initiatives.
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Job description:
- Advice and support to researchers in the area of RDM and Open Science, such as assisting them in writing data management plans, organizing their data, and preparing their data for publication in repositories
- Design and development of innovative discipline-specific services in the area of RDM
- Building awareness for sustainable RDM
- Development of workflows, policies and standards for RDM
- Design and delivery of needs-based training on RDM and Open Science
- Conducting needs assessments among the FGGA faculty
- Networking in university internal, national and international initiatives
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Website sowie der Öffentlichkeitsarbeit.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind für Budgetagenden zuständig, die Aufgaben umfassen u.a. Rechnungsabwicklung, Führen der Handkassa, Budgetcontrolling.
- Sie organisieren Veranstaltungen, koordinieren Termine und bereiten Sitzungen vor.
- Sie sind als Ansprechperson im Front Office zuständig für die Unterstützung von Mitarbeiter*innen sowie Lehrenden und Ansprechperson bei technischen Problemen in den Hörsälen.
- Sie kümmern sich um Reparaturen sowie Instandhaltung und unterstützen bei der Planung und bei der Umsetzung von Raumagenden.
- Sie sind für das Bestellwesen zuständig.
- Sie organisieren das Schlüsselmanagement, führen das Infrastruktur-Onboarding bei neuen Mitarbeiter*innen durch und sind für das Offboarding zuständig.
- Sie übernehmen Aufgaben im Bereich Personalverwaltung, unterstützen u.a. bei Stellenausschreibungen und bei der Abwesenheitsverwaltung.
- Sie sind für allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie z.B. die Postverteilung und Dienstwege zuständig.
- Bei Bedarf unterstützen Sie die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts durch selbstständige redaktionelle Betreuung der Institutswebsite und durch Übernahme von Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung des wöchentlichen Newsletters.
- Sie übernehmen Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelung.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Koordinator*innen-Rolle I (SPL-Entscheidungen): Vorbereitung und Umsetzung von SPL-Entscheidungen bezüglich Learning Agreements und Anerkennungen auf der Grundlage von Studienrecht, Curricula, dokumentierten Fallsammlungen (Anerkennungspraxis, Praxis der Notenumrechnung etc.) und selbstständig eingeholter fachlicher Inputs.
- Expert*innen-Rolle I (technisch/administrativ): Abwicklung aller Prozessschritte im Bereich Studierendenmobilität (Incoming und Outgoing) unter der Fachaufsicht der Studienprogrammleitung Geschichte und im Austausch mit der DLE Internationale Beziehungen sowie den Fachkoordinator*innen an den Geschichte-Instituten. Dies beinhaltet vor allem die Nominierung von Outgoings, die Erstellung der Learning Agreements (Mobility Online), die Anerkennung von Prüfungen (Anerkennungsbescheide aus i3v), die LV-Anmeldung von Incomings (i3v). Gegebenenfalls, bei vorhandenen zeitlichen Ressourcen, Übernahme von allgemeiner Expert*innen-Tätigkeit im Bereich Studienservices (z.B. Anerkennungen).
- Koordinator*innen-Rolle II (Informationsfluss): selbstständige Informationseinholung und -weitergabe; Vernetzung nach innen und nach außen (u.a. Kommunikation mit den dzt. 65 Partneruniversitäten: deutsch, englisch, ggf. französisch); regelmäßige Datenauswertung, Abfassung von Berichten und Aussendungen (Studierende, Fachkoordinator*innen) zur Studierendenmobilität; Neukonzeption, Ausbau und Wartung des Erasmus-Bereichs auf der SPL-Homepage (typo3), der alle bestehenden Erasmus-Informationen bündelt.
- Expert*innen-Rolle II (Service- und Beratungsangebot): Regelmäßiges selbständig organisiertes Angebot von Service- und Beratungsleistungen für alle Incomings (dzt. ca. 100 Studierende pro Studienjahr) und Outgoings (dzt. ca. 50 Studierende pro Studienjahr). Dazu gehört u.a.: selbstständige Vorprüfung von Learning Agreements und Einschätzung von Anerkennungsvorschlägen auf der Grundlage von eingeholten fachlichen Inputs und dokumentierten früheren SPL-Fallentscheidungen (schriftlich und mündlich); Unterstützung bei der LV-Auswahl und LV-Anmeldung von Incomings (schriftlich und mündlich); regelmäßiges niederschwelliges Beratungsangebot (deutsch und englisch, ggf. auch französisch) in Sprechstunden vor Ort und online; selbstständige Organisation und Abhaltung von regelmäßigen Informationsveranstaltungen zu den Angeboten der Studierendenmobilität (Outgoing) und von (Online-)Orientierungsveranstaltungen für alle Incomings (vorwiegend Englisch).
- Koordinator*innen-Rolle III (Entwicklung): Datengestützte Beobachtung und Evaluierung aller die Studierendenmobilität betreffenden organisatorischen Abläufe (u.a. Optimierung des Einsatzes von Mobility Online, Optimierung des LV-Anmeldeprozederes) und deren projektbasierte Weiterentwicklung im Sinne des „One-Stop-Shop“-Prinzips unter Beteiligung aller Stakeholder (u.a. Fakultäts- und Studienprogrammleitung, StudienServicestelle, DLE Internationale Beziehungen, Koordination Studienservices, Fachkoordinator*innen der Studienrichtung Geschichte); Website-Relaunch bezüglich Erasmus-Informationen; Umsetzung von Entwicklungsprojekten bei neuen Entwicklungen in der Studierendenmobilität (u.a. Anpassung und Ausbau bestehender Mobilitätsprogramme und Implementierung neuer Mobilitätsprogramme) und weiterer allgemeiner Entwicklungsprojekte der Studienprogrammleitung (z.B. Projekte zum aktiven Studieren, zur Nutzung von KI-Tools etc.).
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