Ihr Aufgabengebiet:
Wir bieten Ihnen eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation undErfahrung. Für die ausgeschriebene Position gilt ein KV-Mindestgrundgehalt von 2.373,13Euro brutto pro Monat bei Vollzeitanstellung.
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Vollzeit
Leopoldsdorf bei Wien
12.11.2025
Leopoldsdorf bei Wien
Ihre Aufgaben
- Gepflegtes und freundliches Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Gewohnter Umgang mit dem Computer
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Die Aufgaben
Sie begrüßen und betreuen unsere Gäste mit Freundlichkeit und Professionalität Sie verantworten das Bestellwesen (z.B. Büromaterial, Ausrüstung und div. Dienstleistungen) Sie übernehmen die effiziente Organisation und Koordination von Terminen sowie die Verwaltung von Besprechungsräumen Sie fungieren als Kommunikationsdrehscheibe (Telefon & E-Mail) Sie kümmern sich um unsere Post sowie Pakete und organisieren Sie übernehmen die Dienstreisebuchungen (Flüge, Hotels, Transportmittel)
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie sind für die Organisation des Büroalltags verantwortlich und unterstützen die Fürungskraft im Terminmanagement.
- Sie übernehmen die Bearbeitung der Posteingänge und beantworten Anfragen bzw. leiten diese weiter.
- Sie organisieren Meetings und übernehmen die Schrift- und Protokollführung bzw. das das Lektorat für Schriftstücke.
- Sie führen ein eigenverantwortliches Fristenmanagement und die physische und elektronische Unterlagenverwaltung.
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Ihr persönlicher Spielraum:
- Kommunikation mit Kund*innen und organisatorische Bearbeitung der Führungsanfragen
- Betreuung des Führungsteams (Schulung und Einteilung der Guides)
- Administrative Tätigkeiten (Rechnungslegung, inhaltliche Aktualisierung der analogen und digitalen Werbemittel)
- Optimierung und Erweiterung des Führungsangebotes
- Vermarktung von Führungen (konzeptionell und operativ)
- Vertretung der Bereichsleitung Büromanagement und Führungen im Urlaub oder Krankheitsfall
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Ihr persönlicher Spielraum:
- Serviceorientierte Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Kundenanfragen
- Intensive Kundenberatung hinsichtlich Raumanforderung, Raumsetting, technischer Ausstattung sowie Cateringanforderungen
- Verantwortung über das veranstaltungsspezifische Event- bzw. Projektmanagement
- Komplette Abwicklung der Veranstaltungen von der Angebotslegung über die Vertragserstellung und vor Ort-Betruung bis hin zur Abrechnung der Veranstaltungen
- Operative Betreuung von digitalen/hybriden und Präsenz-Veranstaltungen
- Koordinative Schnittstelle zwischen den beteiligten Ansprechpartner*innen (Universitätsleitung, Lieferant*innen, Techniker*innen...)
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie agieren als Schnittstelle zwischen der FSW-Geschäftsführung, den einzelnen Betriebsbereichen des FSW (mit Schwerpunkt auf die Bereiche Personal, IT, Organisationsentwicklung und Betriebsführung), den Tochterunternehmen sowie externen Kooperationspartner:innen.
- Sie sind laufend zu aktuellen Themen mit internen wie externen Kontakten im Austausch und sorgen hierbei für einen guten Kommunikations- und Informationsfluss.
- Sie unterstützen die strategische Arbeit durch laufendes Kennzahlen- und Fortschrittsmonitoring sowie Reporting, Evaluierung und Ableitung von Handlungsempfehlungen für Geschäftsführung und Büroleitung.
- Sie gestalten aktiv Wege und Prozesse zur Entscheidungsfindung, um der Geschäftsführung fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Analyse, Entwicklung, Steuerung und Optimierung von Strukturen passieren in enger Abstimmung mit der Büroleitung.
- Sie bereiten Themen und Unterlagen für die Geschäftsführer:innen fachkundig auf, begleiten diese zu Terminen und sind für die nachfolgende Kommunikation und Nachbearbeitung verantwortlich.
- Sie veranlassen die Umsetzung von Arbeitsaufträgen im Unternehmen und monitoren diese selbstverantwortlich. Sie koordinieren die Termine der Geschäftsführer:innen gemeinsam mit einem:einer administrativen Assistent:in.
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Deine Aufgaben
- Terminvereinbarungen für Bewohner*innen (z.B. Krankenhaus, Ordinationen, Behörden…)
- Einfache Bürotätigkeiten (z.B. Kopiertätigkeiten)
- Organisation von Krankentransporten
- Schnittstelle Hausarzt (Rezepte, Verordnung usw.)
- Weiterleitung von Informationen an Angehörigen
- Allgemeine Administration (z.B. Krankenkassa, PVA, Pflegegeld,…)
- Telefondienst
- Arbeitszeiten von Montag bis Freitag
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Das wirst du bei uns echt lernen:
- Organisation des Arbeitsplatzes
- Datenverarbeitung
- Auftrags- und Rechnungsbearbeitung
- Erstellung von Angeboten
- Lieferscheinkontrolle
- Korrespondenz
- Aufnahme von Bestellungen
- Kundenkommunikation
- Sprachrohr zwischen den Standorten & Produktion
- Reklamationsbearbeitung
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GOURMET stellt sich vor...
- an der sorgfältigen Analyse der Anforderung sowie Koordination und Steuerung von gastronomischem (Fach-) Personal für Veranstaltungen
- an der Erstellung von detaillierten Personaleinsatzplänen für optimale Kundenlösungen
- an der Koordination des Personals vor Ort bei den Veranstaltungen (check in/check out/Uniformhandling)
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen
- an der Erfassung von Arbeitszeiten und der generellen Aufbereitung der Unterlagen für die Abrechnung von Veranstaltungen
- an der engen Zusammenarbeit mit dem Eventmanagement, dem operativen Team vor Ort und HR
- an der proaktiven Mitarbeit von Verbesserungen oder Weiterentwicklungen für effektivere Lösungen an der täglichen Arbeit
- an dem Durchführen von Onboardings und Trainings für Aushilfen
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ALS NOTFALLSANITÄTER:IN WIRST DU BEI UNS...
- • eigenverantwortlich Anrufe des Rufhilfe-Alarms entgegennehmen und die weitere Organisation der entsprechenden Hilfeleistung durchführen • die Bestellannahmen im Rahmen unserer Rotkreuz Service Dienstleistungen aufnehmen und auch beratend zur Seite stehen • die telefonische Erstanlaufstelle für RotkreuzAnliegen sein und via Ticketsystem an die zuständige Fachabteilung bzw. Rotkreuz-Bezirksstelle weiterleiten • die „Geht es dir gut“-Anrufe durchführen • die Transportrechnungsbeauskunftung betreuen
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ALS NOTFALLSANITÄTER:IN WIRST DU BEI UNS...
- Gruppenaktivitäten organisieren und durchführen
- bei der Erhaltung und Förderung des körperlichen Wohlbefindens unterstützen
- bei der Förderung und dem Erhalt einer guten Kommunikationsbasis mit dem familiären und sozialen Umfeld der Bewohner:innen und anderen Betreuungspersonen mithelfen
- bei der Organisation von internen und externen Partner:innen der Gesundheitsvorsorge zur Hilfe stehen
- bei bürokratischen Angelegenheiten unterstützen
- gesetzlichen Vorschriften einhalten
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Ihre Aufgaben:
- Kompetente, freundliche und verlässliche Beratung von Kundinnen und Kunden bei allgemeinen PKW-Mautanfragen sowie bei der Bearbeitung von Beschwerden zu Ersatzmautforderungen bei Fahrzeugen unter 3,5t (PKW)
- Die Kundenkommunikation erfolgt sowohl schriftlich als auch telefonisch, anlassbezogen auch vor Ort am Bürostandort
- Sie arbeiten am Computer mit den aktuellen Office-Programmen und pflegen die Kundendaten in unserem CRM-System
- Schnittstellenübergreifende Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen innerhalb der ASFINAG
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Deine Aufgaben
- Pflege, Aktualisierung und Auswertung von Projektdaten in Excel sowie in der internen Datenbank
- Erstellung, Strukturierung und Optimierung von Tabellen, Übersichten und Auswertungen zur Projektsteuerung
- Unterstützung bei der Rechnungskontrolle und laufenden Kostenübersicht
- Bearbeitung und Beantwortung von projektbezogenen Anfragen im Rahmen der täglichen operativen Abwicklung
- Vorbereitung von Daten und Berichten für Projektleitung
- Unterstützung der Projektleitung bei allgemeinen Verwaltungs- und Koordinationstätigkeiten
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Emesz & Partner Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungs GmbH
Vollzeit
Aufgabengebiet
- Laufende Buchhaltung und Erstellung der monatlichen bzw. quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldungen für einen zugeteilten Klientenstock
- Laufende Beratung und persönliche Klientenbetreuung im Bereich Buchhaltung, und wenn Kenntnisse vorhanden im Bereich Lohnverrechnung Sozialversicherung und Arbeitsrecht
- Erstellung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen
- Beantwortung Fragestellungen im Bereich Buchhaltung/Rechnungswesen, Lohnverrechnung und Arbeitsrecht
- Allgemeine Büroorganisation (z.B. Termin- & Dokumentenverwaltung...)
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie sind zuständig für die Verwaltung der Kalender. Dazu zählen insbesondere die Koordination von Terminen und die Planung von Besprechungen und größeren Meetings.
- Sie verwalten die Unterlagen des Bereichs und sind zuständig für deren richtige Ablage.
- Sie sind zuständig für das allgemeine Bereichspostfach und übernehmen damit die Verteilung von dort einlangenden E-Mails.
- Sie führen Protokoll bei einfachen Terminen und übernehmen deren Versendung.
- Sie sind für die Administration der Korrespondenz zuständig (Korrekturlesen, Unterschriftenlauf, Versand, Ablage von Schreiben).
- Sie unterstützen bei der Büroorganisation, indem Sie Büromaterialien verwalten und Bestellungen tätigen.
- Sie organisieren Dienstreisen der Mitarbeiter:innen des Bereichs.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie stellen gemeinsam mit dem Team das reibungslose Funktionieren von Geschäftsprozessen und Services im Laufe des Studiums sicher. Das Aufgabenfeld der Koordination Studienservices (https://studienservice-lehrwesen.univie.ac.at/wir-ueber-uns/koordination-studienservices/) entwickeln Sie qualitäts-, prozess- und zielgruppenorientiert weiter.
- Studieninteressierte, Studierende, Lehrende und administrative Mitarbeiter*innen stehen im Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit.
- Sie greifen mit Ihrem Expert*innenteam gesetzliche Anforderungen auf, analysieren Innovationspotenziale und Trends in der Hochschuladministration und machen effektive Vorschläge für die Umsetzung an der Universität Wien. Ihre Mitarbeiter*innen sind Expert*innen in den Fachbereichen. Sie und Ihr Team beraten Funktionsträger*innen (z. B. das Rektorat, die Studienprogrammleiter*innen) in konzeptionellen Fragen und planen die Umsetzung von Prozessen und Maßnahmen. Sie begleiten die Implementierung und stellen den laufenden Betrieb sicher. Sie arbeiten immer eng mit anderen Einrichtungen für Ihre Zielgruppen zusammen.
- Sie sind Teil des Leitungsteams der Dienstleistungseinrichtung Studienservice und Lehrwesen und gestalten das Gesamtaufgabenfeld mit.
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Ihre Aufgaben:
- Stammdatenverwaltung: ordnungsgemäße und zeitgerechte Wartung der Daten nach Vorgaben und Richtlinien
- laufende Sortimentsbearbeitung sowie Ein- und Auslistungen von Lieferanten und Artikeln in Zusammenarbeit mit dem Bereichseinkauf
- Bearbeitung und Erstellung von Aktionen
- Kommunikation mit Lieferanten
- Anforderung von Zertifikaten, Spezifikationen oder sonstigen notwendigen Dokumenten seitens der Lieferanten
- Mitarbeit bei der Erstellung des BIOGAST Newsletters
- Unterstützung bei Projekten und Maßnahmen
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EUROBAUSTOFF Österreich GmbH
Vollzeit
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Ihre Aufgaben
- Stammdatenverwaltung: ordnungsgemäße und zeitgerechte Wartung der Daten nach Vorgaben und Richtlinien
- laufende Sortimentsbearbeitung sowie Ein- und Auslistungen von Lieferanten und Artikeln in Zusammenarbeit mit dem Bereichseinkauf
- Bearbeitung und Erstellung von Aktionen
- Kommunikation mit Lieferanten
- Anforderung von Zertifikaten, Spezifikationen oder sonstigen notwendigen Dokumenten seitens der Lieferanten
- Mitarbeit bei der Erstellung des BIOGAST Newsletters
- Unterstützung bei Projekten und Maßnahmen
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Teilzeit (20 Wochenstunden)
- Terminmanagement telefonisch und per Mail
- Diensteinteilung Montag - Freitag
- Betreuung von Patienten- und Zuweiseranfragen
- Unterstützung Back-Office
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Das bieten wir:
- Planbare Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast(Mo-Fr zwischen 07:00 und 18:00 Uhr)
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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Pörner Ingenieurgesellschaft mbH
Vollzeit
Deine Aufgaben
- Eigenverantwortliche, organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung (inkl. Reisemanagement)
- Terminkoordination und -verwaltung, inklusive der Vor- und Nachbearbeitung
- Kommunikationsschnittstelle für alle internen Abteilungen und Führungskräfte
- Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Unterstützung bei der Organisation von Inhouse-Veranstaltungen (z.B. Kundenevents, Mitarbeiterveranstaltungen)
- Unterstützung der Bereiche HR und Marketing
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BLS Rechtsanwälte
Vollzeit
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Aufgaben
- Organisatorische und administrative Unterstützung in der Immobilienverwaltung
- telefonische & schriftliche Betreuung unserer Mieter und Wohnungseigentümer
- Ansprechpartner für unsere Professionisten
- Kundenbetreuung
- Mithilfe bei der Abwicklung von Versicherungsfällen & Kleinreparaturen
- Auswertungen & Datenpflege
- Vorbereitung von Wohnungsübergaben & Hausversammlungen
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BLS Rechtsanwälte
Vollzeit
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Aufgaben
- Erste Ansprechperson für Kund:innen am Telefon sowie Bearbeitung von Anfragen
- Unterstützung im gesamten Vertriebsprozess unserer Immobilienprojekte und Bestandsobjekte
- Erstellung und Aufbereitung von Mietverträgen sowie Bearbeitung von Kündigungen
- Kommunikation mit Mieter:innen (z. B. Wohnungsrückstellungen, Förderungsangelegenheiten, Mieterwechsel)
- Übernahme leichter buchhalterischer Tätigkeiten (z. B. Finanzierungsbeiträge, Datenpflege, Objektanlage)
- Perspektivisch: Mitwirkung im aktiven Vertrieb und Vermarktung unserer Immobilien
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Was ist Ihre Aufgabe?
- Sie agieren als organisatorische Drehscheibe am Empfang der Arztpraxis und garantieren den reibungslosen Ordinationsablauf.
- Intensiver Klientenkontakt bestimmt Ihren Berufsalltag.
- Aufbereitung von Ordination, Wartung und Pflege von Geräten
- Zu Ihren Tätigkeiten zählen ebenfalls administrativ-organisatorischen Arbeiten, wie Telefon, E-Mail, Terminverwaltung, Korrespondenz und Post.
- Abrechnung und Rechnungslegung, Kassaführung.
- Hilfestellungen für Patientinnen und Patienten, Ärztinnen und Ärzten bei diversen Untersuchungen
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patienteninnen- und Patientenadministration
- Kontrolle der Instrumente auf Ablaufdatum und Sterilität
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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