Ihre Aufgaben
- Verwalten Sie ein attraktives Portfolio an Gewerbeimmobilien in Wien
- Unterstützen Sie bei Budgetplanung, wirtschaftlicher Prozess- und Systemoptimierung
- Halten Sie vertrauensvollen und professionellen Kontakt mit Eigentümer:innen und Mieter:innen und bauen Sie Kund:innenbeziehungen weiter aus
- Entwickeln Sie sich in einem bestehenden Team weiter
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihre Aufgaben:
- Administrative und organisatorische Tätigkeiten bei der Durchführung von Weiterbildungsangeboten
- Mitarbeit in der Kommunikation mit Teilnehmenden und Faculty
- Unterstützende Tätigkeiten im Bewerbungs- und Zulassungsprozess von Teilnehmer_innen
- Pflege des Lernmanagementsystems und Notenverwaltung
- Verwaltung und Aktualisierung von Datenbanken
- Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen und Meetings
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten
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Das wirst du bei uns echt lernen:
- Organisation des Arbeitsplatzes
- Datenverarbeitung
- Auftrags- und Rechnungsbearbeitung
- Erstellung von Angeboten
- Lieferscheinkontrolle
- Korrespondenz
- Aufnahme von Bestellungen
- Kundenkommunikation
- Sprachrohr zwischen den Standorten & Produktion
- Reklamationsbearbeitung
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Deine Aufgaben
- DU bist erste Anlaufstelle und managest Termine und Fristen
- Du arbeitest eng mit dem Team zusammen und unterstützt bei der Umsetzung von Projekten
- DU bist erste Anlaufstelle und managest Termine und Fristen
- DU sorgst gekonnt für Transparenz, führst Protokoll bei Besprechungen, erstellst regelmäßige Reports und Präsentationsunterlagen
- DU koordinierst die Vor- und Nachbereitung von Workshops, Meetings & Veranstaltungen
- DU übernimmst - je nach deinem Erfahrungslevel - eigenverantwortlich Tasks in den Projekten
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IHRE AUFGABEN:
- Unterstützung der Abteilung Projektmanagement im administrativen und organisatorischen Bereich
- Planung, Durchführung und Dokumentation von Anfragen und Servicetickets am Servicedesk
- Kommunikation und Unterstützung der internen Abteilungen und mit den Standorten
- Aufbau und Weiterentwicklung einer Knowledge Base
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie erledigen allgemeine Bürotätigkeiten, wie die Antragsbearbeitung, die Rechnungskontrolle, die Protokollführung, die Kassaführung, das Bestellwesen sowie die Lagerverwaltung, die Inventarisierung aber auch die Gerätewartung.
- Sie unterstützen die Führungskraft in allen bereichs- und abteilungsspezifischen Anliegen und bearbeiten schriftlich und mündlich diverse interne und externe Anfragen.
- Sie sind zuständig für den Posteingang und -ausgang und unterstützen den Bereich in administrativen Belangen.
- Sie übernehmen die Termin-, Besprechungs- und Veranstaltungsorganisation und unterstützen bei der Entwicklung von abteilungsrelevanten Unterlagen.
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Ihr Aufgabenbereich
- Betreuung der Stipendiat:innen der ÖAW in allen finanziellen Fragen in Zusammenhang mit der Auszahlung der Stipendien, insbesondere- Prüfung der Abrechnungen (Reise- und Materialkosten, Gesamtkosten am Ende der Förderdauer)- Kommunikation mit Buchhaltung und Controlling der ÖAW sowie den zuständigen Abteilungen der Universitäten und Forschungseinrichtungen- Mitarbeit bei der Erstellung der Unterlagen für die Abwicklung der Stipendien (Richtlinien, Formulare)
- Rechnungserstellung und -prüfung
- Vorbereitung und Durchführung der jährlichen Verleihung der Stipendien der ÖAW
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ALS SEKRETÄR:IN WIRST DU BEI UNS...
- administrativ und organisatorisch die Landesgeschäftsführung und das Präsidium unterstützen
- eng mit Abteilungsleiter:innen der Landesverbandszentrale und mit den Bezirksstellengeschäftsführer:innen zusammenarbeiten
- für die Terminplanung und Büroadministration verantwortlich sein
- Dokumente vorbereiten und Protokolle führen
- Korrespondenzen bearbeiten
- die Ablage und Datenpflege betreuen
- Daten für Entscheidungen aufbereiten
- in der Event- und Meetingorganisation unterstützen
- für die Firmenkassa verantwortlich sein
- Präsentationen für Führungskräfteklausuren und Geschäftsführertagungen vorbereiten und erstellen
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Teilzeit 24 h
- Sie sind erste:r Ansprechpartner:in für die Anliegen von Patient:innen, Ärzt:innen und Besucher:innen
- Sie sorgen für eine optimale Betreuung unserer internationalen Patient:innen
- Sie erledigen administrative Tätigkeiten
- Sie beantworten telefonische Anfragen oder leiten diese weiter
- Sie sind eine Kommunikationsschnittstelle zwischen Patient:innen, Ärzt:innen und Besucher:innen
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Kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d) für die Kontrolle der Eingangsrechnungen (20 bis 30 Stunden)
- Unterstützung der Fakturenrevision
- Erfassen der Eingangsrechnungen
- Buchhalterische Vorarbeiten
- Abgleich mit Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen
- Überwachung des Prüflaufs
- Rechnungsbearbeitung
- Fallweise Vertretung in benachbarten Abteilungen (Einkauf, Rezeption)
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Kontrolle und Verbuchung der Kassen
- an der Erstellung von Ausgangsrechnungen für unsere Kund:innen
- an der Verbuchung von Kontoauszügen
- am Mahnen der überfälligen Forderungen
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Ihre zukünftigen Aufgaben bei uns
- Verantwortung für die Beschaffung aller Non-Food-Artikel (z. B. Verpackungen, Hygienematerialien, Arbeitskleidung, Produktionsmaterial) sowie technischer Investitions- und Verbrauchsgüter (Maschinen, Geräte, Ersatzteile)
- Bedarfsermittlung in enger Abstimmung mit Produktion, Technik, Filialorganisation und Verwaltung
- Lieferantenmanagement: Auswahl, Aufbau und Pflege von zuverlässigen Partnern, Verhandeln von Preisen & Verträgen
- Optimierung von Kosten und Prozessen – immer mit Blick auf Effizienz und Nachhaltigkeit
- Erstellung und Abwicklung von Bestellungen sowie Überwachung von Lieferterminen und Qualität
- Pflege von Artikel und Lieferantendaten im ERP System (CSB)
- Rechnungsprüfung in Abstimmung mit der Buchhaltung
- Reklamationsmanagement
- Mitwirkung bei Projekten, Weiterentwicklung unseres ERP-Systems (CSB)
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Ihr Job bei uns:
- Unbefristete Teilzeitbeschäftigung
- Begeisterung an und Erfahrung in der Arbeit mit Menschen ( Verkauf, Rezeption, Beschwerdemanagement o.ä.)
- Angenehmes Arbeitsumfeld in einer der modernsten Stadtthermen Europas
- Vielfalt und Teamgeist werden in unserem Team großgeschrieben
- Für diese abwechslungsreichen Aufgaben bieten wir ein monatliches Bruttoentgelt von € 1.710,75 auf Basis 30 Stunden bei einer 4 Tage Woche plus € 52,50 Essenszulage
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Die Aufgaben
Sie verantworten die Pflege der Personalstammdaten und betreuen die interne HR-Software Sie verwalten personalrelevante Dokumente, wie Arbeitsverträge und -zeugnisse Sie koordinieren das On- und Offboarding und achten auf einen professionellen Ablauf Sie stehen unseren Mitarbeiter:innen bei personalbezogenen Themen beratend zur Seite Sie unterstützen Führungskräfte mit fundierter Beratung in HR-Angelegenheiten Sie tragen zur Optimierung und Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse und -Projekte bei
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Ihr Aufgabengebiet
- Sie erstellen Berichte und Analysen sicherheitskritischer Natur für den Betrieb des AKH und für die Sicherheitsbehörde, etc. (intern und extern);
- Sie wirken an der Umsetzung von sicherheitsrelevanten Maßnahmen in folge geänderter Vorgaben des Sicherheitshandbuches mit;
- Sie führen eine umfassende Korrespondenz im gesamten Wirkungsbereich der TSI;
- Sie werten Dienstprotokolle und veranlassen entsprechende Maßnahmen entsprechend einem festgelegtem Ablauf/Procedere;
- Sie unterstützen die Leitung TSI bei operativen und strategischen Aufgaben;
- Sie erteilen fachliche und sachliche Auskünfte hinsichtlich der gesamten Aufgabenpalette von TSI (nach entsprechender Einarbeitungszeit).
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Warum es dir bei uns gefallen würde?
- Günstiges Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kostenlose Jause
- Gratis Eintritt in unsere Römertherme und das Fitnesscenter
- Vielfältiges Gesundheitsprogramm
- Vergünstigungen bei Partnerbetrieben
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Was ist Ihre Aufgabe?
- Sie agieren als organisatorische Drehscheibe am Empfang der Arztpraxis und garantieren den reibungslosen Ordinationsablauf.
- Intensiver Klientenkontakt bestimmt Ihren Berufsalltag.
- Aufbereitung von Ordination, Wartung und Pflege von Geräten
- Zu Ihren Tätigkeiten zählen ebenfalls administrativ-organisatorischen Arbeiten, wie Telefon, E-Mail, Terminverwaltung, Korrespondenz und Post.
- Abrechnung und Rechnungslegung, Kassaführung.
- Hilfestellungen für Patientinnen und Patienten, Ärztinnen und Ärzten bei diversen Untersuchungen
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patienteninnen- und Patientenadministration
- Kontrolle der Instrumente auf Ablaufdatum und Sterilität
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen und der Lehrbeauftragen in allen administrativen Belangen (Prüfungsverwaltung wie z.B. Noteneinträge, Kautionen, eigenständige Verwaltung der Praktika)
- Abrechnungen von Exkursionen und ggf. wissenschaftlichen Veranstaltungen (Tagungen, Konferenzen und Workshops)
- Kommunikations- und Auskunftstätigkeiten für Studierende bzw. Wissenschaftler_innen in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung des Teams im laufenden Universitätsbetrieb (z.B. Raumbuchungen, Bestellabwicklungen, Zutrittssystemverwaltung, einfache Personalagenden)
- Pflege der Einträge in die Publikationsdatenbank der TU Wien
- Unterstützung des SAP-Teams bei Aufgaben in der Buchhaltung
- Telefonische und schriftliche Beantwortung von Anfragen sowie allgemeine Aufgaben im Sekretariat
- Betreuung von Gästen
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Ihre Aufgaben:
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten insbesondere im klassischen Sekretariatsbereich und in Verwaltungstätigkeiten
- Terminkoordination, Reisemanagement, Organisation von Veranstaltungen/Konferenzen/Workshops
- Mitarbeit bei Bestellungs-/ Rechnungsabwicklungen und Reiseabrechnungen; sowie unterstützende Tätigkeiten bei der Budgetplanung
- Administration von Datenbanken; Wartung der Website am Institut
- Administration im Studienbetrieb sowie in der Lehre und Forschung
- Administrative Projektarbeiten
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung des gesamten Dekanatsteams in administrativen und organisatorischen Belangen
- Haupttelefon: Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung der eingehenden Anrufe
- Empfang und Bewirtung von Besucher_innen und Gästen; Terminübersicht
- Bearbeitung von Leistungs- und Förderstipendien, Rudolf Wurzer Preis für Raumplanung
- Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Kommissionssitzungen (Reservieren der Räume, Vorbereitung der erforderlichen Settings etc.)
- Verwaltung der Handkassa, Kassabuch
- Beschaffung von Büromaterial, Einkauf für Bewirtung
- Ablage, Dokumentenmanagement
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Ihre Kernaufgaben
- (Selbständige) Betreuung der Nachtragskalkulation
- (Selbständiges) Einholen und Bewerten von Angeboten und Projektanfragen
- Kalkulation von Ausschreibungen
- Ausarbeitung von Kundenangeboten
- Kaufmännische Projektbetreuung
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen in allen administrativen Belangen sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene) und proaktive Tätigkeiten im Personalbereich (Verlängerungen, Aktualisierungen, u.v.m.)
- Management/Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP
- Buchhaltung und finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten, sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, etc.)
- Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.)
- Ansprechpartner_in für Projektabrechnungen und evtl. externe Finanzprüfungen (Audits)
- Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgebern, Projektpartner_innen und externen Prüfer_innen
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Teilzeit
Oberwart und Pinkafeld
12.09.2025
Oberwart und Pinkafeld
Ihre Herausforderung
- Unterstützung bei der Erstellung, Aufbereitung und Finalisierung von Akkreditierungsunterlagen (AQ Austria)
- Mitarbeit an der Zusammenstellung von Nachweisen, Dokumentationen und Konzepten im Gründungsprozess
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Professor:innen bei Lehre und Forschungsvorbereitung
- Erstellung und Überarbeitung von Unterlagen, Präsentationen, Protokollen und Übersichten
- Koordination von Abstimmungen, Terminen und Fristen im Rahmen der Akkreditierungsverfahren
- Recherche- und Dokumentationsaufgaben in enger Zusammenarbeit mit dem Gründungsteam
- Mitarbeit im gesamten Akkreditierungsprozess
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Ihr Aufgabenbereich
- Organisatorische Betreuung der Teilnehmer:innen am Wissenschaftleraustauschprogramm (WA) der ÖAW einschließlich Beratungstätigkeit, Korrespondenz, Terminverwaltung, Datenbankeingaben.
- Assistenz der Abteilungsleitung in allen Sekretariatsagenden (Korrespondenz, Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Abrechnung etc.)
- Administrative Betreuung von internationalen Delegationen und Gästen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Organisation des Rahmenprogramms etc.)
- Kontaktpflege mit Unterkunftsgebern für Gäste im Rahmen des WA
- Vorbereitung und Bearbeitung der Rechnungslegung in SAP
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Allgemeines:
- Herstellung von Backwaren aller Art
- Bedienung der gängigen Bäckereimaschinen
- Ständige Kontrolle der Produktionsparameter
- Selbständiges Durchführen von Reinigungstätigkeiten
- Arbeitszeit: Schichtdienst üblich (Montag - Samstag), keine Teildienste
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Allgemeines:
- Herstellung von Backwaren aller Art
- Bedienung der gängigen Bäckereimaschinen
- Ständige Kontrolle der Produktionsparameter
- Selbständiges Durchführen von Reinigungstätigkeiten
- Arbeitszeit: Schichtdienst üblich (Montag - Samstag), keine Teildienste
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