Was erwartet Sie?
- Sie bearbeiten selbstständig kund:innenbezogene Agenden in unseren Systemen (z.B.Förderbewilligungen ergänzen, Pflege und Wartung der Kund:innendaten, etc.)
- Sie klären im Bedarfsfall mit den Kund:innen Sachverhalte (telefonisch oder schriftlich), arbeiten eng mit anderen Mitarbeiter:innen und externen Partner:innen zusammen.
- Sie leisten Schnittstellenarbeit zu relevanten, internen und externen Bereichen.
- Sie übernehmen die Dokumentenverwaltung und -bearbeitung in diversen Systemen und Datenbanken sowie themenabhängige Recherchen.
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Deine Aufgaben als Gelber Engel:
- du kommunizierst mit unseren Mitgliedern, die nach einer Panne oder einem Unfall im In- und Ausland einen Notruf absetzen
- du organisierst fahrzeugbezogene (Verschrottung, Fahrzeugrücktransport,…) und personenbezogene Leistungen (Hotel, Mietwagen, ...) und findest wirtschaftliche Lösungsmöglichkeiten, die zur Zufriedenheit des Mitglieds beitragen
- dabei stehst du mit Partnerorganisationen in ganz Europa in telefonischem und schriftlichem Austausch. Englisch ist dabei häufig die gemeinsame Sprache
- du dokumentierst alle Vereinbarungen und Informationen in unserem Einsatzleitsystem. Somit können deine Kolleg:innen die Bearbeitung flexibel übernehmen, wenn sie nach dir, ihren Dienst antreten
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Unternehmensbeschreibung
- Empfang von Besucher*innen und Ansprechpartner*in für Gäste und Mitarbeiter*innen
- Ausstellung on Besucherkarten
- allgemeine Empfangstätigkeiten (z.B. Telefonate, Anmeldung von Besucher*innen etc.)
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Informationen zur offenen Position
- Schreiben von Patient*innen-/ Operations- und Transferierungsberichten sowie Ambulanzbefunden
- Verfassen von freien Briefen, Anamnesen und Verantwortlichkeit für den Abschluss von Krankengeschichten
- Telefonate und Sicherung der Aktualität patient*innenbezogener Daten
- Selbstständige Durchführung von organisatorischen, administrativen und kommunikativen Tätigkeiten im täglichen Stationsablauf
- Vertretungstätigkeiten innerhalb des Bereiches
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Unternehmensbeschreibung
- Unterstützung der Sales- und Bid-Manager*innen bei Aufgaben mit organisatorischen, administrativen und vertrieblichen Schwerpunkten
- Koordination, Erstellung und Vorbereitung diverser Unterlagen wie Präsentationen, Berichte, Kalkulationen und Statistiken
- Enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen wie bspw. Marketing in diversen Projektthemen sowie vertrieblichen Veranstaltungen
- Organisation, Vorbereitung und Nachbearbeitung von Meetings und Events für unterschiedliche interne und externe Anlässe
- Unterstützung der Salesmanager*innen bei der Beantwortung von Kundenanfragen sowie beim Nachfassen des Status-quo nach erfolgter Angebotslegung
- Erstanalyse von Ausschreibungsunterlagen sowie -anforderungen
- Mitarbeit bei Ausarbeitung von Angeboten sowie Beschaffung und Koordination aller notwendigen Beilagen für Ausschreibungen
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Ihre Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung im Gesundheitswesen
- Organisationstalent mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung als Assistenz oder in der Leitung eines Sekretariats, idealerweise in einem Krankenhausbetrieb
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten (Deutsch und Englisch)
- Offenes und sicheres Auftreten sowie eine eigenverantwortliche und strukturierte, proaktive und ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Schnelle Auffassungsgabe und eine pragmatische Hands-on Mentalität
- Teamfähigkeit und Verhandlungsgeschick mit klarem Gefühl für Prioritäten
- Fundierte MS-Office-Kenntnisse und der medizinischen Fachterminologie
- Hohe Lernbereitschaft sowie Eigenmotivation, gute Selbstorganisation und unternehmerische Denkweise
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie bearbeiten eigenständig Zulassungsanträge von Studieninteressierten und Studierenden, prüfen Dokumente und erstellen Bescheide.
- Sie führen Zulassungsgespräche und überprüfen dabei Dokumente per Videochat in MS-Teams.
- Sie bearbeiten schriftliche Anfragen von Studieninteressierten und Studierenden über unser Ticketsystem sowie am Telefon in Deutsch und Englisch.
- Anlassbezogen informieren Sie Studieninteressierte auf diversen Bildungsmessen wie z.B. auf der BeSt.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie bearbeiten eigenständig Zulassungsanträge von Studieninteressierten und Studierenden, prüfen Dokumente und erstellen Bescheide.
- Sie führen Zulassungsgespräche und überprüfen dabei Dokumente per Videochat in MS-Teams.
- Sie bearbeiten schriftliche Anfragen von Studieninteressierten und Studierenden über unser Ticketsystem sowie am Telefon in Deutsch und Englisch.
- Anlassbezogen informieren Sie Studieninteressierte auf diversen Bildungsmessen wie z.B. auf der BeSt.
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene Ausbildung (HAK/HAS, Matura, Lehre o.Ä.)
- Erste Berufserfahrung in der Fakturierung oder Sachbearbeitung von Vorteil
- Versierter Umgang mit MS Office (insb. Excel)
- Zielorientierte und verlässliche Persönlichkeit mit genauem Arbeitsstil
- Flexibilität und hohe Einsatzbereitschaft
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Informationen zur offenen Position
- An- und Abmeldung von Patient*innen (Ambulanz und Station)
- Telefonische, elektronische & persönliche Terminvereinbarung für unsere Patient*innen
- Vertretung im Bedarfsfall von Kolleg*innen am Empfang und in der Radiologie
- Erteilung allgemeiner Auskünfte
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Unternehmensbeschreibung
- allgemeine Empfangstätigkeiten inkl. der Annahme und Weiterleitung von Anrufen sowie die Postverwaltung
- Besucherempfang und erste Kontaktperson für Kund*innen, Gäste und Mitarbeiter*innen
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Ihr Profil:
- Abgeschlossene Pflichtschule sowie gute Schul- und Allgemeinbildung
- Freude und Interesse an Büroarbeit
- Engagement, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Schnelle Auffassungsgabe und eine hohe Lernbereitschaft
- Pünktlichkeit und Teamfähigkeit
- Grundlegende Englischkenntnisse
- Echtes Berufsinteresse und Einsatzfreude wird vorausgesetzt
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie administrieren das Mobilitätsprogramm Erasmus+ Outgoing
- Sie führen eigenständige Beratungstätigkeiten durch und unterstützen Studierende bei der Organisation ihres Auslandsaufenthaltes.
- Sie stehen in Kontakt zu Partneruniversitäten, universitätsinternen Schnittstellen (Mobilitätskoordinator*innen, Studienprogrammleitungen, Dienstleistungseinrichtungen) sowie der Österreichischen Nationalagentur/OeAD.
- Sie helfen bei der Organisation und Durchführung von Informations- und Orientierungsveranstaltungen für Studierende
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Ihre Aufgaben:
- Verwaltung des Bestell- und Verrechnungswesens
- Organisatorische und administrative Tätigkeiten
- Interne und externe Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Lehrveranstaltungsorganisation
- Reisemanagement
- Mitarbeit und Organisation von Workshops und Veranstaltungen
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Was Dich erwartet:
- Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung/Verwaltungsdirektion
- Terminkoordination
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung
- Erstellung von Präsentationen und Statistiken
- Posteingangsbearbeitung
- Rechnungsprüfung und -freigabe
- Abwicklung der Personal- und Flachwäsche
- Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
- Erstellung von Inhalt und Gestaltung diverser Werbemittel
- Laufende Betreuung der Website
- Zusammenarbeit mit externen Agenturen im Bereich Marketing/PR
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Ihr neuer Job
- Terminmanagement telefonisch und per Mail
- Diensteinteilung Montag - Freitag
- Betreuung von Patient*innen- und Zuweiseranfragen
- Unterstützung des Empfangs
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung des wissenschaftlichen Direktors in allen organisatorischen und operativen Aufgaben
- Kommunikation mit Universitäten, anderen Forschungsinstituten und Behörden auf Leitungsebene
- Administrative Koordination der Berufung von Professor*innen und Habilitationsverfahren
- Koordination von Terminen, Protokollführung und Gästebetreuung
- Organisation von Events in Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung
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Wien | Vollzeit | R0645350
- Du hast das Angebots- und Auftragswesen geplanter Reparaturen im Kundendienstbereich im Überblick
- Mit unseren KundendienstleiterInnen arbeitest Du eng zusammen und stimmst Dich laufend ab
- Gleichzeitig agierst Du als kompetente Schnittstelle zu den KollegInnen, die die technische Ausarbeitung verantworten sowie zu unserer Verrechnungsabteilung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und Office Erfahrung
- Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office, Typo3, SAP)
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung
- gute Englischkenntnisse (mind. B2)
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Teamfähigkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung.
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Deine Aufgaben
- Durchführung von Check-In und Check-Outs unserer Gäste
- Bearbeitung von Anfragen, Wünschen und Reklamationen
- Annahme von Reservierungsanfragen
- Kommunikation und Koordinierung unserer Gäste
- Gewährleistung einer professionellen Gästebetreuung
- Unterstützung beim Check-in, Begrüßung, Baytours, Baymanagement
- Durchführen von Inventuren im Retail
- professioneller Umgang mit Beschwerden
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Ihre Aufgaben:
- Sie unterstützen unser Team des Betrieblichen Umweltmanagements in administrativen und organisatorischen Themen wie Terminkoordination, Besprechungsorganisation, Erstellen von Präsentationen, Berichten und Statistiken, Datenarchivierung, Telefonservice usw.
- Sie nehmen Bestellungen im SAP vor und sind ebenso für die Rechnungsbearbeitung zuständig.
- Die Erstellung von Präsentationsunterlagen, Auswertungen, Berichten und Statistiken gehören ebenso zu ihrem Aufgabenspektrum.
- Bei dringenden Anfragen von Lieferanten und Dienstleistern helfen Sie mit, den Informationsfluss zur fristgerechten Abwicklung sicherzustellen
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Dein neuer Job - unser gemeinsamer Fahrplan!
- Terminvergabe
- Telefonische, schriftliche und persönliche Kundenbetreuung
- Cross-Selling und Up-Selling: aktiver Verkauf von Nebenleistungen (Mobilitätsgarantie, Klimaanlagendesinfektion,etc.)
- Erkennen und Bewerten von Karosserie- und Lackschäden hinsichtlich grober Kosten und Reparaturdauer
- Verantwortung für die Kundenzufriedenheit
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Warum es dir bei uns gefallen würde?
- Eingliederung in ein motiviertes und wertschätzendes Team
- Günstiges Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kostenlose Jause | Vielfältiges Gesundheitsprogramm
- Gratis Eintritt in unsere Römertherme und das Fitnesscenter
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Ihre Aufgaben:
- Buchhaltung und finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten, sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, etc.)
- Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.)
- Ansprechpartner_in für Projektabrechnungen und evtl. externe Finanzprüfungen (Audits)
- Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgebern, Projektpartner_innen und externen Prüfer_innen
- Management/Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen in allen administrativen Belangen sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene) und proaktive Tätigkeiten im Personalbereich (Verlängerungen, Aktualisierungen, u.v.m.)
- Allgemeine Aufgaben des Sekretariats
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Deine Aufgaben als Gelber Engel:
- Als Anlaufstelle im Team Facility Management übernimmst du die Koordination und Einteilung sowohl unserer Haustechniker:innen als auch von externen Firmen für Instandhaltungs-, Reparatur- und Reinigungsarbeiten.
- Du erledigst alle anfallenden administrativen Tätigkeiten im Team: Die Post und E-Mail Bearbeitung, der Telefondienst sowie die Aktualisierung und Bearbeitung von Listen gehören zu deinem täglichen Arbeitsalltag.
- Zu deinen Kernaufgaben zählen ebenso die Bearbeitung und Kontrolle von Rechnungen und Lieferscheinen, das Vertragswesen mit externen Firmen und die Abrechnung der vom ÖAMTC vermieteten Objekte. Du weißt aus Erfahrung, dass dir diese Aufgaben leicht von der Hand gehen.
- Dank deiner offenen Art fällt es dir leicht, vertretungsweise auch an der Rezeption in unserem Mobilitätszentrum auszuhelfen und Gäste sowie Mitarbeitende herzlich zu empfangen.
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Deine Aufgaben als Gelber Engel:
- du kommunizierst persönlich mit unseren Mitgliedern im Verkaufsbereich und vermittelst ihnen „das gute Gefühl, beim Club zu sein“
- du schließt neue Mitgliedschaften ab und verkaufst ÖAMTC Produkte & Dienstleistungen, sodass unsere Mitglieder im Alltag und auf Reisen gut gerüstet sind
- du bist telefonisch erreichbar und vereinbarst Termine für die Überprüfung von Fahrzeugen am Stützpunkt
- du nimmst Waren entgegen und sorgst dafür, dass die Clubartikel im Shop ansprechend präsentiert werden
- du unterstützt Kolleg:innen bei der Inventur und hältst im Lager Ordnung
- du nutzt viele unterschiedliche Computerprogramme und Apps zur Produktbestellung, Mitgliederverwaltung und vieles mehr
- du nimmst laufend an Schulungen rund um unsere Produkte (Dachboxen, Kindersitze etc.) teil
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie organisieren Meetings, Gastvorträge, Tagungen und Symposien
- Sie organisieren Reisetätigen und helfen bei deren Abrechnung.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage
- Sie betreuen wissenschaftliche Besucher*innen
- Sie unterstützen das Team beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen.
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Dein neuer Job - unser gemeinsamer Fahrplan!
- Verantwortung für die tägliche Büroverwaltung und Sicherstellung eines organisierten und angenehmen Arbeitsumfelds
- Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Kommunikation (Telefon, E-Mail, Post)
- Koordination und Verwaltung von Büromaterialien, Dienstleistern und Arbeitsgeräten
- Unterstützung bei der Bearbeitung von Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und anderer Abteilungen bei organisatorischen Aufgaben
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Ihre Aufgaben:
- Selbstständige Durchführung der Debitorenbuchhaltung
- Laufende Abstimmung der Debitorenkonten | Stammdatenpflege sowie Kundenneuanlage
- Unterstützung sämtlicher Buchhaltungsprozesse | Mahnwesen und Forderungsmanagement
- Prüfung und Buchung der Reisekostenabrechnung und Verwaltung des Fuhrparks
- Allgemeine Bürotätigkeiten, sowie Unterstützung der Teamleitung
- Vertretung der Kreditorenbuchhaltung
- Prüfung von Eingangsrechnungen lt. Rechnungslegungskriterien
- Erfassung von Bank-, Kassa-Buchungen
- Erfassung von Eingangsrechnungen sowie elektronische Ablage (Explorer, SAP)
- Abwicklung des elektronischen Zahlungsverkehrs
- Kontrolle unseres elektronischen Zeiterfassungssystems
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