Team Assistenz und Office Management

Team Assistenz und Office Management

Unser Kunde, TotalEnergies, ist Teil eines der größten Energiekonzerne weltweit und bietet hochwertige Produkte für Industrie- und Gewerbe. Für TotalEnergies sind 100.000 Mitarbeiter/innen in mehr als 130 Ländern tätig – sie alle unterstützen bei der wichtigen Aufgabe, den wachsenden Energiebedarf durch Innovationen und nachhaltige Entwicklung zu sichern. Zur Unterstützung des Teams und zur Sicherung aller Back-Office Abläufe am Standort Wien suchen wir eine vielseitige und organisierte Persönlichkeit für die Position

Team Assistenz und Office Management (m/w/d)



In dieser Schlüsselposition und als Teil des Finance Teams verantworten Sie folgende Aufgabenschwerpunkte:
  • Office Management (inkl. Telefon, Postbearbeitung, Gästeempfang und -bewirtung, Büromaterial etc.
  • Organisation von Dienstreisen und Meetings, Kunden-Events, After Works, Betriebsfeiern, CSR-Events, etc.
  • Durchführen von Beschaffungsprozessen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Managern (inkl.Stammdatenpflege in SAP)
  • Vertragsmanagement (Registrierung, Ablage, Verwaltung der Fälligkeiten, etc.)
  • Protokollführung bei Management-Meetings und andere vertrauliche Agenden
  • Sonstige administrative Unterstützung aller Mitarbeiter (inkl. Verkauf und Expats) und der Geschäftsführung
Diese Voraussetzungen und Qualifikationen bringen Sie als ideale/r Kandidat/in mit:
  • Ausbildungsbackground im kaufmännischen oder Dienstleistungs-Bereich (z.B. Hotellerie, Gastronomie)
  • Mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung als (Management-) Assistent/in
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Französisch von Vorteil
  • Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (v.a. MS Office und SAP-Basiskenntnisse)
  • Proaktive und selbständige Arbeitsweise
  • Vielseitigkeit und Flexibilität, hohe Zahlenaffinität
  • Team-Player und Bereitschaft, als serviceorientierte Schnittstellenfunktion zu agieren
  • Diskretion und hohe Integrität
Das können Sie erwarten:
  • Ein verantwortungsvolles und vielfältiges Aufgabengebiet
  • Ein kleines, motiviertes Team mit internationalem Background
  • Essensgutscheine für Mittagstisch und andere Sozialleistungen (z.B. Wr.Linien Jahreskarte)
  • Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Möglichkeit zum Home-Office 1x/Woche
  • Ein Bruttojahresgehalt ab EUR 35.000 p.a. - Überzahlung je nach Qualifikation und spezifischer Erfahrung möglich

Wenn Sie an dieser herausfordernden Position Interesse haben, dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter der Kennnummer 91 363 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail.

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