IMAK · Interdisziplinär Manuell Analytisch Kausal
Teilzeit
Aufgaben:
- Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Kursteilnehmern und Dozenten
- Planung, Vorbereitung und Nachbearbeitung von Weiterbildungskursen, Veranstaltungen und Kongressen: Hotelanfragen, Angebotsvergleiche, Programmkoordinierung
- Einfache Buchhaltungsaufgaben und Rechnungslegung
- Aktualisierung und Betreuung der Website (wordpress) und Einpflegen von Informationen in die Datenbank
- Versenden von Newslettern (Mailchimp)
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Was Sie erwartet:
- Als Anlaufstelle für Ihre Kolleg*innen agieren Sie als interne und externe Kommunikationsschnittstelle, dabei bearbeiten Sie auch schriftliche und telefonische Anfragen.
- Sie unterstützen das multiprofessionelle Team durch Assistenzarbeiten.
- Durch die sorgfältige und kompetente Erledigung Ihrer Aufgaben, wie z.B. Befunderstellung und Schriftverkehr nach Diktat, tragen Sie einen maßgeblichen Teil dazu bei, dass sich alle Berufsgruppen um die bestmögliche Behandlung und Betreuung der Patient*innen kümmern können.
- Sie übernehmen auch allgemeine Bürotätigkeiten wie die Organisation der Ablage, Bestellungen und diverse Zuarbeiten in unserem medizinischem EDV-Programm.
- Für Ihren Arbeitsalltag nutzen Sie einschlägige medizinische und andere EDV-Verwaltungsprogramme.
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Bau, Facility Management und Beschaffung
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Fachbereichsleitung
- Sekretariatsagenden im Fachbereichsbüro wie Zeiterfassungsmanagement in SAP, Organisation von Dienstreiseabrechnungen, Postverwaltung und Bearbeitung, Ablage, etc.
- Vorbereitungen von Besprechungsunterlagen und Präsentationen für die Fachbereichsleitung
- Fristen- und Terminverwaltung
- Ansprechperson im Fachbereichsbüro in administrativen Belangen
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Was wir bieten
- Interessante und herausfordernde Tätigkeit in einem renommierten Privatspital
- Mitarbeit in einem innovativen, professionellen Team
- Geregelte Arbeitszeiten (Feiertagsdienste nach Absprache)
- Ein ausgezeichnetes Betriebsklima
- Einen hauseigenen Kindergarten mit Außenbereich (ab 2 Jahre)
- Nach Verfügbarkeit eine begünstigte Dienstwohnung
- Zentrale Lage mit optimaler Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
- Einen sicheren und attraktiven Arbeitsplatz in einer Zukunftsbranche
- Mittagsmenüs zu vergünstigten Konditionen
- Echt Stark! - Alle Vorteile im Überblick...
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Ombudsstelle
- Beschwerdebearbeitung
- Mitwirkung bei Konzepten zur Verbesserung der Servicequalität
- Mitwirkung bei Prozessoptimierungen
- Fachbereichsübergreifende Kommunikation
- Austausch mit Kund:innen bzw. beschwerdeführenden Stellen
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Deine Aufgaben als Gelber Engel:
- du kommunizierst mit unseren Mitgliedern, die nach einer Panne oder einem Unfall im In- und Ausland einen Notruf absetzen
- du organisierst fahrzeugbezogene (Verschrottung, Fahrzeugrücktransport,…) und personenbezogene Leistungen (Hotel, Mietwagen, ...) und findest wirtschaftliche Lösungsmöglichkeiten, die zur Zufriedenheit des Mitglieds beitragen
- dabei stehst du mit Partnerorganisationen in ganz Europa in telefonischem und schriftlichem Austausch. Englisch ist dabei häufig die gemeinsame Sprache
- du dokumentierst alle Vereinbarungen und Informationen in unserem Einsatzleitsystem. Somit können deine Kolleg:innen die Bearbeitung flexibel übernehmen, wenn sie nach dir, ihren Dienst antreten
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Wir suchen eine/n
- Unterstützung des Technischen Leiters bei allen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
- Koordination von Terminen mit externen Firmen und internen Ansprechpartnern
- Allgemeine Bürotätigkeiten für das Team der Haus- und Medizintechnik (Büroorganisation, Bestellwesen, Telefon, Terminkoordination,...)
- Datenpflege in unseren Systemen (zB im NOVA)
- Projektassistenz
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Bau, Facility Management und Beschaffung
- Lagerorganisation
- Instandhaltung des Lagers
- Auslieferungen am Standort
- Paletten versandfertig herrichten
- Versand für Fuhrpark vorbereiten
- Bei Bedarf Unterstützung der Drucker
- Bei Bedarf Mitarbeit in der Endfertigung
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Informationen zur offenen Position
- Administrierung von ambulanten Patient*innen
- Verwaltungstechnische Schnittstelle zu den Ambulanzen sowie zum stationären Bereich
- Terminplanung und –vereinbarung mit Patient*innen für alle Ambulanzen und die Tagesklinik
- Betreuung des Ambulanztelefons
- Befund- und Arztbriefschreibung nach Diktat
- Organisation von Patient*innentransporten
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Deine Aufgaben:
- Gastgeber sein - deine Leidenschaft ist unser Erfolg
- Professioneller Empfang und Check-in/Check-out unserer internationalen Gäste
- Vielfalt & Abwechslung - kein Tag ist wie der andere
- Du betreust Gäste aus der ganzen Welt und übernimmst Verantwortung am Front Office
- Organisationstalent - immer den Überblick behalten
- Du koordinierst die Abläufe an der Rezeption, ob Telefon, Mails oder persönliche Anliegen
- Digitales Know-How - Innovation trifft Hotellerie
- Du arbeitest mit unseren modernen Tools und Systemen, wie MEWS oder Hotelkit
- Teamplayer - gemeinsam geht mehr
- Du arbeitest kooperativ mit anderen Abteilungen, um sowohl für Gäste als auch Kollegen eine positive Umgebung zu schaffen
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Wohnplatzverwalter:in
- Sie administrieren und organisieren Miet- und Nutzungsverträge, Ein- und Auszüge unserer Nutzer:innen und übernehmen die Koordination und Organisation von Reparatur- und Instandsetzungsmaßnahmen.
- Sie verwalten und kontrollieren Entgeltzahlungen, übernehmen das Mahnwesen sowie Ratenvereinbarungen, organisieren Schadensabwicklungen und holen Befunde ein.
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Deine Aufgaben:
- Erstellung unseres Dienst- und Einsatzplans unter Berücksichtigung der gesetzlichen und kollektivvertraglichen Bestimmungen
- Gesamte Kommunikation mit dem Team rund um die Dienst- und Einsatzplanung
- Sicherstellung eines optimalen Auslastungsmanagements für unser Team
- Schnittstelle zwischen Dienst- und Einsatzplanung
- Unterstützung unserer Leitung der Sozialstation bei anfallenden administrativen Tätigkeiten (u. a. Fuhrparkmanagement, Urlaub und Krankenstand)
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GOURMET stellt sich vor...
- als Schnittstelle zwischen Kund:innen, internen Bereichen und Entwickler:innen
- an der Übernahme und Lösung von Supportfällen aller Bestellsysteme
- an der Dokumentation der einzelnen Supportfälle im Ticketsystem
- an der Nachstellung diverser Supportfälle und Lösung dieser Problemstellungen
- an der Testung von Weiterentwicklungen unserer Bestellsysteme
- an der Aufnahme der Supportfälle im Ticketsystem
- an der Erstellung von FAQs, Handouts und Dokumentationen
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Leistung
- Einleitung und Durchführung von Regressen aus Schadenersatzansprüchen gem. § 332 ff ASVG
- Bearbeitung der zugeteilten Regressakte, Einholung der erforderlichen Unterlagen
- Erstellen der Forderungen und Geltendmachung inkl. Mahnwesen
- Verfassen von Exekutionsanträgen, Verlassenschafts- und Insolvenzanmeldungen inkl. Korrespondenz
- Abwicklung des Kundinnen- bzw. Kundenverkehrs (telefonisch, persönlich und schriftlich), das betrifft diverse Korrespondenzen mit Schuldnerinnen bzw. Schuldnern, Gerichten, Behörden etc.
- Führung und Bearbeitung der Terminliste inkl. Überwachung der Zahlungseingänge und Absicherung gegen Verjährung
- Erstellung des Monatsabschlusses in Abstimmung mit dem FB Finanzwesen
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Informationen zur offenen Position
- Schreiben von Patient*innen-/ Operations- und Transferierungsberichten sowie Ambulanzbefunden
- Verfassen von freien Briefen, Anamnesen und Verantwortlichkeit für den Abschluss von Krankengeschichten
- Telefonate und Sicherung der Aktualität patient*innenbezogener Daten
- Selbstständige Durchführung von organisatorischen, administrativen und kommunikativen Tätigkeiten im täglichen Stationsablauf
- Vertretungstätigkeiten innerhalb des Bereiches
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Ihre Aufgaben:
- Kundenstammwartung (Neukundenanlage, etc.)
- Unterstützung der Vertriebskolleg:innen im Außendienst (administrativ, organisatorisch)
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten, Büroorganisation und -administration
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Ihre Aufgaben:
- Korrespondenz mit dem EULiST Student Board, Studierenden und den involvierten TU Wien Organisationseinheiten sowie den Partneruniversitäten
- Verfassung von Protokollen und Berichten
- Verwaltung von coLAB- und Webseiten-Auftritten
- Unterstützung bei der Organisation von TU-internen und externen Veranstaltungen bzw. Abstimmungsformaten
- Administrative und organisatorische Mitwirkung bei EULiST Projekten
- Mitwirkung in der Gestaltung von Werbematerialien und Öffentlichkeitsarbeit
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihre Aufgaben:
- Engagierte Mitarbeit in der Vorbereitung und Umsetzung von Projekten
- Administrative Mitwirkung in der Lehre sowie Unterstützung in der Betreuung von Studierenden
- Organisatorische Unterstützung bei der Betreuung von Übungen
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre
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Ihre Aufgaben sind:
- Tätigkeiten und Ansprechpartner*in an der Rezeption (inkl. Wochenenddienst an jedem 2. Wochenende)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Administrative Unterstützung von Kolleg*innen (insbesondere Verfassen von Berichten, Aktenvermerken, Protokollen, …)
- Terminkoordination und Fristverwaltung
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Ihre Aufgaben sind:
- Tätigkeiten und Ansprechpartner an der Rezeption (inkl. gelegentlichen Wochenenddiensten und Feiertagsdiensten)
- Administrative Tätigkeiten im Bereich gastronomisches Management
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Assistenztätigkeiten im administrativen Bereich
- Terminkoordination und Fristverwaltung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie bearbeiten eigenständig Zulassungsanträge von Studieninteressierten und Studierenden, prüfen Dokumente und erstellen Bescheide.
- Sie führen Zulassungsgespräche und überprüfen dabei Dokumente per Videochat in MS-Teams.
- Sie bearbeiten schriftliche Anfragen von Studieninteressierten und Studierenden über unser Ticketsystem sowie am Telefon in Deutsch und Englisch.
- Anlassbezogen informieren Sie Studieninteressierte auf diversen Bildungsmessen wie z.B. auf der BeSt.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie bearbeiten eigenständig Zulassungsanträge von Studieninteressierten und Studierenden, prüfen Dokumente und erstellen Bescheide.
- Sie führen Zulassungsgespräche und überprüfen dabei Dokumente per Videochat in MS-Teams.
- Sie bearbeiten schriftliche Anfragen von Studieninteressierten und Studierenden über unser Ticketsystem sowie am Telefon in Deutsch und Englisch.
- Anlassbezogen informieren Sie Studieninteressierte auf diversen Bildungsmessen wie z.B. auf der BeSt.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
- Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
- Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Texte, Vorträge, Power Point Präsentationen und Projektanträge (Deutsch/Englisch)
- Verwaltung und Beschaffung von Literatur und Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
- Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit des Arbeitsbereiches (Webseiten, Soziale Medien) und der Datenbankverwaltung
- u:cris Dokumentation
- Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
- Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, auch für das E-Learning, und für Prüfungen (redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
- Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
- Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
- Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
- Organisation, laufende Betreuung und Abrechnung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
- Mithilfe bei der Abwicklung von Stipendien, Sommerkursen etc.
- Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
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Deine Aufgaben:
- Allgemeine Assistenztätigkeiten und Büroorganisation
- Inhaltliche und strukturelle Unterstützung der Fachbereichsleitung
- Personalwesen: administrative Tätigkeiten, Schnittstelle zu HR
- Datenpflege und Aufbereitung diverser Inhalte in confluence
- Organisation von Terminen, Veranstaltungsplanung
- Erstellung diverser Protokolle und Vorbereitung von Terminen/Unterlagen
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Ihre Aufgaben:
- Vier Wochenstunden fachliches Mentoring (FaMe Physik) für Erstsemestrige - hier beantworten Sie fachliche Fragen von Erst- sowie Zweitsemestrigen zu Themen der Grundlagen der Physik 2a/b Vorlesungsübung
- Mitwirkung bei der Durchführung einer Umfrage unter Studierenden zu Themen wie Schwierigkeiten zu Beginn des Studiums, Motivation, Erwartungen an das Studium, etc.
- Unterstützung bei der Erfassung eines Semesterberichts mit statistischen Auswertungen der Prüfungsergebnisse aus StEOP Fächern und der Umfrage-Ergebnisse
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Informationen zur offenen Position
- An- und Abmeldung von Patient*innen (Ambulanz und Station)
- Telefonische, elektronische & persönliche Terminvereinbarung für unsere Patient*innen
- Vertretung im Bedarfsfall von Kolleg*innen am Empfang und in der Radiologie
- Erteilung allgemeiner Auskünfte
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Ihre Aufgaben
- Sie erstellen Verträge im B2B Bereich nach genauer Anweisung und Richtlinien
- Sie meistern das operative Vertragsmanagement (zB. Prüfung Vertragskonditionen, Fristen)
- Sie überprüfen Ausgangsrechnungen auf Richtigkeit (bspw. Lieferziele, Zahlungskonditionen)
- Sie korrespondieren regelmäßig mit Behörden und Ämtern (bspw. Zoll- oder Finanzamt)
- Sie arbeiten mit Datenbanken, unterschiedlichen Systemen und pflegen Ablage und Archiv
- Sie wirken unterstützend im Logistikteam mit und erweitern stetig Ihr Wissen
- Sie führen Abstimmungen mit Geschäftspartnern und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen bei der Organisation und Administration von Forschungs- und Lehraufgaben.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
- Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie dokumentieren laufende Forschungs- und Lehrtätigkeiten und gestalten die Homepage des Instituts.
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