Vollzeit | Teilzeit
Dein Job
- enge Zusammenarbeit mit sämtlichen operativen Fachbereichen
- Auftragsanlage und Organisation der Abwicklung
- laufende Betreuung von Aufträgen und Kund:innen
- Organisation von Terminen und Fristen
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Facts im Überblick
- Wir bieten eine Vollzeit-Anstellung mit einem Garantiegehalt ab € 31.263,28 pro Jahr. Zusätzlich zu Ihrem Gehalt honorieren wir Ihren persönlichen Einsatz und Ihr Engagement mit Bonifikationen und erfolgsabhängigen Provisionen.
- Sie erhalten Spesenersatz, zahlreiche Benefits und freiwillige Sozialleistungen.
- Bei über 100 Kundencentern in ganz Österreich findet jede:r den perfekten Anstellungsort.
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Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Betreuung Ihrer Verkaufsmandate – von der Einwertung bis zur Übergabe
- Entwicklung individueller Vermarktungsstrategien für Wohnungen, Häuser und Wohnprojekte
- Beratung von Eigentümer:innen sowie Kauf- und Mietinteressent:innen
- Aufbau und Pflege langfristiger Kund:innenbeziehungen
- Akquisition von Mandaten im Wiener Wohnimmobilienmarkt
- Zusammenarbeit mit Kolleg:innen aus Bewertung, Marketing und Research
- Repräsentation von OTTO Immobilien im Markt und bei Netzwerkveranstaltungen
- Fokus auf Akquisition, Beratung und Abschluss – unterstützt durch professionelle interne Strukturen
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YOUR TASKS
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- You will manage end‑to‑end customer interactions in selected global markets, serving as the primary contact
- You will think “out of the box” on how to generate value and drive sales, both directly, or through our global & regional partners
- You will be achieving sales budget / quota and strategic account targets and develop accurate forecasts in fast‑moving market environments
- You will build, maintain, and evaluate partner relationships with distributors and agents, ensuring effective execution of pertinent agreements
- You will create and update relevant market overviews, staying informed on legal, regulatory, and marketing developments
- You will oversee the full sales process, from gathering customer requirements and product configuration to collaboration with sales engineering and technical teams
- You will work within the Direct Sales team on projects such as offers, process improvements or marketing activities providing your first hand customer knowledge and market experience
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Duale Akademie Österreich
- Selbstständige und vollumfängliche Bearbeitung von globalen Transporten entlang der gesamten Prozesskette, ab Kundenanfrage bis zur Fakturierung
- Bedarfsgerecht intensive Betreuung von Bestandskunden und Weiterentwicklung bzw. Ausbau der Geschäftsbeziehung
- Ratenverhandlung mit Logistik-Partnern und Angebotserstellung
- Beziehungsmanagement mit Kunden, Dienstleistern und Partnern
- Pro-aktive Mitarbeit bei der kontinuierlichen Verbesserung der internen Prozesse und Qualitätsstandards mit dem Ziel der "operational excellence"
- Kundenbedürfnisse erkennen und durch großartige Performance überzeugen
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GOURMET stellt sich vor...
- an der aktiven telefonischen Betreuung bestehender Kund:innen
- an der aktiven Pflege von Kund:innenbeziehungen
- an der Entgegennahme von Bestellungen per Telefon oder E-Mail
- an der Verarbeitung von Bestellungen in unserem ERP-System
- an der Entgegennahme von Reklamationen inkl. Erfassung im ERP
- als Schnittstelle zwischen Außendienst, Kund:innen, Lager und Fuhrpark
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Ihr Aufgabenbereich
- Leitung und Koordination der Gruppe für Softwareentwicklung und IT-Administration (derzeit bestehend aus drei Personen inkl. Leitung).
- Übernahme der Agenden eines Datenschutzbeauftragten des Instituts mit technischer und fachlicher Betreuung in Zusammenarbeit mit den Zentralstellen der ÖAW sowie Vornahme der nötigen Dokumentationen.
- Kooperation mit dem zentralen Akademie-Rechenzentrum.
- Unterstützung bei der Institutsrepräsentation nach außen.
- Mitarbeit an der technischen Betreuung und Konzeption der Institutswebseite mit teilweiser Inhaltserstellung, in Abstimmung mit der PR-Beauftragten des ISF.
- IT-Administration mit Benutzer:innenverwaltung. Betreuung der Institutsserver und Datenbackups.
- Erstellung und Implementierung von IT-Konzepten (Sicherheit, Storageverteilung, Labor etc.).
- Institutsinternes Helpdesk, allgemeine Benutzer:innenbetreuung und -unterstützung.
- Administrative Tätigkeiten im IT-Bereich wie Planung und Unterstützung von Anschaffungen, Arbeitsplatzwartung, Inventarübersicht etc. (in Zusammenarbeit mit der Institutsadministration).
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Erfahrung mit vielen der oben angeführten Technologien
- Umfassende Linux-Kenntnisse
- Grundlegende Kenntnisse in Netzwerk-Protokollen und DNS
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Ihre Aufgaben sind:
- Erstellung, Gestaltung und Evaluierung von Seminardesign und -inhalt neuer IT-Seminarangebote
- Eigenverantwortliche Durchführung von IT-Seminaren in Präsenz- und Onlineformaten gemäß internem Seminarprogramm
- Selbständige Vor- und Nachbereitung aller IT-Seminare
- Schulung von Mitarbeiter*innen hinsichtlich bestehenden und künftigen betriebsinternen Software-Applikationen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Administrative Abwicklung und Betreuung von HR-Prozessen (insbes. Koordination der Ein- und Austrittsprozesse, Vertragserstellung, Pflege der Personalstammdaten)
- Serviceorientierte Beratung von Mitarbeiter*innen und Führungskräften
- Schnittstellenfunktion zur Gehaltsverrechnung
- Mitwirkung bei HR-Projekten
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie können eine abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Informatik oder in verwandten Fachgebieten oder entsprechende Berufserfahrung aufweisen.
- Sie haben sehr gute Kenntnisse von EDV-Hardware und -Software.
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie sind versiert in MS Windows und Anwendungs-Software.
- Sie haben Erfahrung im Bereich Anwender*innen-Support und haben im günstigsten Fall bereits selbst Schulungen von Anwender*innen durchgeführt.
- Sie haben bereits Erfahrung mit Deployment-Systemen und Fernwartung gesammelt.
- Sie können Erfahrung beim Einsatz von Microsoft Exchange und der Einrichtung von Mobile Devices (Android, iOS) aufweisen.
- Sie verfügen über Routine und Begeisterung für die Dokumentation von internen Prozessen und technischen Abläufen.
- Darüber hinaus wünschenswert wären Kenntnisse mit MacOS X und/oder Linux.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie können eine abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Informatik oder in verwandten Fachgebieten oder entsprechende Berufserfahrung aufweisen.
- Sie haben sehr gute Kenntnisse von EDV-Hardware und -Software.
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie sind versiert in MS Windows und Anwendungs-Software.
- Sie haben Erfahrung im Bereich Anwender*innen-Support und haben im günstigsten Fall bereits selbst Schulungen von Anwender*innen durchgeführt.
- Sie haben bereits Erfahrung mit Deployment-Systemen und Fernwartung gesammelt.
- Sie können Erfahrung beim Einsatz von Microsoft Exchange und der Einrichtung von Mobile Devices (Android, iOS) aufweisen.
- Sie verfügen über Routine und Begeisterung für die Dokumentation von internen Prozessen und technischen Abläufen.
- Darüber hinaus wünschenswert wären Kenntnisse mit MacOS X und/oder Linux.
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Arbeitsumfeld:
- Koordination der Drittmittelaktivitäten am Institut
- Unterstützung der Projektleiter*innen und -mitarbeiter*innen in der administrativen Umsetzung von Projekten von Projektplanung bis -ende
- Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich am Institut (Budget- und Personalagenden)
- Unterstützung der Projektmitarbeiter*innen bei Formalitäten in Bezug auf Personalagenden und Unterstützung der Projektleitung bei der Aufnahme neuer Projektmitarbeiter*innen
- Schnittstelle zwischen Institut und inneruniversitären (Fakultät, Forschungsservice, Finanzwesen und Controlling) sowie außeruniversitären (Fördergeber*innen und Projektpartner*innen) Stellen in Bezug auf Drittmittelprojekte
- Unterstützung der Projektleiter*innen und -mitarbeiter*innen in der Umsetzung von mit dem Projekt in Zusammenhang stehenden Veranstaltungen und in der Kommunikation der Projektergebnisse
- Eigenverantwortliche Rechnungsabwicklung und Budgetkontrolle sowie Vorbereitung von Zwischen- und Endabrechnungen von Projektbudgets
- Allgemeine Institutsagenden und Vertretungstätigkeiten in der Institutsadministration
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Technische Betreuung von Großgeräten, IT-Infrastruktur- und Labororganisation
- Überwachung von Standards und Chemikalien, analog und digital (z.B. Lösungsmittel, Chemikalien, Referenzmaterialien und Standards)
- Überwachung des Labors un der Infrastruktur auf Funktion und Sauberberkeit
- Aktualisierung von Dokumenten des Laboralltags (SOPs, Arbeitsplatzbeschreibungen)
- Inventurarbeiten
- Leitung der Inventur
- Führung und Unterstützung im Laboralltag durch die Mitarbeit an Projekten (z.B. BCA-Assay, Extraktionen, Aufreinigungen, Kalibrierungen, Zellen)
- Pflege von Datenbanken (z.B. LipidCompass)
- Pflege der Homepage/IT-Infrastruktur
- Bestellwesen
- Messdaten Aufbereitung bzw. Dokumentation
- Mithilfe bei Fachtagungen und Kongressen (z.B. Präsentation von neuesten Forschungsergebnissen und Methoden)
- Führung von institutsinternen Präsentationen
- Literaturrecherche
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Ihre Rolle
- Vorbereitung der abrechnungsrelevanten Daten und Abstimmung mit unserem externen Dienstleister
- Durchführung administrativer Personalverrechnungsagenden vom Eintritt bis zum Austritt
- Erstellung von Verträgen, Dokumenten sowie Führung der Personalakten
- Beratung von Mitarbeitenden in arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Themen
- Kommunikation mit Behörden und Gesundheitskassen
- Erstellung von Auswertungen und Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung bestehender Abläufe
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Deine Aufgaben
- Umfassende rechtliche Beratung der operativen Gesellschaften und Beteiligungen
- Selbstständige Bearbeitung unternehmensspezifischer Rechtsfragen mit Schwerpunkt insbesondere in den Bereichen allgemeines Zivilrecht, Datenschutzrecht und öffentliches Recht
- Erstellung, Prüfung und Verhandlung von Verträgen
- Betreuung von Projekten
- Betreuung von Vergabeverfahren
- Begutachtung diverser Rechtsmaterien
- Aufbereitung und Protokollierung von Organsitzungen
- Schnittstelle zu Behörden und externer Rechtsberatung
- Begleitung behördlicher und gerichtlicher Verfahren
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Deine Aufgaben
- Du betreust die Konzeption, Planung und Umsetzung von Direktmailings – von der Zielgruppenselektion über Inhalt und Gestaltung bis hin zur Erfolgsauswertung. Konzeption und Umsetzung erfolgen teilweise inhouse und teilweise durch die Fundraisingagentur.
- Du steuerst externe Dienstleister:innen (u.a. Fundraisingagentur und Druckerei).
- Du betreust unsere Spendendatenbank (BPA Datenbank) und kümmerst dich um Datenpflege, Segmentierung, Auswertungen sowie die Sicherstellung von Datenqualität und -aktualität.
- In enger Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen des Fundraisingteams unterstützt du bei der Akquise als auch bei der Betreuung von Groß- und Unternehmensspender:innen.
- Du kümmerst dich um die Pflege und Weiterentwicklung von Spender:innen-Beziehungen (z. B. Dankkommunikation).
- Du entwickelst neue Ansätze und Formate zur Gewinnung und Bindung von Unterstützer:innen und Spender:innen (Lead-Generierung) und erschließt neue Zielgruppen.
- Gemeinsam mit dem Marketing und Fundraising Team erarbeitest du online Fundraisingmaßnahmen (Social Media, Website, Newsletter, Kampagnen).
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Ihr Beitrag macht den Unterschied
- Prüfung und Polizzierung von Neu- und Änderungsaufträgen
- Mitarbeit bei Vertrags- und Angebotserstellung, Vertragsgestaltung und Bestandsanalysen
- Prüfung und Abwicklung von Stornofällen
- Kundenorientierte Kommunikation bei versicherungstechnischen Anfragen
- Unterstützung unserer Vertriebspartnerinnen und Vertriebspartner, um eine effektive Kundenbetreuung zu gewährleisten
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Vollzeit, All-In
- Beratung in den diversen Bereichen wie z.B. Zivilrecht, Unternehmensrecht, Verwaltungsrecht, Vertragsrecht, Vergaberecht, Datenschutz etc.
- Bearbeitung einer großen Breite von juristischen Fragestellungen und Ansprechpartner*in für unsere Führungskräfte
- Rechtliche Betreuung von Projekten und Verfahren
- Begleitung von gerichtlichen und behördlichen Verfahren
- Vertragserstellung und -prüfung
- Unterstützung bei Vertragsverhandlungen sowie bei der Erstellung von rechtlichen Stellungnahmen
- Monitoring der Rechtsentwicklung und Wissenstransfer hinsichtlich aktueller Rechtsprechung etc.
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Vollzeit
- Analyse und Abbildung von Geschäftsprozessen mit Schwerpunkt Finanzen und Controlling in den Modulen SAP FI/CO
- Umfassende Betreuung und Weiterentwicklung der SAP-Module FI und CO in der SAP S/4 Public Cloud sowie deren Integration zu anderen Modulen und Drittsystemen (über Schnittstellen)
- Durchführung von Fit-to-Standard Workshops und Anwendung der SAP Activate-Methodik
- Beratung hinsichtlich Best-Practices und weiterer Optimierungspotentiale durch SAP Cloud-Innovationen
- Eigenständige Durchführung von Systemkonfigurationen, z.B. mittels SAP Central Business Configuration (CBC)
- Evaluierung der halbjährlichen SAP-Cloud-Updates sowie Prüfung von neuen Funktionen und Begleitung deren Einführung
- Überwachung und Optimierung der ein- und ausgehenden Schnittstellen zu anderen Non-SAP-Systemen
- Durchführung von Datenmigrationen mittels Migration Cockpit
- Fehleranalyse und -behebung im Supportfall sowie Koordination des 2nd und 3rd Level-Supports
- Koordination mit dem Implementierungs- bzw. Supportpartner sowie mit SAP direkt
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Vollzeit
- Analyse und Abbildung von Geschäftsprozessen mit Schwerpunkt Einkauf und Materialwirtschaft im Modul SAP MM
- Umfassende Betreuung und Weiterentwicklung des SAP-Moduls MM in der SAP S/4 Public Cloud sowie deren Integration zu anderen Modulen und Drittsystemen (über Schnittstellen)
- Durchführung von Fit-to-Standard Workshops und Anwendung der SAP Activate-Methodik
- Beratung hinsichtlich Best-Practices und weiterer Optimierungspotentiale durch SAP Cloud-Innovationen
- Eigenständige Durchführung von Systemkonfigurationen, z.B. mittels SAP Central Business Configuration (CBC)
- Evaluierung der halbjährlichen SAP-Cloud-Updates sowie Prüfung von neuen Funktionen und Begleitung deren Einführung
- Überwachung und Optimierung der ein- und ausgehenden Schnittstellen zu anderen Non-SAP-Systemen
- Durchführung von Datenmigrationen mittels Migration Cockpit
- Fehleranalyse und -behebung im Supportfall sowie Koordination des 2nd und 3rd Level-Supports
- Koordination mit dem Implementierungs- bzw. Supportpartner sowie mit SAP direkt
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Betreuung der institutseigenen Systeme (Linux-Cluster mit angeschlossenem Storage-System, Arbeitsplatzrechner) inklusive Überwachung der Betriebsqualität, Wartung und Nutzerverwaltung
- Unterstützung von Institutsmitarbeiter*innen bei der Nutzung der institutseigenen Systeme und externer HPC-Systeme (z. B. VSC, ECMWF, EuroHPC)
- Unterstützung von Institutsmitarbeiter*innen in der Softwareentwicklung
- Unterstützung von Institutsmitarbeiter*innen bei der Nutzung der geophysikalischen Laboreinrichtungen, insbesondere bei NMR-basierten Messungen
- Beschaffung von Hard- und Software
- Mitarbeit an den administrativen Prozessen des Institutes
- bei Bedarf allgemeine Unterstützung im IT-Bereich und der Pflege der IT-Infrastruktur für die Lehre
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Was Sie erwartet:
- Sie kennen SAGE nicht nur technisch, sondern verstehen, wie gute HR-Prozesse Menschen unterstützen?
- Sie arbeiten gerne strukturiert, lösungsorientiert und im Austausch mit Kolleg*innen?
- Dann freuen wir uns, wenn Sie bei uns die Weiterentwicklung unserer SAGE-Systemlandschaft aktiv mitgestalten.
- Weiterentwicklung, Einführung sowie Mitgestaltung diverser SAGE-Module: Zeitwirtschaft (Parametrierung), Reisekosten, Personaleinsatzplanung, digitaler Personalakt, Stellenplan, u.a.
- Unterstützung und Schulung: Sie unterstützen bei der Optimierung, Standardisierung und Digitalisierung von HR-Prozessen. Mit Ihrem Verständnis für die einzelnen Module übernehmen Sie Schulungen und stehen für diverse Problemstellung unseren Mitarbeiter*innen zur Verfügung.
- Operative Themen: Sie beraten und setzen gerne eigenverantwortlich Fragestellungen zu Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und Reisemanagement, fachlich als auch technisch und arbeiten mit viel Engagement bei der Konzeptionierung, Umsetzung und beim Rollout von Lösungen mit.
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Ihre Rolle
- Gesamtverantwortung für die Vorbereitung und Koordination der Entgeltabrechnung in Zusammenarbeit mit unserem externen Dienstleister
- Beratung von Führungskräften in komplexen arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen
- Verantwortung für sämtliche Personalverrechnungsagenden vom Eintritt bis zum Austritt
- Kommunikation mit Behörden, Ämtern und Gesundheitskassen
- Mitwirkung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten inkl. Rückstellungsberechnungen
- Erstellung fundierter Statistiken und Auswertungen als Entscheidungsgrundlage
- Analyse bestehender Prozesse sowie Entwicklung und Umsetzung von Neuerungen in der Personalverrechnung
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Ihre Rolle
- Vorbereitung und Abstimmung aller abrechnungsrelevanten Daten (Gehalts- und Reisekostenabrechnung, Krankenstände, Mutterschutz, Karenz, Sonderfälle etc.)
- Koordination sämtlicher Personalverrechnungsagenden vom Eintritt bis zum Austritt
- Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften in arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen
- Ansprechpartner:in für Ämter, Gesundheitskassen und Behörden
- Vertrags- und Dokumentenerstellung, Führung der Personalakten sowie Melde- und Bescheinigungswesen
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten sowie Rückstellungsberechnungen
- Sicherstellung und laufende Optimierung der Payroll-Prozesse
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Das erwartet Dich
- Vorbereitung der abrechnungsrelevanten Daten sowie Schnittstelle zu unserem externen Dienstleister (z.B. Gehalts- und Reisekostenabrechnung, Krankenstände, Mutterschutz, Karenz, Sonderfälle, etc.)
- Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften in sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Fragestellungen sowie Koordination und Verantwortung aller abrechnungsrelevanten Themen
- Kommunikation mit Ämtern, Gesundheitskassen und sonstigen Behörden
- Personalverrechnungsagenden (z.B. Eintritt bis zum Austritt der Mitarbeitenden, Vertrags- und Dokumentenerstellung, Führung der digitalen Personalakte, Bescheinigungs- und Meldewesen, etc.)
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten sowie Rückstellungsberechnungen
- Entwicklung und Umsetzung von Neuerungen in der Personalverrechnung
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