ticket i/O
Vollzeit
Dein zukünftiger Bereich
- Du übernimmst Verantwortung für unsere Geschäftskund:innen (Mandant:innen)
- Du kommunizierst mit Mandant:innen & Dienstleister:innen
- Du weist unsere Mandat:innen in unsere Ticketing-Software ein und berätst sie im Hinblick auf Set-up und Customizing von Ticket-Shops
- Du nutzt und pflegst unser CRM-Tool
- Du unterstützt bei der aktiven Weiterentwicklung & Optimierung interner Prozesse (abteilungsübergreifend)
- Du führst interne Abläufe aus und übernimmst Verantwortungen im neuen Wiener Office
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der selbstständigen und vorausschauenden Abwicklung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Backoffice
- an der Assistenz der Leitung Projektmanagement Catering und Events
- an der Kontrolle und Vorbereitung von Rechnungen, Mitarbeiter:innendaten sowie behördlichen Richtlinien (z.B. für Arbeitsmedizin, Österreichisches Umweltzeichen, ...)
- an der laufenden Datenpflege (CRM) im internen System sowie der Plattform Bankettprofi
- an der Erstellung von veranstaltungsbezogener Drucksorten
- an der Bestellung von Büromaterial sowie der Durchführung allgemeiner Botengängen
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Vollzeit
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Office Management & inhaltliche Assistenz
- Kalendermanagement
- Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern
- Planung, Organisation und Vor- und Nachbearbeitung diverser Sitzungen
- Mitgestaltung und Umsetzung diverser Projekte
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Ihre Aufgaben:
- Koordination und Gestaltung der Customer Touchpoints mit dem Fokus auf laufende Qualitätssicherung im Kundensupport
- Planung und Abwicklung der Kundenkommunikation
- telefonischer Benutzer-Support (Problemanalysen, Problembehebung)
- Laufend jährliche Kundenbefragungen sowie Aktualisierungen der FAQ
- Kundenservice und Koordination der Kundenbestellungen
- eigenständige Entwicklung und Weiterentwicklung des myProduct Onlineshops sowie von Kundenwebshops
- Laufende Evaluierung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse und Tools im Kundenservice
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Ihr Aufgabenbereich
- Externe Hausverwaltungen
- internes Rechnungswesen
- Stakeholder (intern, extern)
- internes Beschaffungswesen
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IHRE AUFGABEN
- Sie unterstützen bei der Erstellung und Realisierung von Konzern-Beschlüssen für genehmigungspflichtige Transaktionen
- Sie beraten und betreuen nationale und internationale Konzern-Unternehmen bei Vorfragen zu Beschlüssen
- Sie stimmen die Beschlüsse mit anderen Konzernfachabteilungen wie u.a. Group Legal und Group Tax ab und holen die Zustimmung des Vorstandes und ggf. des Aufsichtsrates ein
- Sie verantworten die Umsetzung von Konzernrichtlinien
- Sie analysieren und wirken bei diversen gesellschaftsrechtlichen Dokumenten (u.a. Satzungen, Vollmachten, Firmenbuchauszügen) mit
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Ihre Aufgaben:
- Organisation: Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Bereichen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf (inkl. Privater Erledigungen).
- Administration: Sie kümmern sich selbständig um das Officemanagement, die Koordination und Planung von Terminen, sowie Ablage und Datenpflege.
- Informationsaufbereitung: Zu Ihren Aufgaben zählt das Aufbereiten von Protokollen, die Erstellung von Ablaufbeschreibungen, sowie die Nachbearbeitung von Besprechungen.
- Umsetzung: Sie stellen sicher, dass die Entscheidungen des Managements umgesetzt werden und alle Mitarbeiter die relevanten Informationen bekommen.
- Reiseplanung: Sie organisieren die Reisen der Geschäftsführung und kümmern sich um die dazugehörigen Buchungen.
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GOURMET stellt sich vor...
- daran, Anforderungen genau zu analysieren und unser gastronomisches (Fach-) Personal für verschiedenste Veranstaltungen effizient entsprechend ihrer Fähigkeiten und zeitlichen Verfügbarkeiten zu koordinieren
- an der Erstellung detaillierter Personaleinsatzpläne
für optimale Lösungen vor Ort beim Event - an der Organisation des Personals direkt vor Ort – vom Check-in bis zum Check-out inklusive Uniformhandling – und sorgen dafür, dass personaltechnisch alles rundläuft
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen: Koordination, Kontrolle und Abrechnung
- an der Erfassung von Arbeitszeiten sowie der Aufbereitung aller relevanten Unterlagen für eine saubere und korrekte Event-Abrechnung
- als wichtige Schnittstelle zwischen Betriebs- & Projektleiter:innen,
dem operativen Team vor Ort und HR – denn nur gemeinsam werden Events richtig gut - am Onboarding und der Einschulung unserer neuen, internen Aushilfskräfte und sorgen dafür, dass sie von Anfang an bestens vorbereitet und motiviert starten
- aktiv an Verbesserungen und Weiterentwicklungen, um unsere täglichen Abläufe noch smarter, effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten
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Ihre Aufgaben:
- Operative Standortsteuerung
- Organisation und Koordination der administrativen Abläufe am Standort Berlin
- Steuerung der lokalen Verwaltungsprozesse sowie Sicherstellung effizienter Arbeitsstrukturen
- Sicherstellung funktionierender Schnittstellen zwischen Departments, Verwaltung und zentralen Einheiten in Wien
- Wirtschaftliche Steuerung
- Verantwortung für die Einhaltung des für die Departments freigegebenen Budgets
- Ressourcensteuerung und Controlling des Standorts
- Analyse wirtschaftlicher Kennzahlen und Erstellung regelmäßiger Berichte für die Fakultätsleitungen in Wien
- Standortentwicklung und Vernetzung
- Mitwirkung an der strategischen Weiterentwicklung und Profilbildung des Standorts Berlin. Insbesondere Unterstützung von Maßnahmen zur Sicherung und Weiterentwicklung der Studierendenzahlen
- Aufbau und Pflege von Kooperationen mit regionalen Institutionen, Organisationen und relevanten öffentlichen Stellen
- Förderung einer konstruktiven Zusammenarbeit der Departments Psychologie und Psychotherapie
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Aufgaben, die mich erwarten
- aktives Mitwirken bei der Entwicklung und Optimierung unserer Warenbedarfsplanung
- Unterstützen bei quantitativen sowie qualitativen Analysen unserer Produkte und Warengruppen
- Ermitteln, Validieren und Optimieren von Prognoseparametern unter Berücksichtigung der Bedarfseinflussfaktoren
- selbstständiges Ausarbeiten und Simulieren von Szenarien zur Verbesserung unserer Beschaffungsstrategie
- enges Zusammenarbeiten und kontinuierliches Abstimmen von Ergebnissen mit internen Abteilungen
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Das Angebot:
- Strukturierte Einarbeitung und persönliches Onboarding
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit sowie bis zu 50 % Homeoffice
- Moderner, ergonomischer Arbeitsplatz mit hochwertiger technischer Ausstattung
- Kostenlose Verpflegung (Obst, Gemüse, Kaffee und Tee)
- Vielfältige Weiterbildungsangebote über digitale Lernplattformen
- Sicherer und stabiler Arbeitsplatz
- Offene Unternehmenskultur mit Du-Mentalität
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Das bieten wir:
- Geregelte Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Fr zwischen 07:00 und 17:00 Uhr im Wechseldienst)
- Wiener Linien-Jahreskarte : weil wir wollen, dass du schnell von A nach B kommst
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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Deine Aufgaben
- Strategische Analyse: Du beobachtest Märkte und Dienstleistungen mit Fokus auf Facility Management und IT-Infrastruktur.
- Schnittstellenmanagement: Du bist Sparringpartner*in für unsere Fachbereiche und ermittelst proaktiv den optimalen Bedarf.
- Verhandlungsführung: Von der Vorbereitung bis zum Abschluss – du verhandelst Rahmenvereinbarungen und Preise auf Augenhöhe.
- Prozessoptimierung: Du wirkst aktiv an der Weiterentwicklung unserer Einkaufsprozesse mit und sorgst für Transparenz durch fundierte Analysen.
- Nachhaltigkeit: Du stellst sicher, dass unsere Beschaffung nicht nur wirtschaftlich, sondern auch ökologisch und sozial nachhaltig ist.
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Aufbereitung und Darstellung komplexer Daten um Entscheidungsgrundlagen für das Management zu schaffen
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Aktualisierung der Risk-Management-Tools
- Austausch mit internen und externen Steakholdern zur Einholung von Informationen im Bereich Risiko- und Obsoleszenzmanagement
- Unterstützung bei der Risikobewertung von Lieferanten zur proaktiven Lieferkettenabsicherung
- Unterstützung bei der Steuerung von Obsoleszenzfällen und Erstellung fundierter Bedarfsanalysen zur Sicherstellung der langfristigen Lieferfähigkeit
- Erstellung von Präsentationen und Reportings für das Management
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Museen der Stadt Wien
Vollzeit
Ihr Aufgabengebiet
- Operative und organisatorische Leitung des Tagesgeschäfts an allen Museumsstandorten im Supervisor:innen-Team
- Disziplinäre Führung der Mitarbeiter:innen im Publikumsdienst inklusive effizienter Einsatzplanung mittels Sheepblue
- Verantwortung für sämtliche Onboarding-Prozesse sowie die laufende Schulung und Motivation des Personals
- Koordination des Personaleinsatzes bei Events und Durchführung regelmäßiger Team-Briefings
- Sicherstellung und Weiterentwicklung von Service- und Qualitätsstandards sowie Erstellung von Prozess-Manuals
- Verantwortung für die korrekte Kassenführung nach Vorgaben der Buchhaltung und regelmäßiges Reporting
- Souveräne Unterstützung im Konflikt- und Beschwerdemanagement sowie Dokumentation besonderer Vorkommnisse
- Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen und Mitarbeit bei strategischen Projekten oder Recruiting-Prozessen
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Teilzeit | befristet | Praktikum
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Reduktion von CO2-Emissionen in der Lieferkette
- Mitwirkung und Unterstützung bei der Durchsetzung von weiteren Nachhaltigkeitsvorgaben (zB CBAM, EUDR, ...)
- Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie dem LkSG sowie weiterer Nachhaltigkeitsvorgaben
- Weiterentwicklung und Pflege von IT-Tools im Bereich ESG
- Unterstützung bei der Analyse und Bewertung von Lieferanten
- Erstellung von Präsentationen und Berichten für interne und externe Zwecke
- Mitwirkung bei der Verbesserung bestehender Prozesse
- Pflege und Aktualisierung von Lieferantendatenbanken
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Nationale Anti-Doping Agentur Austria GmbH
Vollzeit
Ihre Aufgaben
- Personalmanagement und strategische Personalplanung innerhalb der Abteilung (entsprechende Erfahrung im HR-Bereich sollte vorhanden sein)
- Kommunikation und Betreuung der Dopingkontrolleur:innen der NADA Austria
- Auswertung von Kontrollstatistiken sowie Recherchetätigkeiten im nationalen und internationalen Sportgeschehen
- Führung, Pflege und laufende Aktualisierung interner Datenbanken und Verwaltungssysteme
- Zielgerichtete Planung von Dopingkontrollen sowie deren administrative Vor- und Nachbereitung
- Bestellung, Versand und Verwaltung von Dopingkontroll-Materialien (inkl. Lagerstandsführung)
- Vorbereitung und Unterstützung bei Meetings und Veranstaltungen (Organisation, Erstellung von Präsentationen, Protokollführung, Schriftverkehr etc.)
- Allgemeine Büroorganisation (Telefon, Schriftverkehr, Ablage und Archivierung)
- Kontaktpflege mit nationalen und internationalen Sportorganisationen
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Vollzeit | Teilzeit | befristet | Praktikum
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Mitarbeit bei der Durchführung von internen System- und Prozessaudits
- Mitwirkung bei der Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Integrierten Managementsystems, sowie bei der Einführung neuer Managementsysteme
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung des bestehenden Geschäftsprozessmodells und den darin enthaltenen Prozessen und Vorgabedokumenten
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Deine Aufgaben
- Administrative Bürotätigkeiten sowie Organisation der Abläufe
- Professionelle Abwicklung der gesamten Korrespondenz
- Persönliche und telefonische Anlaufstelle für Auskünfte zu Leistungsangeboten
- Allgemeine Sekretariatsagenden wie Bestellwesen, Datenpflege und Terminvereinbarungen
- Informations- und Kommunikationsdrehscheibe für interne und externe Ansprechpartner*innen
- Protokollführung bei Sitzungen
- Unterstützung bei Aus- und Weiterbildungen sowie Kommunikation mit Ausbildungsstätten und Fördergebern
- Schnittstelle zwischen den Leitungen der Pflege Zuhause Wien, Mitarbeiter*innen und Stationsleiter*innen
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Aufbau, Pflege und kontinuierliche Weiterentwicklung des Business-Continuity-Management-Systems (BCMS) gemäß ISO 22301
- Durchführung von Business Impact Analysen (BIA), Risikoanalysen und Risikobewertungen sowie Erstellung und Pflege von Notfall- und Wiederanlaufkonzepten
- Planung, Koordination und Durchführung von Dokumentationen von Notfall- und Krisenübungen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachbereichen und Beauftragen des Unternehmens
- Erstellung, Pflege und Aktualisierung von BCM-Richtlinien sowie Notfall- und Geschäftsfortführungsplänen
- Konzeption und Umsetzung interner Schulungen sowie Workshops zur Verankerung von Business Continuity im gesamten Unternehmen
- Begleitung bzw. Durchführung von Audits, Dokumentation der Ergebnisse und Maßnahmenverfolgung
- Erhebung bzw. Auswertung von Zahlen und Kennzahlen für die Berichterstattung (RMMV und Konzernreporting)
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Chiffre wienerjobs
Vollzeit
- Abgeschlossene technische Ausbildung (HTL, LAP oder Fachschule)
- Fundierte Kenntnisse in der Gebäudetechnik (HKLS) – Meisterprüfung ein klares Plus
- Mehrjährige Erfahrung im Facility Management
- Kommunikationsstärke, strukturierte Arbeitsweise, Führerschein B
- MS Office-Kenntnisse
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IHRE AUFGABEN
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- Sie sind zuständig für die Kontrolle, Sicherstellung und Überwachung aller zoll- und außenwirtschaftlichen Vorschriften inkl. der Exportkontrolle sowie der Verzollungsdokumente hinsichtlich Verzollungswert, Tarifierung und Zollpräferenzen
- Sie verfolgen proaktiv die zoll- und handelsrechtliche Entwicklung und stellen erforderliche Prozessanpassungen sicher
- Sie übernehmen die Steuerung und Durchführung komplexer Tarifierungsprozesse von Zöllen und Warenursprung
- Sie verantworten die Sicherstellung der Präferenzen (korrekte EUR1-Ausstellung) gemäß Präferenzzonen und Zollunionsabkommen
- Sie sind zuständig für die Güterklassifizierung von Waren (Kennzeichnung und Pflege HTS/ECCN-Klassifizierungen) im Sinne der Dual Use-Verordnung und US-Re-Exportrecht
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Was erwartet dich in dieser Position?
- Betreuung und Weiterentwicklung bestehender Industriekunden in Österreich
- Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen durch aktives Networking und regelmäßigen Austausch
- Erkennen von Kundenbedürfnissen und gemeinsame Entwicklung von Mehrwertlösungen
- Schnittstelle zwischen Kunden und internen Abteilungen (SCM, QM, Order Management etc.)
- Analyse von Markttrends und Identifikation neuer Umsatzpotentiale um Wettbewerbsvorteile gezielt auszubauen
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Vollzeit | Teilzeit | Praktikum
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Überprüfung von Rechnungen und Vertragsdaten
- Optimierung vorhandener Prozesse
- Unterstützung der Abteilung im Bestellabwicklungsprozess sowie bei diversen Projekten
- Erstellung von Auswertungen, Präsentationen und Prozessbeschreibungen für die Abteilung
- Unterstützung bei der Stammdatenpflege
- Betreuung des Kennzahlen-Cockpits
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Ihre Aufgaben:
- End-to-End-Verantwortung für das Lifecycle- und Change-Management der Windows-Server-Landschaft sowie der zentralen Directory Services (AD, Entra ID, ADFS, LDAP, PKI)
- Steuerung und Koordination von Infrastruktur-Projekten (z. B. Server-Rollouts, Virtualisierungs-Upgrades, PKI-Integration) in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und Projektteams – inklusive Betriebsübergaben und Dokumentation
- Weiterentwicklung, Standardisierung und Automatisierung der Windows-Infrastruktur und Softwareverteilung (z. B. via MECM/SCCM, PowerShell-Scripting, Patch-Management)
- Steuerung externer Dienstleister und Hardware-Partner inklusive Qualitätssicherung im Bereich Server-Hardware und Virtualisierung
- Mitgestaltung von Sicherheits-, Compliance- und Identity-Governance-Vorgaben im regulierten Umfeld einer kritischen Infrastruktur
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