Chiffre
Vollzeit
Wien, Bad Sauerbrunn
19.06.2026
Wien, Bad Sauerbrunn
Facility Management / Kalkulation / Vertriebssupport
- Durchführung von Objektbesichtigungen, Nachmessungen und Workshops
- Prüfung und Abgleich von Ausschreibungsunterlagen (Soll-Ist-Vergleich)
- Analyse, Validierung und Pflege relevanter Daten
- Erkennen von Optimierungspotenzialen und Abweichungen
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Deine neuen Herausforderungen:
- Planung und Abwicklung von technischen Projekten, von der Konzeptionierung über die Begleitung des Einkaufsprozesses bis zur Inbetriebnahme der Anlagen, in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und ggf. mit externen Planern
- regelmäßige Meldungen im Energiereporting inkl. Monitoring mit Kennzahlen
- Planung und Abwicklung der Großrevisionen und der laufenden Instandhaltungen im Energiebereich (Dampfkessel, Gas- und Dampfturbinen)
- Verantwortung für das Budget im Aufgabenbereich (techn. Projekte) und für die Einhaltung der behördlichen Auflagen sowie der Qualitäts- und Terminanforderungen
- Mitwirkung im Rahmen des internen Energiemanagement-Systems
- Kontakt und Ansprechpartner zu Behörden in Bezug auf die eingereichten Projekte und Energie
- Zeitplanung und Kostenkontrolle aller CAPEX Projekte am Standort Tulln
- Ausarbeitung der CAPEX Projekte des darauffolgenden Geschäftsjahres und Präsentation an die Entscheidungsträger
- Begleitung und Organisation von §82b Überprüfungen
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Eigenverantwortliche Führung von Organisations- und IT-Projekten
- Einführung von cplace als neuem Projektmanagement-Tool für die RMMV als Projektleiter
- Key-User (m/w/d) für cplace, JIRA und SharePoint nach entsprechender Trainingsphase
- Verbesserung und Standardisierung der Vorgehensweise im Projektmanagement
- Kontinuierliche Optimierung interner Prozesse auf Basis von Lessons Learned
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Ihre Aufgaben:
- Weiterentwicklung der Office 365 Plattform, im Speziellen MS Teams und SharePoint Online Basis
- Planung und Ausstattung der Meetingräume mit Equipment auf Basis von Microsoft Teams Room System
- regelmäßige Abstimmungen mit Service Managern für SharePoint Applikationen
- zentrale Schnittstelle zwischen Anwender:innen, Fachabteilungen und dem Implementierungsteam
- Übersetzung der fachlichen Anforderungen in konkrete, technisch umsetzbare Lösungskonzepte und Begleitung von Nutzer:innen während des gesamten Prozesses
- Abhaltung von Schulungen im Office 365-Bereich
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Aufgaben
- Implementierung, Weiterentwicklung und Steuerung von konzernweiten Informationssicherheitsstrategien, Richtlinien und Verfahren unter Berücksichtigung technischer, regulatorischer und rechtlicher Anforderungen
- Laufende Überprüfung der Einhaltung von Richtlinien und Sicherheitsvorgaben sowie kontinuierliche Anpassung des ISMS an technische Entwicklungen und rechtliche Rahmenbedingungen
- Konzernweites Informationssicherheits- und Cyber-Risikomanagement (Methodik, Bewertung, Maßnahmen-Tracking, Reporting)
- Aufbau und Weiterentwicklung des BCM-Frameworks inkl. Koordination regelmäßiger Notfallübungen und Lessons Learned
- Mitgestalten von Lieferanten- und Dienstleisterverträgen in Bezug auf SLA-Vorgaben, Sicherheitsanforderungen und Auditrechte sowie Durchführung regelmäßiger Überprüfungen
- Konzeption und Durchführung von Awareness‑ und Schulungsmaßnahmen im Bereich Informationssicherheit
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WAS SIND DEINE AUFGABEN?
- Einsatzplanung und Personaldisposition der Mitarbeiter*innen in Heimhilfe und Hauskrankenpflege – mit Blick fürs Ganze und dem Ziel, Menschen bestmöglich zu unterstützen
- Umplanung bei akuten Veränderungen – flexibel, vorausschauend und immer mit dem Wohl der Kund*innen im Fokus
- Erstellung von Dienst- und Einsatzplänen – strukturiert, verlässlich und wirkungsorientiert für ein starkes Pflege- und Betreuungsteam
- Administrative Unterstützung der Teamleiter*innen – mit einem warmen, lösungsorientierten Zugang
- Vorbereitung und Leitung von Teambesprechungen – um Klarheit, Orientierung und ein wertschätzendes Miteinander zu fördern
- Kommunikation mit Kund*innen, Angehörigen und dem FSW – empathisch, klar und immer auf Wirkung im Alltag ausgerichtet
- Erkennen von Konfliktsituationen und Entwicklung von Lösungsansätzen – mit Ruhe, Weitblick und dem Ziel, Beziehungen zu stärken
- Beachtung der Kundinnen- und Mitarbeiterinnenzufriedenheit – weil echte Qualität dort entsteht, wo Menschen sich gesehen und unterstützt fühlen
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Ihre Aufgaben:
- Organisation: Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Bereichen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf (inkl. Privater Erledigungen).
- Administration: Sie kümmern sich selbständig um das Officemanagement, die Koordination und Planung von Terminen, sowie Ablage und Datenpflege.
- Informationsaufbereitung: Zu Ihren Aufgaben zählt das Aufbereiten von Protokollen, die Erstellung von Ablaufbeschreibungen, sowie die Nachbearbeitung von Besprechungen.
- Umsetzung: Sie stellen sicher, dass die Entscheidungen des Managements umgesetzt werden und alle Mitarbeiter die relevanten Informationen bekommen.
- Reiseplanung: Sie organisieren die Reisen der Geschäftsführung und kümmern sich um die dazugehörigen Buchungen.
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GOURMET stellt sich vor...
- daran, Anforderungen genau zu analysieren und unser gastronomisches (Fach-) Personal für verschiedenste Veranstaltungen effizient entsprechend ihrer Fähigkeiten und zeitlichen Verfügbarkeiten zu koordinieren
- an der Erstellung detaillierter Personaleinsatzpläne
für optimale Lösungen vor Ort beim Event - an der Organisation des Personals direkt vor Ort – vom Check-in bis zum Check-out inklusive Uniformhandling – und sorgen dafür, dass personaltechnisch alles rundläuft
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen: Koordination, Kontrolle und Abrechnung
- an der Erfassung von Arbeitszeiten sowie der Aufbereitung aller relevanten Unterlagen für eine saubere und korrekte Event-Abrechnung
- als wichtige Schnittstelle zwischen Betriebs- & Projektleiter:innen,
dem operativen Team vor Ort und HR – denn nur gemeinsam werden Events richtig gut - am Onboarding und der Einschulung unserer neuen, internen Aushilfskräfte und sorgen dafür, dass sie von Anfang an bestens vorbereitet und motiviert starten
- aktiv an Verbesserungen und Weiterentwicklungen, um unsere täglichen Abläufe noch smarter, effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten
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Ihre Aufgaben:
- Operative Standortsteuerung
- Organisation und Koordination der administrativen Abläufe am Standort Berlin
- Steuerung der lokalen Verwaltungsprozesse sowie Sicherstellung effizienter Arbeitsstrukturen
- Sicherstellung funktionierender Schnittstellen zwischen Departments, Verwaltung und zentralen Einheiten in Wien
- Wirtschaftliche Steuerung
- Verantwortung für die Einhaltung des für die Departments freigegebenen Budgets
- Ressourcensteuerung und Controlling des Standorts
- Analyse wirtschaftlicher Kennzahlen und Erstellung regelmäßiger Berichte für die Fakultätsleitungen in Wien
- Standortentwicklung und Vernetzung
- Mitwirkung an der strategischen Weiterentwicklung und Profilbildung des Standorts Berlin. Insbesondere Unterstützung von Maßnahmen zur Sicherung und Weiterentwicklung der Studierendenzahlen
- Aufbau und Pflege von Kooperationen mit regionalen Institutionen, Organisationen und relevanten öffentlichen Stellen
- Förderung einer konstruktiven Zusammenarbeit der Departments Psychologie und Psychotherapie
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Das bieten wir:
- Geregelte Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Fr zwischen 07:00 und 17:00 Uhr im Wechseldienst)
- Wiener Linien-Jahreskarte : weil wir wollen, dass du schnell von A nach B kommst
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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Ihr Aufgabengebiet
- Operative und organisatorische Leitung des Tagesgeschäfts an allen Museumsstandorten im Supervisor:innen-Team
- Disziplinäre Führung der Mitarbeiter:innen im Publikumsdienst inklusive effizienter Einsatzplanung mittels Sheepblue
- Verantwortung für sämtliche Onboarding-Prozesse sowie die laufende Schulung und Motivation des Personals
- Koordination des Personaleinsatzes bei Events und Durchführung regelmäßiger Team-Briefings
- Sicherstellung und Weiterentwicklung von Service- und Qualitätsstandards sowie Erstellung von Prozess-Manuals
- Verantwortung für die korrekte Kassenführung nach Vorgaben der Buchhaltung und regelmäßiges Reporting
- Souveräne Unterstützung im Konflikt- und Beschwerdemanagement sowie Dokumentation besonderer Vorkommnisse
- Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen und Mitarbeit bei strategischen Projekten oder Recruiting-Prozessen
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Teilzeit (20 Std./Woche)
- Herzlicher Empfang & Zentraler Erstkontakt: Als erste Stimme am Telefon geben Sie unseren PatientInnen vom ersten Moment an ein Gefühl von Sicherheit und Orientierung vor ihrem stationären Aufenthalt.
- Beratung & Begleitung: Sie führen PatientInnen einfühlsam und strukturiert durch den administrativen Prozess. Dabei klären Sie vorab alle Fragen zu Abläufen und für den Aufenthalt benötigten Dokumente.
- Schnittstellenmanagement: Sie übernehmen die Kommunikation mit in - und ausländischen Krankenversicherungen, holen Kostenübernahmen ein und sorgen für einen reibungslosen und angenehmen Aufenthalt für unsere PatientInnen.
- Datenpflege: Mit Ihrem Blick fürs Detail erfassen und pflegen Sie die Stammdaten im System –eine saubere Datenbasis ist das Fundament für einen professionellen Ablauf.
- Postfachmanagement: Sie behalten den Überblick im allgemeinen E-Mail-Postfach der stationären Aufnahme und sorgen für schnelle, verlässliche Rückmeldungen.
- Weiterentwicklung: Sie wirken aktiv an der Optimierung bestehender Abläufe mit und bringen sich bei der Gestaltung neuer, moderner Prozesse ein.
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Aufgaben, die mich erwarten
- aktives Mitwirken bei der Entwicklung und Optimierung unserer Warenbedarfsplanung
- Unterstützen bei quantitativen sowie qualitativen Analysen unserer Produkte und Warengruppen
- Ermitteln, Validieren und Optimieren von Prognoseparametern unter Berücksichtigung der Bedarfseinflussfaktoren
- selbstständiges Ausarbeiten und Simulieren von Szenarien zur Verbesserung unserer Beschaffungsstrategie
- enges Zusammenarbeiten und kontinuierliches Abstimmen von Ergebnissen mit internen Abteilungen
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IHRE AUFGABEN
- Sie unterstützen bei der Erstellung und Realisierung von Konzern-Beschlüssen für genehmigungspflichtige Transaktionen
- Sie beraten und betreuen nationale und internationale Konzern-Unternehmen bei Vorfragen zu Beschlüssen
- Sie stimmen die Beschlüsse mit anderen Konzernfachabteilungen wie u.a. Group Legal und Group Tax ab und holen die Zustimmung des Vorstandes und ggf. des Aufsichtsrates ein
- Sie verantworten die Umsetzung von Konzernrichtlinien
- Sie analysieren und wirken bei diversen gesellschaftsrechtlichen Dokumenten (u.a. Satzungen, Vollmachten, Firmenbuchauszügen) mit
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Deine Aufgaben
- Strategische Analyse: Du beobachtest Märkte und Dienstleistungen mit Fokus auf Facility Management und IT-Infrastruktur.
- Schnittstellenmanagement: Du bist Sparringpartner*in für unsere Fachbereiche und ermittelst proaktiv den optimalen Bedarf.
- Verhandlungsführung: Von der Vorbereitung bis zum Abschluss – du verhandelst Rahmenvereinbarungen und Preise auf Augenhöhe.
- Prozessoptimierung: Du wirkst aktiv an der Weiterentwicklung unserer Einkaufsprozesse mit und sorgst für Transparenz durch fundierte Analysen.
- Nachhaltigkeit: Du stellst sicher, dass unsere Beschaffung nicht nur wirtschaftlich, sondern auch ökologisch und sozial nachhaltig ist.
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Dein Verantwortungsbereich – Operativ & Gestaltend
- Eigenständiges Recruiting: Du steuerst den Prozess von der Ausschreibung bis zum Interview. Du weißt, wie man Talente in der Gastronomie anspricht und gewinnt.
- HR-Administration & Schnittstelle: Du verantwortest das Vertragswesen sowie die Stammdatenpflege. Dabei bist du die zentrale Schnittstelle zu unserer externen Lohnverrechnung.
- Sparringpartner für die Praxis: Du berätst Führungskräfte an den Standorten in operativen HR-Fragen und unterstützt bei arbeitsrechtlichen Themen.
- Wissenstransfer: Du konzipierst interne Schulungen (z.B. via MS Teams) und führst diese souverän durch, um unsere Standards österreichweit zu sichern.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind eine Anlaufstelle für Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Korrespondenz, Ablage und Bestellungen.
- Sie unterstützen die Institutsmitarbeiter*innen bei administrativen Abläufen (z.B. Personalangelegenheiten, Reiseabrechnungen).
- Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen (Reiseabrechnungen, Abrechnung Gastvorträge, etc.).
- Sie fungieren als Schnittstelle zu internen Serviceeinrichtungen (z.B. Personal, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement) und anderen Schnittstellen (Institutsmitarbeiter*innen, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Aktualisierung der Institutshomepage.
- Sie unterstützen Univ.-Prof. Dr. Schmidt-Lauber in verschiedenen administrativen Bereichen.
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Ihre Aufgaben:
- Sie erarbeiten gemeinsam mit dem Demand Management belastbare Anforderungen und Business Cases und stellen nach Freigabe durch das Change Advisory Board die termingerechte Umsetzung sicher.
- Sie definieren, verhandeln und überwachen SLAs auf Basis von Servicekatalogen sowie OLAs und UCs und stellen die Compliance mit KPIs, Richtlinien und gesetzlichen Rahmenbedingungen sicher.
- Sie erstellen ein Servicedesign, das wirtschaftliche, sichere, vernetzbare und nachhaltige Lösungen ermöglicht und binden dazu Partner:innen sowie bestehende Plattformen ein und tragen dafür die Budgetverantwortung.
- Sie koordinieren die Beschaffung externer Leistungen über Ausschreibungen gemäß BVergG, UCs oder beziehen interne Leistungen über OLAs und steuern die Lieferanten professionell.
- Sie verantworten das Lifecycle-Management über den gesamten Servicelebenszyklus und planen Releases, Patches und Obsoleszenz proaktiv.
- Sie steuern das Projekt-Team und planen Risiken, Tests und Rollbacks gemäß ITIL, um reibungslose Projekte zu gewährleisten.
- Sie sichern Stabilität und Verfügbarkeit im Betrieb, managen Problems und Eskalationen strukturiert und treiben kontinuierliche Verbesserungen voran.
- Sie managen sensible Stakeholder transparent, kommunizieren Erwartungen klar und priorisieren Entscheidungen nachvollziehbar.
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Ihre Aufgaben:
- Leitung und Steuerung innovativer Projekte im Bereich ITS (Intelligent Transport Systems) mit den Schwerpunkten Digitalisierung und Automatisierung im Verkehr
- Koordination interdisziplinärer Projektteams sowie externer Partner:innen, Behörden und Industrie
- Strategische Planung von Projektzielen, Budgets, Zeitplänen und Ressourcen, in enger Abstimmung mit Programmmanagement und Teamleitung
- Aktive Teilnahme in europäischen Gremien und Netzwerken rund um die Themen ITS und CCAM
- Beobachtung technologischer Trends sowie nationaler und europäischer Entwicklungen
- Schnittstellenmanagement zwischen IT, Betrieb, Strategie und Management
- Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Management-Reports
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Technische oder kaufmännische Ausbildung von Vorteil
- Analytische Fähigkeiten: Als Planer musst man komplexe Zusammenhänge verstehen und Lösungen entwickeln können.
- Systematische Arbeitsweise: Pläne erstellen und Prozesse überwachen, daher ist eine strukturierte Herangehensweise unerlässlich.
- Wirtschaftliches Denken: Kostenbewusstsein und Effizienz sind entscheidend.
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel)
- Führerschein B
- Kommunikationsfähigkeit: Du wirst mit verschiedenen Teams zusammenarbeiten, daher sind gute Kommunikationsfähigkeiten wichtig.
- Eigeninitiative: Proaktivität und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, sind gefragt.
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Deine Aufgaben
- Gebäudetechnische Objektbetreuung zur Einhaltung und Schaffung von gesetzeskonformen Rahmenbedingungen in zugewiesenen Objekten in Wien und NÖ
- Ansprechpartner*in für Einrichtungsleiter*innen und für interne Servicestellen, Lieferant*innen und Behörden in Fragen des technischen und wirtschaftlichen Gebäudebetriebs
- Mitwirkung bei der Umsetzung energieeffizienter und zukunftsträchtiger bau- und haustechnischer Lösungen
- Wartung- und Instandhaltungsmanagement inkl. Angebotseinholung und Rechnungsprüfung
- Koordinieren und Überwachen von externen Dienstleister*innen und Gewerken
- Budgeterstellung für Sondermaßnahmen
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene technische Berufsausbildung im Bereich HKLS / Elektrotechnik erforderlich
- Meisterabschluss (HKLS oder Elektrotechnik) von Vorteil
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Facility Management bzw. in der Gebäudetechnik
- Gute Kenntnisse in MS Office
- Kenntnisse im Bereich CAFM-Systeme, GLT und MSR von Vorteil
- Technisches Verständnis in allen relevanten Gewerken (HKLS, E)
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Ihre Aufgaben:
- Sie erarbeiten gemeinsam mit dem Demand Management belastbare Anforderungen und Business Cases und stellen nach Freigabe durch das Change Advisory Board die termingerechte Umsetzung sicher.
- Sie definieren, verhandeln und überwachen SLAs auf Basis von Servicekatalogen sowie OLAs und UCs und stellen die Compliance mit KPIs, Richtlinien und gesetzlichen Rahmenbedingungen sicher.
- Sie erstellen ein Servicedesign, das wirtschaftliche, sichere, vernetzbare und nachhaltige Lösungen ermöglicht und binden dazu Partner:innen sowie bestehende Plattformen ein und tragen dafür die Budgetverantwortung.
- Sie koordinieren die Beschaffung externer Leistungen über Ausschreibungen gemäß BVergG, UCs oder beziehen interne Leistungen über OLAs und steuern die Lieferanten professionell.
- Sie verantworten das Lifecycle-Management über den gesamten Servicelebenszyklus und planen Releases, Patches und Obsoleszenz proaktiv.
- Sie steuern das Projekt-Team und planen Risiken, Tests und Rollbacks gemäß ITIL, um reibungslose Projekte zu gewährleisten.
- Sie sichern Stabilität und Verfügbarkeit im Betrieb, managen Problems und Eskalationen strukturiert und treiben kontinuierliche Verbesserungen voran.
- Sie managen sensible Stakeholder transparent, kommunizieren Erwartungen klar und priorisieren Entscheidungen nachvollziehbar.
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Ausarbeitung und Erstellung von Projektanträgen, einschließlich der Vorlage zur Genehmigung
- Realisierung von freigegebenen lokalen und globalen Projekten
- Erstellung der erforderlichen Unterlagen für behördliche Genehmigungsverfahren
- Koordination und Management von Schnittstellenpartnern (m/w/d) und Stakeholdern (m/w/d)
- Sicherung Projekterfolg durch das eigenverantwortliche Management von Qualität, Zeit und Kosten
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Ihre zukünftigen Aufgaben
- Entwicklung und Umsetzung nachhaltiger Einkaufs- und Beschaffungsstrategien
- Verantwortung für definierte Warengruppen sowie deren strategische Weiterentwicklung
- Durchführung nationaler und internationaler Preis-, Vertrags- und Konditionsverhandlungen
- Analyse von Beschaffungsmärkten sowie Identifikation und Realisierung von Einsparungspotenzialen
- Auswahl, Bewertung und Weiterentwicklung von Lieferanten
- Aufbau und Pflege langfristiger strategischer Lieferantenpartnerschaften
- Durchführung von Kostenanalysen, Marktbeobachtungen und Einkaufsreportings
- Mitarbeit bei Entwicklungs-, Investitions- und Optimierungsprojekten
- Sicherstellung von Qualität, Lieferfähigkeit und Wirtschaftlichkeit entlang der Supply Chain
- Enge Zusammenarbeit mit Technik, Produktion, Qualitätssicherung, Logistik und weiteren Fachbereichen
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