IWTH Steuerberatung GmbH
Vollzeit
Was wir bieten:
- Wir sind eine stetig wachsende Steuerberatungskanzlei, die besonderen Wert auf das MITeinander legt – unsere MitarbeiterInnen arbeiten nicht für uns, sie arbeiten MIT uns
- Eine familiäre Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und „Du-Kultur“
- Aller Anfang muss nicht schwer sein, Du erhältst eine umfassende Einschulung und musst nicht ins kalte Wasser springen.
- Digitalisierung und Flexibilität sind für uns keine Fremdwörter, sondern gelebte Selbstverständlichkeiten. Wir setzen sehr stark auf die Vorteile der Digitalisierung und im Zuge dessen auf moderne Arbeitsweisen.
- All-In hat bei uns nichts mit Arbeitszeiten zu tun. All-In bedeutet für unsere MitarbeiterInnen ein attraktives individuell geschnürtes Paket an Fringe Benefits (z.B. Garage oder Jobticket, kostenloses Mittagessen, Snacks, Kinderbetreuungszuschuss, viele gemeinsame Events,…), um dadurch den Arbeitsalltag für einen persönlich optimal zu gestalten.
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Was dich erwartet
- Empfang und Betreuung von Besucher:innen und Lieferanten
- Vermittlung von Telefonaten und Weiterleitung von Nachrichten
- Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost
- Verwaltung der Besprechungsräume (Reservierung, Vorbereitung, Bewirtung) sowie Sicherstellung von Sauberkeit in den Büroräumlichkeiten und den dazugehörigen Teeküchen
- Allgemeine Bürotätigkeiten (z.B. Ablage, Administration, Verwaltung, Bestellungen)
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Deine Aufgaben
- Persönliche Assistenz der Directorin Operation
- Klassische Bürotätigkeiten wie z.B. Excellisten erstellen und Telefontätigkeiten, Terminkoordinierung und Datenpflege
- Unterstützung beim täglichen Schriftverkehr, Erstellung von Protokollen und bei Reiseplanungen
- Verwaltung der Zeitaufzeichnungen, Krankenstände, Urlaube usw.
- Pflege der Personalakten und der Bewerbungseingänge, Verfassen von Absagen und Evidenzschreiben
- Vorbereitung von Dienstverträgen
- Einarbeitung in den Onboarding-Prozess neuer Kolleg:innen, schrittweise Übernahme des Prozesses
- Unterstützung bei der Abwicklung der Mitarbeiter:innen-Trainings über unsere Akademie
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Administrative Unterstützung unserer Produktionsküchenleitung
- Durchführung von Bestellungen
- Kalkulation, Eingabe und Aktualisierung von Rezepturen im Warenwirtschaftsprogramm
- Unterstützung in der Dienstplangestaltung
- Reklamationsbearbeitung
- Schnittstelle zu allen operativen und administrativen Bereichen in der DoN Gruppe
- diverse Office Tätigkeiten
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Deine Aufgaben
- Annahme, Bearbeitung und Kontrolle der täglich eingehenden Korrespondenzen und Individualreservierungen über alle gängigen Distributionskanäle
- Erstellung und Versendung von Reservierungsangeboten und Buchungsbestätigungen sowohl im Reservierungs- als auch im Bankettbereich
- Ausführliche individuelle Beratung unserer Gäste am Telefon unter Berücksichtigung der vorgegebenen Verkaufs-, Budgetvorgaben und Preisstrategie
- Erfassung der reservierungsrelevanten Daten im PMS-System sowie die permanente Pflege der Gastdaten
- Aktiver Zusatzverkauf und Empfehlung aktueller Angebote
- Überwachung der Buchungslage & Steuerung der einzelnen Segmente
- Bearbeitung und Kontrolle der eingehenden MICE- und Gruppenanfragen nach den Vorgaben der Reservierungsleitung und Eventabteilung
- Erstellung von abteilungsinternen Statistiken und Reports
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Was wir Ihnen bieten
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
- Eine Vollzeitbeschäftigung im Ausmaß von 38 Wochenstunden
- Ein Mindestgehalt ab € 2.900,- brutto im Monat, je nach Qualifikation und Erfahrung
- Mitarbeiterevents, Mitarbeitergeschenke sowie persönliche Gestaltungsmöglichkeiten
- Ein Arbeitsplatz mit Perspektive in einem langjährig bestehenden Familienunternehmen
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Your personal sphere of influence:
- Planning and coordinating meetings, workshops and business trips
- Creation and preparation of minutes and data
- Support in the preparation of publications and events
- Administration of project budgets
- Maintaining the department's website and sending out newsletters
- IT and computer support for the Department, in particular in the maintenance of digital systems and technical support for events
- Central contact person for German and English correspondence with internal and external interfaces (team, university, project partners, students)
- Supervision of guest researchers and cooperation partners
- Maintenance of u:cris, management of keys and orders
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Your Tasks
- Task 1 - i.e. participation in setting up the work group
- Task 2 – i.e. supporting the director in the planning process
- xxxxx
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Kundenservice und Landesstellen
- Personelle und fachliche Leitung der Kundenservicestelle
- Personalmanagement und –verantwortung in der Kundenservicestelle in Abstimmung mit der Regionalleitung
- Fachliche Bearbeitung und Prüfung von Leistungen nach dem Allgemeinen Sozialversicherungsgesetz (ASVG) und Kinderbetreuungsgeldgesetz (KBGG) insbesondere in Sonderfällen sowie Kundenberatung
- Umsetzung von Maßnahmen sowie Mitwirkung im Rahmen von Prozessharmonisierungen und –optimierungen der Kernprozesse entsprechend den Vorgaben des Fachbereiches Kundenservice und Landesstellen
- Sicherstellung der Umsetzung einer einheitlichen Vorgehensweise in der Kundenservicestelle entsprechend den Vorgaben der Regionalleitung
- Mitarbeit bei der Erstellung von Kennzahlen und Reporting an die Regionalleitung
- Umsetzung und Dokumentation von internen Kontrollsystem-Vorgaben
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Was Sie erwartet
- Unterstützung der Abteilung Facility Management in administrativen und organisatorischen Belangen
- Schnittstelle zwischen Abteilungsleitung, Mitarbeiter:innen, externen Partnern und Kunden
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Terminmanagement, Korrespondenz, Dienstreisevorbereitung, etc.)
- Laufendes Fuhrparkmanagement
- Erstellung von Berichten, Präsentationen, Protokollen, Auswertungen und Statistiken
- Bestellwesen und Auftragsverwaltung sowie Vertragsmanagement
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Sachbearbeiter:in Fakturierung (m/w/d)
- Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen
- Anlage und Pflege von Verträgen
- Ablage und Archivierung
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im Bereich Fakturierung
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Was du machst
- Leitung Support: Du führst und motivierst ein zweiköpfiges Team
- Office- & Facility Management: Du bist das Herz und die Seele in unserem magdas HEARTQUARTER in Liesing und sorgst für einen reibungslosen Ablauf und eine angenehme Arbeitsatmosphäre im Büro
- Veranstaltungen & Seminare: Du organisierst die firmeninternen Events und bist die Ansprechpersonen für Seminare in unserem HEARTquarter
- Fuhrparkmanagement: du hast unseren Fuhrpark im Blick und bist die Schnittstelle zum Caritas Fuhrpark bei Themen wie Neubestellungen, Schadensmeldungen, Parkpickerl etc.
- Unterstützung bei der Bearbeitung der eingehenden Tickets in unserem CRM
- Organisation & Administration: Du unterstützt die Geschäftsführung und das Managementteam bei administrativen und organisatorischen Belangen und bist unter anderem für die Verwaltung von Dokumenten sowie die Bearbeitung der Post und Korrespondenz zuständig
- Stundenabrechnung: Du kontrollierst die Stundenlisten der Kolleg*innen aus der Reinigung in unserem Stundenerfassungssystem ASE und bereitest die notwendigen Reports für die Personalverrechnung vor
- Front-Office: Du bist die erste Anlaufstelle für eingehende Anrufe und Anfragen. Montag bis Donnerstag von 8 bis 15:30 Uhr und freitags bis 13 Uhr empfängst Du professionell und freundlich unsere Gäste und Kolleg*innen
- Back-Office: Du verwaltest die Handkassa und bist für die Freigabe und Kontrolle von Rechnungen zuständig
- IT- & technischer Support: Kleinere technische Probleme löst Du eigenständig und koordinierst bei Bedarf den Kontakt zum IT-Support
- Schnittstelle zu internen und externen Abteilungen: Als Dreh- und Angelpunkt der Zusammenarbeit mit allen Abteilungen bist Du für einen reibungslosen Informationsfluss und eine effektive Kommunikation im Unternehmen verantwortlich
- Office-On- & Offboarding: Neue und bestehende Mitarbeiter*innen werden von Dir für ihren Arbeitsalltag ausgestattet und in diverse Office-Programme eingeschult
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Pflege der Recruitingdatenbank
- Active Sourcing und Ansprache von Kandidat:innen
- Bewerber:innenmanagement inkl. Vorselektion
- Durchführen von Telefoninterviews
- Teilnahme an diversen Recruitingtagen/Jobmessen
- Organisatorische sowie administrative Tätigkeiten
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Ihre Aufgaben
- Anlage und Wartung der Stammdaten von Produkten, Produktmerkmalen, Lieferanten, Produkthierarchien, EAN Codes und Zolltarifen in SAP
- Unterstützung bei Artikel Harmonisierung (z.B. bei SAP Roll Outs, Akquisitionen)
- Erstellen von Analysen und Berichten aus SAP
- Durchführen des Einkaufsprozesses (Bedarfsermittlung, Bestellung, Kontrolle)
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Deine Aufgaben:
- Gebäudetechnische Objektbetreuung zur Einhaltung und Schaffung von gesetzeskonformen Rahmenbedingungen in zugewiesenen Objekten in Wien und NÖ
- Ansprechpartner*in für Einrichtungsleiter*innen und für interne Servicestellen, Lieferant*innen und Behörden in Fragen des technischen und wirtschaftlichen Gebäudebetriebs
- Mitwirkung bei der Umsetzung energieeffizienter und zukunftsträchtiger bau- und haustechnischer Lösungen
- Wartung- und Instandhaltungsmanagement inkl. Angebotseinholung und Rechnungsprüfung
- Koordinieren und Überwachen von externen Dienstleister*innen und Gewerken
- Budgeterstellung für Sondermaßnahmen
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Ihr Profil
- Abgeschlossene gastronomische oder kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, Universität, FH o.ä.)
- Mehrjährige, positionsrelevante Berufserfahrung
- Sehr gute MS Office Kenntnisse
- Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Kommunikations- und Durchsetzungsfähigkeit
- Hohe Stressresistenz und Teamfähigkeit
- Serviceorientierung in der Zusammenarbeit
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Job description:
- Providing advice and support to researchers in the area of Research Data Management and Open Science, a.o. assisting them in writing data management plans
- Designing and developing innovative discipline-specific services in the area of Research Data Management
- Building awareness for sustainable Research Data Management
- Developing workflows, policies and standards for Research Data Management
- Designing and delivering needs-based training on Research Data Management and Open Science
- Conducting needs assessments among the faculty
- Networking in university, national and international initiatives
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Aufgaben
- Administration von Klienten und Lieferanten
- E-Mail Korrespondenzen und telefonischer Kontakt mit Kunden
- Erstellung von grafischen Inhalten
- Erlernen von Personalverrechnungsaufgaben und Buchhaltungsaufgaben
- Laufende Aktualisierung von Web-Inhalten
- Organisation von Abläufen und Veranstaltungen für z.b. meinefotoparty.at
- Entwurf von Marketingstrategien für unsere Modelagentur Alpinas.Austria
- Selbstständiges Arbeiten
- Vorbereitung und Einschulung in Buchhaltung und Lohnverrechnungen
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Deine Aufgaben:
- Prüfen von Plänen und Planungsdokumenten bzw. Unterstützung des Bauprojektmanagements in allen Planungsphasen (Vorentwurf, Entwurf, Unterstützung bei Einreichverfahren, Ausführungs- sowieAusschreibungsunterlagen (u. a. BVerG))
- Überwachung Deiner Klima- Projekte hinsichtlich Termineinhaltung und Umsetzungsqualität
- Kontakt mit Förderstellen und Zuständigkeit für die Förderabwicklung (Erfahrung vorteilhaft)
- Umsetzung von energieeffizienten und zukunftsträchtigen Haustechnik-Lösungen für unsere Bestandsobjekte
- Weiterentwicklung der Haustechnikanlagen sowie der Gebäudeleittechnik
- Kompetente Ansprechperson für Gebäudetechnik-Themen
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse
- Gute Englischkenntnisse
- Hohe Zahlenaffinität und wirtschaftliches Verständnis
- Fähigkeit, Kundenbedürfnisse zu erkennen und umzusetzen
- Sensibler Umgang mit Daten
- Rasche Auffassungsgabe
- Selbständige und strukturierte Arbeitsweise
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Ihre Aufgaben:
- Du unterstützt bei der Entwicklung von Sortimentskonzepten, bereitest Handlungsempfehlungen vor und übernimmst administrative Aufgaben.
- Du arbeitest eng mit deinen Teamkolleg:innen, dem Vertrieb sowie anderen Bereichen in unserer Konzernzentrale in Deutschland zusammen.
- Du beantwortest Anfragen von Lieferant:innen und unseren Märkten zu Sortimentsthemen.
- Du analysierst und bereitest Daten auf, pflegst diese und erstellst vertiefende Auswertungen.
- Du erfasst, aktualisierst und überprüfst regelmäßig die Stammdaten.
- Du führst Lagerstandskontrollen durch und überprüfst die Artikelbestände.
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Vollzeit | befristet | Geringfügig
Ihr Aufgabenbereich
- Supporting the management and maintenance of the WBÖ database
- Supporting the lexicographical work
- Supporting the preparation of corpus data
- Literature research and acquisition
- Assistance with formal correction work
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Bau, Facility Management und Beschaffung
- Unterstützung der bundesweiten Themenfeldleitung und eigenständige Bearbeitung qualifizierter fachlicher und organisatorischer Angelegenheiten im Bereich der Vergabekoordination
- Eigenverantwortliche Planung und Koordination der Ausschreibungen, insbesondere im Bereich medizinischer Güter und Dienstleistungen für die Gesundheitseinrichtungen der ÖGK
- Selbstständige Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Berichterstellung für das Management und die Gremien der Selbstverwaltung
- Schnittstellenfunktion zu den maßgeblichen externen und internen Stakeholdern in Zusammenhang mit der Koordination von Vergabeverfahren
- Analyse relevanter Prozesse sowie stetige Optimierung und eigenverantwortliche Umsetzung und Weiterentwicklung
- Leitung von beziehungsweise Teilnahme an Projekten und Arbeitsgruppen im Bereich des Vergabewesens
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen und arbeiten mit Druckereien und Verlagen zusammen. Sie verwalten Projektbudgets. Sie kümmern sich um das Beschaffungsmanagement.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die deutsch- und ggf. englischsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs- und Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Angebotsmanagement und laufende Kundenkorrespondenz
- Unterstützung der Gebietsleitung in kaufmännischen Angelegenheiten
- Materialdisposition und Materialbestellungen für die Objektmanager:innen
- Trouble-Shooting und Fehlermanagement
- Prüfung von Eingangsrechnungen und Kontierung für die Buchhaltung
- Vorbereitung von Aufträgen für die Fakturierung
- Laufende Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Selbständige Organisation des Back Office Bereichs
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Ihre Aufgaben:
- Sie schaffen Rahmenbedingungen und erarbeiten Betriebsprozesse zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der technischen Anlagen und Systeme im Bereich AVB
- Sie kümmern sich um die Bereitstellung der erforderlichen IT-Services durch ein entsprechendes Service-Level-Management samt dazugehöriger Regelungen über SLAs und OLAs.
- Sie sorgen für übergreifende, interne wie externe Koordination der Kernleistungen im Anlagenbetrieb
- Sie stellen das Vertragsmanagement für Leistungen im Anlagenbetrieb sicher und wickeln Beschaffungen gemäß BVerG ab
- Sie sorgen für umfassende Reporting- und Prüfroutinen im Betriebsumfeld, insbesondere für beigestellte technische Dienstleistungen zur Gewährleistung der flächendeckend einwandfreien Funktion der Anlagen und Systeme
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- abgeschlossene technische oder kaufmännische Ausbildung (HAK, HTL, Universität, FH o.ä.)
- mehrjährige, positionsrelevante Berufserfahrung erforderlich
- sehr gute MS Office Kenntnisse
- verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- ausgeprägte Kommunikations- und Durchsetzungsfähigkeit
- Stressresistenz und Teamfähigkeit
- hohe Serviceorientierung in der Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Terminverwaltung und Personaleinsatzplanung im Rahmen der Auftragsabwicklung
- Materialdisposition für die Reinigungsmitarbeiter
- Verwaltung von Fehlzeiten (z.B. Urlaub, Krankenstand, etc.)
- Unterstützung bei allen anfallenden Bürotätigkeiten bzw. bei administrativen Aufgaben
- Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Kunden und Mitarbeiter:innen
- Pflege diverser Datenbanken
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HLW o.Ä.)
- Einschlägige Berufserfahrung im Finanzbereich und MS Dynamics NAV
- Ausgezeichnete MS Office Kenntnisse, insbesondere Excel
- Gute Englischkenntnisse
- Hohe Zahlenaffinität und mathematische Kenntnisse
- Teamkompetenz sowie serviceorientiertes Auftreten
- Flexibilität und hohe Einsatzbereitschaft
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IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Strategische und operative Leitung des Bereichs Sonderreinigung mit Schwerpunkt Wien sowie übergreifende Koordination mit Sonderreinigungs-Abteilungen im gesamten österreichischen Raum
- Entwicklung und Implementierung von Reinigungsprozessen und -standards zur Sicherstellung höchster Qualität
- Führung, Motivation und Weiterentwicklung eines Teams von Sonderreinigungskräften
- Planung und Kontrolle des Budgets sowie Sicherstellung eines effizienten Ressourceneinsatzes
- Neukundenakquisition sowie Pflege langfristiger Kundenbeziehungen
- Sicherstellung der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Arbeitssicherheitsstandards
- Durchführung von Qualitätskontrollen sowie Optimierung der bestehenden Arbeitsabläufe
- Entwicklung neuer Dienstleistungen gemäß Marktanforderungen
- Erstellung, Kalkulation und Nachverfolgung von Angeboten
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