St.Pölten | XXXLutz Filiale St.Pölten | Vollzeit
- Unterstützung organisatorischer und administrativer Aufgaben im After-Sales-Bereich
- Mitarbeit bei der Abwicklung von Kund:innenanliegen nach dem Kauf
- Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Terminkoordination
- Koordination und Optimierung interner Abläufe
- Arbeit mit moderner EDV und Bürosoftware
- Vorbereitung von Unterlagen, Auswertungen und Übersichten
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Deine Aufgaben bei uns
- Selbstständiges und eigenverantwortliches Durchführen der monatlichen Abrechnung von Gehältern, Löhnen und Lehrlingsentschädigungen (Kollektivvertrag Bäcker und Gastgewerbe)
- Erstellung von Monats- und Jahresendarbeiten
- Vollständige Administration der Zeiterfassung
- Personaladministration und Stammdatenpflege
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Umsetzung der KV-Erhöhung, Gehaltsanpassung, Abrechnung von Karenzen, Änderung von Beschäftigungsverhältnissen inkl. Verträge und Langzeitkrankenständen
- Kommunikation zu Behörden und Ämter, Betreuung von Lohnabgabenprüfungen
- Ansprechpartner für arbeits-, sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Fragen
- Operative und fachliche Unterstützung der Kollegen
- Erstellung der Personalrückstellungen
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Museen der Stadt Wien
Vollzeit
Ihr Aufgabengebiet
- Operative und organisatorische Leitung des Tagesgeschäfts an allen Museumsstandorten im Supervisor:innen-Team
- Disziplinäre Führung der Mitarbeiter:innen im Publikumsdienst inklusive effizienter Einsatzplanung mittels Sheepblue
- Verantwortung für sämtliche Onboarding-Prozesse sowie die laufende Schulung und Motivation des Personals
- Koordination des Personaleinsatzes bei Events und Durchführung regelmäßiger Team-Briefings
- Sicherstellung und Weiterentwicklung von Service- und Qualitätsstandards sowie Erstellung von Prozess-Manuals
- Verantwortung für die korrekte Kassenführung nach Vorgaben der Buchhaltung und regelmäßiges Reporting
- Souveräne Unterstützung im Konflikt- und Beschwerdemanagement sowie Dokumentation besonderer Vorkommnisse
- Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen und Mitarbeit bei strategischen Projekten oder Recruiting-Prozessen
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GOURMET stellt sich vor...
- daran, Anforderungen genau zu analysieren und unser gastronomisches (Fach-) Personal für verschiedenste Veranstaltungen effizient entsprechend ihrer Fähigkeiten und zeitlichen Verfügbarkeiten zu koordinieren
- an der Erstellung detaillierter Personaleinsatzpläne
für optimale Lösungen vor Ort beim Event - an der Organisation des Personals direkt vor Ort – vom Check-in bis zum Check-out inklusive Uniformhandling – und sorgen dafür, dass personaltechnisch alles rundläuft
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen: Koordination, Kontrolle und Abrechnung
- an der Erfassung von Arbeitszeiten sowie der Aufbereitung aller relevanten Unterlagen für eine saubere und korrekte Event-Abrechnung
- als wichtige Schnittstelle zwischen Betriebs- & Projektleiter:innen,
dem operativen Team vor Ort und HR – denn nur gemeinsam werden Events richtig gut - am Onboarding und der Einschulung unserer neuen, internen Aushilfskräfte und sorgen dafür, dass sie von Anfang an bestens vorbereitet und motiviert starten
- aktiv an Verbesserungen und Weiterentwicklungen, um unsere täglichen Abläufe noch smarter, effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten
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Dein Job
- Erstellung und Verwaltung von Verträgen (mit Vertragspartern und Saisonarbeitern)
- Administrative Betreuung und Koordination der Vertragsunterlagen
- Enge Zusammenarbeit mit Subunternehmen im Rahmen des Winterdienstes
- Pflege und Organisation von Dokumenten und Daten im internen System
- Eigenständige Bearbeitung von Anfragen und Problemstellungen
- Abwicklung der Rechnungslegung
- Fahrzeugverplanung und Terminkoordination bei Ausgabe und Rückholung
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Informationen zur offenen Position
- Abwicklung von Aufnahmen und Entlassungen der Patient*innen auf den Stationen
- Allgemeine administrative Aufgaben (z.B. Bestellungen, Telefontätigkeit,...)
- Erfassung klinischer Leistungsanträge, Befundadministration
- Vertretungs- und Springertätigkeiten innerhalb des Teams
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Dein Job
- enge Zusammenarbeit mit sämtlichen operativen Fachbereichen
- Auftragsanlage und Organisation der Abwicklung
- laufende Betreuung von Aufträgen und Kund:innen
- Organisation von Terminen und Fristen
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Die Aufgaben
Sie fungieren als Kommunikationsdrehscheibe – von der Telefonannahme und -weiterleitung bis zum E-Mail- und Dokumentenmanagement Sie begrüßen und betreuen unsere Gäste mit Freundlichkeit und Professionalität Sie verantworten das Bestellwesen (z.B. Büromaterial, Ausrüstung und div. Dienstleistungen) Sie übernehmen die effiziente Organisation und Koordination von Terminen sowie die Verwaltung von Besprechungsräumen Sie kümmern sich um das Post- und Paketmanagement und organisieren Dienstreisebuchungen
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Teilzeit (20 Std./Woche)
- Herzlicher Empfang & Zentraler Erstkontakt: Als erste Stimme am Telefon geben Sie unseren PatientInnen vom ersten Moment an ein Gefühl von Sicherheit und Orientierung vor ihrem stationären Aufenthalt.
- Beratung & Begleitung: Sie führen PatientInnen einfühlsam und strukturiert durch den administrativen Prozess. Dabei klären Sie vorab alle Fragen zu Abläufen und für den Aufenthalt benötigten Dokumente.
- Schnittstellenmanagement: Sie übernehmen die Kommunikation mit in - und ausländischen Krankenversicherungen, holen Kostenübernahmen ein und sorgen für einen reibungslosen und angenehmen Aufenthalt für unsere PatientInnen.
- Datenpflege: Mit Ihrem Blick fürs Detail erfassen und pflegen Sie die Stammdaten im System –eine saubere Datenbasis ist das Fundament für einen professionellen Ablauf.
- Postfachmanagement: Sie behalten den Überblick im allgemeinen E-Mail-Postfach der stationären Aufnahme und sorgen für schnelle, verlässliche Rückmeldungen.
- Weiterentwicklung: Sie wirken aktiv an der Optimierung bestehender Abläufe mit und bringen sich bei der Gestaltung neuer, moderner Prozesse ein.
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Wien 3.Bezirk (1030) | XXXLutz Filiale Wien 3.Bezirk (1030) | Vollzeit
- Unterstützung organisatorischer und administrativer Aufgaben im After-Sales-Bereich
- Mitarbeit bei der Abwicklung von Kund:innenanliegen nach dem Kauf
- Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Terminkoordination
- Koordination und Optimierung interner Abläufe
- Arbeit mit moderner EDV und Bürosoftware
- Vorbereitung von Unterlagen, Auswertungen und Übersichten
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Was SIND DEINE AAUFGABEN?
- Du bist verantwortlich für die Angebotslegung, Auftragsbearbeitung und Rechnungslegung und behältst dabei stets den Überblick über Qualität, Wirtschaftlichkeit und Wirkung
- Du kümmerst dich um die administrative Unterstützung bei der Planung und Organisation sanitätsdienstlicher Veranstaltungsbetreuung – mit Weitblick und einem Gespür für reibungslose Abläufe
- Du erstellst und koordinierst die Dienstpläne der operativen Mitarbeiter:innen und sorgst für einen fairen und verlässlichen Einsatz
- Du übernimmst die Einsatznachbearbeitung, Auswertung und Erstellung von Reportings und machst Ergebnisse sichtbar
- Du sorgst mit Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein für die Ablage, Archivierung und Nachbereitung der Einsatzdokumentation
- Du nimmst an Behördenterminen teil und vertrittst den Bereich kompetent und verbindlich
- Du verantwortest die Kundenakquise sowie die Beratung von Kund:innen und überzeugst dabei durch Professionalität und Handschlagqualität
- Du arbeitest eng mit freiwilligen Mitarbeiter:innen zusammen und sorgst mit Wertschätzung, Teamgeist und Wärme für eine gute Zusammenarbeit
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Ihre Aufgaben:
- Organisation: Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Bereichen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf (inkl. Privater Erledigungen).
- Administration: Sie kümmern sich selbständig um das Officemanagement, die Koordination und Planung von Terminen, sowie Ablage und Datenpflege.
- Informationsaufbereitung: Zu Ihren Aufgaben zählt das Aufbereiten von Protokollen, die Erstellung von Ablaufbeschreibungen, sowie die Nachbearbeitung von Besprechungen.
- Umsetzung: Sie stellen sicher, dass die Entscheidungen des Managements umgesetzt werden und alle Mitarbeiter die relevanten Informationen bekommen.
- Reiseplanung: Sie organisieren die Reisen der Geschäftsführung und kümmern sich um die dazugehörigen Buchungen.
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Deine Aufgaben
- Verwaltung von Miet- und Eigentumsobjekten
- Organisatorische, kaufmännische und rechtliche Bewirtschaftung von Objekten
- Überprüfung von Mietverträgen
- Übergabe und Übernahme von Bestandseinheiten sowie Durchführung von Objektbegehungen bei Bedarf
- Rechnungsfreigabe
- Betriebskostenabrechnung
- Budgetplanung und laufendes Monitoring
- Schnittstelle zwischen Einrichtungsleitungen / Mieter*innen, Servicestellen der Organisation, technischem Facility Management, Bauprojektmanagement und Finanzwesen
- Ansprechpartner*in für Bauträger / Vermieter, Behörden, Rechtsvertreter, Mieter*innen
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Dein Job
- selbstständige Planung und Terminkoordination
- sachkundige und professionelle Kund:innenbetreuung
- eigenverantwortliche Durchführung von Schädlingsbekämpfungsmaßnahmen
- Dokumentation der durchgeführten Arbeiten
- abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
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Ihre Aufgaben:
- Operative Standortsteuerung
- Organisation und Koordination der administrativen Abläufe am Standort Berlin
- Steuerung der lokalen Verwaltungsprozesse sowie Sicherstellung effizienter Arbeitsstrukturen
- Sicherstellung funktionierender Schnittstellen zwischen Departments, Verwaltung und zentralen Einheiten in Wien
- Wirtschaftliche Steuerung
- Verantwortung für die Einhaltung des für die Departments freigegebenen Budgets
- Ressourcensteuerung und Controlling des Standorts
- Analyse wirtschaftlicher Kennzahlen und Erstellung regelmäßiger Berichte für die Fakultätsleitungen in Wien
- Standortentwicklung und Vernetzung
- Mitwirkung an der strategischen Weiterentwicklung und Profilbildung des Standorts Berlin. Insbesondere Unterstützung von Maßnahmen zur Sicherung und Weiterentwicklung der Studierendenzahlen
- Aufbau und Pflege von Kooperationen mit regionalen Institutionen, Organisationen und relevanten öffentlichen Stellen
- Förderung einer konstruktiven Zusammenarbeit der Departments Psychologie und Psychotherapie
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Warum es dir bei uns gefallen würde?
- Günstiges Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kostenlose Jause
- Gratis Eintritt in unsere Römertherme und das Fitnesscenter
- Vielfältiges Gesundheitsprogramm
- Vergünstigungen bei Partnerbetrieben
- Mindestbruttogehalt je nach Ausbildung und Erfahrung € 1349,38 - € 1727,20 (25 - 32h)
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Dein zukünftiger Bereich
- Du übernimmst Verantwortung für unsere Geschäftskund:innen (Mandant:innen)
- Du kommunizierst mit Mandant:innen & Dienstleister:innen
- Du weist unsere Mandat:innen in unsere Ticketing-Software ein und berätst sie im Hinblick auf Set-up und Customizing von Ticket-Shops
- Du nutzt und pflegst unser CRM-Tool
- Du unterstützt bei der aktiven Weiterentwicklung & Optimierung interner Prozesse (abteilungsübergreifend)
- Du führst interne Abläufe aus und übernimmst Verantwortungen im neuen Wiener Office
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Teilzeit Aufgaben
- Durchführung und Dokumentation von Harntests bei Patienten (m) & Alkoholtestungen
- Etikettierung, Verwaltung und organisatorische Aufbereitung der Harntests
- Entgegennahme, Betreuung und Weiterleitung von Telefonanrufen Terminvergabe und
- Terminkoordination für Klient*Innen
- Führung und Kontrolle der Kassa
- Durchführung und Dokumentation der Inventur
- Erstellung und Aktualisierung von Team-Protokollen sowie Team-Agenden
- Kontrolle der Termin- und Behandlungsdokumentation auf Vollständigkeit und Nachtragung bei Bedarf
- Verwaltung, Organisation und Durchführung von Bestellungen aller Art
- Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams
- Schnittstellenmanagement zwischen Kolleg*innen des multiprofessionellen Teams und Klient*innen
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Abläufen in verschiedenen Referaten der Fakultät für Medizin
- Mitarbeit bei der Planung, Koordination und Umsetzung interner Prozesse und Termine
- Allgemeine Büroorganisation sowie selbstständige Bearbeitung administrativer Agenden
- Betreuung und Koordination von internen und externen Anfragen
- Erstellung, Verwaltung und Aufbereitung von Unterlagen, Dokumenten und Auswertungen
- Kommunikation und Abstimmung mit unterschiedlichen Organisationseinheiten der Fakultät
- Pflege und Verwaltung von Daten in internen Systemen und Datenbanken
- Mitwirkung bei der Optimierung von administrativen Strukturen und Arbeitsabläufen
- Mitarbeit bei allgemeinen administrativen sowie projektbezogenen Tätigkeiten
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Ihre Aufgaben:
- Kompetente, freundliche und verlässliche Beratung von Kundinnen und Kunden bei allgemeinen PKW-Mautanfragen sowie bei der Bearbeitung von Beschwerden zu Ersatzmautforderungen bei Fahrzeugen unter 3,5t (PKW)
- Die Kundenkommunikation erfolgt sowohl schriftlich als auch telefonisch, anlassbezogen auch vor Ort am Bürostandort
- Sie arbeiten am Computer mit den aktuellen Office-Programmen und pflegen die Kundendaten in unserem CRM-System
- Schnittstellenübergreifende Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen innerhalb der ASFINAG
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Führung eines kleinen Teams in der Kostenbuchhaltung
- am Erfassen und Verbuchen der laufenden Eingangsrechnungen
- am Führen der Anlagenbuchhaltung
- an der Betreuung des elektronischen Workflows und des Kreditorenstammes
- an der Salden- und Kontenabstimmung
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PS³ Personalservice GmbH
Vollzeit
Das sind Ihre Aufgaben
- Sie unterstützen die Bereichsleitung Produktion in allen organisatorischen und administrativen Belangen wie zB Protokollführung und Besucherorganisation
- Sie übernehmen eigenständig die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern in deutsch und englisch
- Sie planen und koordinieren Meetings, Events und Dienstreisen
- Sie erstellen aussagekräftige Präsentationen und Management-Unterlagen
- Sie behalten Fristen und wichtige Dokumente im Auge und verwalten die interne Dokumentation
- Sie betreuen die Zeiterfassung in SAP und sorgen für eine korrekte Datenpflege
- Sie bereiten Daten strukturiert auf und halten relevante Listen aktuell
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Annahme von entwicklungsrelevanten Meldungen aus der Produktion und Sicherstellung der Berücksichtigung bei der Serien-Dokumentation
- Abklärung der Inhalte und Zusteuerung an die entsprechende Fachabteilung
- Technische Prüfung der Bandlistenanträge und Prüfung der Teileverfügbarkeit
- Auswertung von Störmeldungen und Werkemeldungen und Urgenz mit Abbauplänen
- Mitarbeit bei Q-Fehlerbeseitigungsthemen (FBT, Fahrzeugaudits)
- Auswertungen als Datenbasis für tägliches und monatliches Reporting
- Technikbegleitung bei Prototypen mittels Maßnahmenplan
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Einholung von ad-hoc Angeboten für benötigte Ersatzteile von internationalen Lieferanten
- Entsprechende Dokumentation des Anfrage/Angebotsprozesses in SAP
- Bearbeitung von BANFen (Bestellanforderungen) sowie Erstellung von Bestellungen
- Erstellung von Preisvergleichen zur Entscheidungsfindung hinsichtlich Bezugspotentialen
- Durchführung der Rückstandsverfolgungen
- Vereinbarung von Ersatzteilpreislisten
- Pflege von Rahmenverträgen
- Erstellung von Reklamationen bei Lieferanten
- Unterstützung anderer Teams bei Einkaufsprojekten
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Vollzeit
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Office Management & inhaltliche Assistenz
- Kalendermanagement
- Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern
- Planung, Organisation und Vor- und Nachbearbeitung diverser Sitzungen
- Mitgestaltung und Umsetzung diverser Projekte
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20 Wochenstunden
- Erstellung und Aufbereitung von Angeboten in Abstimmung mit dem Verkauf
- Vorbereitung von Rechnungen und Weiterleitung an die zuständigen Abrechnungsstellen
- Administrative Abwicklung von Verkaufsprozessen
- Durchführung von Bestellungen sowie Datenkontrolle
- Pflege von Stammdaten, Listen und vertriebsrelevanten Unterlagen
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Was erwartet dich in dieser Position?
- Eigenständige Bearbeitung und Abwicklung von Kundenaufträgen – von der Auftragserfassung bis zur Fakturierung
- Erstellung und Betreuung von Kontrakten, Gutschriften und Exportdokumenten
- Disposition und Koordination von Transportdienstleistern (LKW, Bahn, Schiff)
- Kommunikation mit Kunden und internen Ansprechpartnern, zB. Key Account Management
- Bearbeitung und Dokumentation von Reklamationen
- Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in SAP
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- In Zusammenarbeit mit Kolleg*innen administrieren Sie Ausschreibungs- und Recruitingprozesse und alle laufend anfallenden Personalbelange (Urlaube, Karenzen, Krankenstände, Verwaltung persönlicher Daten etc.). Sie begleiten die Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen vom Erstkontakt und dem Onboarding bis zum Offboarding
- Sie sind Reise- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
- Sie koordinieren und organisieren die Lehrplanung in Kooperation/Abstimmung mit dem StudienServiceCenter; Betreuung von Gastprofessor*innen; Hörsaalbuchung; Prüfungsterminverwaltung
- Sie unterstützen bei der Planung, Organisation und Durchführung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien bei der Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen), der Buchung von Räumen und der Organisation von Caterings.
- Sie agieren als Rechnungsprüfer*in, kontrollieren laufend Einnahmen sowie Ausgaben, und Sie behalten die verschiedenen Budgets des Zentrums im Blick
- Sie sind die Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zu allen Mitarbeiter*innen des Zentrums (Wissenschafter*innen, Studierenden und dem allgemeinen Personal)…. und sind Schnittstelle zu inneruniversitären Dienstleistungseinrichtungen (Personalabteilung , SSC, Finanzwesen und Controlling,...) etc.
- Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben wie Terminkoordination; Event- und Meetingvorbereitung; Bestellungen, Versand…
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