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Kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d) für die Kontrolle der Eingangsrechnungen (20 bis 30 Stunden)
- Unterstützung der Fakturenrevision
- Erfassen der Eingangsrechnungen
- Buchhalterische Vorarbeiten
- Abgleich mit Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen
- Überwachung des Prüflaufs
- Rechnungsbearbeitung
- Fallweise Vertretung in benachbarten Abteilungen (Einkauf, Rezeption)
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Ihre Aufgaben
- Angebotsvorbereitung
- Terminkoordination
- Unterstützung der Projektleiter
- Allgemeine Korrespondenz
- Administrative Tätigkeiten
- Dateneingabe und Datenverwaltung
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ALS SEKRETÄR:IN WIRST DU BEI UNS...
- administrativ und organisatorisch die Landesgeschäftsführung und das Präsidium unterstützen
- eng mit Abteilungsleiter:innen der Landesverbandszentrale und mit den Bezirksstellengeschäftsführer:innen zusammenarbeiten
- für die Terminplanung und Büroadministration verantwortlich sein
- Dokumente vorbereiten und Protokolle führen
- Korrespondenzen bearbeiten
- die Ablage und Datenpflege betreuen
- Daten für Entscheidungen aufbereiten
- in der Event- und Meetingorganisation unterstützen
- für die Firmenkassa verantwortlich sein
- Präsentationen für Führungskräfteklausuren und Geschäftsführertagungen vorbereiten und erstellen
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Ihr Aufgabengebiet
- Beschäftigung in Vollzeit 40 Wochenstunden
- Sie sind zuständig für die Wahrnehmung der Dienst- und Fachaufsicht für das unterstellte Personal
- Sie führen Mitarbeiter*innenorientierungsgespräche
- Sie sind zuständig für die Einteilung, Führung und Abschluss des Dienstplans
- Sie sind zuständig für die Annahme und Administration ambulanter Patient*innen Ambulanzbereich
- Sie sind zuständig für die Koordination der patient*innenbezogenen Terminplanungen
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Ihr Aufgabengebiet
- Sie erstellen Berichte und Analysen sicherheitskritischer Natur für den Betrieb des AKH und für die Sicherheitsbehörde, etc. (intern und extern);
- Sie wirken an der Umsetzung von sicherheitsrelevanten Maßnahmen in folge geänderter Vorgaben des Sicherheitshandbuches mit;
- Sie führen eine umfassende Korrespondenz im gesamten Wirkungsbereich der TSI;
- Sie werten Dienstprotokolle und veranlassen entsprechende Maßnahmen entsprechend einem festgelegtem Ablauf/Procedere;
- Sie unterstützen die Leitung TSI bei operativen und strategischen Aufgaben;
- Sie erteilen fachliche und sachliche Auskünfte hinsichtlich der gesamten Aufgabenpalette von TSI (nach entsprechender Einarbeitungszeit).
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Your personal sphere of influence:
- You are involved in research projects and scientific studies in the area of targeted delivery to Langerhans cells.
- You are an expert in NMR spectroscopy and the use of associated software for data processing.
- You work on your dissertation and its completion.
- You hold courses independently within the scope of the provisions of the collective bargaining agreement.
- You take on administrative tasks in research, teaching and administration.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
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Organisation und Administration der Lehr- und Prüfungsverwaltung. -
Beratung und Information der Studierenden in studienrechtlichen Belangen von der Zulassung bis zum Abschluss des Studiums für Curricula der Studienprogrammleitung Philosophie: BA Philosophie, MA Philosophie, MA Ethik, MA Wissenschaftsphilosophie und Wissenschaftsgeschichte, Erweiterungscurricula -
Inhaltliche Mitbetreuung SPL-Webseite Universität Wien und Online-Anmeldesystem -
Mitwirkung bei der Optimierung von Arbeitsprozessen (zB Formulare, Bescheide) und bei der Entwicklung qualitätsverbessernder Maßnahmen -
Mitwirkung bei der Optimierung des Serviceangebots für Studierende -
Mitwirkung bei Informationsveranstaltungen der Studienprogrammleitung Philosophie (zB BeSt; Uni-Orientiert)
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Your personal sphere of influence:
- Participation in research projects / research studies
- Participation in publications / academic articles / presentations
- Participation in teaching and independent teaching of courses in public law as defined by the collective agreement
- Supervision of students, assistance in the administration of courses
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12-18 months.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Studienprogrammleitung Rechtswissenschaften bei der Lehr- und Prüfungsplanung sowie bei der Studienorganisation.
- Sie organisieren und administrieren die Lehr-und Prüfungsverwaltung. Das beinhaltet z.B. die Betreuung des Anmeldesystems zu Prüfungen und Lehrveranstaltungen, das Erstellen von Studienabschlussdokumenten, Anerkennungsverfahren, etc.
- Sie beraten und informieren Studierende in studienrechtlichen Belangen.
- Sie betreuen und unterstützen Lehrende während des Studienjahres.
- Sie wirken mit bei der Optimierung von Arbeitsprozessen und Weiterentwicklung von Service- und Informationsangeboten.
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About this position:
- We expect you to finalize your dissertation agreement within 12-18 months.
- You work on your dissertation and its completion.
- You hold courses independently within the scope of the provisions of the collective bargaining agreement.
- You take on administrative tasks in research, teaching and administration.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie verwalten Projektbudgets.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
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Your personal sphere of influence:
- You will participate in research projects and scientific studies in the field of Business and Transportation Analytics (e.g., innovative attended home deliveries).
- We expect you to complete your dissertation agreement within 12-18 months.
- You will work on your dissertation and its completion.
- You will independently conduct teaching activities within the scope of collective bargaining agreements, in the field of Business and Transportation Analytics.
- You will undertake administrative tasks in research & teaching.
- You will supervise students.
- You will participate in publications/scientific presentations.
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Your personal sphere of play:
- Participation and execution of research projects in the field of stereoselective synthesis of organic compounds. This includes the development of new organic reactions and methodologies, particularly focusing on multicomponent reactions of sulfinamides and related structures. Research will also involve reactions of donor-acceptor cyclopropanes, including (3+2) and (4+2) cycloadditions, as well as the 1,3-bisfunctionalization of these cyclopropanes. Additionally, the work will include the synthesis of diversely substituted small rings, such as cyclopropanes bearing heteroatom substitution. Furthermore, the development of novel methods for sulfur-based olefination will be explored. The design and synthesis of selective bioactive molecules targeting transporter proteins, and the design and synthesis of bifunctional molecules for bioorthogonal chemistry, including the synthesis of diazirines, will also be pursued.
- Teaching in accordance with collective agreement regulations.
- Supporting the supervision of MSc and PhD students.
- Taking on administrative tasks in research and teaching.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Your personal sphere of influence:
- University degree in Biology, Molecular Genetics or related fields.
• Successful VBC PhD program Selection or similar international PhD Selection required.
• Practical experience in handling and genetically manipulating non-model organisms
• Experience in genetics and cloning
• Experience with advanced bioinformatics tools.
• High ability to express yourself both orally and in writing.
• Computer literacy (MS-Office; Imaging Software).
• Basic experience in academic writing.
• Didactic competences / experience with e-learning.
• Excellent command of written and spoken English (C1 Level).
• Ability to work in a team.
• Knowledge of university processes and structures.
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Informationen zur offenen Position
- Koordinationstätigkeiten für die medizinischen Zentren
- Administrative Betreuung von medizinischen Studien / Registern
- Erstellung von Befunden nach Diktat
- Planung der Termine – langfristig, aber auch flexibel bei kurzfristigen Änderungen oder akuten Anforderungen
- Organisation bzw. Planung diverser Untersuchungen
- Enge Zusammenarbeit mit dem Ärzt*innenteam und den Leitstellen
- Zentrale Anlaufstelle für Patient*innen und Ärzt*innen der ausgewählten Zentren
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie übernehmen die organisatorische Verwaltung und Weiterentwicklung (Prozesse, Abläufe) des Informationssicherheitsmanagementsystems der FSW-Unternehmensgruppe.
- Sie identifizieren organisatorische Informationssicherheitsvoraussetzungen und stellen ihre Umsetzung gemeinsam mit den Sicherheitsbereichen sicher.
- Sie etablieren ISMS/NIS-Prozesse und stellen ihre Umsetzung in der FSW-Unternehmensgruppe sicher.
- Sie erstellen ISMS/NIS-Konzeptentwürfe auf Basis der ISO 27001/2 und NIS Gesetz bzw. Richtlinie.
- Sie haben Interesse am Arbeiten mit agilen Elementen und übernehmen die ISMS Backlog Verwaltung (Arbeitsorganisation) für die FSW-Unternehmensgruppe.
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Your personal sphere of influence:
- Your main task is to complete and to submit your dissertation.
- You meet and consult with your supervisor(s) on a regular basis in order to priorities your tasks and get the necessary support to complete your dissertation successfully in time.
- You participate in your department's and the Doctoral School activities and workshops.
- You participate in conferences and publish research results in peer-reviewed journals.
- You actively seek support (workshops, training, coaching etc.) if necessary.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Beratung und Unterstützung von Benutzer*innen in allen Fragen der Bibliotheksbenutzung sowie Rechercheunterstützung
- Durchführung von Benutzer*innenschulungen und Individualberatung: Vermittlung von Informationskompetenz, insbesondere für Studierende und Schüler*innen
- Mithilfe bei der nutzendenorientierten Weiterentwicklung des bibliothekarischen Serviceangebots für verschiedene Zielgruppen
- Mitarbeit im Literaturservice für blinde und sehbeeinträchtigte Menschen: selbstständiges Erstellen von barrierefreien Dokumenten
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Ihr persönlicher Spielraum:
- Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben - Button
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Your personal sphere of influence:
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Your place of work:
- Participation in research, administration and teaching in the area of applied English linguistics
- Participation in the preparation and execution of research projects / research studies
- Participation in publications / academic articles / presentations
- We expect the successful candidate to sign a doctoral thesis agreement within 12 months.
- Participation in teaching and independent teaching of courses as defined by the collective agreement
- Supervision of students
- Involvement in the organisation of meetings, conferences, symposiums
- Involvement in the department administration as well as in teaching and research administration
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Ihr Arbeitsort:
- Mitarbeit in Forschung, Administration und Lehre im Bereich der angewandten englischen Sprachwissenschaft
- Mitwirkung in Forschungsprojekten / bei wissenschaftlichen Studien bzw. bei deren Entwicklung
- Mitwirkung bei Publikationen / wissenschaftlichen Artikeln / Vortragstätigkeit
- Abschluss einer Dissertationsvereinbarung binnen 12 Monaten wird erwartet
- Mitwirkung an und selbständige Abhaltung von Lehrveranstaltungen im Ausmaß der kollektivvertraglichen Bestimmungen
- Studierendenbetreuung
- Mitwirkung bei der Organisation von Tagungen, Konferenzen, Symposien
- Mitwirkung in der Instituts-, Lehr- und Forschungsadministration
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Your personal sphere of play:
- Independent teaching in the Bachelor and Master programs of the faculty to the extent specified in the collective bargaining agreement is required.
- Participation in the administrative duties, evaluation measures and quality control to an appropriate extent.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Your personal sphere of influence:
- You will contribute to research projects and studies in the field of Catholic canon law and/or (state/international) religious law.
- We expect you to complete your dissertation agreement within 12-18 months.
- You will work on your dissertation and its completion.
- You will collaborate in the conception, creation and implementation of publications / academic articles.
- You will be involved in the organisation of meetings, conferences and symposia.
- You will support the chair holder in the conception and implementation of teaching.
- You will independently teach in accordance with the provisions of the collective agreement and supervise students.
- You will take on administrative tasks in research and teaching
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Deine Aufgaben
- Du erstellst effiziente und faire Dienst- und Einsatzpläne – EDV-gestützt und unter Berücksichtigung von Pflegebedarf, Wirtschaftlichkeit und Teamwünschen.
- Du optimierst laufend die Einsatzplanung anhand von Kennzahlen, Rückmeldungen und Fachvorgaben.
- Du sorgst dafür, dass alle relevanten Informationen zum Dienstplan, Touren oder Änderungen klar und rechtzeitig ankommen – im Team und bei den Kund*innen.
- Du bist zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Kolleg*innen, Leitung, Angehörigen und externen Partnern wie dem FSW.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
- Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Website sowie der Öffentlichkeitsarbeit.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie beraten Doktoratsinteressent*innen zum Zulassungsprozess telefonisch, per Mail, MS Teams/Zoom und persönlich
- Sie administrieren die Zulassung zu Doktorats- und PhD-Studien, dazu gehört:
- Formale Studienantragsprüfung in I3V und Doxis
- Aufbereitung der Studienanträge und Weiterleitung an die zuständigen Doktoratsstudienprogrammleitungen zur inhaltlichen Prüfung
- Bescheiderstellung und Versand
- Kommunikation mit den diversen Stakeholdern im Zulassungsprozess
- Sie pflegen Daten von Studieninteressierten und Studierenden in I3V
- Sie unterstützen das Team bei der Aufbereitung von Informationsmaterial über das Doktoratsstudium und den Zulassungsprozess an der Universität Wien
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind für Budgetagenden zuständig, die Aufgaben umfassen u.a. Rechnungsabwicklung, Führen der Handkassa, Budgetcontrolling.
- Sie organisieren Veranstaltungen, koordinieren Termine und bereiten Sitzungen vor.
- Sie sind als Ansprechperson im Front Office zuständig für die Unterstützung von Mitarbeiter*innen sowie Lehrenden und Ansprechperson bei technischen Problemen in den Hörsälen.
- Sie kümmern sich um Reparaturen sowie Instandhaltung und unterstützen bei der Planung und bei der Umsetzung von Raumagenden.
- Sie sind für das Bestellwesen zuständig.
- Sie organisieren das Schlüsselmanagement, führen das Infrastruktur-Onboarding bei neuen Mitarbeiter*innen durch und sind für das Offboarding zuständig.
- Sie übernehmen Aufgaben im Bereich Personalverwaltung, unterstützen u.a. bei Stellenausschreibungen und bei der Abwesenheitsverwaltung.
- Sie sind für allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie z.B. die Postverteilung und Dienstwege zuständig.
- Bei Bedarf unterstützen Sie die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts durch selbstständige redaktionelle Betreuung der Institutswebsite und durch Übernahme von Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung des wöchentlichen Newsletters.
- Sie übernehmen Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelung.
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IHR PROFIL
- Erfahrung als Portier bzw. Erfahrung im Sicherheitsbereich
- Vertrauter Umgang mit EDV- Systemen
- Deutsch- und Englischkenntnisse der Tätigkeit entsprechend
- Ausgezeichnete Umgangsformen und hohe Serviceorientierung
- selbstständiges verantwortungsvolles Handeln und schnelles Auffassungsvermögen
- Freundliches Wesen, kommunikationsfreudig sowie gepflegtes Erscheinungsbild
- Großes technisches Interesse
- Erste-Hilfe-Kurs und Brandschutzwart von Vorteil
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