DEIN AUFGABENGEBIET
- Personaladministration inkl. Stammdatenpflege, Eintritte, Austritte, Änderungen, Abwesenheiten sowie Vertrags- und Dokumentenmanagement
- Vorbereitende Lohn-/Gehaltsabrechnung (Zeiterfassung, Abwesenheiten, Reisekosten, etc.)
- Bearbeitung des Posteingangs im Payroll-Team
- Schnittstelle zu Führungskräften, interner und externer Lohnverrechnung sowie Behörden (z. B. ÖGK, AMS)
- Mitarbeit bei der Optimierung der HR- und Payroll-Prozesse
- Betreuung und Unterstützung unserer Mitarbeiter:innen bei personalrelevanten Anliegen
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Verantwortung für interne Payroll und Schnittstelle zum Steuerberater (externe Verrechnung)
- Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung
- Bearbeitung interner Anfragen, Auswertungen, Berichte und arbeitsrechtlicher Fälle
- Ansprechpartner für Behörden und Ämter, Unterstützung bei behördlichen Prüfungen (GPLB)
- Optimierung der Lohn- und Gehaltsverrechnungsprozesse in Abstimmung mit dem Steuerberater
- Proaktive Analyse von Risiken und Umsetzung gesetzlicher Neuerungen
- Perspektive zum Aufbau eines Inhouse-Personalverrechnungsteams nach fundierter Einarbeitung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung des Übergangs von Forscher*innen vom Vienna Cognitive Science Hub zur Fakultät für Psychologie als Ersatz für die bisherige technische Unterstützung eines Data Scientists.
- Transfer gesammelter wissenschaftlicher Daten, Datensicherung/Cloud-basierte Infrastruktur für gesammelte Daten und studienbezogene Produkte.
- Unterstützung bei der Organisation und Nachbearbeitung von gesammelten Rohdaten für die Verwendung in laufenden Projekten im Kontext der Study Participant Plattform (SPP). Insbesondere werden fortgeschrittene statistische Analysemethoden (latente Profilanalyse, Netzwerkanalyse) sowie Statistikpakete eingesetzt.
- Administrative Unterstützung bei der Verwaltung spezialisierter Software und Übertragung/Entwicklung der Analysen auf Open-Source-Software.
- Unterstützung bei der Darstellung der Forschung auf der Transition Website des Vienna CogSci Hub.
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Ihr Aufgabengebiet
- Strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung aller Corporate Channels (digital und analog)
- Steuerung channelübergreifender Themen in enger Abstimmung mit Zielgruppen-/ Themenkoordination
- Koordination und Steuerung digitaler Krisenkommunikation (mit Schwerpunkt Social Media & Websites)
- Konzeption, Entwicklung und Umsetzung von multimedialen Inhalten und Formaten mit Fokus auf Storytelling für verschiedene Channels (insbes. Social Media (Instagram, YouTube, Bluesky, LinkedIn etc.)
- Organisation und Koordination des Community Monitoring sowie aktueller Themen und Trends
- Kommunikationscontrolling, Systematische Analyse und Ableitung strategischer Maßnahmen
- Fachliche und personelle Teamleitung der Corporate Channels inklusive Budgetverantwortung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie organisieren Meetings, Gastvorträge, Tagungen und Symposien
- Sie organisieren Reisetätigen und helfen bei deren Abrechnung.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage
- Sie betreuen wissenschaftliche Besucher*innen
- Sie unterstützen das Team beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie stellen die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen des allgemeinen Personals sicher.
- Sie übernehmen die fachliche Anleitung und die Diensteinteilung des allgemeinen Personals, inkl. regelmäßiger Dienstbesprechungen.
- Sie führen Personalentwicklungsmaßnahmen durch und planen und organisieren notwendige Weiterbildungsmaßnahmen.
- Sie sind für das gesamte Berichtswesen des Instituts (Wissensbilanz, Institutsbericht etc.) verantwortlich und bereiten Zielvereinbarungsgespräche auf Fakultätsebene und auf Ebene der Universitätsleitung vor.
- Sie planen, budgetieren und setzen abteilungsrelevante Investitionsvorhaben für das Institut um und stellen den wirtschaftlichen und nachhaltigen Einsatz von Ressourcen sicher.
- Sie wirken bei der strategischen Planung und Ausrichtung des Instituts (Budget, Ressourcen, Vernetzung) mit und organisieren die Erhebung der für die Entscheidungen der Institutsleitung erforderlichen Informationen.
- Sie haben die Organisation und Sicherstellung der Kommunikationsstruktur für die interne und externe Kommunikation über.
- Sie koordinieren und organisieren die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts.
- Sie sind Ansprechperson für wissenschaftliche Projektleitungen auf Institutsebene.
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DEINE MISSION:
- Administrative und operative Koordination im IT Service Management
- Bearbeitung und Steuerung von Tickets im Jira Service Management
- Verwaltung und Optimierung des IT-Inventars mit Snipe-IT
- Planung, Organisation und Umsetzung von Aufgaben in folgenden Bereichen:[RG1.1]
- Drucker- und Kopiermanagement
- elektronische Schließanlagen
- Mobiltelefonie
- VoIP-Telefonanlagen
- Unterstützung bei Ressourcenzuteilung und Aufgabenkoordination im operativen Betrieb
- Mitwirkung bei der Einhaltung definierter Service Levels[FR2.1]
- Verantwortung für strukturierte Arbeitsorganisation im Team
- Förderung des Wissensmanagements sowie Koordination von Informationsweitergabe
- Kontinuierliche Verbesserung von Servicequalität
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Deine Aufgaben
- Umfassende rechtliche Beratung der operativen Gesellschaften und Beteiligungen
- Selbstständige Bearbeitung unternehmensspezifischer Rechtsfragen mit Schwerpunkt insbesondere in den Bereichen allgemeines Zivilrecht, Datenschutzrecht und öffentliches Recht
- Erstellung, Prüfung und Verhandlung von Verträgen
- Betreuung von Projekten
- Betreuung von Vergabeverfahren
- Begutachtung diverser Rechtsmaterien
- Aufbereitung und Protokollierung von Organsitzungen
- Schnittstelle zu Behörden und externer Rechtsberatung
- Begleitung behördlicher und gerichtlicher Verfahren
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Deine Aufgaben
- Du betreust die Konzeption, Planung und Umsetzung von Direktmailings – von der Zielgruppenselektion über Inhalt und Gestaltung bis hin zur Erfolgsauswertung. Konzeption und Umsetzung erfolgen teilweise inhouse und teilweise durch die Fundraisingagentur.
- Du steuerst externe Dienstleister:innen (u.a. Fundraisingagentur und Druckerei).
- Du betreust unsere Spendendatenbank (BPA Datenbank) und kümmerst dich um Datenpflege, Segmentierung, Auswertungen sowie die Sicherstellung von Datenqualität und -aktualität.
- In enger Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen des Fundraisingteams unterstützt du bei der Akquise als auch bei der Betreuung von Groß- und Unternehmensspender:innen.
- Du kümmerst dich um die Pflege und Weiterentwicklung von Spender:innen-Beziehungen (z. B. Dankkommunikation).
- Du entwickelst neue Ansätze und Formate zur Gewinnung und Bindung von Unterstützer:innen und Spender:innen (Lead-Generierung) und erschließt neue Zielgruppen.
- Gemeinsam mit dem Marketing und Fundraising Team erarbeitest du online Fundraisingmaßnahmen (Social Media, Website, Newsletter, Kampagnen).
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Deine Aufgaben
- Selbstständige Abwicklung der Lohn- und Gehaltsverrechnung
- Ansprechpartner:in bei Fragen betreffend Lohn-, Gehaltsverrechnung und Arbeitsrecht
- Personaladministration (Ein-/Austritte, Krankenstände, Stundenaufzeichnungen)
- Korrespondenz mit Behörden, Finanzamt und Sozialversicherung
- Digitalisierung der Personalakten
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie beantworten sowohl telefonische Gesundheitsanfragen von Anrufer:innnen der 1450 sowie weitergeleitete Gespräche unserer Kooperationspartner:innen wie z.B.der Wiener Berufsrettung.
- Sie erheben gesundheitsrelevante Daten, führen fundierte Dringlichkeitseinschätzungen durch und identifizieren den optimalsten Versorgungsort anhand eines computergestützten Expert:innensystems.
- Sie sprechen Handlungsempfehlungen aus, buchen Termine, übermitteln digital Informationen oder veranlassen Krankentransporte oder Notfalleinsätze.
- Sie helfen Anrufer:innen mit allgemeiner Informationen zum Wiener Gesundheitssystem und nutzen dabei unsere umfangreiche Wissensdatenbank.
- Sie halten hohe Servicequalitätsstandards ein und entwickeln diese mit Ihren Kolleg:innen weiter.
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Duale Akademie Österreich
- Abschluss / Maturaniveau einer allgemeinbildenden höheren Schule
- Motivation, Engagement und Interesse am Umgang mit moderner Infrastruktur
- Du bist strukturiert, kaufmännisch begabt und übernimmst gerne Verantwortung
- Kommunikation ist genau Deins und auf globaler Ebene umso mehr
- Du bevorzugst ein junges Team - Humor inklusive
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Die Aufgaben
Sie prüfen und gleichen Lieferpapiere mit dem Warenwirtschaftssystem ab. Sie stellen eine vollständige und revisionssichere digitale Dokumentenablage sicher Sie klären Rückfragen mit Lieferanten, Kund:innen und internen Abteilungen Sie erstellen, versenden und archivieren Nachweisdokumente gemäß Vorgaben Sie pflegen Prozessdokumentationen und erstellen Meeting-Notizen Sie unterstützen bei der Termin- und Fristenkoordination
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Ganzheitliche operative und strategische Leitung mehrerer Standorte in Österreich
- Strategischer Ausbau des Standortnetzwerks: Planung, Eröffnung und Weiterentwicklung neuer DoN‑Standorte
- Analyse, Optimierung und Weiterentwicklung aller Geschäftsprozesse
- Führung, Coaching und Entwicklung der Standortteams
- Kennzahlen-, Personal- und Budgetverantwortung
- Cross‑funktionale Zusammenarbeit mit Produktion, Buchhaltung, HR und weiteren zentralen Abteilungen
- Sicherstellung aller rechtlichen und qualitativen Standards
- Operative Präsenz und Hands-on‑Mentality
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Zu ihren Hauptaufgaben zählen:
- Sicherstellung und laufende Optimierung unseres Qualitätsmanagementsystems und Erstellung spezifischer Dokumente
- Etablierung und Weiterentwicklung von Qualitätsstandards und Leistungskennzahlen gemäß interner und externer Vorgaben und Richtlinien in Zusammenarbeit mit den Mitarbeiter*innen unserer Einrichtungen
- Unterstützung bei der Abwicklung interner und externer Auditierungen und spezifischer Dokumente für externe Förderungen
- Weiterentwicklung und Evaluierung des internen Wissensmanagementsystems
- Planung, Steuerung und Evaluation von bereichs- und einrichtungsspezifischen Projekten in Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern
- Teilnahme an internen und externen Gremien und Vernetzungen
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Weiterentwicklung einer Non‑Food‑Warengruppe (z. B. Verpackungen, Equipment)
- Enge Zusammenarbeit mit Küchen, Logistik, Operations & QM
- Verhandlung von Preisen, Konditionen und Aufbau langfristiger Lieferantenbeziehungen
- Markt- und Produkttrends beobachten, neue Lösungen evaluieren
- Bestellungen auslösen und Liefertermine koordinieren
- Lagerbestände überwachen und Nachbestellungen durchführen
- Prozesse analysieren und Optimierungen vorantreiben
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Ihre Aufgaben:
- Mitarbeit bei der Umsetzung von Bauprojekten unserer technischen Infrastruktur, speziell bei Tunnelprojekte
- Mitarbeit bei der Projektorganisation und -abwicklung , mit Schwerpunkt auf Termin- und Kostenverfolgung.
- Ermittlung des Beschaffungsbedarfs und Erstellung von Kostenschätzungen.
- Mitwirkung bei der Vergabe von Bau-, Dienst- und Lieferleistungen nach dem Bundesvergabegesetz (BVerG).
- Abwicklung und Monitoring von Bestellungen sowie Budgetplanung.
- Abrechnung und Kontrolle von Bau-, Dienst- und Lieferleistungen
- Eigenverantwortliche Umsetzung von Kleinporjekten.
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Zu ihren Hauptaufgaben zählen:
- Unterstützung bei der Alltagsbewältigung in krisenanfälligen Lebensphasen
- Unterstützung bei der psychosozialen Stabilisierung
- Tandem-Betreuung gemeinsam mit fallführenden Sozialarbeiter*innen
- Erschließung von Ressourcen
- Organisation von externen freizeitorientierten und tagesstrukturierenden Angeboten
- Begleitung zu Behörden, Einrichtungen, Ärzt*innen, Freizeitaktivitäten, usw.
- Regelmäßige Falldokumentation
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Das erwartet Dich
- Vorbereitung der abrechnungsrelevanten Daten sowie Schnittstelle zu unserem externen Dienstleister (z.B. Gehalts- und Reisekostenabrechnung, Krankenstände, Mutterschutz, Karenz, Sonderfälle, etc.)
- Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften in sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Fragestellungen sowie Koordination und Verantwortung aller abrechnungsrelevanten Themen
- Kommunikation mit Ämtern, Gesundheitskassen und sonstigen Behörden
- Personalverrechnungsagenden (z.B. Eintritt bis zum Austritt der Mitarbeitenden, Vertrags- und Dokumentenerstellung, Führung der digitalen Personalakte, Bescheinigungs- und Meldewesen, etc.)
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten sowie Rückstellungsberechnungen
- Entwicklung und Umsetzung von Neuerungen in der Personalverrechnung
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Verantwortung für die Weiterentwicklung einer Food - Einkaufssparte übernehmen und aktiv gestalten
- Eng mit Küchen, Logistik und Qualitätsmanagement zusammenarbeiten – für perfekte Abläufe
- Einkaufsprojekte für neue Standorte und innovative Gastronomiekonzepte erfolgreich umsetzen
- Preise und Konditionen verhandeln und starke, langfristige Lieferantenpartnerschaften aufbauen
- Prozesse optimieren und neue Ideen einbringen, um Effizienz und Qualität zu steigern
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20 Wochenstunden
- Seminarorganisation und Seminaradministration
- Koordination aller Teilnehmer*innen und Trainer*innen inkl. Korrespondenz
- Bearbeitung und Pflege aller relevanten Daten im Lernmanagementsystem (DPW Bildung)
- Evaluation und Monitoring von Schulungsdaten und Kennzahlen
- Erhebung des Bildungsbedarfs und Mitwirkung bei der Entwicklung des Fortbildungsangebots
- Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner*innen
- Mitarbeit an unterschiedlichen Projekten im Bereich Learning & Development
- Abwicklung von Bestellungen und Rechnungen für externe Seminare, Beratungsleistungen, Trainer*innen und Büromaterial
- Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren gemäß Vergaberecht
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Duale Akademie Österreich
- Selbstständige und vollumfängliche Bearbeitung von globalen Transporten entlang der gesamten Prozesskette, ab Kundenanfrage bis zur Fakturierung
- Bedarfsgerecht intensive Betreuung von Bestandskunden und Weiterentwicklung bzw. Ausbau der Geschäftsbeziehung
- Ratenverhandlung mit Logistik-Partnern und Angebotserstellung
- Beziehungsmanagement mit Kunden, Dienstleistern und Partnern
- Pro-aktive Mitarbeit bei der kontinuierlichen Verbesserung der internen Prozesse und Qualitätsstandards mit dem Ziel der "operational excellence"
- Kundenbedürfnisse erkennen und durch großartige Performance überzeugen
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