Ihr Aufgabenbereich
- Buchhaltung des Instituts (Basisbudget und Drittmittel außer ERC)
- Kommunikation mit den zuständigen Abteilungen in der zentralen Verwaltung der ÖAW
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Ihre Aufgaben
- Begegnen Sie als persönlicher und professioneller Erstkontakt am Empfang sowohl Kund:innen als auch Mitarbeiter:innen mit einem Lächeln und sorgen Sie für eine Wohlfühlatmosphäre
- Verwalten Sie mit Herzlichkeit die zentrale Telefonvermittlung unseres Hauses
- Kümmern Sie sich mit Verlässlichkeit um Themen wie Postbearbeitung, Schlüsselverwaltung, Botenwege, etc.
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Was Sie erwartet
- Empfang und Betreuung von Privatpatient:innen
- Erste Ansprechperson für Patient:innen und Ärzt:innen
- Terminkoordination, Patientenadministration und Honorarabrechnung
- Entgegennahme und Bearbeitung von Patientenanfragen
- Ordinationsvor- und aufbereitung
- Organisation, Bestellwesen und Back Office
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Ihre Aufgaben:
- Eigenständige administrative und organisatorische Verwaltungstätigkeiten (Einkauf, Infrastruktur, Budget- und Rechnungsverwaltung, Personalverwaltung, Administration Lehre) unter Nutzung der TU-Softwarelandschaft (TISS, SAP Services)
- Kommunikations- und Auskunftstätigkeiten für Mitarbeiter_innen und Studierende in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung der Mitarbeiter_innen und der Lehrbeauftragten in allen administrativen Belangen als Schnittstelle zur TU Administration und externen Stellen wie Behörden, Fördergebern, Institutionen etc.
- Mitarbeit bei Organisation, Betreuung, Verwaltung und Abrechnungen von Exkursionen sowie wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops) etc.
- Unterstützung bei der Aussenpräsenz (Website, Medien) des Forschungsbereiches
- Verwaltung der Bibliothek des Forschungsbereiches
- Ggf. weitere Tätigkeiten wie z.B. im Bereich der Visability oder der Anbahnung und Pflege von Kooperationen etc.
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Was ist Ihre Aufgabe?
- Sie agieren als organisatorische Drehscheibe am Empfang der Arztpraxis und garantieren den reibungslosen Ordinationsablauf.
- Intensiver Klientenkontakt bestimmt Ihren Berufsalltag.
- Aufbereitung von Ordination, Wartung und Pflege von Geräten
- Zu Ihren Tätigkeiten zählen ebenfalls administrativ-organisatorischen Arbeiten, wie Telefon, E-Mail, Terminverwaltung, Korrespondenz und Post.
- Abrechnung und Rechnungslegung, Kassaführung.
- Hilfestellungen für Patientinnen und Patienten, Ärztinnen und Ärzten bei diversen Untersuchungen
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patienteninnen- und Patientenadministration
- Bereitstellung der notwendigen ärztlichen Mittel, Kontrolle der Instrumente auf Ablaufdatum und Sterilität
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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DEIN AUFGABENGEBIET
- Ordnungsgemäße Anlage, Neuanlage und Bereinigung von Stammdaten und Spezifikationen
- Sicherstellung der Datenqualität und -integrität durch regelmäßige Prüfungen
- Erstellung von Reports und Analysen auf Basis der Stammdaten
- Eigenständige Durchführung von Plausibilitätschecks
- Mitarbeit an Projekten innerhalb und außerhalb des Fachbereichs
- Enge Zusammenarbeit mit angrenzenden Bereichen als Schnittstelle
- Laufende Pflege und Aktualisierung der Stammdaten
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Ihre Aufgaben
- Stammdatenverwaltung: ordnungsgemäße und zeitgerechte Wartung der Daten nach Vorgaben und Richtlinien
- laufende Sortimentsbearbeitung sowie Ein- und Auslistungen von Lieferanten und Artikeln in Zusammenarbeit mit dem Bereichseinkauf
- Bearbeitung und Erstellung von Aktionen
- Kommunikation mit Lieferanten
- Anforderung von Zertifikaten, Spezifikationen oder sonstigen notwendigen Dokumenten seitens der Lieferanten
- Mitarbeit bei der Erstellung des BIOGAST Newsletters
- Unterstützung bei Projekten und Maßnahmen
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Ihre Aufgaben:
- Stammdatenverwaltung: ordnungsgemäße und zeitgerechte Wartung der Daten nach Vorgaben und Richtlinien
- laufende Sortimentsbearbeitung sowie Ein- und Auslistungen von Lieferanten und Artikeln in Zusammenarbeit mit dem Bereichseinkauf
- Bearbeitung und Erstellung von Aktionen
- Kommunikation mit Lieferanten
- Anforderung von Zertifikaten, Spezifikationen oder sonstigen notwendigen Dokumenten seitens der Lieferanten
- Mitarbeit bei der Erstellung des BIOGAST Newsletters
- Unterstützung bei Projekten und Maßnahmen
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Wien befristet, unbefristet, Teilzeit
- Unterstützung in der Planung und Verwaltung der klinisch-praktischen Lehre
- Laufende Bearbeitung des Stundenplans und Kursorganisation und -administration
- Umfassende organisatorische Betreuung des Lehrpersonals
- Erstellung und Aufbereitung von studienrelevanten Unterlagen
- Bearbeitung von Anfragen der Studierenden sowie der Lehrenden
- Unterstützung bei der Curriculumsentwicklung in Zusammenarbeit mit der Studiengangsleitung
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie sind verantwortlich für die administrativen Agenden des Administrationsteam, wie z. B. Protokollführung, Evidenzhaltung von Aufgaben, Email Korrespondenz etc.
- Sie bereiten Sitzungen der Geschäftsführung vor. (Koordination und Erstellung von Tagesordnungen, Aufbereitung und Verwaltung von Sitzungsunterlagen)
- Sie arbeiten eng mit dem Team der Referent:innen zusammen und unterstützen diese in administrativen Aufgaben.
- Sie vernetzen sich auf administrativer Ebene mit sämtlichen Organisationseinheiten des Fonds Soziales Wien und seiner Tochterunternehmen sowie Dienststellen der Stadt Wien und Kooperationspartner:innen.
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Gemeindeverband für Abgabeneinhebung und Umweltschutz im Bezirk Mödling
Vollzeit
Maria Enzersdorf
16.07.2025
Maria Enzersdorf
Die Aufgaben:
- Voranschlag und Rechnungsabschluss
- Fakturierung, Abrechnung mit Vertragspartnern und Gemeinden; Verwaltung und Verbuchung interner Kostenströme aus den Abteilungen
- Handkasse
- Führung der Personalakte sowie Vorbereitung zur Personalverrechnung
- Abstimmungen mit diversen Dienstleistern (EDV, Buchhaltung, Bank etc.)
- Daneben fallen noch Tätigkeiten aus der allgemeinen Verwaltung an.
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Wir suchen eine/n
- administrative Betreuung unserer Ambulanzen
- administrative Tätigkeiten in Zusammenhang mit der Aufnahme und Entlassung unserer Patient*innen
- Bearbeitung persönlicher und telefonischer Anfragen und Terminvereinbarungen
- Schreiben von Ambulanzbriefen nach Diktat
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Ihr Aufgabenbereich
- Administration der Belange der Österreichischen Studienstiftung
- Prüfung und Bearbeitung der Rechnungen in SAP
- Datenbankverwaltung
- Kommunikationsschnittstelle mit den Geförderten der Österreichischen Studienstiftung
- Vorbereitung von Veranstaltungen
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Teilzeit
Wien - Kollegium Kalksburg
14.07.2025
Wien - Kollegium Kalksburg
Ihre Aufgabe:
- Abschluss eines Lehramtsstudiums oder einer Bildungsanstalt für Kindergartenpädagogik mit Zusatz Hortpädagogik oder eines Kollegs für Sozialpädagogik (oder vergleichbar)
- mehrjährige Berufserfahrung in der Nachmittagsbetreuung, als Lehrer:in oder im Hort
- Führungskräfteausbildung von Vorteil
- Erfahrung als Leiter:in von Vorteil
- Bereitschaft zur Auseinandersetzung mit dem Ordenscharisma der Jesuiten (Gründungsorden des Standortes)
- Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit dem AHS-Nachmittagskoordinator
- Verantwortungsbewusstsein
- Selbstständigkeit im eigenverantwortlichen Tätigkeitsbereich
- Flexibilität, Kreativität, Teamfähigkeit und Engagement
- genaue Arbeitsweise und Verlässlichkeit
- Umsetzung der Werte des Kollegium Kalksburg in der täglichen Arbeit
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Informationen zur offenen Position
- Befundkorrektur der radiolog. Befunde im PACS (Sprachkorrektur) sowie Befundschreibung nach dig.Diktat
- Betreuung der externen Konsiliarärztinnen und Konsiliarärzte
- Durchführen organisatorischer und administrativer Aufgaben
- Vertretung innerhalb des Ärztesekretariates
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Ihre Aufgaben sind:
- Unterstützung der Projektleitung in laufenden Projekten im Rahmen der Zusammenarbeit eines motivierten Teams
- Verantwortung für die selbständige Durchführung projektbezogener administrativer Aufgaben
- Koordination von Terminen mit Stakeholdern sowie die Organisation von Meetings
- Gemeinsame Präsentation mit der Projektleitung von aktuellen Entwicklungen im Projekt sowie Vorbereitung entsprechender Unterlagen
- Dokumentenmanagement in den Projekten inklusive Aufbereitung der Personalressourcen
- Unterstützung der Projektleitung in der Umsetzung der Kommunikationsstrategie und operativen Umsetzung projektbezogener Kommunikationsmaßnahmen
- Verantwortung für das Abrechnungsmanagement
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Your personal sphere of play:
- Establishing or expanding your profile as an independent researcher in cooperation with colleagues at EIF;
- Being active internationally in publishing and holding lectures;
- Founding long-term structures for research and acquisition of external funds;
- Teaching and supervising students;
- Participating in research projects and hosting international conferences;
- Taking part in research evaluations and quality assurance;
- Involvement in administrating research, teaching and institutional matters;
- Starting date scheduled from September 1st, 2025; Duration of the limited contract for 36 months (August 31st, 2028); Deadline for applications on June 9th, 2025.
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Notariatskanzlei Mag. Harald Stockinger
Vollzeit
Aufgaben
- Erstellung von Urkunden und Verträgen
- Steuerberechnung und Einbringen von Grundbuchgesuchen
- Korrespondenz mit Klienten, Behörden und Gerichten
- Organisation von Terminen und Aktenführung
- Allgemeine administrative Tätigkeiten
- Parteienverkehr
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Was wir Ihnen bieten
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
- Eine Vollzeitbeschäftigung im Ausmaß von 38 Wochenstunden
- Ein Mindestgehalt ab € 2.900,- brutto im Monat, je nach Qualifikation und Erfahrung
- Mitarbeiterevents, Mitarbeitergeschenke sowie persönliche Gestaltungsmöglichkeiten
- Ein Arbeitsplatz mit Perspektive in einem langjährig bestehenden Familienunternehmen
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Ihr Aufgabenbereich
- Führung und Koordination der Administration – Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs innerhalb des Instituts
- Implementierung effizienter Prozesse und laufende Verbesserung administrativer Abläufe sowie Sicherstellung und Weiterentwicklung von Qualitätsstandards in der Administration
- Finanzmanagement und Controlling – Verantwortung für die Budgetplanung, -überwachung und das Finanzreporting an die Institutsleitung
- Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Drittmittelmanagement und Grant Service
- Regelmäßige Finanzberichte und Prognosen für die Institutsleitung
- Zusammenarbeit mit der Zentralen Verwaltung und internationalen Kooperationspartnern
- Personalmanagement – Unterstützung der Institutsleitung bei der Personalplanung
- Führung, Beaufsichtigung und Unterweisung des administrativen Personals
- Unterstützung der „Gender und Diversity Strategie“ des Instituts
- Kommunikation und Schnittstellenmanagement – Ansprechperson für interne und externe Anfragen im administrativen Bereich
- Enge Zusammenarbeit mit Gruppenleitungen, anderen Instituten, der Zentralen Verwaltung der ÖAW sowie externen Partner:innen
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Teilzeit
Leoben
18.07.2025
Leoben
Ihr Aufgabenbereich
- Allgemeine Büroarbeiten und Officemanagement
- Planung, Betreuung und Abwicklung von Drittmittelprojekten; Förderungsmanagement
- Wahrnehmung der Schnittstellenfunktion zwischen dem Institut und der ÖAW-Zentrale
- Angebote kalkulieren, erstellen und abwickeln
- Betreuung des Social Media Auftritts
- PR Arbeiten
- Knowledge Transfer
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