Was Sie erwartet
- Terminkoordination und Patientenadministration
- Entgegennahme und Bearbeitung von Patientenanfragen
- Ordinationsvor- und aufbereitung
- Empfang und Betreuung von Privatpatient:innen
- Durchführung von Abrechnungen
- Organisation von Vorsorgeuntersuchungen
- Organisation, Bestellwesen und Back Office
- Bei Bedarf und nach Einschulung, Vertretung in anderen Bereichen - Springertätigkeit
- Diensteinteilung von Montag bis Freitag
- Dienstformen zwischen 7.30 Uhr und 19.00 Uhr
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Was ist Ihre Aufgabe?
- Sie agieren als organisatorische Drehscheibe am Empfang der Arztpraxis und garantieren den reibungslosen Ordinationsablauf.
- Intensiver Klientenkontakt bestimmt Ihren Berufsalltag.
- Aufbereitung von Ordination, Wartung und Pflege von Geräten
- Zu Ihren Tätigkeiten zählen ebenfalls administrativ-organisatorischen Arbeiten, wie Telefon, E-Mail, Terminverwaltung, Korrespondenz und Post.
- Abrechnung und Rechnungslegung, Kassaführung.
- Hilfestellungen für Patientinnen und Patienten, Ärztinnen und Ärzten bei diversen Untersuchungen
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patienteninnen- und Patientenadministration
- Kontrolle der Instrumente auf Ablaufdatum und Sterilität
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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Warum es dir bei uns gefallen würde?
- Eingliederung in ein motiviertes und wertschätzendes Team
- Geregelte Dienstzeiten mit Dienstbeginn um 06:30 Uhr
- Günstiges Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kostenlose Jause | Vielfältiges Gesundheitsprogramm
- Gratis Eintritt in unsere Römertherme und das Fitnesscenter
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Informationen zur offenen Position
- Koordinationstätigkeiten für die medizinischen Zentren
- Administrative Betreuung von medizinischen Studien / Registern
- Erstellung von Befunden nach Diktat
- Planung der Termine – langfristig, aber auch flexibel bei kurzfristigen Änderungen oder akuten Anforderungen
- Organisation bzw. Planung diverser Untersuchungen
- Enge Zusammenarbeit mit dem Ärzt*innenteam und den Leitstellen
- Zentrale Anlaufstelle für Patient*innen und Ärzt*innen der ausgewählten Zentren
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Bau, Facility Management und Beschaffung
- Mitarbeit bei der Bearbeitung von Bau-, Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen an den etwa 30 Standorten der ÖGK in Wien
- Angebotseinholung inkl. Mitarbeit bei der Definition von Leistungsbeschreibungen
- Erstellung und Bearbeitung von Bedarfsanforderungen in SAP4HANA
- Selbstständige Rechnungsbearbeitung
- Mitarbeit an diversen Projekten des Fachbereichs
- Mitarbeit bei der Erstellung von Berichten
- Selbstständige und proaktive Durchführung diverser Administrationstätigkeiten
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Österreichisches Verkehrsbüro Aktiengesellschaft
Vollzeit
DeinE Rolle
- Bearbeitung und Verwaltung von rechtlichen Dokumenten, Verträgen und Akten sowie Durchführung von Recherchen
- Unterstützung unserer Jurist:innen bei Rechtsfällen und konzernrechtlichen Angelegenheiten
- Organisation von Meetings, Terminen und Erstellung von Präsentationen, Berichten und Unterlagen
- Allgemeine administrative Aufgaben sowie Kommunikation mit internen und externen Partnern
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Ihre Aufgaben sind:
- Rezeptionstätigkeiten (inkl. Wochenenddiensten und Feiertagsdiensten)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Administrative Unterstützung von Kolleg*innen (insbesondere Verfassen von Berichten, Aktenvermerken, Protokollen, …)
- Terminkoordination und Fristverwaltung
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ALS SEKRETÄR:IN WIRST DU BEI UNS...
- administrativ und organisatorisch die Landesgeschäftsführung und das Präsidium unterstützen
- eng mit Abteilungsleiter:innen der Landesverbandszentrale und mit den Bezirksstellengeschäftsführer:innen zusammenarbeiten
- für die Terminplanung und Büroadministration verantwortlich sein
- Dokumente vorbereiten und Protokolle führen
- Korrespondenzen bearbeiten
- die Ablage und Datenpflege betreuen
- Daten für Entscheidungen aufbereiten
- in der Event- und Meetingorganisation unterstützen
- für die Firmenkassa verantwortlich sein
- Präsentationen für Führungskräfteklausuren und Geschäftsführertagungen vorbereiten und erstellen
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Einleitung
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung
- Unternehmensorganisation & -entwicklung
- Evaluierung & Optimierung von Strukturen/Prozessen/Abläufen im Unternehmen
- Aus- und Aufbau der HR Abteilung
- Planung und Organisation von Meetings
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Was Sie erwartet
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patientenadministration
- E-Card Erfassung und Prozessabwicklung
- Durchführung von Abrechnungen jeder Art (Patient:innen, Ärzt:innen)
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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Wien befristet, unbefristet, Teilzeit
- Unterstützung in der Planung und Verwaltung der klinisch-praktischen Lehre
- Laufende Bearbeitung des Stundenplans und Kursorganisation und -administration
- Umfassende organisatorische Betreuung des Lehrpersonals
- Erstellung und Aufbereitung von studienrelevanten Unterlagen
- Bearbeitung von Anfragen der Studierenden sowie der Lehrenden
- Unterstützung bei der Curriculumsentwicklung in Zusammenarbeit mit der Studiengangsleitung
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Teilzeit | befristet | Geringfügig
IHRE AUFGABEN - DU HAST FREUDE AN:
- Registrierung von Besucher:innen
- Vertretungsweise Bedienung der Telefonzentrale sowie Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen und Nachrichten
- Verwaltung von Zugangskarten für Besucher:innen und externe Personen
- Durchführung von Sicherheitsunterweisungen für Besucher:innen
- Verwaltung des Post- und Paketein- sowie -ausgangs
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie beraten Doktoratsinteressent*innen zum Zulassungsprozess telefonisch, per Mail, MS Teams/Zoom und persönlich
- Sie administrieren die Zulassung zu Doktorats- und PhD-Studien, dazu gehört:
- Formale Studienantragsprüfung in I3V und Doxis
- Aufbereitung der Studienanträge und Weiterleitung an die zuständigen Doktoratsstudienprogrammleitungen zur inhaltlichen Prüfung
- Bescheiderstellung und Versand
- Kommunikation mit den diversen Stakeholdern im Zulassungsprozess
- Sie pflegen Daten von Studieninteressierten und Studierenden in I3V
- Sie unterstützen das Team bei der Aufbereitung von Informationsmaterial über das Doktoratsstudium und den Zulassungsprozess an der Universität Wien
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20h-25h/Woche
- Sie unterstützen die Kollegiale Führung in organisatorischen und administrativen Belangen
- Sie erstellen und gestalten Präsentationen und Unterlagen
- Sie sind für das Vor- und Nachbereiten von Meetings verantwortlich und führen Protokolle
- Sie erstellen aussagekräftige Statistiken
- Sie unterstützen die lokale Buchhaltung bei Eingangsrechnungen und Controlling
- Sie verantworten Bestellvorgänge im Bereich Verwaltung sowie von medizinischen Verbrauchsgütern und organisieren Reparaturen und Nachbestellungen
- Sie bearbeiten die tägliche Eingangspost (Emails & postalische Eingänge), führen Korresponz und stellen eine strukturierte Ablage sowie entsprechende Weiterleitung der Informationen sicher
- Sie haben eine aktive Schnittstellenfunktion zwischen Verwaltungsmitarbeitern, Ärzt:innen und Pflegefachkräften
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Ihr Aufgabengebiet
- Sie erstellen Berichte und Analysen sicherheitskritischer Natur für den Betrieb des AKH und für die Sicherheitsbehörde, etc. (intern und extern);
- Sie wirken an der Umsetzung von sicherheitsrelevanten Maßnahmen in folge geänderter Vorgaben des Sicherheitshandbuches mit;
- Sie führen eine umfassende Korrespondenz im gesamten Wirkungsbereich der TSI;
- Sie werten Dienstprotokolle und veranlassen entsprechende Maßnahmen entsprechend einem festgelegtem Ablauf/Procedere;
- Sie unterstützen die Leitung TSI bei operativen und strategischen Aufgaben;
- Sie erteilen fachliche und sachliche Auskünfte hinsichtlich der gesamten Aufgabenpalette von TSI (nach entsprechender Einarbeitungszeit).
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Ihr Aufgabengebiet
- Sie sind zuständig für die Wahrnehmung der Dienst- und Fachaufsicht für das unterstellte Personal
- Sie führen Mitarbeiter*innenorientierungsgespräche
- Sie sind für die Sicherstellung der Einschulung zuständig
- Sie sind zuständig für die Administration der patient*innenbezogenen Daten im AKIM nach Vorgabe der Klinik
- Sie leiten das Sekretariat der Abteilung für genetische Beratung bei fam. Veranlagung zum Brust- und Eierstockkrebs
- Sie übernehmen administrative Aufgaben im QM-Management
- Sie nehmen an Leiterbesprechungen und interdisziplinären Besprechungen teil
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen und der Lehrbeauftragen in allen administrativen Belangen (Prüfungsverwaltung wie z.B. Noteneinträge, Kautionen, eigenständige Verwaltung der Praktika)
- Abrechnungen von Exkursionen und ggf. wissenschaftlichen Veranstaltungen (Tagungen, Konferenzen und Workshops)
- Kommunikations- und Auskunftstätigkeiten für Studierende bzw. Wissenschaftler_innen in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung des Teams im laufenden Universitätsbetrieb (z.B. Raumbuchungen, Bestellabwicklungen, Zutrittssystemverwaltung, einfache Personalagenden)
- Pflege der Einträge in die Publikationsdatenbank der TU Wien
- Unterstützung des SAP-Teams bei Aufgaben in der Buchhaltung
- Telefonische und schriftliche Beantwortung von Anfragen sowie allgemeine Aufgaben im Sekretariat
- Betreuung von Gästen
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Ihre Aufgaben sind:
- Rezeptionstätigkeiten (inkl. gelegentlichen Wochenenddiensten und Feiertagsdiensten)
- Ansprechpartner*in für Bewohner*innen, deren Zu- und Angehörigen, Kolleg*innen und Lieferant*innen
- Administrative Unterstützung von Kolleg*innen (insbesondere Verfassen von Berichten, Aktenvermerken, Protokollen, …)
- Vertragsvorbereitungen und Einzugsgespräche
- Verwaltung und Pflege diverser Listen
- Terminkoordination und Fristverwaltung
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie übernehmen allgemeine Bürotätigkeiten.
- Sie sind zuständig für den Posteingang und -ausgang und unterstützen Führungskräfte und Mitarbeiter:innen in administrativen Belangen.
- Sie übernehmen die Termin-, Besprechungs- und Veranstaltungsorganisation sowie Dienstreisebuchungen und unterstützen bei der Entwicklung von abteilungsrelevanten Unterlagen.
- Sie übernehmen das Bestellwesen und die Rechnungsbearbeitung.
- Sie sind eine wichtige Schnittstelle zu weiteren Abteilungen innerhalb des FSW.
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Ihr Aufgabengebiet
- Sie sind zuständig für die Wahrnehmung der Dienst- und Fachaufsicht für das unterstellte Personal
- Sie führen Mitarbeiter*innenorientierungsgespräche
- Sie führen Mitarbeiter*innenbeurteilungen
- Sie sind die fachliche Führung der unterstellten Mitarbeiter*innen
- Sie sind für die Sicherstellung der Einschulung zuständig
- Sie erfassen Leistungen und Diagnosen nach ärztlicher Anweisung
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Was Sie erwartet:
- Sie erledigen die im Frontoffice anfallenden administrativen Aufgaben für das Büro der Geschäftsführung des PSD und bleiben auch bei aufkommender Hektik gelassen und freundlich.
- Da Sie oftmals der erste Kontakt zu unseren Unternehmen sind, repräsentieren Sie uns und unsere Werte am Telefon, per Email, wie auch bei Lieferanten und unseren Gästen.
- Sie übernehmen gerne Verantwortung für Ihren Arbeitsbereich.
- Durch Ihre gut organisierte Art behalten Sie den Überblick auch bei verschiedenen parallel laufenden Tätigkeiten wie z.B. Abwicklung der aus- und eingehenden Post, Bewirtung bei Terminen der Geschäftsführer*innen, Abwicklung von Druckaufträgen,
- Verwaltung der internen Besprechungs- und Seminarräume, Erstellung von Telefon- und weiteren Listen, Annahme von Lieferungen.
- Sie sind für die rund 50 Mitarbeiter*innen am Standort die verlässliche Stütze im Alltag und sind Teamplayer*in mit Ihren Kolleg*innen.
- Aufgrund Ihrer Erfahrungen und souveränen Art können Sie gut Prioritäten setzen und wissen, ob die Unterstützung des Unterschriftenlaufs, die Bestellung des Büromaterials, Ordnung halten im Lager, Aufgaben im Bereich Dokumentenmanagement, wie scannen, intern versenden, ablegen oder etwas anderes gerade am dringendsten ist.
- Sie sind Ansprechperson für unsere Reinigungskräfte und unterstützen bei organisatorischen Tätigkeiten.
- Sie sind es gewöhnt auch bei sehr vielen eingehenden Anrufen und E-Mails diese ruhig und professionell zu bearbeiten und weiterzuvermitteln.
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