Deine Aufgaben
- Erstellung von Angeboten inkl. Kalkulation
- Selbständiges Arbeiten an Leistungsverzeichnissen
- Vorbereitung und Begleitung von Spielplatzprojekten
- Gelegentliche Besichtigungen in Wien und Umgebung
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20 Wochenstunden
- Seminarorganisation und Seminaradministration
- Koordination aller Teilnehmer*innen und Trainer*innen inkl. Korrespondenz
- Bearbeitung und Pflege aller relevanten Daten im Lernmanagementsystem (DPW Bildung)
- Evaluation und Monitoring von Schulungsdaten und Kennzahlen
- Erhebung des Bildungsbedarfs und Mitwirkung bei der Entwicklung des Fortbildungsangebots
- Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner*innen
- Mitarbeit an unterschiedlichen Projekten im Bereich Learning & Development
- Abwicklung von Bestellungen und Rechnungen für externe Seminare, Beratungsleistungen, Trainer*innen und Büromaterial
- Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren gemäß Vergaberecht
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Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
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Was Sie erwartet
- Deine Hauptaufgabe ist die operative Umsetzung im Sortimentsmanagement: Dazu gehört die aktive Sortimentsgestaltung und Bestandsoptimierung, eine positive Lieferantenentwicklung, umfangreiche Preisanalysen (Ein- und Verkauf), die Sicherstellung der für die Abwicklung unserer Geschäftsprozesse relevanten Daten im ERP-System und vieles mehr.
- Du fungierst als Bindeglied zwischen operativem und strategischem Einkauf, führst strategische Lieferantengespräche – entweder eigenständig oder gemeinsam mit unserem Sortimentsmanager.
- Operative Aufgaben, die über das Standardtagesgeschäft hinausgehen, fallen in deinen Aufgabenbereich. Dabei handelt es sich beispielsweise um die Abwicklung von Großbestellungen, internen Projekten oder herausfordernde Reklamationen.
- Darüber hinaus unterstützt du unseren Projekt-Einkauf bei Kundenanfragen und recherchierst für unser Standard-Sortiment geeignete Bezugsquellen und stellst Angebotsvergleiche an.
- Gemeinsam mit dem Wareneingang und dem operativen Einkauf arbeitest du daran, die Anlieferqualität unserer Lieferanten stetig zu verbessern.
- Du koordinierst fachlich dein operatives fünfköpfiges Einkaufsteam. Dazu gehört die Sicherstellung der Erreichbarkeit und Tagaktualität, effiziente Aufgabenverteilung und Mitarbeiterentwicklung.
- Dein Gehalt liegt – je nach Erfahrung und Qualifikation – deutlich über dem Kollektivvertrag.
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Ihre Rolle
- Vorbereitung der abrechnungsrelevanten Daten und Abstimmung mit unserem externen Dienstleister
- Durchführung administrativer Personalverrechnungsagenden vom Eintritt bis zum Austritt
- Erstellung von Verträgen, Dokumenten sowie Führung der Personalakten
- Beratung von Mitarbeitenden in arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Themen
- Kommunikation mit Behörden und Gesundheitskassen
- Erstellung von Auswertungen und Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung bestehender Abläufe
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Ihre Rolle
- Vorbereitung und Abstimmung aller abrechnungsrelevanten Daten (Gehalts- und Reisekostenabrechnung, Krankenstände, Mutterschutz, Karenz, Sonderfälle etc.)
- Koordination sämtlicher Personalverrechnungsagenden vom Eintritt bis zum Austritt
- Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften in arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen
- Ansprechpartner:in für Ämter, Gesundheitskassen und Behörden
- Vertrags- und Dokumentenerstellung, Führung der Personalakten sowie Melde- und Bescheinigungswesen
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten sowie Rückstellungsberechnungen
- Sicherstellung und laufende Optimierung der Payroll-Prozesse
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Ihr Aufgabenbereich
- Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie von Refundierungen (Instituts- und Drittmittelbudget) und Durchführung der entsprechenden SAP-Eingaben
- Mitarbeit bei der Erstellung von Quartalsberichten, Budgetplanung und Finanzanalysen
- Schnittstellenfunktion und Kommunikation mit der zentralen Buchhaltung und dem Controlling der ÖAW
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Controlling-Prozessen
- Sonstige Back-Office-Tätigkeiten im Rechnungswesen (Ablage etc.)
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS, Lehre)
- Berufserfahrung im Büro von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS-Office (speziell Excel)
- Deutsch in Wort und Schrift
- Aktives und selbstständiges Arbeiten
- Einwandfreier Leumund
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Ihre Aufgaben:
- Du bist aktiver Teil des Teams und unterstützt in allen Belangen des Prozess,- Projekt-, und Krisenmanagements
- Du erstellst Auswertungen, konsolidierst Zahlen & Daten und bereitest Unterlagen für die Abteilung auf
- Du kümmerst dich um die Aufbereitung von Informationen und Präsentationen für interne und externe Stakeholder
- Du arbeitest bei Projekten in sämtlichen Bereichen der Abteilung mit zB. Innovationsprojekten, Projekte im Zusammenhang mit Resilienz-Planung, etc.
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung des Teams bei einfachen Datenbereinigungen und beim Abgleich von Systemdaten, um saubere und aktuelle Informationen sicherzustellen
- Erstellung verständlicher Anwenderdokumentationen für das CRM-System
- Mitarbeit im Release- und Testmanagement
- Erarbeitung und Prüfung von Requirements sowie enge Abstimmung mit Entwicklung und Fachbereichen
- Zielgruppenorientierte Kommunikationsbeiträge zur Unterstützung einer klaren und konsistenten internen Informationsvermittlung
- Unterstützung des Teams bei konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben
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Ihre zukünftigen Aufgaben
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im HR-Bereich
- Verantwortung für die Personaladministration (Verträge, Vertragsänderungen, HR-Dokumente)
- Pflege von Personalstammdaten und Zeitwirtschaft (Urlaub, Krankenstände)
- Beratung von Führungskräften und Mitarbeitenden bei arbeitsrechtlichen Anfragen
- Enge Zusammenarbeit mit der Lohnverrechnung (Payroll) sowie Schnittstelle zu Behörden
- Abwicklung und Verwaltung des Jobtickets
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Ihr Job bei uns:
- Führung der Anlagenbuchhaltung
- Verbuchung von täglichen, wöchentlichen und monatlichen Geschäftsfällen
- Erstellung von Steuerberechnungen
- Pflege, Abstimmung und Analyse von Hauptbuchkonten unter Einhaltung geltender Vorschriften
- Zusammenarbeit mit operativen Abteilungen
- Aktive Mitwirkung bei Monats- und Jahresabschlüssen sowie Budget- und Forecast-Prozessen
- Sicherstellung der Einhaltung interner Kontrollen, Unternehmensrichtlinien und Rechnungslegungsstandards (UGB) sowie Mitarbeit bei Projekten zur Prozessoptimierung
- Erstellung von Reports, Auswertungen und Ad-hoc Analysen
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Das erwartet Dich
- Vorbereitung der abrechnungsrelevanten Daten sowie Schnittstelle zu unserem externen Dienstleister (z.B. Gehalts- und Reisekostenabrechnung, Krankenstände, Mutterschutz, Karenz, Sonderfälle, etc.)
- Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften in sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Fragestellungen sowie Koordination und Verantwortung aller abrechnungsrelevanten Themen
- Kommunikation mit Ämtern, Gesundheitskassen und sonstigen Behörden
- Personalverrechnungsagenden (z.B. Eintritt bis zum Austritt der Mitarbeitenden, Vertrags- und Dokumentenerstellung, Führung der digitalen Personalakte, Bescheinigungs- und Meldewesen, etc.)
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten sowie Rückstellungsberechnungen
- Entwicklung und Umsetzung von Neuerungen in der Personalverrechnung
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Diese Aufgaben begeistern dich
- Organisation und Führung des Filialbetriebs inkl. Dienstplanung
- Betreuung und Abwicklung von Kreditkundenbestellungen
- Eingabe und Verwaltung von Bestellungen im Kassensystem
- Vorbereitung und Ausgabe von Rechnungen sowie Nachverfolgung offener Zahlungen
- Bedienung und Organisation der Kassensysteme sowie Verwaltung der Bargeldbestände
- Koordination mehrerer Verkaufsstellen im AKH
- Koordination von Events
- Schnittstellenkommunikation mit verschiedenen Abteilungen
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Führung eines kleinen Teams in der Kostenbuchhaltung
- am Erfassen und Verbuchen der laufenden Eingangsrechnungen
- am Führen der Anlagenbuchhaltung
- an der Betreuung des elektronischen Workflows und des Kreditorenstammes
- an der Salden- und Kontenabstimmung
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Wir bieten dir:
- Flexible Arbeitszeitmodelle:
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Aufgaben, die mich erwarten
- Disponieren von Transporten und Planen der Touren für die Filialbelieferungen in ganz Österreich, Ungarn, Slowenien, Italien und der Schweiz
- laufendes Pflegen der Stammdaten in den SAP-Programmen
- Optimieren der Transportdisposition sowie der vor- bzw. nachgelagerten Prozesse entlang der gesamten Supply Chain
- Mitwirken in abteilungsübergreifenden Projekten
- enges Zusammenarbeiten mit Frächtern und Speditionen sowie internen Unternehmensbereichen wie Logistik oder IT
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Wir bieten dir:
- Flexible Arbeitszeitmodelle:
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Ihre Verantwortung
- Erste Anlaufstelle für unseren Vertrieb bei der Erstellung und Abwicklung von Kooperationsverträgen mit Vermittlern
- Betreuung und Service für unsere Vertriebspartner rund um Provisionskonten, Abrechnungen und Berechtigungen
- Betreuung und Administration unserer Helvetia KFZ Zulassungsstellen
- Abrechnungs-, Buchungs- & Monitoringtätigkeiten in Zusammenhang mit unseren Vertriebspartnern
- Mitwirkung im Salden- und Forderungsmanagement
- Mitarbeit bei der Erstellung der jährlichen Meldung gemäß Einkommenssteuergesetz
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Kontrolle und Verbuchung der Kassen unserer Gastronomiebetriebe
- an der Erstellung von Ausgangsrechnungen für unsere Kund:innen
- an der Kontrolle und Verbuchung von Kreditorenrechnungen
- an der Verbuchung von Kontoauszügen
- am Mahnen der überfälligen Forderungen
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Wir freuen uns über Interesse an Kunstgeschichte/am Kunstgeschichte Studium
- Sie haben einen Pflichtschulabschluss
- Sie bringen MS Windows und MS Office Kenntnisse mit (insb. Excel und Word).
- Sie sind versiert im sprachlichen Ausdruck in Deutsch und haben gute Kenntnisse in Englisch
- Wir erwarten uns hohe Belastbarkeit und Eigenverantwortung
- Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen.
- Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.
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Deine Aufgaben
- Prüfung und Überleitung von Kassabüchern unterschiedlichster Einrichtungen unserer Organisation in das Buchhaltungssystem
- Enge Abstimmung mit dem*r kassabuchführenden Kollegen*in per Telefon und Mail für Gewährleistung der Korrektheit, Genauigkeit und Vollständigkeit
- Durchführung von Umbuchungen und Abstimmung von Buchungen
- Mitarbeit an internen Projekten und Optimierung von Prozessen im Team
- Bei Bedarf Vertretung der zentralen Kassa mit Parteienverkehr
- Perspektivisch besteht die Option auf Vollzeit, je nach personellem Bedarf, Teilzeit bleibt jederzeit willkommen
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Das bieten wir:
- Geregelte Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Fr zwischen 07:00 und 17:00 Uhr im Wechseldienst)
- Wiener Linien-Jahreskarte : weil wir wollen, dass du schnell von A nach B kommst
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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Das bieten wir:
- Planbare Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Fr zwischen 07:00 und 17:00 Uhr)
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Administrative Abwicklung des Workshopprogrammes
- Eingabe und Pflege der Workshops in universitätsinterner Kursplattform (u:rise)
- Kommunikation mit Trainer*innen und Teilnehmer*innen vor und nach den Workshops
- Betreuung der Workshops vor Ort (Technik, Raum, Schlüsselübergabe)
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
- Allgemeine Büroagenden (Bestellungen, Einkauf, Botendienste,…)
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DEINE MISSION:
- Unterstützung des IT-Teams im operativen Tagesgeschäft – von Servicetickets bis Systempflege
- Entgegennahme, Priorisierung und Bearbeitung von Anfragen über den Servicedesk
- Direkte Kommunikation mit unseren Schulen, Abteilungen und Standorten
- Aufbau und Pflege einer modernen Knowledge Base zur Wissenssicherung
- Dokumentation von Lösungen, Prozessen und IT-Standards
- Mitwirkung an spannenden IT- und Digitalisierungsprojekten
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Ihre Aufgaben:
- Eigenständige Erstellung, Gestaltung und Betreuung und Weiterentwicklung der Webseiten der Fakultät und Institute in Typo3
- Eigenständige redaktionelle Erstellung und Gestaltung sowie Ausbau und Pflege der verschiedenen Social Media Kanäle (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter) insbesondere Aufbereitung wissenschaftlicher und organisatorischer Inhalte für eine zielgruppengerechte Kommunikation (z.B. Forschungsprojekte, Ausschreibungen)
- Planung, Organisation und Umsetzung aller für die Content-Produktion auf den Social Media Kanälen erforderlichen Arbeitsabläufe mit internen und externen Partnern
- Mitorganisation und Teilnahme sowie Vor-Ort-Betreuung an wissenschaftlichen Veranstaltungen und deren Dokumentation in Webauftritten und Social Media Kanälen z.B.: TUForMath – Forum Mathematik, Vienna School of Mathematics, fem*MA (Veranstaltungen werden in der Regel langfristig bis zu einem Jahr im Voraus geplant.)
- Pflege von TU-Datenbanken (z.B. Eintragung von Publikationen und Vorträgen; Einschulung erfolgt im Rahmen des Onboardings)
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie organisieren Meetings, Gastvorträge, Tagungen und Symposien
- Sie organisieren Reisetätigen und helfen bei deren Abrechnung.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage
- Sie betreuen wissenschaftliche Besucher*innen
- Sie unterstützen das Team beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen.
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