Schwerpunkt Personaladministration 25 Wochenstunden
- Erstellung von Arbeitsverträgen inkl. Einstufung, Vertragsergänzungen, Dienstzeugnissen usw. sowie Führung der Personalakten
- Administration der Personalentwicklung (z.B. Organisation von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, Abwicklung von Fortbildungsanträgen und -abrechnungen )
- Kontrolle und Freigabe der Zeiterfassung
- Vorbereitung und Kontrolle der Gehaltsverrechnung, Schnittstelle zur externen Steuerberatung
- Erstellung von Statistiken und Reports
- Mitwirkung bei der Erarbeitung von Standards und bei der Einführung einheitlicher Prozesse
- Ansprechperson für die Mitarbeiterinnen:Mitarbeiter der Verwaltungszentrale in HR-relevanten Themen
- Mitarbeit bei HR-Projekten
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Ihre Aufgaben:
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Auftragsannahme u.-bearbeitung (Telefon, E-Mail, Online) -
Erstellung von Lieferscheinen -
Anlage von Kundenstammdaten u. Stammdatenpflege -
Rechnungserstellung u. Kontrolle -
Bearbeitung von Kundenanliegen u. Beschwerdemanagement
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Zur Verstärkung des Teams, sucht unser Kunde einen Change Engineer/in. Anbei finden Sie das Stellenangebot mit allen nötigen Informationen und der Gehaltserwartung.Erforderliche Qualifikationen:
- Abgeschlossene HAK oder HTL Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung
- Interesse an einem langfristigen Tätigkeitsverhältnis
- Teamfähigkeit, Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit
- Gute MS Office Kenntnisse (besonders Excel)
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Ihr Aufgabengebiet:
- Durchführung der laufenden Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt
- Personalverrechnung, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung
- Reporting für das Personalwesen (Monat/Quartal/Jahr)
- Mitarbeit bei der Erstellung des Personalbudgets
- Stammdatenerfassung und -pflege
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IHRE AUFGABEN
- Sie wirken bei der Erstellung monatlicher Konzernreports und Präsentationen mit
- Sie führen Abweichungsanalysen selbstständig durch und erstellen Ad-hoc-Auswertungen
- Sie übernehmen eigenständig die Bearbeitung von kleineren Controlling-Projekten
- Sie unterstützen das Controlling Team im operativen Tagesgeschäft sowie in administrativen Belangen
- Sie sind im Rahmen des Budgetprozesses aktiv in die Vorbereitungsarbeiten für die Erstellung des Konzernbudgets eingebunden
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Mehrjährige Berufserfahrung als Planer / Kalkulant
- Führerschein B ist Vorraussetzung!
- Hohe Zahlenaffinität und analytisches Denken
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
- Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Serviceorientierung sowie Flexibilität
- Selbstständige Arbeitsweise und rasche Auffassungsgabe
- Hohe Eigenmotivation, Belastbarkeit und Engagement
- Sensibler und verantwortungsvoller Umgang mit Daten
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Teilzeit | befristet | Praktikum
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Bestands- und Verwertungsmanagement
- Optimierung der Prozesse in der Seriendisposition
- Unterstützung bei der Stammdatenpflege
- Erstellung von Auswertungen und Präsentationen für die Abteilung
- Unterstützung der Abteilung im Bestellabwicklungsprozess und weiteren Projekten
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Wir bieten dir:
- Unterstützung bei Schulungen und Kursen:
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Ihre Aufgaben:
- Kundenberatung: Unsere Stamm- und Geschäftskunden freuen sich auf Ihre kompetente Betreuung. Sie bearbeiten Anfragen und führen eine professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
- Administration: Mit hoher Genauigkeit bearbeiten und dokumentieren Sie laufende
Vorgänge und verfolgen diese zuverlässig nach. - Office Management: Sie sorgen für eine gut organisierte Terminplanung, einen
reibungslosen Büroalltag und unterstützen tatkräftig bei internen Projekten. - Koordination: In enger Zusammenarbeit mit Verkauf, Logistik und Buchhaltung stellen Sie einen effizienten Ablauf sicher.
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Teilzeit | befristet | Praktikum
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Prüfung und Kontierung von Rechnungen nach internen Vorgaben
- Unterstützung bei der Bearbeitung und Erfassung von Eingangsrechnungen zum Beispiel Material, BCD-Travel und SIXT
- Mithilfe im Mahnwesen sowie bei der Bearbeitung offener Posten
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im Bereich Rechnungswesen
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Teilzeit | befristet | Praktikum
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Optimierung der operativen Supply-Chain-Prozesse
- Bestandsmanagement
- Unterstützung der Abteilung im Bestellabwicklungsprozess und weiteren Projekten
- Erstellung von Auswertungen und Präsentationen für die Abteilung
- Unterstützung bei der Stammdatenpflege
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Die Aufgaben
Sie arbeiten aktiv in der laufenden Buchhaltung mit (Debitoren, Kreditoren, Bank, Kassa). Sie unterstützen bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen und entwickeln Ihr Fachwissen kontinuierlich weiter. Sie wirken bei steuerlichen Meldungen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldung) und Audits mit. Sie bringen sich in die Optimierung und Digitalisierung von Finanzprozessen ein. Sie arbeiten mit internen Abteilungen zusammen und unterstützen bei buchhalterischen Fragestellungen.
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Teilzeit | befristet | Praktikum
WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Mitarbeit in der Qualitätsplanung für neue Fahrzeuggenerationen, einschließlich Fahrzeug- und Komponentenabnahmen sowie Dokumentenerstellung für die Produktion
- Mitwirkung im projektbezogenen Lieferantenmanagement und bei Bauteilqualifizierungen für den Serienanlauf
- Unterstützung beim Aufbau, bei der Betreuung und bei der Optimierung neuer sowie bestehender Qualitäts-IT-Tools zur Qualitäts- und Effizienzsteigerung in der Produktion und im Projektablauf
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossenes kaufmännisches Studium mit Schwerpunkt Finanzen
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Controlling
- Sicherer Umgang mit gängigen Softwaresystemen und Reportingtools (v.a. MS Excel)
- Führungserfahrung wünschenswert
- Analytisches Denken und Handeln
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Überzeugungs- und Durchsetzungsvermögen, Zahlenaffinität
- Fähigkeit, Unternehmensziele, Kunden- und Mitarbeiterorientierung in Einklang zu bringen
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der Erstellung des Monatsreportings inkl. Abweichungsanalysen mit
- an der Erstellung von Planungsrechnungen (Budget, Forecasts) mit
- an der Vorbereitung und Durchführung von Controlling-Gesprächen mit den jeweiligen Bereichsverantwortlichen
- an der Erstellung von
Projektrechnungen und AdHoc-Analysen - an der Weiterentwicklung der Controlling-Tools und -Abläufe (Berichtswesen / Kennzahlen) mit
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der Unterstützung bei der Erstellung des Monatsreportings inkl. Abweichungsanalysen
- an der Erstellung von Planungsrechnungen (Budget, Forecasts) mit
- an der Vorbereitung von Controlling-Gesprächen mit den jeweiligen Bereichsverantwortlichen (Geschäftsfeld- bzw. Bereichsleitungen)
- am Support von laufenden Tätigkeiten im Bereich Gastronomie im Rahmen von Projekten, Erstellung von AdHoc-Auswertungen, Investitionscontrolling
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Bei uns arbeiten Sie...
- an klassischen Facility-Agenden (inkl. Wartungsarbeiten, Kleinreparaturen und Feststellen von Sanierungsbedarf bzw. Schäden)
- an der Betreuung und Umsetzung von kleineren Renovierungsarbeiten (Verspachteln, Fliesenlegen, etc.)
- an der Betreuung der Grünflächen und
Pflege der Außenanlagen - an der Ausgabe und Verwaltung der Arbeitskleidung und Spinde für alle Mitarbeiter:innen
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Ihr Profil
- Abgeschlossene Schulausbildung
- Kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung zum*r medizinischen Verwaltungsassistenten*in
- Ausgezeichnete Deutsch-Kenntnisse
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel
- Qualitätsorientierung
- Genauigkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Selbstständige Durchführung der monatlichen inner- und außerbetrieblichen Entgeltabrechnung für über 1.500 Beschäftigte am Standort Wien mittels SAP HCM / Success Factors
- Ansprechpartner bei arbeits-, lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen
- Verantwortung für die Betreuung und Verwaltung des Organisationsmanagements im SAP / Success Factors
- Verwaltung der abrechnungsrelevanten Daten und Stammsätze
- Korrespondenz mit Behörden und Erstellung gesetzlicher Reports und Statistiken
- Erstellung innerbetrieblicher Auswertungen, Quartals- und Jahresabschlüsse
- Abrechnung von Dienstreisen mittels Sage DPW
- Zusammenarbeit mit Schnittstellenbereichen
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Ihre Aufgaben:
- Administrative und organisatorische Betreuung zentraler Prozesse im Vizerektorat Forschung
- Koordination und administrative Abwicklung interner Forschungsbudget- und Förderprozesse, insbesondere zentraler Forschungsbudgets und Anschubfinanzierungen
- Aufbau, Weiterentwicklung und Dokumentation effizienter Abläufe für interne Budgetvergaben
- Koordination von Ausschreibungen, Fristen, Einreichunterlagen und Rückfragen sowie laufende Erstellung von Statusübersichten
- Vorbereitung und organisatorische Betreuung von Vergabekommissionen einschließlich Terminabstimmung, Unterlagenaufbereitung und Protokollführung
- Einforderung und administrative Prüfung von Zwischen- und Abschlussberichten sowie Kontrolle der Unterlagen auf Vollständigkeit
- Administrative Abwicklung und Dokumentation von Forschungsförderungen im Forschungsdatenmanagementsystem PURE
- Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Übersichten und Auswertungen zur Vergabe und Verwendung von Forschungsbudgets
- Pflege, Verwaltung und Qualitätssicherung relevanter Daten und Dokumentationen in internen Systemen und Datenbanken
- Laufende Kommunikation und Abstimmung mit Forschenden, Organisationseinheiten, Kommissionsmitgliedern und weiteren internen Ansprechpartner*innen
- Mitwirkung an der kontinuierlichen Optimierung und Standardisierung administrativer Prozesse im Forschungsmanagement
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Chiffre
Vollzeit
Wien, Bad Sauerbrunn
11.09.2026
Wien, Bad Sauerbrunn
Facility Management / Kalkulation / Vertriebssupport
- Durchführung von Objektbesichtigungen, Nachmessungen und Workshops
- Prüfung und Abgleich von Ausschreibungsunterlagen (Soll-Ist-Vergleich)
- Analyse, Validierung und Pflege relevanter Daten
- Erkennen von Optimierungspotenzialen und Abweichungen
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Zu deinen Aufgaben gehören:
- Du unterstützt bei Personalthemen - mit Schwerpunkt auf unsere Ärzt*innen. Übernimmst definierte Aufgaben bei Neuantritten, Vertragsänderungen, Dienstfunktionszuordnungen und Nebenbeschäftigungen.
- Du behältst Arbeitszeiten und Dienste im Blick. Kontrollierst unter anderem Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten und achtest auf die Einhaltung des KA-AZG sowie unserer arbeitszeitrechtlichen Vorgaben. Als Expertin für unser Zeiterfassungssystem unterstützt du Anwender*innen bei Fragen, korrigierst fehlerhafte Stempelungen und schulst Kolleg*innen im Umgang mit dem System.
- Du unterstützt bei Rotationen, Entsendungen und Observerships. Übernimmst die damit verbundenen organisatorischen Aufgaben und sorgst dafür, dass die erforderlichen Informationen und Unterlagen vollständig vorliegen.
- Du behältst Termine und Fristen im Auge. Hast unter anderem auslaufende Verträge im Blick und stellst sicher, dass die relevanten Informationen rechtzeitig an die zuständigen Stellen weitergegeben werden.
- Du bereitest Zahlen und Informationen auf. Erstellst Reports und Statistiken, pflegst relevante Personaldaten und unterstützt bei Auswertungen.
- Du gestaltest unsere Personaladministration mit. Kümmerst dich um administrative und organisatorische Tätigkeiten im laufenden Tagesgeschäft und arbeitest gleichzeitig daran mit, unsere Abläufe weiterzuentwickeln, zu standardisieren und zu digitalisieren.
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Bei uns arbeiten Sie...
- an klassischen Facility-Agenden (inkl. Wartungsarbeiten, Kleinreparaturen und Feststellen von Sanierungsbedarf bzw. Schäden)
- an der Planung, Betreuung und Umsetzung von kleineren Renovierungsarbeiten (Verspachteln, Fliesenlegen, etc.)
- am täglichen Rundgang im gesamten Betrieb (inkl. Außenbereich und Keller)
- an der Planung, Steuerung und Dokumentation von Instandhaltungs- und Serviceaufträgen
- an der Betreuung der Grünflächen und
Pflege der Außenanlagen - an der Ausgabe und Verwaltung der Arbeitskleidung und Spinde für alle Mitarbeiter:innen
- an der Einteilung und Koordination der täglichen Aufgaben des Teams (2 Mitarbeiter)
- an der Erstellung und Pflege von Tickets (Störungen, Reparaturen, Wartungen)
- an der Einschulung neuer Mitarbeiter:innen
- an der Führung von Checklisten (z.B. Rundgänge, Wartungen, Kontrollen…..)
- als Ansprechpartner für den Abteilungleiter
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
Sie unterstützen das Team am Institut für Recht der Wirtschaft, Abteilung Privatrecht, und führen eigenständig Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre durch.
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Was erwartet dich in dieser Position?
- Unterstützung des Sales Teams im Tagesgeschäft und bei der Betreuung von Kunden vom klassischen LEH bis zu namhaften OOH Kunden
- Erstellung und Analyse von Verkaufs-, Markt- und Aktionsauswertungen
- Mitarbeit bei Jahresgesprächen, Promotions und Verkaufsaktionen
- Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Portionsgrößen
- Zusammenarbeit mit Marketing, Category Management und Supply Chain
- Eigenständige Übernahme von Projekten im Bereich Vertrieb
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Deine Aufgaben:
- Eigenständige Leitung und Koordination von CDMO Projekten im Bereich der SNS - Übernahme der operativen Gesamtverantwortung für kundenbezogene Projekte und Änderungen entlang des gesamten Projektlebenszyklus
- Steuerung von Projekten von der Kundenanfrage bis zum erfolgreichen Projektabschluss
- Übersetzung von Kundenanforderungen in technische, operative und organisatorische Arbeitspakete
- Abstimmung von Produktanforderungen, Zeitplänen, Budgets und Meilensteinen mit internen und externen Stakeholdern
- Koordination zwischen Sales, Kunde, Produktentwicklung, Produktmanagement, Produktion, Qualität, Regulatory Affairs, Einkauf und der Supply Chain.
- Moderation der Projektmeetings und aktive Steuerung von Projektfortschritt, Eskalationen und Gegenmaßnahmen zur Sicherstellung der Zielerreichung
- Erstellung und Pflege von Projektplänen, Statusberichten und Risikoanalysen
- Dokumentation aller projektbezogenen Entscheidungen und Ergebnisse gemäß interner und regulatorischer Anforderungen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie betreuen Prof. Thomas Probst und ihre wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen.
- Sie unterstützen bei der Organisation von Gastvorträgen und wissenschaftlichen Tagungen, organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten.
- Sie wirken als Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zwischen den Arbeitsbereichen und übernehmen als zentrale*r Ansprechpartner*in englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (teamintern, universitär, Studierende, Projektpartner*innen).
- Sie administrieren Ausschreibungs-/Recruiting-Prozesse und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie unterstützen bei Reporting von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie kümmern sich um die redaktionelle Betreuung der Homepage.
- Sie verwalten Reisekosten, kümmern sich um die Abwicklung von Rechnungen und um die laufende Administration des Budgets.
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