Gründe, Teil unseres Teams zu werden:
- Leitung und Entwicklung eines engagierten Teams
- Gesamtverantwortung laufende Buchhaltung und Bilanzierung
- Kombination operatives Tagesgeschäft und Optimierung von Prozessen
- Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen nach UGB
- Ansprechpartner für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
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GOURMET stellt sich vor...
- an Mengen- und Preiskontrollen von Materialeinkäufen
- an der Kontrolle und Verbuchung von Eingangsrechnungen der Materialwirtschaft
- an Saldenabstimmungen
- an der Unterstützung im Mahnwesen
- an diversen administrativen Tätigkeiten
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Ihre Aufgaben:
- Sie übernehmen die Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen.
- Die laufende Abstimmung und das Buchen von Banken und Auslagenersätzen liegt in Ihren Händen.
- Sie sind verantwortlich für die Durchführung von Zahlläufen und Bearbeitung von Mahnungen.
- Ihre Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen ist gefragt.
- Die Mitwirkung bei der Implementierung von kaufmännischen Prozessen runden Ihr Aufgabengebiet ab.
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Kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d) für die Kontrolle der Eingangsrechnungen (20 bis 30 Stunden)
- Unterstützung der Fakturenrevision
- Erfassen der Eingangsrechnungen
- Buchhalterische Vorarbeiten
- Abgleich mit Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen
- Überwachung des Prüflaufs
- Rechnungsbearbeitung
- Fallweise Vertretung in benachbarten Abteilungen (Einkauf, Rezeption)
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Ihre Aufgaben:
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten insbesondere im klassischen Sekretariatsbereich und in Verwaltungstätigkeiten
- Terminkoordination, Reisemanagement, Organisation von Veranstaltungen/Konferenzen/Workshops
- Mitarbeit bei Bestellungs-/ Rechnungsabwicklungen und Reiseabrechnungen; sowie unterstützende Tätigkeiten bei der Budgetplanung
- Administration von Datenbanken; Wartung der Website am Institut
- Administration im Studienbetrieb sowie in der Lehre und Forschung
- Administrative Projektarbeiten
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie bearbeiten das elektronische Rechnungseingangsbuch.
- Sie kontieren und verbuchen selbstständig Eingangsrechnungen, Kostenersätze und Abrechnungen sowie Kassen.
- Sie stimmen die Kreditoren- und Verrechnungskonten verlässlich regelmäßig ab.
- Gemeinsam mit Kolleg*innen verantworten Sie die Stammdatenpflege der Geschäftspartner.
- Sie kennen die universitären Prozesse und die damit verbundenen Tätigkeiten.
- Sie unterstützen bei der Beurteilung von buchhalterischen Fragestellungen der Fakultäten und sind deren Ansprechpartner*in.
- Ihr Fachwissen und Ihre kommunikativen Fähigkeiten ermöglichen Ihnen, Ihre Ansprechpartner*innen in finanzrelevanten Prozessen kompetent zu beraten.
- Sie nehmen an Digitalisierungsprojekten in der Buchhaltung teil.
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Vollzeit | Teilzeit
Waidhofen, Thaya
18.09.2025
Waidhofen, Thaya
Das sind Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Durchführung der laufenden Buchhaltung inkl. Kontenabstimmung und Mahnwesen
- Verwaltung sowie Pflege der Anlagenbuchhaltung
- Eigenständige und zuverlässige Kommunikation mit dem externen ALPLA Finance-Hub in Polen
- Überwachung der aktuellen Bankkonditionen (Soll-/Haben-Verzinsung, Gebühren, etc.)
- Ansprechpartner für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
- Erstellung strukturierter Zahlungsvorschläge sowie termingerechte Abwicklung des Zahlungsverkehrs
- Mitarbeit bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen nach UGB
- Jährlicher Geschäftsabschluss mit Bilanz und G&V in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
- Erstellung und Übermittelung laufender Meldungen (zB. UVA, Intrastat, statistische Meldungen)
- Mitgestaltung und Weiterentwicklung des Fachbereichs
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Ihre Aufgabe:
- Nachmittagsbetreuung im Tagesinternat der Volksschule
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Kontrolle und Verbuchung der Kassen
- an der Erstellung von Ausgangsrechnungen für unsere Kund:innen
- an der Verbuchung von Kontoauszügen
- am Mahnen der überfälligen Forderungen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Personalagenden: Ausschreibungen von Stellen, Betreuung des Recruitings, Einstellung, Onboarding, Reise- und Zeitagenden, Lösen von Dienstverhältnissen
- Finanzfragen: Verwaltung und Abrechnung von Drittmittelprojekten, Budgetübersicht, Controlling, Belegorganisation, Reisekostenabrechnung, Rechnungsprüfung
- Organisation der Lehre: Planung, Anwesenheitslisten, Noteneintragung
- Dokumentation von Forschungsergebnissen
- Organisation und Koordination von: Gastvorträgen, Gastprofessor*innen, Kooperationspartner*innen, Doktorand*innen, Events, Konferenzen, Forschungsanträgen, Retreats
- Marketingagenden
- Lösen von logistischen Aufgaben unterschiedlicher Art
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