Ihr Aufgabenbereich
- Fachliche, organisatorische und disziplinäre Führung der Personalabteilung
- Entwicklung und Gestaltung einer zukunftsorientierten, wertebasierten HR-Strategie sowie Unterstützung der Geschäftsführung bei der Organisationsentwicklung
- Konzeption und Umsetzung von HR-Projekten in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, internen Stakeholdern und externen Berater/innen
- Strategische Personalplanung und Budgetsteuerung im HR-Bereich gemeinsam mit der Abteilung Rechnungswesen und Controlling
- Steuerung zielgruppenspezifischer Recruiting-Prozesse und Positionierung als zukunftsorientierter und attraktiver Arbeitgeber
- Weiterentwicklung der unternehmensweit eingesetzten Instrumente der Personalentwicklung
- Entwicklung von gezielten Maßnahmen zur Förderung von Talenten und Entwicklung von Führungskräften
- Ansprechperson für die Geschäftsführung und Führungskräfte
- Verhandlungen mit dem Betriebsrat
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Einleitung
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung
- Unternehmensorganisation & -entwicklung
- Evaluierung & Optimierung von Strukturen/Prozessen/Abläufen im Unternehmen
- Aus- und Aufbau der HR Abteilung
- Planung und Organisation von Meetings
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ab 30 Std./Woche
- Proaktive administrative und organisatorische Unterstützung für eine:n der Geschäftsführer:innen
- Schnittstelle zwischen Vorstand, Geschäftsführung, Abteilungsleiter:innen, Mitarbeiter:innen und externen Partnern
- Allgemeine Assistenztätigkeiten: Laufendes Terminmanagement, eigenverantwortliche Korrespondenz per E-Mail und Telefon, Protokollführung, Dienstreisevorbereitung, etc.
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings (regelmäßig und ad-hoc), Veranstaltungen, Workshops und Seminaren
- Mitarbeit und Unterstützung bei Projekten: Erstellung von Berichten, Präsentationen, Auswertungen und Statistiken
- Bestellwesen, Auftragsverwaltung, Vertragsmanagement, Rechnungsprüfung und -kontierung
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- Gewährleistung eines reibungslosen Hotelbetriebs und Gastgeberfunktion
- Analyse und Überarbeitung der bestehenden Software-Landschaft
- Erstellung, Umsetzung und Nachverfolgung von Budgets und Konzepten
- Analyse der monatlichen Auswertungen und Reports
- Qualitätsmanagement und Führung der Mitarbeiter
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IHR PROFIL
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK / HLW, HBLA) oder sind während Ihres Studiums auf der Suche nach einem abwechslungsreichen und spannenden Job.
- Sie konnten bereits erste Berufserfahrungen im Bereich persönliche Assistenz sammeln.
- Sie sind sehr gut organisiert, arbeiten strukturiert und gewissenhaft.
- Sie sind IT-affin, arbeiten sich schnell in neue Systeme und Prozesse ein.
- Sie bringen eine gute Portion Teamgeist mit und arbeiten eigenständig.
- Der Bereich des Marketings macht Ihnen Spaß und Begriffe wie SEO, SEA, Social Media und Homepage Betreuung sind Ihnen bekannt.
- Ebenso sind Sie in den Bereichen Immobilienentwick¬lung und Hausverwaltung interessiert und freuen sich auf jede Herausforderung.
- Die deutsche Sprache beherrschen Sie einwandfrei.
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Aufgaben
- Unterstützung der Geschäftsführung im Daily Business sowie bei Projekten
- Kommunikationsdrehscheibe / Ansprechpartner:in innerhalb des Unternehmens zwischen Geschäftsleitung, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und Produktion
- Office Management inkl. Gästebetreuung
- Vorbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen & Events sowie Auf- und Vorbereitung entsprechender Unterlagen
- Aktive Mitgestaltung an der positiven Unternehmenskultur
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der lokalen Geschäftsführung und der operativen Abteilungen in allen rechtlichen Angelegenheiten vor Ort.
- Koordination und Zusammenarbeit mit lokalen Kanzleien.
- Verantwortung für die Implementierung der gruppenweiten Compliance-Systeme von OBI in Österreich und deren Anpassung an lokale Gesetzgebung.
- Kontakt zu Behörden und Gerichten in allen Rechtsangelegenheiten.
- rechtliche Betreuung bei der Erarbeitung und Verhandlung von Verträgen aller Art. Dazu gehören auch alle Rechtsfragen, die sich in Zusammenhang mit X-Channel-Handel stellen.
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Ihre Aufgaben:
- Verbuchung von Rechnungen, Kassa, Bank
- Anlagenbuchhaltung
- Fakturierung und Mahnwesen
- Zahlungsverkehr
- Umsatzsteuervoranmeldungen
- Förderwesen: Einreichung, Abrechnung und Monitoring
- Mitarbeit bei Budget und Bilanzierung
- div. Abstimmarbeiten
- allgemeine administrative Tätigkeiten in der Buchhaltung
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Ihre Aufgaben in der Position des strategischen Einkaufs
- Planung der Beschaffung von Materialgruppen in Abstimmung mit den Projekttechnikern, Auftragsvergabe an Subunternehmen sowie Beschaffung von Dienstleistungen wie z.B. Arbeitskräfteüberlassung
- Optimierung des Lieferantenportfolios und Weiterentwicklung der Lieferantenbeziehungen
- Unterstützung der Kalkulation bei der Angebotslegung (meist in öffentlichen Vergabeverfahren)
- Selbständige Führung von Verhandlungen mit nationalen und internationalen Lieferanten bzw. Subauftragnehmern
- Stammdatenpflege (Preise, Konditionen, etc.)
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Vollzeit (39h/Woche)
- Rechnungslegung an Patient:innen
- Abrechnung mit nationalen und internationalen Versicherungen
- Ansprechpartner:in für unsere Patient:innen bei Fragen zur Rechnung
- Erstellung von Kostenvoranschlägen
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ALS SEKRETÄR:IN WIRST DU BEI UNS...
- administrativ und organisatorisch die Landesgeschäftsführung und das Präsidium unterstützen
- eng mit Abteilungsleiter:innen der Landesverbandszentrale und mit den Bezirksstellengeschäftsführer:innen zusammenarbeiten
- für die Terminplanung und Büroadministration verantwortlich sein
- Dokumente vorbereiten und Protokolle führen
- Korrespondenzen bearbeiten
- die Ablage und Datenpflege betreuen
- Daten für Entscheidungen aufbereiten
- in der Event- und Meetingorganisation unterstützen
- für die Firmenkassa verantwortlich sein
- Präsentationen für Führungskräfteklausuren und Geschäftsführertagungen vorbereiten und erstellen
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Teilzeit 24 h
- Sie sind erste:r Ansprechpartner:in für die Anliegen von Patient:innen, Ärzt:innen und Besucher:innen
- Sie sorgen für eine optimale Betreuung unserer internationalen Patient:innen
- Sie erledigen administrative Tätigkeiten
- Sie beantworten telefonische Anfragen oder leiten diese weiter
- Sie sind eine Kommunikationsschnittstelle zwischen Patient:innen, Ärzt:innen und Besucher:innen
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Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie sorgen für die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung und Planung von Terminen mit Vertreter:innen der Rechnungshöfe, nehmen an Sitzungen teil und sorgen für die adressatenadäquate Nachbereitung der Termine.
- Sie bereiten Anfragen durch die Rechnungshöfe systematisch auf, koordinieren den Informationsfluss und behalten Fristen im Blick. Sie erinnern mit Feingefühl und sorgen dafür, dass jede Rückmeldung rechtzeitig und verantwortungsvoll erfolgt.
- Für interne Gremien und die Geschäftsführung verfassen Sie stichhaltige Sachverhaltsdarstellungen zum Status der Prüfungen.
- Sie koordinieren sonstige Agenden im Zusammenhang mit Anfragen durch die Rechnungshöfe, sowohl im Austausch mit Vertreter:innen der Rechnungshöfe als auch mit internen Organisationseinheiten.
- Sie unterstützen das Prüfer:innen-Team der Internen Revision vor, während und nach den Prüfungen und übernehmen administrative, koordinierende und qualitätssichernde Agenden im Zusammenhang mit der Prüfplanung und -abwicklung.
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Teilzeit/Vollzeit (35-39h/Woche)
- Bettenmanagement Zentrale Einteilung und Bettenvergabe für alle Stationen in Abstimmung mit dem Stationspersonal
- 1.Anlaufstelle Sowohl telefonische als auch schriftliche Annahme und Bearbeitung von Patientenanmeldungen durch unsere Ärzt:innen
- Überblick Pflege und Aktualisierung des Bettenübersichtsplan
- Wirtschaftlich Sicherstellung einer optimalen Auslastung unserer Klinik
- Detailarbeit Vor- und Nachbereitung stationärer Aufenthalte
- Kommunikation Korrespondenz mit in- und ausländischen Versicherungen, telefonische Kontaktaufnahme mit unseren Patient:innen vor ihrem Aufenthalt
- Thinking out of the box Mitwirkung bei der Weiterentwicklung bestehender sowie der Gestaltung neuer Prozesse
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