WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung von Vorteil
- Sehr gute Outlook & Excel - Kenntnisse
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Gute Englischkenntnisse
- Kommunikationsstärke - schriftlich wie mündlich
- Teamplayer & Hands- on Mentalität
- Selbstständige, gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise
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Ihre Aufgaben:
- Administrative und organisatorische Unterstützung in verschiedenen Referaten der Fakultät sowie selbstständige Bearbeitung laufender administrativer Agenden
- Planung, Koordination und Umsetzung interner Abläufe, Termine und organisatorischer Prozesse
- Bearbeitung und Koordination interner und externer Anfragen sowie Kommunikation und Abstimmung mit unterschiedlichen Organisationseinheiten der Fakultät
- Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Dokumenten, Unterlagen und Auswertungen sowie Pflege von Daten in internen Systemen und Datenbanken
- Kommunikation und Betreuung von Studierenden in deutscher und englischer Sprache
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Strukturen, Arbeitsabläufe sowie bei allgemeinen und projektbezogenen Tätigkeiten
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Vollzeit | Teilzeit
Ravelsbach
12.09.2026
Ravelsbach
Aufgaben (nach Einschulung)
- Erstellung von Kaufverträgen und Schenkungsverträgen, Grundbuchsgesuche, Erstellung von Firmenbuchurkunden und –Eingaben mit selbständiger Aktenführung sowie Erstellung von notariellen Urkunden und Eingaben im Allgemeinen
- allgemeine Büro- und Kanzleitätigkeiten
- Terminkoordination
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Ihre Aufgaben:
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten im Sekretariats- und Verwaltungsbereich
- Anlaufstelle für Studierende sowie administrative Unterstützung für Lehrende und Mitarbeitende
- Terminkoordination und Reisemanagement
- Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen und Workshops
- Mitarbeit bei Bestellungen, Rechnungsabwicklungen und Reiseabrechnungen sowie unterstützende Tätigkeiten im Budgetbereich
- Administrative Unterstützung in Lehre, Forschung und Studienbetrieb
- Betreuung der FOB-Bibliothek
- Administrative Schnittstelle zwischen Lehrenden und Studierenden
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Ihre Verantwortung
- Polizzierung von Anträgen
- Durchführung von Vertragsänderungen und Sanierungen
- Unterstützung der dezentralen Einheiten bei verarbeitungstechnischen Fragen
- Support Vertrieb bei versicherungsrelevanten Anfragen
- Risikobewertung und Pricing von Einzelrisiken (PetCare)
- Durchführung von Vertragssanierungen inkl. Ablauf- und Schadenkündigungen (PetCare)
- Mitarbeit bei Durchführung von Polizzierungs-Schulungen
- Aktionen
- Vertrags- und versicherungsrechtliche Prüfung von Geschäftsfällen/Kündigungen
- End-to-End Stornobearbeitung
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bei der Betreuung der Administration und Organisation des englischsprachigen Masterstudiums Building Sciences and Environment, insbesondere als Ansprechperson für Studierende und Bewerber_innen, sowie in der Abwicklung, Unterstützung und Betreuung des Aufnahmeverfahrens
- Über diese administrativen Anforderungen hinaus (nach Maßgabe verbleibender Zeit): Engagierte Mitarbeit in der Vorbereitung und Umsetzung von Forschungs- und Entwicklungs-Projekten im Bereich Building Sciences and Environment am Institut für Architekturwissenschaften
- Administrative Mitwirkung in der Lehre sowie in der Betreuung von Studierenden, insbesondere Unterstützung in der Kommunikation mit Studierenden und Organisation und selbstständige Abhaltung von Sprechstunden
- Organisatorische Unterstützung bei der Betreuung von Lehrveranstaltungen (insbesondere Master of Building Science)
- Mitarbeit bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Bereich der Lehre
- Mitwirkung bei der laufenden Verbesserung des Applikations- und Bewertungs/Evaluierungsprozesses des Masterstudiums
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Zu deinen Aufgaben gehören:
- Du unterstützt bei Personalthemen - mit Schwerpunkt auf unsere Ärzt*innen. Übernimmst definierte Aufgaben bei Neuantritten, Vertragsänderungen, Dienstfunktionszuordnungen und Nebenbeschäftigungen.
- Du behältst Arbeitszeiten und Dienste im Blick. Kontrollierst unter anderem Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten und achtest auf die Einhaltung des KA-AZG sowie unserer arbeitszeitrechtlichen Vorgaben. Als Expertin für unser Zeiterfassungssystem unterstützt du Anwender*innen bei Fragen, korrigierst fehlerhafte Stempelungen und schulst Kolleg*innen im Umgang mit dem System.
- Du unterstützt bei Rotationen, Entsendungen und Observerships. Übernimmst die damit verbundenen organisatorischen Aufgaben und sorgst dafür, dass die erforderlichen Informationen und Unterlagen vollständig vorliegen.
- Du behältst Termine und Fristen im Auge. Hast unter anderem auslaufende Verträge im Blick und stellst sicher, dass die relevanten Informationen rechtzeitig an die zuständigen Stellen weitergegeben werden.
- Du bereitest Zahlen und Informationen auf. Erstellst Reports und Statistiken, pflegst relevante Personaldaten und unterstützt bei Auswertungen.
- Du gestaltest unsere Personaladministration mit. Kümmerst dich um administrative und organisatorische Tätigkeiten im laufenden Tagesgeschäft und arbeitest gleichzeitig daran mit, unsere Abläufe weiterzuentwickeln, zu standardisieren und zu digitalisieren.
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Vollzeit
Unterwart
15.09.2026
Unterwart
Unterwart | XXXLutz Filiale Unterwart | Vollzeit
- Unterstützung organisatorischer und administrativer Aufgaben im After-Sales-Bereich
- Mitarbeit bei der Abwicklung von Kund:innenanliegen nach dem Kauf
- Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Terminkoordination
- Koordination und Optimierung interner Abläufe
- Arbeit mit moderner EDV und Bürosoftware
- Vorbereitung von Unterlagen, Auswertungen und Übersichten
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung der Dekanatsleitung bei der Budgetadministration
- Administration des Budgets der Fakultät (Abwicklung der Institutsanträge, laufende Kontrolle sämtlicher Kostenstellen, Umbuchungen, Jahresabschluss)
- Administration des Budgets des Dekanats und SSCs, Rechnungsprüfung
- Unterstützung der Dekanatsleitung bei der Vorbereitung der Zielvereinbarungsgespräche
- Unterstützung des Administrationsteam am Dekanat in administrativen Tätigkeiten (u.a. Protokollführung), Organisation von Veranstaltungen, etc.
- Selbständige Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache
- Führung der Handkasse
- Unterstützung des Administrationsteam am Dekanat in der Lehrorganisation
- Viele abwechslungsreiche Tätigkeiten mit viel Eigenverantwortung
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Büro, Sachbearbeitung | Wien 12.Bezirk (1120) | Möbelix Servicecenter Wien 12.Bezirk (1120) | Vollzeit
- Deine Aufgaben sind vielfältig und machen den Kunden glücklich. Du sorgst dafür, dass sich unsere Kunden bei Möbelix rundum wohl fühlen, selbst bei Reklamationen.
- Das Bearbeiten von Kundenreklamationen und Auftragslisten hat dich schon immer interessiert.
- Am Telefon hilfst du unseren Kund:innen bei ihren Fragen.
- Sauberkeit und Ordnung in deinem Verantwortungsbereich sind für dich selbstverständlich.
- Du kümmerst dich auch um Rückfragen von Lieferanten.
- Dank deiner Organisation läuft alles reibungslos in deinem Bereich ab.
- An der Kasse rundest du das Einkaufserlebnis unserer Kund:innen mit deiner freundlichen Art ab.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
- Dabei organisieren Sie Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Publikationen und Tagungen, erstellen und bearbeiten diesbezügliche Dokumente und koordinieren Termine.
- Sie unterstützen die Forschung zB durch: Besorgung von Literatur, Bearbeitung von Manuskripten.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz per E-Mail und Telefon (team-intern, universitär, Studierende, Verlage etc).
- Sie verwalten auch Publikationen, Abteilungsbibliothek und Büroausstattung.
- Sie administrieren den Ausschreibungsprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie verwalten die Institutswebsite (zB News, Prüfungsinformationen, Webseiten der Teammitglieder).
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Ihr Aufgabenbereich
- First-Level-Beratungfür administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
- Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
- Arbeitsrechtliche Prüfungvon Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
- Beratung von Führungskräftenim Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
- ÖAW-interne Abstimmungzu allen Personalmaßnahmen
- Information und Beratung des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
- Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
- Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung
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Was Sie erwartet:
- Sie tragen als Teil eines engagierten und kompetenten Teams durch Ihre effiziente Planung, Organisation und Koordination maßgeblich zum Umfeld der Geschäftsführung bei und arbeiten eng mit ihr zusammen.
- Ihnen ist wichtig, dass man sich auf Sie verlassen kann, ob Terminmanagement, Protokollführung, Vorbereitung von Präsentationen, Terminen, Sitzungen oder Aufbereitung von Sitzungsunterlagen, durch Ihre selbstständige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise sind Sie eine Bereicherung für das ganze Team.
- Ihr professioneller und selbstbewusster Umgang sowie Ihre Kommunikationsstärke ermöglicht es Ihnen auch in der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz mit Kooperationspartner*innen, Magistratischen Dienststellen, Geschäftspartner*innen und Kolleg*innen zu glänzen.
- Sie schätzen die Möglichkeit verantwortungsvolle Aufgaben, wie z.B. Bearbeitung von Postfächern, Koordination von Unterschriftenläufen, Recherchearbeiten, Organisation von internen Veranstaltungen selbstständig abwickeln zu können.
- Sie legen viel Wert auf Abwechslung, deswegen arbeiten Sie gerne mit unterschiedlichen Menschen an verschiedenen Projekten zusammen und meistern nebenbei erfolgreich das Tagesgeschäft.
- Es ist für Sie selbstverständlich auch bei hohem Arbeitsaufkommen und in herausfordernden Zeiten gelassen und freundlich zu bleiben.
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Ihre Aufgaben:
- E-Mail- Anfragenbearbeitung: Sie bearbeiten den Posteingang der Handesabteilung,
beantworten Standardanfragen und leiten Anliegen an der richtigen Stelle weiter. - Webshop-Pflege: Sie stellen Artikel online und offline, pflegen Lieferzeiten und
Produktdaten und halten unsere Shops aktuell. - Auftrags- und Datenpflege: Sie unterstützen bei der Auftragsentwicklung, der
Rechnungsprüfung und der Pflege von Stammdaten. - Allgemeines Backoffice: Sie übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben und unterstützen das Team im Tagesgeschäft.
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Informationen zur offenen Position
- Du übernimmst einfache, strukturierte Aufgaben im Bereich der Radiologie
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Du supportest unsere Radiologietechnolog*innen in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten in der Patientenverwaltung. Dazu verwendest Du u. a. SAP sowie andere IT-Systeme. -
Du übernimmst die Digitalisierung von mitgebrachten Röntgenbildern. ·
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Samstags
- Unterstützung unseres Teams, vor allem an Samstagen
- Mitarbeit im Büro und an der Kassa in der Filiale
- Bearbeitung von Listen sowie Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten
- Beantwortung von Kundenanfragen und kompetente Auskunftserteilung
- Kassatätigkeiten mit freundlichem und professionellem Kundenkontakt
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Das bieten wir:
- Planbare Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast(Mo bis Fr zwischen 07:00 und 18:00 Uhr)
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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IHRE AUFGABEN
- Sie wickeln selbständig Bestellungen ab
- Sie stimmen sich laufend mit internen Abteilungen und Lieferanten ab
- Sie sind für die Sicherstellung der termingerechten Versorgung zuständig
- Sie sind zuständig für die Stammdatenpflege und Optimierung der Beschaffungsprozesse
- Sie sind die operative Unterstützung unserer Lead Buyer
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Vollzeit
Warth
17.09.2026
Warth
Ihre Aufgaben:
- Bei unseren Anlagen in den Tunnels und im Freiland sind Sie verantwortlich für die Wartung, Reparatur und Instandhaltung in den Bereichen Energie- und Sicherheitstechnik, Sensorik sowie Video und Kommunikation
- Sie wirken aktiv an Bau- und Sanierungsmaßnahmen unserer elektrotechnischen Anlagen mit
- Sie beseitigen Unfallschäden und Störungen an Betriebs- und Sicherheitseinrichtungen
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Informationen zur offenen Position
- Abwicklung von Aufnahmen und Entlassungen der Patient*innen auf den Stationen
- Allgemeine administrative Aufgaben (z.B. Bestellungen, Telefontätigkeit,...)
- Erfassung klinischer Leistungsanträge, Befundadministration
- Vertretungs- und Springertätigkeiten innerhalb des Teams
- Verfassen medizinischer Befunde
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Abwicklung von Transport und Versandaufträgen
- Verwaltung und Pflege von Export- und Zolldokumenten
- Disposition und Verwaltung von Fahrzeugabstellplätzen
- Erstellung und Überarbeitung von Arbeitsanweisungen
- Pflege, Auswertung und Optimierung von Abteilungsstatistiken und Kennzahlen
- Unterstützung bei laufenden Projekten
- Schnittstellenkommunikation zwischen internen und externen Partnern
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie betreuen Prof. Thomas Probst und ihre wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen.
- Sie unterstützen bei der Organisation von Gastvorträgen und wissenschaftlichen Tagungen, organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten.
- Sie wirken als Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zwischen den Arbeitsbereichen und übernehmen als zentrale*r Ansprechpartner*in englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (teamintern, universitär, Studierende, Projektpartner*innen).
- Sie administrieren Ausschreibungs-/Recruiting-Prozesse und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie unterstützen bei Reporting von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie kümmern sich um die redaktionelle Betreuung der Homepage.
- Sie verwalten Reisekosten, kümmern sich um die Abwicklung von Rechnungen und um die laufende Administration des Budgets.
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Bei uns arbeiten Sie...
- an Mengen- und Preiskontrollen von Materialeinkäufen
- an der Kontrolle und
Verbuchung von Eingangsrechnungen der Materialwirtschaft - an Saldenabstimmungen
- an der Unterstützung im
Mahnwesen - an diversen administrativen Tätigkeiten
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IHRE TO-DO‘S
- Eigenständige und umfassende Betreuung eines eigenen Immobilienportfolios bestehend aus Miet- und Wohnungseigentumsobjekten
- Besichtigung von Bestandsobjekten
- Ansprechperson für Haus- und Wohnungseigentümer:innen sowie Mieter:innen
- Mietzinsbeobachtungen und Kontrolle der Abrechnungen
- Eigenständige Bewirtschaftungskosten-/Rücklagenabrechnung
- Organisatorische und administrative Agenden
- Organisation von Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen
- Rechnungskontrolle
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Vorschreibung / Zinsliste
- UVA. etc.
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Deine neuen Aufgaben:
- Du wickelst die Warenannahme und Auslieferung ab (Absprache mit dem Verladepersonal, Verwiegung der Fahrzeuge, Ausstellung der Transportpapiere und die Einpflege in das Logistiksystem)
- Du bist die erste Anlaufstelle für externe Besuchende, stellst elektronische Zutrittskarten aus und überprüfst die Sicherheitsunterweisungen sowie Personen und Fahrzeugregistrierung
- Du kontrollierst den Personen- und Fahrzeugverkehr an den Werkszufahrten und -ausfahrten und koordinierst die Pool-Fahrzeuge
- Du nimmst Anrufe entgegen und leitest diese an die entsprechende Kontaktperson weiter
- Du bist im Sicherheitsmanagement eine der ersten Anlaufstellen für Notfälle
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WOFÜR WIR SIE SUCHEN
- Annahme von entwicklungsrelevanten Meldungen aus der Produktion und Sicherstellung der Berücksichtigung bei der Serien-Dokumentation
- Abklärung der Inhalte und Zusteuerung an die entsprechende Fachabteilung
- Technische Prüfung der Bandlistenanträge und Prüfung der Teileverfügbarkeit
- Auswertung von Störmeldungen und Werkemeldungen und Urgenz mit Abbauplänen
- Mitarbeit bei Q-Fehlerbeseitigungsthemen (FBT, Fahrzeugaudits)
- Auswertungen als Datenbasis für tägliches und monatliches Reporting
- Technikbegleitung bei Prototypen mittels Maßnahmenplan
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YOUR EXPERTISE:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Matura oder Lehr/-HAS-Abschluss mit einschlägiger Berufserfahrung)
- Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion sowie im Studienbetrieb von Vorteil
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Hohe Selbstorganisation, Teamfähigkeit sowie Serviceorientierung
- Zuverlässige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
- Starke Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und soziale Kompetenz
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
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