Deine Aufgaben:
- Mitarbeit bei Projekten entlang der gesamten Freiwilligenlaufbahn sowie die aktive Unterstützung bei der Umsetzung von Maßnahmen der Freiwilligenstrategie
- Mithilfe beim Recruiting und Onboarding neuer Freiwilliger, sowohl persönlich als auch digital, inkl. Durchführung des Infoabends für Interessent*innen
- Planung und Organisation von Events – von Workshops bis hin zu Garagenpartys
- Verwaltung und Unterstützung von Freiwilligen sowie tatkräftiges Mitwirken bei weiteren Digitalisierungsschritten und beim Verschlanken von Abläufen
- Redaktionelle Betreuung und Weiterentwicklung von Webseite und Intranet (TYPO3, Confluence)
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung der administrativen Leitung bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten.
- Koordination und Kommunikation mit internen und externen Partner*innen, einschließlich Lehrenden, Studierenden und internationalen Institutionen.
- Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen im Rahmen der Programmentwicklung.
- Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Programmdokumenten, wie Curricula, Zeitplänen und Informationsmaterialien.
- Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die administrative Leitung.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Kommunikation: Sie kommunizieren als zentrale*r Ansprechpartner*in auf Englisch und Deutsch mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.) und betreuen die Institutswebsite.
- Events: Sie organisieren Meetings, Informationsveranstaltungen, Vorträge und Symposien, einschließlich Abrechnung und Protokollführung.
- Finanzen: Sie kontrollieren Ein- und Ausgänge des Institutsbudgets (Rechnungsprüfer*in) und unterstützen bei der Budgetplanung und -kontrolle.
- Administration: Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Verwaltung ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten. Sie sorgen für die administrative Begleitung von Drittmittelprojekten und die Bestellung von Bürobedarf für das Institut.
- Personal: Sie administrieren den Recruitingprozess sowie allgemeine Personalangelegenheiten und unterstützen bei der Abwesenheitsverwaltung (Zeitbeauftragte*r).
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Post- und Bibliotheksdienste
- Fachbereichsbezogene Verwaltung (z. B. Büromaterial, Schlüssel, Kopierer, Räume)
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Your personal sphere of influence:
- Communication: As the central point of contact, you will communicate in English and German with all partners (within the institute, with the university, project partners, students, etc.) and maintain the institute's website.
- Events: You will organise meetings, information events, lectures and symposia, including financial administration and taking minutes.
- Finance: You will monitor the institute budget’s income and expenditure (invoice controller) and assist with budgetary planning and reporting.
- Administration: You will assist scientific staff with the administration of their courses and exams. You will provide administrative support for externally funded projects and order office supplies for the institute.
- Human resources: You will administer the recruitment process as well as general HR matters and provide first-level support for time management (time administrator).
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Personalagenden: Ausschreibungen von Stellen, Betreuung des Recruitings, Einstellung, Onboarding, Reise- und Zeitagenden, Lösen von Dienstverhältnissen
- Finanzfragen: Verwaltung und Abrechnung von Drittmittelprojekten, Budgetübersicht, Controlling, Belegorganisation, Reisekostenabrechnung, Rechnungsprüfung
- Organisation der Lehre: Planung, Anwesenheitslisten, Noteneintragung
- Dokumentation von Forschungsergebnissen
- Organisation und Koordination von: Gastvorträgen, Gastprofessor*innen, Kooperationspartner*innen, Doktorand*innen, Events, Konferenzen, Forschungsanträgen, Retreats
- Marketingagenden
- Lösen von logistischen Aufgaben unterschiedlicher Art
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