Vollzeit | Teilzeit | befristet
Mitarbeiter*in für das Team Event-Kommunikation & Marketing
- Webseiten-Relaunch: Konzeption, operative technische Umsetzung (Typo3), grafische Gestaltung und inhaltliche Betreuung unseres neuen Webauftritts in enger Zusammenarbeit mit Ihren Kolleg*innen.
- Content-Erstellung & -Pflege: Erstellung, Pflege und Korrektur von Texten für unsere Online-Medien – von der Recherche bis zur direkten Implementierung im CMS.
- Digitale Medien: Technische Betreuung und Weiterentwicklung der digitalen Medien des VAM, inklusive der Fehlerbehebung und der Durchführung von Updates.
- Marketing & Kommunikation: Erarbeitung und Umsetzung spezifischer (Online-) Marketing- und Kommunikationskonzepte mit Schwerpunkt Event-Marketing und Servicekommunikation, von der Planung bis zur konkreten Ausführung der Kampagnen.
- Werbemittel: Konzeption und Gestaltung digitaler Werbemittel (BID-Books, Infofolder, Anleitungen, Broschüren, etc.) und deren Distribution über verschiedene Kanäle.
- Veranstaltungen: Planung und Umsetzung von internen Informationsveranstaltungen und Abteilungs-Events, inklusive der Vorbereitung und der Betreuung der Teilnehmer*innen.
- Analyse & Optimierung: Durchführung von Nutzer*innen-Zufriedenheitsumfragen und Marktanalysen zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Angebote, sowie die direkte Umsetzung der daraus resultierenden Optimierungsmaßnahmen.
- SEO & Social Media: Optimierung unserer Inhalte für Suchmaschinen (SEO), Betreuung von Social-Media-Kanälen und des Intranets inklusive der Erstellung von Redaktionsplänen und der Community-Betreuung.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Unterstützung des*der Programm-Manager*in bei der Planung und Umsetzung eines fächerübergreifenden Lehrangebots
- Konkrete Jahresprogramm-, Lehrveranstaltungs- und Prüfungsplanung sowie Erfassung und Pflege (inkl. Raumbuchung und Anmeldesystem) im datenführenden Verwaltungssystem der Universität Wien
- Information und Kommunikation mit den Lehrenden, Studierenden und unterschiedlichen universitären Abteilungen (DLE Kommunikation, Rektorat, Studienprogrammleitungen etc.)
- Beratung und Information der Studierenden in studienrechtlichen Belangen
- Administrative Mitarbeit im Admin-Team des Center for Teaching and Learning
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der Mitarbeiter_innen in allen administrativen Belangen sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene)
- Management/Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP bzw. TUInsight; Verwaltung der Nutzer der beiden Zentren
- Verwaltung und Abwicklung des Labor- und Instrumentzugang (Zugangskontrolle, Überwachung und Verwaltung der Sicherheitsbelehrung; Instrumentbuchung, Verwalten der Buchungstatistiken; Abrechnungsorganistation der Buchungen) der Zentren mittels eines Labormanagementsystems
- Verwaltung und Organisation der Strahlenschutzgenehmigungen im Austausch mit dem MA64
- Unterstützung im Erstellen von internationalen Ausschreibungen zur Gerätebeschaffung; Geräte-Inventarverwaltung
- Buchhaltung und finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten, sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, etc.)
- Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.), Ansprechpartner_in für Projektabrechnungen und evtl. externe Finanzprüfungen (Audits)
- Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgebern, Projektpartner_innen und externen Prüfer_innen
- Betreuung der Webseiten der beiden Zentren im System der TU Wien (i.A. TYPO3) oder Bereitschaft sich in das System einzuarbeiten (Fortbildungsmöglichkeiten gegeben)
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Koordination und Weiterentwicklung von Maßnahmen zur Unterstützung von Studierenden mit besonderem Unterstützungsbedarf
- Bereitschaft studentische Mitarbeiter*innen einzuarbeiten und zu koordinieren
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Evaluation der Angebote des CTL im Bereich Wissenschaftliches Schreiben und Peer Learning
- Zusammenarbeit mit angrenzenden Arbeitsbereichen in der Dienstleistungseinrichtung Studienservice und Lehrwesen, insbesondere Team Barrierefrei und CTL
- Pflege relevanter inneruniversitärer Schnittstellen
- Mitwirkung in nationalen und internationalen Fachnetzwerken
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehr- und Prüfungsaufgaben Reisetätigkeiten.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie aktulaisieren regelmäßig die Hompage in der deutschen und englischen Sprache
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Ihr beruflicher Tätigkeitsbereich:
- Koordination von Drittmittelaktivitäten der Forschungsgruppe Mathematics and BioSciences.
- Unterstützung des wissenschaftlichen Personals bei der Beantragung (z.B. Budgetplanung) und administrativen Umsetzung von Projekten von Projektbeginn bis -ende.
- Selbstständige Organisation der Verwaltungsabläufe im Projektbereich (Budget- und Personalagenden), Unterstützung der Projektmitarbeiter*innen bei Personalagenden (Zeit- und Reisebeauftragte: Abwesenheitsverwaltung wie Dienstreisen, Freistellungen, Urlaub und dgl.) inklusive Onboarding neuer Projektmitarbeiter*innen.
- Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit inneruniversitären Einrichtungen (Institut und Dekanat, Finanzwesen, Personalabteilung) und außeruniversitären Stellen (Fördergeber*innen wie FWF, WWTF, OeNB, ERC, Vetmed, ISTA).
- Eigenverantwortliche Rechnungsabwicklung und Budgetkontrolle unter Einhaltung der Förderrichtlinien; Vorbereitung von Zwischen- und Endberichten; Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen (Vorträge, Seminare, Tagungen, Konferenzen) der Forschungsgruppe Mathematics and BioSciences.
- Abwicklung des internationalen Gästeprogrammes.
- Contentmanagement insbesondere redaktionelle Betreuung der Projektwebseiten sowie Benutzer*innenverwaltung (Mailinglisten) mittels Typo 3, Wordpress, Redaxo sowie u:cris-Systemen.
- Sie unterstützen das Verwaltungsteam in administrativen Tätigkeiten.
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