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Organisationsassistent*in mit Schwerpunkt Projektassistenz

Organisationsassistent*in mit Schwerpunkt Projektassistenz

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in mit Schwerpunkt Projektassistenz 

49 Fakultät für Sozialwissenschaften 

Besetzung ab: 01.11.2024  | Stundenausmaß: 20,00  | Einstufung KV: §54 VwGr. II b 

Befristung bis: 30.04.2026 

Stellen ID: 2567

Organisieren, den Überblick behalten und strukturiertes Arbeiten sind Ihre Stärken? Wenn Sie zudem Interesse an aktuellen Familien- und Gesellschaftsthemen haben, dann freuen wir uns, Sie bald kennenzulernen. Die Stelle/Besetzung kann nach Zeitablauf verlängert werden.

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Sie sind gemeinsam mit einer Kollegin am Österreichischen Institut für Familienforschung (ÖIF) für den reibungslosen Büroalltag verantwortlich und führen umfassende Verwaltungsaufgaben zu unseren Forschungsprojekten durch. Die Kommunikation mit unseren Auftraggeber*innen und Kund*innen meistern Sie professionell in Wort und Schrift und am Institut pflegen Sie einen regen Austausch mit Ihren wissenschaftlichen Kolleg*innen. Letztere unterstützen Sie als Projektassistenz tatkräftig bei der Abwicklung von Forschungsprojekten, indem Sie administrative Vorarbeiten zum jährlichen Arbeitsprogramm leisten und auf die Einhaltung wichtiger Projektschritte achten.

Das Österreichische Institut für Familienforschung (ÖIF) ist ein eigenfinanziertes Forschungsinstitut an der Universität Wien und betreibt Grundlagenforschung und angewandte Forschung zu Familienthemen. Unsere Förder- und Auftraggeber*innen sind u.a. die EU, Ministerien, Bundesländer und Interessensvertretungen. Das ÖIF bietet derzeit keine Lehre an.

Das machen Sie konkret: 

  • Sie organisieren die täglichen Büroaufgaben, sind erste*r Ansprechpartner*in am Institut (Empfang Gäste, Post, Betreuung Bürozeiten) und verwalten unseren Außenauftritt (Institutswebseite, Social Media).
  • Als Assistenz arbeiten Sie eng in allen Institutsbelangen mit der kaufmännischen Geschäftsführung zusammen und berichten zu Projektfortschritten.
  • Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die deutsch- und teilweise englischsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Auftraggeber*innen, etc.). Hervorzuheben ist Ihre zentrale Position als Kontakt- und Schnittstelle zwischen dem ÖIF und anderen Abteilungen der Universität Wien wie z.B. dem Forschungsservice.
  • Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungsaufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops, Veranstaltungen und fertigen Protokolle an und achten auf die Einhaltung von Projektzeit und -ablaufplänen. Sie unterstützen bei der Erstellung von Berichten und Publikationen und achten auf deren einheitliches Layout (MS Word).
  • Die administrative Vorbereitung des jährlichen Arbeitsprogrammes und Jahresberichtes fallen ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

  • Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
  • Berufsbildende mittlere/höhere Schule oder Lehrabschluss und mehrjährige Büro Erfahrung 
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Power Point)
  • Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse
  • Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) und Social Media ist von Vorteil 
  • Erfahrung als Projektassistenz oder im Projektmanagement ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und ein Gleitzeitmodell. Homeoffice ist je nach Vereinbarung möglich.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.460,10 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

  • Mit Lebenslauf und Motivationsschreiben
  • Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Diplom, Abschlusszeugnis, Leistungsnachweis, etc.)
  • Arbeitszeugnisse von Ihrer Berufstätigkeit und/oder Praktika
  • Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Isabella Hranek

isabella.hranek@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 26.06.2024

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