5 Office Managerin Jobs in Wien
Das erwartet Dich
- Vorbereitung und Durchführung von Monatsabschlüssen sowie Erstellung von Quartal- und Jahresabschlüssen
- Sicherstellung der reibungslosen Abläufe aller Buchhaltungsprozesse, inkl. Filialbuchhaltung, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung
- Fuhrparkverwaltung
- Internes Reporting - monatliche Finanzberichte inkl. verschiedene Analyseberichte
- Externes Reporting - diverse AMS-, WKÖ-, OENB- und Statistikberichte
- Administrative Aufgaben (Handkasse, Bürojahresinventur, Büroverwaltung, etc.)
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The Blue Effekkt GmbH
Vollzeit
Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll
- Organisation und Koordination des Büroalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
- Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams in administrativen Belangen
- Proaktive Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen
- Sicherstellung einer professionellen internen und externen Kommunikation
- Aufbau und Pflege effizienter Beziehungen mit externen Dienstleistern und Lieferanten zur Gewährleistung qualitativ hochwertiger Leistungen
- Professionelle Koordination von Meetings und Veranstaltungen
- Empfang und Betreuung von Besuchern in einem gepflegten und einladenden Umfeld
- Bearbeitung von Lieferantenrechnung in enger Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Lohnabrechnungsdienstleistern und Wirtschaftsprüfern
- Aufrechterhaltung eines gut organisierten, effizienten und inspirierenden Büroambientes
- Verwaltung von Büromaterialien und Ausstattung
- Facility Management: Koordination von Handwerkern, Wartun
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Deine Aufgaben:
- GastgeberIn sein - deine Leidenschaft ist unser Erfolg
- Du führst dein Team und sorgst für einen reibungslosen Ablauf am Front Office, während du unsere Gäste herzlich empfängst und betreust.
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- Teamleader - gemeinsam mehr erreichen
- Du motivierst dein Team, schulst es im Upselling und arbeitest eng mit anderen Abteilungen zusammen, um den Gästen ein perfektes Erlebnis zu bieten.
- Digitales Know-How - Innovation trifft Hotellerie
- Du arbeitest mit modernen Tools wie MEWS und BMD und treibst Optimierungen im operativen Bereich voran.
- Organisationstalent - immer den Überblick behalten
- Du koordinierst Arbeitspläne, schulst dein Team und sorgst für einen effizienten Ablauf an der Rezeption, inklusive Kassenführung und Zimmermanagement.
- Vielfalt & Abwechslung - kein Tag ist wie der andere
- Von der Bearbeitung von Anfragen bis hin zur Lösung von Herausforderungen gestaltest du sowohl das Gästeerlebnis also auch den Arbeitsalltag deines Teams aktiv mit.
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Deine Mission
- Du sorgst für Sauberkeit, Glanz und Ordnung in Restaurant, Bar und Veranstaltungsräumen, sowie öffentlichen Bereichen
- Du reinigst mit modernen Geräten und hochwertigen Reinigungsmitteln
- Du kümmerst dich um die Pflege von Böden, Möbeln, Glasflächen und sanitären Bereichen und achtest darauf, dass alles in bestem Zustand bleibt
- Du unterstützt bei der Entsorgung und Mülltrennung und hältst alle Hygiene- und Sicherheitsstandards (HACCP) konsequent ein
- Mit deinem Einsatz trägst du entscheidend dazu bei, dass unsere Teams reibungslos arbeiten können
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Deine Aufgaben:
- Mitarbeit bei Projekten entlang der gesamten Freiwilligenlaufbahn sowie die aktive Unterstützung bei der Umsetzung von Maßnahmen der Freiwilligenstrategie
- Mithilfe beim Recruiting und Onboarding neuer Freiwilliger, sowohl persönlich als auch digital, inkl. Durchführung des Infoabends für Interessent*innen
- Planung und Organisation von Events – von Workshops bis hin zu Garagenpartys
- Verwaltung und Unterstützung von Freiwilligen sowie tatkräftiges Mitwirken bei weiteren Digitalisierungsschritten und beim Verschlanken von Abläufen
- Redaktionelle Betreuung und Weiterentwicklung von Webseite und Intranet (TYPO3, Confluence)
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