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Institutskoordinator*in

Institutskoordinator*in

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Institutskoordinator*in 

40 Historisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät 

Besetzung ab: ehebaldigst  | Stundenausmaß: 40,00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb 
Befristung auf ein Jahr mit Option auf Entfristung

Stellen ID: 2571

Sie arbeiten gerne selbstständig und strukturiert, haben ein hohes Verantwortungsbewusstsein und eine ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit? Dann willkommen in einem motivierten Team!

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Institutskoordinator*in sind Sie für den gesamten organisatorischen Bereich des Instituts zuständig und beschäftigen sich mit der Koordination, der Planung, dem Monitoring und der Optimierung von Arbeitsprozessen in allen Belangen der Institutsverwaltung. Die Stelle ist auf vorerst 1 Jahr befristet. Eine anschließende Verlängerung ist möglich und wird ausdrücklich angestrebt.
Das Institut für Geschichte mit derzeit 65 wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und 13 Kolleg*innen in der Administration sucht eine*n kompetente*n, motivierte*n, engagierte*n und selbständige*n Institutskoordinator*in mit Erfahrung im Management im universitären und/oder öffentlichen und/oder wissenschaftlichen Bereich. Das Institut für Geschichte bietet ein freundliches und internationales Arbeitsumfeld sowie eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Eigenverantwortung an einer der ältesten und größten Universitäten Europas. Die Arbeitssprachen sind Deutsch und Englisch.

Das machen Sie konkret:

  • Sie sind zentrale Schnittstelle zwischen Institutsleitung und Mitarbeiter*innen sowie auf Universitätsebene.
  • Sie sind für die Optimierung der Geschäftsprozesse in der Verwaltung innerhalb des Instituts sowie in der Zusammenarbeit mit der Fakultäts- und Universitätsadministration zuständig.
  • Sie arbeiten mit anderen Stellen der Fakultät und Universität in Bereichen der Budget-, Personal-, Raum- und Veranstaltungsplanung sowie der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts eng zusammen.
  • Sie unterstützen das Institut bei inhaltlichen und organisatorischen Vor- und Nachbereitungen von Sitzungen und bei der Protokollführung bei Institutsversammlungen, Teambesprechungen, Entwicklungsplanungen, Forschungsevaluationen und erstellen Berichte.
  • Sie sind die erste Ansprechperson für die fachliche Anleitung des administrativen Personals des Instituts und koordinieren alle Personalagenden (von der Organisation über den Auswahlprozess bis zur Aufnahme von neuen Mitarbeiter*innen).
  • Sie sind für die notwendigen Erhebungen von Basisdaten als Grundlage für die strategische Raumplanung zuständig und koordinieren allfällige Umbauarbeiten (Schnittstellenfunktion zwischen beauftragten Firmen, der Institutsleitung und den Mitarbeiter*innen).

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office)
  • Erfahrung in der Personalführung
  • Managementerfahrung
  • Selbstständigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein
  • Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
  • Hohe soziale und kommunikative Kompetenz
  • Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, Serviceorientierung
  • Bereitschaft zur Weiterbildung
  • Hohe mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Von Vorteil sind:

  • Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung
  • Erfahrung mit universitären EDV-Anwendungen (i3v, SAP)

Ihr persönlicher Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.958,9 brutto (40 h) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

  • Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
  • Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikationen (z.B. Matura, Studium etc.)
  • ggf. Dienstzeugnisse
  • Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Thomas Hellmuth

thomas.hellmuth@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 

Administration & Organisation
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