Aufgaben
- Organisatorische und administrative Agenden in der Immobilienverwaltung
- telefonische & schriftliche Betreuung unserer Mieter und Wohnungseigentümer
- Ansprechpartner für unsere Professionisten
- Kundenbetreuung
- Abwicklung von Versicherungsfällen & Kleinreparaturen
- Auswertungen & Datenpflege
- Wohnungsübergaben & Hausversammlungen
- Abhaltung von Eigentümerversammlungen
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Ihre Aufgaben
- Unterstützen Sie unser Team im laufenden Tagesgeschäft
- Kümmern Sie sich um die Mieter:innen- und Eigentümer:innenbetreuung sowie den Kontakt zu unseren Dienstleister:innen
- Seien Sie die Schnittstelle zu unserer Objektbuchhaltung
- Sorgen Sie für die laufende Eingabe und die regelmäßige Aktualisierung unserer Kund:innen –und Objektdaten
- Unterstützen Sie bei Datenaufbereitungen, der Bearbeitung von Versicherungsfällen und bei telefonischen Erstauskünften
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Aufgaben
- Organisatorische und administrative Unterstützung in der Immobilienverwaltung
- telefonische & schriftliche Betreuung unserer Mieter und Wohnungseigentümer
- Ansprechpartner für unsere Professionisten
- Kundenbetreuung
- Mithilfe bei der Abwicklung von Versicherungsfällen & Kleinreparaturen
- Auswertungen & Datenpflege
- Vorbereitung von Wohnungsübergaben & Hausversammlungen
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Ihre Aufgaben
- Erste Ansprechperson für Kundinnen und Kunden, Lieferanten und Versicherungen
- Assistenztätigkeiten in der Immobilienverwaltung
- Organisation des übertragenen Aufgabenbereichs
- Korrespondenz mit Eigentümer:innen, Mieter:innen und Professionisten
- Laufende Datenpflege und Terminkoordination
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Ihre Aufgaben
- Verantworten Sie die laufende Buchhaltung der von uns betreuten Wohn- und Gewerbeimmobilien – von der Erstellung der Hauseigentümer:innen- und Betriebskostenabrechnungen bis hin zur Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.
- Bereiten Sie Auswertungen, Berichte und Reportings für unsere Kund:innen professionell auf.
- Unterstützen Sie als dienstleistungsorientierte Schnittstelle sowohl interne Kolleg:innen als auch externe Partner:innen (Steuerberatung, Mieter:innen und Eigentümer:innen) in sämtlichen kaufmännischen und buchhalterischen Fragen.
- Kümmern Sie sich um die Umsatzsteuererklärungen und bereiten Sie alle relevanten Unterlagen für die Einkommenssteuer-Beilage sorgfältig und fristgerecht vor.
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Aufgaben
- Telefonvermittlung der eingehenden Gespräche
- Organisation des Büromaterials
- diverse administrative Agenden
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Aufgaben
- Tägliche Verbuchung von Rechnungen
- Allgemeine administrative Tätigkeiten inkl. Ablage
- Erstellung von Zinslisten
- Erstellung von Mahnlisten sowie Versand von Mahnungen
- Vorbereitung der Abrechnungen und vorläufige, automatische Erstellung der Beiblätter und Steuererklärungen
- Durchführung von USt-Voranmeldungen
- Führung der Mieter:innenkonten
- Zinslistenänderungen bei Bestands- oder Vertragsänderungen
- Erstellung der Honorarvorschreibungen
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Aufgaben
- Mitarbeit in der laufenden Buchhaltung
- Unterstützung im Zahlungsverkehr
- Mahnwesen (Offene Posten)
- Verbuchung von laufenden Geschäftsfällen (Eingangs-, Ausgangsrechnungen etc.)
- Allgemeine Unterstützung in verschiedenen Bereichen der Buchhaltung
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen
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Aufgaben
- Scannen und Erfassen von Dokumenten über OCR-Software
- Sicherstellen der Lesbarkeit und Qualität der eingescannten Dokumente
- Kontrolle der automatischen Texterkennung auf Vollständigkeit und Genauigkeit
- Manuelle Nachbearbeitung fehlerhafter OCR-Ergebnisse
- Strukturierte Ablage der digitalisierten Dokumente in Datenbanken oder DMS-Systemen
- Abstimmung mit Fachabteilungen bei Unklarheiten oder fehlenden Informationen
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Aufgaben
- Betreuung und Weiterentwicklung des SAP Systems mit Fokus auf das Modul HCM
- Eigenständiges Durchführen von Anpassungen im Customizing
- Abstimmung von neuen Anforderungen mit den Fachabteilungen
- Konzeptionierung und Implementierung von Prozessen in SAP und angrenzenden Systemen in Kooperation mit externen Partnern
- Erstellen von Dokumentationen
- Stammdatenpflege (Organisationsmanagement, User- Pflege)
- Support von Keyusern
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IHRE TO-DO‘S
- Teamfähigkeit
- Freundliches, gepflegtes Auftreten
- Kaufmännische Ausbildung - Maturaniveau
- Erfahrung im KFZ-Bereich
- Führerschein Klasse A, B
- Perfekte Deutschkenntnisse
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Vollzeit
Wien, St. Pölten
18.01.2026
Wien, St. Pölten
Bau, Facility Management und Beschaffung
- Koordination komplexer, österreichweiter Immobilienprojekte mit besonderer Innovationskraft sowie Fokus auf Nachhaltigkeit und Barrierefreiheit.
- Abstimmung und Steuerung aller internen und externen Beteiligten im Zusammenhang mit den genannten Projekten.
- Maßnahmentracking der österreichweiten Immobilienprojekte hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität.
- Projektentwicklung bzw. Begleitung der Initialphase neuer österreichweiter Bau- und FM-Maßnahmen.
- Entwicklung technischer Bau- und FM-Standards mit Fokus auf Qualität und Effizienz (z. B. Immobilienstandards).
- Koordination interner und externer Audits als zentrale Ansprechperson.
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IHR PROFIL
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK / HLW, HBLA) oder sind während Ihres Studiums auf der Suche nach einem abwechslungsreichen und spannenden Job.
- Sie konnten bereits erste Berufserfahrungen im Bereich persönliche Assistenz sammeln.
- Sie sind sehr gut organisiert, arbeiten strukturiert und gewissenhaft.
- Sie sind IT-affin, arbeiten sich schnell in neue Systeme und Prozesse ein.
- Sie bringen eine gute Portion Teamgeist mit und arbeiten eigenständig.
- Der Bereich des Marketings macht Ihnen Spaß und Begriffe wie SEO, SEA, Social Media und Homepage Betreuung sind Ihnen bekannt.
- Ebenso sind Sie in den Bereichen Immobilienentwick¬lung und Hausverwaltung interessiert und freuen sich auf jede Herausforderung.
- Die deutsche Sprache beherrschen Sie einwandfrei.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Mitarbeit in der Programmleitung des mehrjährigen, interdisziplinären Projekts zur Digitalisierung des Flächenmanagements (u:room) zusammen mit Personen aus anderen Organisationseinheiten
- Schnittstellenfunktion zum Prozess- und Portfoliomanagement des Zentralen Informatikdienst (ZID)
- Entwicklung vorantreiben: Koordination der Schnittstelle zwischen Raum- und Ressourcenmanagement, ZID und Lösungsprovidern
- Innovation sicherstellen: kontinuierliche Analyse von Markttrends und Anforderungen der Nutzer*innen, Weiterentwicklung der Systemlandschaft durch Analyse und Anpassung bestehender bzw. neuer digitaler Lösungen
- Mitarbeit bei der Entwicklung und Umsetzung der Digitalisierungsroadmap für das Immobilienmanagement zusammen mit der RRM-Leitung und unter Einbeziehung der relevanten Personen aus anderen Organisationseinheiten
- Projektmanagement in der Umsetzung weiterer Digitalisierungsprojekte
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