WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene gastronomische Ausbildung (Lehre, Fachschule,...)
- Branchen- und Berufserfahrung im Gastro- bzw. Eventbereich
- Erfahrung in der Führung von Mitarbeitern (m/w/d)
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres Auftreten
- Organisations- und Umsetzungsstärke
- Strukturierter und eigenverantwortlicher Arbeitsstil
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Führerschein B
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Dein Verantwortungsbereich – Planer:in & Ansprechpartner:in
- Angebots-Jongleur: Du erstellst maßgeschneiderte Cateringangebote und sorgst mit präzisen „Function Sheets“ dafür, dass das operative Team genau weiß, was zu tun ist.
- Kunden-Versteher: Du bist die freundliche Stimme am Telefon und die kompetente Antwort im E-Mail-Postfach für unsere internen und externen Kund:innen.
- Mittendrin statt nur dabei: Wenn es brennt oder ein großes Event ansteht, unterstützt du tatkräftig vor Ort – von der Vorbereitung bis zur Gästebetreuung.
- Digital Native: Du nutzt Outlook, Excel und M365 sicher, um unsere Prozesse effizient und übersichtlich zu halten.
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GOURMET stellt sich vor...
- daran, Anforderungen genau zu analysieren und unser gastronomisches (Fach-) Personal für verschiedenste Veranstaltungen effizient entsprechend ihrer Fähigkeiten und zeitlichen Verfügbarkeiten zu koordinieren
- an der Erstellung detaillierter Personaleinsatzpläne
für optimale Lösungen vor Ort beim Event - an der Organisation des Personals direkt vor Ort – vom Check-in bis zum Check-out inklusive Uniformhandling – und sorgen dafür, dass personaltechnisch alles rundläuft
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen: Koordination, Kontrolle und Abrechnung
- an der Erfassung von Arbeitszeiten sowie der Aufbereitung aller relevanten Unterlagen für eine saubere und korrekte Event-Abrechnung
- als wichtige Schnittstelle zwischen Betriebs- & Projektleiter:innen,
dem operativen Team vor Ort und HR – denn nur gemeinsam werden Events richtig gut - am Onboarding und der Einschulung unserer neuen, internen Aushilfskräfte und sorgen dafür, dass sie von Anfang an bestens vorbereitet und motiviert starten
- aktiv an Verbesserungen und Weiterentwicklungen, um unsere täglichen Abläufe noch smarter, effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten
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GOURMET stellt sich vor...
- daran, Anforderungen genau zu analysieren und unser gastronomisches (Fach-) Personal für verschiedenste Veranstaltungen effizient entsprechend ihrer Fähigkeiten und zeitlichen Verfügbarkeiten zu koordinieren
- an der Erstellung detaillierter Personaleinsatzpläne
für optimale Lösungen vor Ort beim Event - an der Organisation des Personals direkt vor Ort – vom Check-in bis zum Check-out inklusive Uniformhandling – und sorgen dafür, dass personaltechnisch alles rundläuft
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen: Koordination, Kontrolle und Abrechnung
- an der Erfassung von Arbeitszeiten sowie der Aufbereitung aller relevanten Unterlagen für eine saubere und korrekte Event-Abrechnung
- als wichtige Schnittstelle zwischen Betriebs- & Projektleiter:innen,
dem operativen Team vor Ort und HR – denn nur gemeinsam werden Events richtig gut - am Onboarding und der Einschulung unserer neuen, internen Aushilfskräfte und sorgen dafür, dass sie von Anfang an bestens vorbereitet und motiviert starten
- aktiv an Verbesserungen und Weiterentwicklungen, um unsere täglichen Abläufe noch smarter, effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten
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Bei uns arbeiten Sie...
- daran, Anforderungen genau zu analysieren und unser gastronomisches (Fach-) Personal für verschiedenste Veranstaltungen effizient entsprechend ihrer Fähigkeiten und zeitlichen Verfügbarkeiten zu koordinieren
- an der Erstellung detaillierter Personaleinsatzpläne für optimale Lösungen vor Ort beim Event
- an der Organisation des Personals direkt vor Ort – vom Check-in bis zum Check-out inklusive Uniformhandling – und sorgen dafür, dass personaltechnisch alles rundläuft
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen: Koordination, Kontrolle und Abrechnung
- an der Erfassung von Arbeitszeiten sowie der Aufbereitung aller relevanten Unterlagen für eine saubere und korrekte Event-Abrechnung
- als wichtige Schnittstelle zwischen Betriebs- & Projektleiter:innen, dem operativen Team vor Ort und HR – denn nur gemeinsam werden Events richtig gut
- am Onboarding und der Einschulung unserer neuen, internen Aushilfskräfte und sorgen dafür, dass sie von Anfang an bestens vorbereitet und motiviert starten
- aktiv an Verbesserungen und Weiterentwicklungen, um unsere täglichen Abläufe noch smarter, effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten
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Was Sie erwartet
- Aufgabenbereich: Kundenanfragen zu elektronischen Anbindungen – etwa im E‑Shop – übernehmen Sie von Beginn an. Sie organisieren Kick‑off‑Termine mit internen und externen Partnern, häufig auch auf Englisch, und sind so die erste Ansprechperson für den Kunden.
- Kundenspezifische Anforderungen erfassen Sie sorgfältig und wirken bei der Ausarbeitung von Projekt‑ und Lösungskonzepten mit. Der laufende Informationsaustausch mit Vertrieb und weiteren Abteilungen ist dabei fixer Bestandteil Ihrer Arbeit.
- Technische und vertriebliche Rahmenbedingungen klären Sie strukturiert und stimmen sich eng mit Außendienst, Innendienst, Projektmitarbeitenden sowie der E‑Business‑Abteilung ab.
- Sie übernehmen aktives Projektmanagement, behalten Aufgaben, Deadlines und Meilensteine im Blick und betreuen mehrere Kundenprojekte parallel – auch in unterschiedlichen Reifegraden.
- Operative Themen wie Reklamationen, Abweichungen oder organisatorische Rückfragen steuern Sie strukturiert über unser Ticketsystem und sorgen für eine klare Nachverfolgung bis zum Abschluss.
- Ihre Bezahlung liegt je nach Erfahrung und Qualifikation deutlich über dem Kollektivvertrag Handel.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Entwicklung, Organisation und Koordination der Aktivitäten der Core Facility;
- Mitwirkung an der Konzept- und Strategieentwicklung und beim Aufbau der Core Facility;
- Unterstützung der Leitung der Core Facility (Vizedekan*in für Forschung/Dekan*in) und Bericht an diese;
- Enge Abstimmung mit den wissenschaftlichen Leitungen der Core Facility Labs auf dezentraler und zentraler Ebene und den Wissenschaftler*innen der Fakultät und Ausrichtung der Angebote und Services der Core Facility an den Bedürfnissen der Wissenschaftler*innen;
- Koordination der verschiedenen Module nach innen und außen;
- Management: Akquise, Zeit- und Budgetmanagement inkl. Ressourcenmanagement und Koordination mit externen Dienstleistern; Regelung von Zugängen, operativen Abläufen, strategischen Planungen (z.B. Erstellung eines Finanzierungsplanes), Berücksichtung der Einhaltung von datenschutzrechtlichen Aspekten in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten;
- Verantwortung über das Berichtswesen und Reporting sowie die Organisation und Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Core Facility, des Management und des Steering Boards;
- Einführung von je nach Nutzer*innengruppe passenden Online-Buchungstools, user fees und Tarifmodellen in enger Abstimmung mit anderen Core Facilities der Universität Wien und der DLE Finanzwesen und Controlling;
- Erstellung eines Raumkonzepts für den Vollausbau der Core Facility am zukünftigen Standort Campus Althangrund; Mitwirkung am Projekt Campus Althangrund für die Core Facility;
- Entwicklung von neuen fakultätsübergreifenden Aktivitäten im Bereich der Forschungsinfrastruktur in enger Abstimmung mit dem Steering Board, um die übergeordneten Ziele der Core Facility zu erreichen;
- Analyse und Kontaktaufbau nationaler und internationaler Initiativen und Netzwerke von Core Facilities im Bereich Sozialwissenschaften;
- Aufgaben im Bereich Kommunikation (Webseite, Auftritt im Intranet etc.) und Eventorganisation im Bereich der Core Facility;
- Übernahme von administrativen Aufgaben (darunter Budget- und Personalverwaltung) im Bereich der Core Facility.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie beratenStudieninteressierte zu Studienangeboten, organisatorischen Abläufen vor Studienbeginn und unterstützen bei der Studienwahl. Diese Beratungen können persönlich oder online stattfinden, im Einzelsetting oder in Schulverbänden, bei Schulveranstaltungen oder Bildungsmessen in ganz Österreich.
- Sie halten Vorträge zur Studienwahl und unterstützen dadurch Studieninteressierte bei der Orientierung und Auswahl der umfangreichen Studienangebote.
- Sie planen, begleiten und realisieren kreative Maßnahmen und neue Formate zur Steigerung der Information rund um Studienwahl und Studienstart.
- Sie sind zentrale Ansprechperson für Schüler*innen, Lehrkräfte und Eltern für alle Fragen rund um die Studienwahl und Schritte vor dem Studienstart. Dazu entwickeln Sie zielgruppengerechte Kommunikationsmaßnahmen.
- Sie übernehmen organisatorische, administrative und evaluierende Aufgaben, inklusive Dokumentation, Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der Studienwahlangebote. Gemeinsam mit dem Team begleiten Sie auch Messeauftritte der Uni Wien sowie den Tag der offenen Tür (uniorientiert) von der Planung bis über die Durchführung und Nacharbeiten.
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Ihre Aufgaben:
- Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (Raumreservierung, technische Abstimmung, Ablauf, Catering- und Materialorganisation)
- Administrative Unterstützung bei Rechnungen inkl. Dokumentation und interner Abwicklung
- Abwicklung von Bestellungen sowie Unterstützung im Beschaffungsprozess inkl. Kommunikation mit Lieferanten und internen Schnittstellen
- Allgemeine Assistenz im Tagesgeschäft (Dokumentenmanagement, Terminorganisation)
- Erstellung barrierefreier Untertitel für aufgezeichnete Veranstaltungen (insbesondere für gehörlose und schwerhörige Personen)
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GOURMET stellt sich vor...
- an Client Hardware- und Softwaremanagement
- an Client-Patch und Update-Management mit Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM)
- an Mobile Device Management mit Microsoft Intune
- an der Betreuung von Kassensystemen (Hard- und Software) an unseren Außenstandorten
- an der Dokumentation von IT-Prozessen
- bei diversen Organisations- und IT-Projekten mit
- am 1st Level Support (Helpdesk) & 2nd Level Support
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Das bieten wir:
- Planbare Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Fr zwischen 07:00 und 20:00 Uhr lt. Dienstplan)
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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GOURMET stellt sich vor...
- an der operativen Mitarbeit vor Ort: Schank, Essensausgabe, Kassa inkl. Buffetabrechnung
- an einem reibungslosen Ablauf bei Events direkt vor Ort
- an der Koordination und Organisation sämtlicher Aufgaben im Team
- an der Personaleinsatzplanung über unser internes Aushilfentool "Staffcloud"
- an der Koordination kurzfristiger Ausfälle, inkl. Organisation geeigneter Ersatzbesetzungen
- als Schnittstelle zwischen Fachabteilung, HR und dem eigenen Team
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Dein Verantwortungsbereich – Vielseitigkeit ist Programm
- Veranstaltungs-Profi: Du organisierst Caterings von A bis Z, übernimmst den professionellen Gästeservice und bist vor Ort die erste Ansprechperson für unsere Gäste und Auftraggeber.
- Logistik-Master: Du hast das Lager fest im Griff (Material, Waren, Struktur) und sorgst für einen reibungslosen Ablauf hinter den Kulissen.
- Team-Support: Du unterstützt das Team bei der Buffetausgabe und verantwortest die Kassa während der Mittagszeit.
- Mobil vor Ort: Mit dem E-Auto (FS Klasse B) koordinierst du die Bereitstellung für verschiedene Standorte am Campus.
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Das wird Ihr Aufgabengebiet
- InDesign: Sie wissen, wo sich der „Textrahmen“-Button versteckt? Sie sind schneller in der Seitenanpassung als andere in der Copy-Paste? Dann werden Sie unser:e InDesign-Held:in. Bei uns gestalten Sie Drucksorten, die man sich gerne ansieht, und arbeiten innerhalb eines vorgegebenen Corporate Designs.
- Social Media: Sie lieben Insta & Co nicht nur, weil Katzenvideos so süß sind, sondern wissen, was funktioniert, warum es funktioniert, und wie man es filmt, schneidet und postet, bevor der Trend schon wieder vorbei ist.
- Veranstaltungsmanagement: Wenn Sie beim Wort „Veranstaltung“ nicht an die letzte Party denken, sondern an Ablaufpläne, Gästelisten und Snacks mit Servietten – perfekt, denn Sie werden die Leitung der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation bei vielen kleinen und großen Events organisatorisch unterstützen.
- Website und interne Kommunikation: Nach einer Einschulung können Sie eigenständig Texte und Fotos auf unserer Website aktualisieren. Außerdem bringen Sie sich beim Aufbau neuer interner Kommunikationsplattformen ein.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich (Budget- und Personalagenden)
- Interne Buchhaltung, Budgetkontrolle (SAP) und regelmäßige Berichterstattung über den Budgetstand an die PIs
- Kontrolle der Einhaltung der Regeln von Fördergebern bzgl. des Budgets
- Sammeln und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen für regelmäßige Reportings
- Kommunikation mit den nationalen Wirtschaftsprüfer*innen im Rahmen von Audits
- Abwicklung administrativer Agenden mit den zuständigen DLEs der Universität
- Kommunikation und Abwicklung administrativer Agenden mit Projektpartnern (z.B. Koordination der Berichtslegung, Kontrolle der administrativen Berichtsteile)
- Erstellung von Werkverträgen und Honorarnoten
- Unterstützung der Drittmittelangestellten bei administrativen Belangen
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Das erwartet Dich
- Vorbereitung der abrechnungsrelevanten Daten sowie Schnittstelle zu unserem externen Dienstleister (z.B. Gehalts- und Reisekostenabrechnung, Krankenstände, Mutterschutz, Karenz, Sonderfälle, etc.)
- Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften in sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Fragestellungen sowie Koordination und Verantwortung aller abrechnungsrelevanten Themen
- Kommunikation mit Ämtern, Gesundheitskassen und sonstigen Behörden
- Personalverrechnungsagenden (z.B. Eintritt bis zum Austritt der Mitarbeitenden, Vertrags- und Dokumentenerstellung, Führung der digitalen Personalakte, Bescheinigungs- und Meldewesen, etc.)
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten sowie Rückstellungsberechnungen
- Entwicklung und Umsetzung von Neuerungen in der Personalverrechnung
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GOURMET stellt sich vor...
- mit Verantwortung für einen umsatzstarken Standort mit 45–65 Mitarbeitenden
- an der Führung eines Kernteams inkl. Stellvertretung & Eventmanagement
- in der Dienstplanung, am Budget, mit dem Controlling, am Reporting, in der Prozessoptimierung
- mit unseren zentralen IT-Tools: APRO Kassensystem & Bankettprofi Software
- in enger Zusammenarbeit mit HR, Einkauf, IT, Marketing
- an der Entwicklung neuer Angebote & digitaler Services am POS
- an der Einhaltung gesetzlicher & betrieblicher Standards
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Deine Aufgaben
- Du sicherst, planst und koordinierst alle Arbeitsprozesse in der Pflege, zur Sicherstellung der bestmöglichen Lebensqualität der Bewohner*innen.
- Du stellst sicher, dass wir unserer Arbeit gut nachgehen können und planst unsere Einsätze.
- Im Fokus deiner Arbeit steht die Qualitätssicherung und die Mitarbeit an der Weiterentwicklung der Pflegequalität.
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Deine Mission
- Durchführung von Ein- und Austritten
- Vorbereitung von Arbeitsverträgen
- Pflege der Personalstammdaten
- Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung für die externe Lohnverrechnung
- Erstellung von Dienstzeugnissen für Mitarbeiter:innen, Praktikant:innen und Auszubildende
- Führung von Bewerbungsgesprächen gemeinsam mit den Abteilungsleiter:innen
- Beratung und Unterstützung der Abteilungsleiter:innen in personalrelevanten Fragestellungen
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GOURMET stellt sich vor...
- an dem Aufbacken von Jourgebäck & Plunder sowie Vorbereitung für das Konferenzbuffet
- an den
eigenständigen Aufbau-, Nachbestückungs- und Abbauarbeiten von diversen Veranstaltungen im Haus - an der serviceorientierten Seminarbetreuung während der Veranstaltung
- an der Einhaltung der unternehmerischen und gesetzlichen Richtlinien (Personal, Hygiene, Qualität, ...) sowie dem permanenten Realisieren höchster Qualitätsstandards (HACCP)
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Vollzeit | Teilzeit | Geringfügig
Bei uns arbeiten Sie...
- Ihre gastronomische Berufserfahrung (im Service und Küche von Vorteil). Wenn Sie keine Erfahrung mitbringen, erhalten Sie eine Schulung vor Ort, um umfassend vorbereitet zu sein
- Ihren Staplerschein (von Vorteil im Logistikbereich)
- Ihre guten Deutschkenntnisse
- Ihre Kundenorientierung und Serviceorientierung
- Ihr positives Auftreten
- Ihre Flexibilität bezüglich der Arbeitszeit sowie den Einsatzorten
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops und tagungsähnlichen Veranstaltungsformaten
- Mitarbeit bei Organisationsaufgaben des Fachbereichs wie bspw. Gestaltung von TUWEL-Kursen, Reservierung von Räumen, Bestellung von Catering etc.
- Unterstützung bei der Kommunikation mit Lehrenden, Trainer_innen und Studierenden
- Unterstützung bei Berichtswesen und Bewerbung des Angebots wie bspw. Pflege der Kursplattform, laufende Aktualisierung der Homepage, Erstellung von Werbematerialien etc.
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der Ausgabe und dem Verkauf unserer Speisen und Getränke an den Festspieltagen (inkl. Kassatätigkeit)
- an der Vor- und Nachbereitung des Buffets
- an der Betreuung der Operngäste
- an diversen Reinigungsarbeiten (z.B. am Verkaufsstand, Müllentsorgung, etc.)
- an der Einhaltung der Hygiene- und Qualitätsrichtlinien
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Vollzeit | Teilzeit | Praktikum
GOURMET stellt sich vor...
- an der Warenübernahme und -kontrolle
- an der Lagerverwaltung (Lagerplatzordnung, Verpackung, Papier, Verbrauchsmaterial)
- an der Verteilung von Getränken an die verschiedenen Buffets
- an der Leergutverwaltung
- an den Be- und Entladetätigkeiten
- an den Auf- und Abbauarbeiten
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Warenübernahme und -kontrolle
- an der Lagerverwaltung (Lagerplatzordnung, Verpackung, Papier, Verbrauchsmaterial)
- an der Verteilung von Getränken an die verschiedenen Stationen
- an der Leergutverwaltung
- an den Be- und Entladetätigkeiten
- an den Auf- und Abbauarbeiten
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Warenübernahme und -kontrolle
- an der Lagerverwaltung (Lagerplatzordnung, Verpackung, Papier, Verbrauchsmaterial)
- an der Verteilung von Getränken an die verschiedenen Stationen
- an der Leergutverwaltung
- an den Be- und Entladetätigkeiten
- an den Auf- und Abbauarbeiten
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der Warenübernahme und -kontrolle
- an der Lagerverwaltung (Lagerplatzordnung, Verpackung, Papier, Verbrauchsmaterial)
- an der Verteilung von Getränken an die verschiedenen Stationen
- an der Leergutverwaltung
- an den Be- und Entladetätigkeiten
- an den Auf- und Abbauarbeiten
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der Warenübernahme und -kontrolle
- an der Lagerverwaltung (Lagerplatzordnung, Verpackung, Papier, Verbrauchsmaterial)
- an der Verteilung von Getränken an die verschiedenen Stationen
- an der Leergutverwaltung
- an den Be- und Entladetätigkeiten
- an den Auf- und Abbauarbeiten
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Deine Verantwortung
- Verwaltung und Betreuung der Versicherungsverträge, Erstellung von Versicherungspolizzen
- Kunden in Versicherungsangelegenheiten beraten und betreuen
- Bearbeitung von Anträgen, Vertragsänderungen und Versicherungsfällen
- Kfz-Zulassung in allen Phasen der Anmeldung oder Abmeldung von Fahrzeugen
- Durchführung der Schadensabwicklung; Schriftverkehr
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
GOURMET stellt sich vor...
- an der fachgerechten Zubereitung von Speisen am Grill
- an dem Vorbereiten des Mises en Place
- an allgemeinen Buffettätigkeiten als Unterstützung des Buffetteams
- an diversen Reinigungsarbeiten (z.B. am Verkaufsstand, Müllentsorgung, etc.)
- an der Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Vorgaben bzw. Richtlinien (Arbeitsschutz und -sicherheit, HACCP, Allergenkennzeichnung lt. LMIV, …)
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