Rolle und Einbettung:
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fachliche Zuordnung zur Ausbildungsleitung -
Mitarbeit im methodenspezifischen Leitungsteam -
inhaltliche Mitwirkung in der Psychotherapiemethode (Lehre) -
enge Zusammenarbeit mit der Fakultätsleitung, insbesondere dem Vizedekanat für Lehre und den Studiengangsleitungen der Psychotherapie-Studiengänge
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Almanac. Wo jedes unserer Hotels eine einzigartige Geschichte erzählt.
Du unterstützt unser Event Sales Team in allen administrativen und organisatorischen Belangen Du erstellst und bearbeitest Angebote, Verträge und Bestätigungen mit höchster Sorgfalt Du buchst und pflegst Veranstaltungen in unseren internen Systemen Du erstellst Function Sheets sowie interne Ablaufpläne und koordinierst diese mit F&B, Technik und Front Office Du behältst Optionen und Deadlines im Blick und sorgst für eine lückenlose Nachverfolgung Du pflegst Kundendaten und Dokumentationen strukturiert und gewissenhaft Du übernimmst die Annahme und professionelle Weiterleitung von Telefonaten Du unterstützt bei der Korrespondenz mit unseren Kundinnen und Kunden Du organisierst kleinere Veranstaltungen eigenständig und koordinierst diese mit den involvierten Abteilungen Du stellst einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Sales und operativen Teams sicher
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GOURMET stellt sich vor...
- an der operativen Verantwortung für diverse Veranstaltungen, in Kooperation mit dem/der zuständigen Veranstaltungsleiter:in
- als Ansprechperson für unsere Kund:innen und Mitarbeiter:innen vor Ort
- an der Durchführung der Tagesabschlüsse
- an der Kontrolle der Standlisten, speziell bei Bar-Verkaufs-Veranstaltungen
- am Feedback- und Beschwerdemanagement sowohl vor Ort als auch in der Nachbereitung
- an der Kontrolle des Auf- und Abbaus
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Almanac. Wo jedes unserer Hotels eine einzigartige Geschichte erzählt.
- Du begeisterst unsere Gäste mit dem perfekten Mix aus Beratung & Verkauf: Ob Zimmer, Veranstaltungsflächen oder Services - du findest für jeden Wunsch die passende Lösung.
- Du schnürst individuelle Angebote und Verträge, die genau auf die Vorstellungen unserer Kund:innen zugeschnitten sind.
- Du behältst bei Buchungen den Überblick - von der Anfrage bis zur finalen Bestätigung läuft bei dir alles rund.
- Mit deinem Charme führst du souverän durchs Haus, klärst alle Details und sorgst dafür, dass sich unsere Kund:innen rundum gut aufgehoben fühlen.
- Du erstellst pünktlich alle wichtigen Dokumente wie BEOs, Group Sheets - auf dich ist Verlass!
- Du empfängst unsere Gäste herzlich, betreust sie aufmerksam und verabschiedest sie mit einem Lächeln.
- Nach dem Event ist vor dem Feedback: Du führst strukturierte De-Briefs durch und sorgst für ständige Verbesserung.
- Du hast ein Auge fürs Detail und kontrollierst, ob alle Rechnungen vollständig und fristgerecht bezahlt wurden
- Du jonglierst mehrere Projekte gleichzeitig: Gruppen mit Zimmern, Gruppen mit Zimmern und Events, zusätzlich Entertainment - idealerweise alles innerhalb einer Woche. Und du behältst dabei die Ruhe.
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Ihr Aufgabenbereich
- Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen des Österreichischen Archäologischen Instituts (z.B. Vortragsreihen, Workshops, Konferenzen, etc.)
- Organisation der Veranstaltungsabläufe inkl. Erstellung von Gästelisten, Einladungen, Zeitplänen, Checklisten
- Organisation von Eventlogistik
- Auf- und Abbau sowie Betreuung von Teilnehmer:innen vor Ort
- Pflege von Eventdatenbanken, Reporting und Dokumentation
- Eigenverantwortliche Betreuung und Weiterentwicklung der Social-Media-Kanäle des Instituts
- Planung und Umsetzung der Social-Media-Kommunikation (Themenplanung etc.)
- Konzeption, Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten (Beiträge, Reels und Stories)
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40 Stunden/Woche, Montag bis Sonntag (5-Tage-Woche)
- Vertretung der Betriebsleitung
- Organisation und Leitung des gesamten Catering – und Veranstaltungsbereiches
- Planung und Koordination von Veranstaltungen und Events
- Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Veranstaltern
- Administrative Tätigkeiten und Lieferscheinerfassungen
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GOURMET stellt sich vor...
- an Client Hardware- und Softwaremanagement
- an Client-Patch und Update-Management mit Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM)
- an Mobile Device Management mit Microsoft Intune
- an der Betreuung von Kassensystemen (Hard- und Software) an unseren Außenstandorten
- an der Dokumentation von IT-Prozessen
- bei diversen Organisations- und IT-Projekten mit
- am 1st Level Support (Helpdesk) & 2nd Level Support
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Rolle und Einbettung:
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fachliche Zuordnung zur Ausbildungsleitung -
Mitarbeit im methodenspezifischen Leitungsteam -
inhaltliche Mitwirkung in der Psychotherapiemethode (Lehre) -
enge Zusammenarbeit mit der Fakultätsleitung, insbesondere dem Vizedekanat für Lehre und den Studiengangsleitungen der Psychotherapie-Studiengänge
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Rolle und Einbettung:
-
fachliche Zuordnung zur Ausbildungsleitung -
Mitarbeit im methodenspezifischen Leitungsteam -
inhaltliche Mitwirkung in der Psychotherapiemethode (Lehre) -
enge Zusammenarbeit mit der Fakultätsleitung, insbesondere dem Vizedekanat für Lehre und den Studiengangsleitungen der Psychotherapie-Studiengänge
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GOURMET stellt sich vor...
- mit Verantwortung für einen umsatzstarken Standort mit 45–65 Mitarbeitenden
- an der Führung eines Kernteams inkl. Stellvertretung & Eventmanagement
- in der Dienstplanung, am Budget, mit dem Controlling, am Reporting, in der Prozessoptimierung
- mit unseren zentralen IT-Tools: APRO Kassensystem & Bankettprofi Software
- in enger Zusammenarbeit mit HR, Einkauf, IT, Marketing
- an der Entwicklung neuer Angebote & digitaler Services am POS
- an der Einhaltung gesetzlicher & betrieblicher Standards
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihre Aufgaben:
- Beratung und Unterstützung sowie Maßnahmenumsetzung im Bereich Arbeitnehmer_innenschutz
- Schulungen, Unterweisung und Kontrolle der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften
- Festlegung und Durchführung von Präventivmaßnahmen zur Unfallverhütung
- Aktive Mitgestaltung und Optimierung von Abläufen, Prozessen und Vorgaben sowie konsequente Nachverfolgung der Maßnahmenumsetzung
- Durchführung von Evaluierungen und sicherheitstechnischen Begehungen sowie Erstellung von Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokumenten
- Untersuchung sicherheitsrelevanter Vorfälle und Nachverfolgung der abgeleiteten Maßnahmen
- Ermittlung und Beurteilung von Gefahrenpotentialen sowie Überprüfung und regelmäßige Anpassung der Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokumente
- Durchführung von Basis- und Grundevaluierungen sowie von diversen Messungen (VOLV, VOPST, Luftqualität,...)
- Koordination und aktive Mitarbeit bei sicherheitsrelevanten Projekten und Verbesserungsprozessen
- Weiterentwicklung der Sicherheitskultur im Unternehmen
- Planung und Durchführung von Schulungen und Unterweisungen samt Entwicklung entsprechender Unterlagen
- Ausübung von Beauftragtenfunktionen (z.B. Gefahrgutbeauftragte_r, Abfallbeauftragte_r,...)
- Laufende Überprüfung adäquater Schutzausrüstungen
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Aufgabenbereich:
- Koordinierung des akademischen Jahres, einschließlich Zulassungsprüfungen, Ausstellungen, Workshops, Vorlesungen, Diplomjurys und Anstellung von Senior Artists
- Verwaltung von Kommunikation und Zeitplänen, einschließlich externer und interner Korrespondenz
- Beaufsichtigung von Budgets, digitalen Archiven und Studentenakten
- Unterstützung von Abteilungsveranstaltungen, öffentlichen Programmen und logistischen Anforderungen
- Unterstützung des Personals bei PR-Aktivitäten und Verwaltung der Ausrüstung
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Ihre Wirkungsstätte
- Medizinische und organisatorische Verantwortung für den strukturierten Aufbau und die professionelle Führung der neurochirurgischen Ambulanz
- Entwicklung, Implementierung und laufende Optimierung standardisierter Ambulanzprozesse
- Sicherstellung einer qualitätsgesicherten, patientenorientierten und effizienten ambulanten Versorgung
- Fachliche Beurteilung der Bildgebung und klare Indikationsstellung (konservativ vs. operativ)
- Medizinisch priorisierte Terminsteuerung sowie Definition und Weiterentwicklung von Spezialambulanzstrukturen
- Zentrale ärztliche Koordinationsstelle zwischen Ambulanz, Pflege, Administration und Abteilungsleitung
- Verantwortung für reibungslose Bildgebungsintegration und Weiterentwicklung digitaler Abläufe
- Koordination stationärer Aufnahmen sowie Sicherstellung vollständiger präoperativer Unterlagen
- Indikationsstellung, medizinische Planung und Durchführung bildwandlergestützter Infiltrationen
- Sicherstellung einer strukturierten, zeitgerechten und standardisierten Ambulanzdokumentation
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Das bieten wir:
- Planbare Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Fr zwischen 07:00 und 20:00 Uhr lt. Dienstplan)
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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Das erwartet Dich
- Vorbereitung der abrechnungsrelevanten Daten sowie Schnittstelle zu unserem externen Dienstleister (z.B. Gehalts- und Reisekostenabrechnung, Krankenstände, Mutterschutz, Karenz, Sonderfälle, etc.)
- Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften in sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Fragestellungen sowie Koordination und Verantwortung aller abrechnungsrelevanten Themen
- Kommunikation mit Ämtern, Gesundheitskassen und sonstigen Behörden
- Personalverrechnungsagenden (z.B. Eintritt bis zum Austritt der Mitarbeitenden, Vertrags- und Dokumentenerstellung, Führung der digitalen Personalakte, Bescheinigungs- und Meldewesen, etc.)
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten sowie Rückstellungsberechnungen
- Entwicklung und Umsetzung von Neuerungen in der Personalverrechnung
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Ihre Aufgaben sind:
- Seminarorganisation und Seminaradministration
- Koordination aller Teilnehmer*innen und Trainer*innen inkl. Korrespondenz
- Bearbeitung und Pflege aller relevanten Daten im Lernmanagementsystem (DPW Bildung)
- Evaluation und Monitoring von Schulungsdaten und Kennzahlen
- Erhebung des Bildungsbedarfs und Mitwirkung bei der Entwicklung des Fortbildungsangebots
- Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner*innen
- Mitarbeit an unterschiedlichen Projekten im Bereich Learning & Development
- Abwicklung von Bestellungen und Rechnungen für externe Seminare, Beratungsleistungen, Trainer*innen und Büromaterial
- Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren gemäß Vergaberecht
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Rolle und Einbettung:
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fachliche Zuordnung zur Ausbildungsleitung -
Mitarbeit im methodenspezifischen Leitungsteam -
inhaltliche Mitwirkung in der Psychotherapiemethode (Lehre) -
enge Zusammenarbeit mit der Fakultätsleitung, insbesondere dem Vizedekanat für Lehre und den Studiengangsleitungen der Psychotherapie-Studiengänge
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Rolle und Einbettung:
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fachliche Zuordnung zur Ausbildungsleitung -
Mitarbeit im methodenspezifischen Leitungsteam -
inhaltliche Mitwirkung in der Psychotherapiemethode (Lehre) -
enge Zusammenarbeit mit der Fakultätsleitung, insbesondere dem Vizedekanat für Lehre und den Studiengangsleitungen der Psychotherapie-Studiengänge
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Rolle und Einbettung:
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fachliche Zuordnung zur Ausbildungsleitung -
Mitarbeit im methodenspezifischen Leitungsteam -
inhaltliche Mitwirkung in der Psychotherapiemethode (Lehre) -
enge Zusammenarbeit mit der Fakultätsleitung, insbesondere dem Vizedekanat für Lehre und den Studiengangsleitungen der Psychotherapie-Studiengänge
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GOURMET stellt sich vor...
- mit der operativen Verantwortung für diverse Veranstaltungen
- an der Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Banketten, Events und Bällen bis zu 3000 Personen
- als zentrale Ansprechperson für unsere Kund:innen und Mitarbeiter:innen vor Ort
- an der Führung unserer Service-Teams, inkl. dem Durchführen von Briefings
- an der Durchführung von Tagesabschlüssen, der Kontrolle der Standlisten sowie der Vor- und Nachkalkulation von Veranstaltungen
- im Feedback- und Beschwerdemanagement direkt vor Ort als auch in der Nachbereitung, in Zusammenarbeit mit der Betriebsleitung
- an der gelegentlichen Unterstützung und Feinabstimmung im Tagesgeschäft
- an allgemeinen administrativen Aufgaben
- an täglichen Kontrollgängen durch den Rathauskeller inkl. Berichtswesen
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Ihr Aufgabengebiet
- Organisation und Weiterentwicklung des alma Mentoring-Programms der Universität Wien.
- Community Management: Begleitung und Support von Mentees (Studierende und Jungabsolvent*innen) sowie Mentor*innen über die gesamte Programmlaufzeit hinweg, sowie Kommunikation mit Interessent*innen.
- Planung, Koordination und Umsetzung von Veranstaltungen in digitaler und analoger Form (z.B. Info-Events, Netzwerk-Veranstaltungen), inklusive der Entwicklung neuer Event-Formate (z. B. exklusive Event-Formate für Mentor*innen).
- Aufbau, Pflege und Weiterführung von Kooperationen, insbesondere innerhalb der Universität Wien.
- Vorantreiben digitaler Projekte, insbesondere die Weiterentwicklung der alma Mentoring-Plattform, die Einführung neuer technischer Systeme sowie die Zusammenarbeit mit IT-Entwickler*innen.
- Bewerbung und Positionierung des alma Mentoring-Programms an der Universität Wien zur Steigerung der Programmbekanntheit.
- Administrative Tätigkeiten sowie laufende Pflege, Aktualisierung und inhaltliche Gestaltung der alma Mentoring-Plattform
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The Position:
- To coordinate and optimize ERP, fundraising, accounting and related systems as super-user, including data integration across donor, payment and expert systems
- To oversee end-to-end donor and sponsor processes (onboarding, mid- and back-office) and to manage the digital payment architecture for donations
- To serve as key operational contact for sponsors and donors, ensuring accurate records, high service standards and long-term relationship support
- To administer and further develop the University of Vienna’s foundations in cooperation with legal advisors, auditors, accountants, banks and supervisory authorities
- To support grantmaking applications and processes from an operational perspective, including follow-up on related requirements
- To ensure compliance with applicable laws and regulations, internal governance standards and data protection requirements (GDPR/DSGVO)
- To contribute to special projects, meet agreed deadlines and targets, and provide operational support within the team as required
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Tasks:
- Active support of the Dean in all strategic planning work related to the establishment of the E167 institute
- Central coordination and interface function in the planning and construction phase between the Faculty, construction institutions, consultants, and the Buildings and Technology Department (GUT) at TU Wien, as well as active user representation with accompanying management of the planning and construction process.
- Management, further development, and monitoring of the start-up phase of the institute's establishment during the virtual or decentralized phase as an organizational unit with independent budget responsibility
- Active participation in the identification of funding instruments for the start-up financing of research activities at institute E167 as well as project management, i.e., support of the department management in economic and administrative matters, steering intervention in the event of expected significant deviations from the project plan.
- Establishment of site management for regular operations from the time the Hainburg campus is becoming operational on-site, with regard to administration and monitoring, with independent budgetary authority
- Personnel planning and recruitment
- Planning, administration, and monitoring of the budget, including project controlling and reporting (personnel and material costs budget)
- Communication interface with regard to the participating research partners, within the TU, within the campus, and at the international level; communication interface with regard to research and teaching coordination
- Independent and autonomous organizational activities (organization of events to establish the research portfolio and Hainburg as a research site).
- Collaboration on strategic reporting within TU and in the context of reporting obligations of the faculty and TU Wien as a whole.
- Collaboration in the local TU Wien EULiST coordination team to ensure the strategic and operational integration of EU Alliance activities on the Hainburg campus.
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Vollzeit | Teilzeit | Praktikum
GOURMET stellt sich vor...
- an der Warenübernahme und -kontrolle
- an der Lagerverwaltung (Lagerplatzordnung, Verpackung, Papier, Verbrauchsmaterial)
- an der Verteilung von Getränken an die verschiedenen Buffets
- an der Leergutverwaltung
- an den Be- und Entladetätigkeiten
- an den Auf- und Abbauarbeiten
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Warenübernahme und -kontrolle
- an der Lagerverwaltung (Lagerplatzordnung, Verpackung, Papier, Verbrauchsmaterial)
- an der Verteilung von Getränken an die verschiedenen Stationen
- an der Leergutverwaltung
- an den Be- und Entladetätigkeiten
- an den Auf- und Abbauarbeiten
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Warenübernahme und -kontrolle
- an der Lagerverwaltung (Lagerplatzordnung, Verpackung, Papier, Verbrauchsmaterial)
- an der Verteilung von Getränken an die verschiedenen Stationen
- an der Leergutverwaltung
- an den Be- und Entladetätigkeiten
- an den Auf- und Abbauarbeiten
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
GOURMET stellt sich vor...
- an der fachgerechten Zubereitung von Speisen am Grill
- an dem Vorbereiten des Mises en Place
- an allgemeinen Buffettätigkeiten als Unterstützung des Buffetteams
- an diversen Reinigungsarbeiten (z.B. am Verkaufsstand, Müllentsorgung, etc.)
- an der Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Vorgaben bzw. Richtlinien (Arbeitsschutz und -sicherheit, HACCP, Allergenkennzeichnung lt. LMIV, …)
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
GOURMET stellt sich vor...
- an der Ausgabe und dem Verkauf unserer Speisen und Getränke an den Festspieltagen (inkl. Kassatätigkeit)
- an der Vor- und Nachbereitung des Buffets
- an der Betreuung der Operngäste
- an diversen Reinigungsarbeiten (z.B. am Verkaufsstand, Müllentsorgung, etc.)
- an der Einhaltung der Hygiene- und Qualitätsrichtlinien
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
GOURMET stellt sich vor...
- am Verkauf unserer Speisen und Getränke an den Festspieltagen (inkl. Kassatätigkeiten)
- an der Vor- und Nachbereitung des Buffets
- an der Betreuung der Operngäste
- als Lenker unseres Shuttles
- an diversen Reinigungsarbeiten (z.B. am Verkaufsstand, Müllentsorgung, etc.)
- an der Einhaltung der Hygiene- und Qualitätsrichtlinien
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GOURMET stellt sich vor...
- Ihre gastronomische Berufserfahrung (im Service und Küche von Vorteil). Wenn Sie keine Erfahrung mitbringen, erhalten Sie eine Schulung vor Ort, um umfassend vorbereitet zu sein
- Ihren Staplerschein (von Vorteil im Logistikbereich)
- Ihre guten Deutschkenntnisse
- Ihre Kundenorientierung und Serviceorientierung
- Ihr positives Auftreten
- Ihre Flexibilität bezüglich der Arbeitszeit sowie den Einsatzorten
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