Deine Aufgaben
- Personalverantwortung für ein ca. 12-köpfiges Team, bestehend aus hauptamtlichen Angestellten, Freigänger*innen und Transitarbeitskräften
- Budgetverantwortung
- Sicherstellung der passenden Qualität und Quantität der Sachspenden (u. a. Bedarfsabstimmung mit den carlas)
- Sicherstellung der operativen Prozesse im Innendienst und Außendienst
- Instandhaltung des bestehenden Fuhrparks
- Koordination und Kontrolle der Tourenplanung inklusive laufender Anpassungen entsprechend der Personalsituation
- Koordination der Spender*innenkommunikation sowie des Beschwerdemanagements
- Abwicklung von Großspenden (u. a. Hotel- und Geschäftsräumungen, Verlassenschaften)
- Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft, einschließlich telefonischem Spender*innenkontakt, je nach Bedarf
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Vollzeit
Wien, Vösendorf
04.06.2026
Wien, Vösendorf
Aufgaben
- Strategic Business Partnering: Du bist eine wichtige Ansprechperson für unser Serviceteam und ergänzt unser aktuelles operatives Controlling. Du forderst und förderst durch fundierte Analysen und leitest daraus konkrete Handlungsempfehlungen ab.
- Steuerung & Planung: Du unterstützt Forecasts, Budgetplanung und Monatsabschlüsse nicht nur operativ, sondern identifizierst Abweichungen frühzeitig und leitest gemeinsam mit den Stakeholdern Maßnahmen zur Gegensteuerung ab.
- Reporting & Prozesse: Du hinterfragst den Status Quo und entwickelst mit dem Team bestehende KPI-Logiken, Berichtsstrukturen und Controlling-Prozesse weiter, mit dem Ziel Qualität, Konsistenz und Effizienz nachhaltig zu erhöhen.
- Impact: Du erstellst Business Cases für strategische Projekte und schaffst die Transparenz, die notwendig ist, um Ertragspotenziale zu heben.
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Ihre Aufgaben:
- Mitarbeit bei der Umsetzung von Bauprojekten unserer technischen Infrastruktur, speziell bei Tunnelprojekte
- Mitarbeit bei der Projektorganisation und -abwicklung , mit Schwerpunkt auf Termin- und Kostenverfolgung.
- Ermittlung des Beschaffungsbedarfs und Erstellung von Kostenschätzungen.
- Mitwirkung bei der Vergabe von Bau-, Dienst- und Lieferleistungen nach dem Bundesvergabegesetz (BVerG).
- Abwicklung und Monitoring von Bestellungen sowie Budgetplanung.
- Abrechnung und Kontrolle von Bau-, Dienst- und Lieferleistungen
- Eigenverantwortliche Umsetzung von Kleinporjekten.
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Ihre Aufgaben
- Verwalten Sie eigenständig ein attraktives Portfolio an Wohn- und Gewerbeimmobilien in Wien
- Seien Sie verantwortlich für die Budgetplanung sowie die wirtschaftliche Prozess- und Systemoptimierung
- Halten Sie vertrauensvollen und professionellen Kontakt mit Eigentümer:innen, Mieter:innen, Asset Manager:innen sowie mit dem Facility Management und sonstigen Dienstleister:innen
- Sorgen Sie für gelingende Kund:innenbeziehungen und bauen Sie diese weiter aus
- Entwickeln Sie sich in einem bestehenden Team weiter
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Marktanalyse und proaktive Mitgestaltung von Produkten und Geschäftsmodellen
- Lizenzverhandlungen im Rahmen des Abschlusses von Closed, Hybrid und Open Access-Verträgen
- Erwerbung von nicht-konsortial lizenzierten E-Ressourcen
- Transformation von Print- zu elektronischem Bestandsaufbau
- Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren (in Abstimmung mit Raum- und Ressourcenmanagement / Recht, Raum und Kommunikation)
- Verwaltung aller verfügbarer Materialien im Bibliothekssystem
- Verfügbarmachung lizenzierter Materialien in unterschiedlichen Nachweissystemen (Discovery System, Third Iron, andere)
- Zugriffs- und Benutzer*innen-Verwaltung, Klärung der Einhaltung lizenzrechtlicher Vereinbarungen
- Unterstützung der Abteilungsleitung in Budgetplanung, -erstellung und -controlling
- Evaluierung der Nutzung von Ressourcen
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In dieser abwechslungsreichen Funktion unterstützen Sie die Dekanatsleitung in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Mitarbeit in den Bereichen Controlling, Berichtswesen sowie interne und externe Kommunikation.
- administrative und organisatorische Unterstützung der Dekanatsleitung
- Mitarbeit bei Budgetplanung, Budgetüberwachung und Berichtswesen
- Aufbereitung von Kennzahlen, Auswertungen und Präsentationsunterlagen
- Unterstützung bei fakultätsinternen Controlling-Prozessen
- Koordination und Dokumentation sowie Protokollführung von Terminen, Sitzungen und Besprechungen
- Mitwirkung bei Kommunikations- und Marketingmaßnahmen der Fakultät
- Betreuung und Aktualisierung von Website-Inhalten, Newslettern und Informationsmaterialien
- Unterstützung bei Veranstaltungen, Ausschreibungen und fakultätsbezogenen Projekten
- Schnittstellenfunktion zu Instituten, zentralen Serviceeinrichtungen und externen Partner*innen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Entwicklung, Organisation und Koordination der Aktivitäten der Core Facility;
- Mitwirkung an der Konzept- und Strategieentwicklung und beim Aufbau der Core Facility;
- Unterstützung der Leitung der Core Facility (Vizedekan*in für Forschung/Dekan*in) und Bericht an diese;
- Enge Abstimmung mit den wissenschaftlichen Leitungen der Core Facility Labs auf dezentraler und zentraler Ebene und den Wissenschaftler*innen der Fakultät und Ausrichtung der Angebote und Services der Core Facility an den Bedürfnissen der Wissenschaftler*innen;
- Koordination der verschiedenen Module nach innen und außen;
- Management: Akquise, Zeit- und Budgetmanagement inkl. Ressourcenmanagement und Koordination mit externen Dienstleistern; Regelung von Zugängen, operativen Abläufen, strategischen Planungen (z.B. Erstellung eines Finanzierungsplanes), Berücksichtung der Einhaltung von datenschutzrechtlichen Aspekten in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten;
- Verantwortung über das Berichtswesen und Reporting sowie die Organisation und Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Core Facility, des Management und des Steering Boards;
- Einführung von je nach Nutzer*innengruppe passenden Online-Buchungstools, user fees und Tarifmodellen in enger Abstimmung mit anderen Core Facilities der Universität Wien und der DLE Finanzwesen und Controlling;
- Erstellung eines Raumkonzepts für den Vollausbau der Core Facility am zukünftigen Standort Campus Althangrund; Mitwirkung am Projekt Campus Althangrund für die Core Facility;
- Entwicklung von neuen fakultätsübergreifenden Aktivitäten im Bereich der Forschungsinfrastruktur in enger Abstimmung mit dem Steering Board, um die übergeordneten Ziele der Core Facility zu erreichen;
- Analyse und Kontaktaufbau nationaler und internationaler Initiativen und Netzwerke von Core Facilities im Bereich Sozialwissenschaften;
- Aufgaben im Bereich Kommunikation (Webseite, Auftritt im Intranet etc.) und Eventorganisation im Bereich der Core Facility;
- Übernahme von administrativen Aufgaben (darunter Budget- und Personalverwaltung) im Bereich der Core Facility.
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