Teilzeit (20 Std./Woche)
- Herzlicher Empfang & Zentraler Erstkontakt: Als erste Stimme am Telefon geben Sie unseren PatientInnen vom ersten Moment an ein Gefühl von Sicherheit und Orientierung vor ihrem stationären Aufenthalt.
- Beratung & Begleitung: Sie führen PatientInnen einfühlsam und strukturiert durch den administrativen Prozess. Dabei klären Sie vorab alle Fragen zu Abläufen und für den Aufenthalt benötigten Dokumente.
- Schnittstellenmanagement: Sie übernehmen die Kommunikation mit in - und ausländischen Krankenversicherungen, holen Kostenübernahmen ein und sorgen für einen reibungslosen und angenehmen Aufenthalt für unsere PatientInnen.
- Datenpflege: Mit Ihrem Blick fürs Detail erfassen und pflegen Sie die Stammdaten im System –eine saubere Datenbasis ist das Fundament für einen professionellen Ablauf.
- Postfachmanagement: Sie behalten den Überblick im allgemeinen E-Mail-Postfach der stationären Aufnahme und sorgen für schnelle, verlässliche Rückmeldungen.
- Weiterentwicklung: Sie wirken aktiv an der Optimierung bestehender Abläufe mit und bringen sich bei der Gestaltung neuer, moderner Prozesse ein.
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Ihre Verantwortung
- Polizzierung von Anträgen
- Durchführung von Vertragsänderungen und Sanierungen
- UnterstĂĽtzung der dezentralen Einheiten bei verarbeitungstechnischen Fragen
- Support Vertrieb bei versicherungsrelevanten Anfragen
- Risikobewertung und Pricing von Einzelrisiken (PetCare)
- DurchfĂĽhrung von Vertragssanierungen inkl. Ablauf- und SchadenkĂĽndigungen (PetCare)
- Mitarbeit bei DurchfĂĽhrung von Polizzierungs-Schulungen
- Aktionen
- Vertrags- und versicherungsrechtliche Prüfung von Geschäftsfällen/Kündigungen
- End-to-End Stornobearbeitung
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WOFĂśR WIR SIE SUCHEN
- Abwicklung von Transport und Versandaufträgen
- Verwaltung und Pflege von Export- und Zolldokumenten
- Disposition und Verwaltung von Fahrzeugabstellplätzen
- Erstellung und Ăśberarbeitung von Arbeitsanweisungen
- Pflege, Auswertung und Optimierung von Abteilungsstatistiken und Kennzahlen
- UnterstĂĽtzung bei laufenden Projekten
- Schnittstellenkommunikation zwischen internen und externen Partnern
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Ihr Aufgabenbereich
- Vorbereitung, Konsolidierung, Aufbereitung und Validierung aller Daten im Personalbereich
- Analyse, Verarbeitung und Darstellung von Daten
- Selbstständige Konzeption und Durchführung von Datenauswertungen und Berichten
- Mitarbeit im SAP-HCM Projekt, insbesondere Auswertungen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:Â
- Sie unterstĂĽtzen die Professur Deutsch als Zweitsprache und den Arbeitsbereich Deutsch als Zweitsprache sowie das Zentrum fĂĽr Sprachstandsdiagnostik bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstĂĽtzen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.Â
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie unterstĂĽtzen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.Â
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstĂĽtzen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie ĂĽbernehmen auĂźerdem allgemeine Verwaltungsaufgaben
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:Â
- Sie betreuen den Professor und seine wissenschaftliche Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen.
- Sie unterstützen bei der Organisation von Gastvorträgen und wissenschaftlichen Tagungen, organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten.
- Sie wirken als Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zwischen den Arbeitsbereichen und übernehmen als zentrale*r Ansprechpartner*in englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (teamintern, universitär, Studierende, Projektpartner*innen).
- Sie administrieren Ausschreibungs-/Recruiting-Prozesse und unterstĂĽtzen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie unterstĂĽtzen bei Reporting von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
- Sie kĂĽmmern sich um die redaktionelle Betreuung der Homepage.
- Sie verwalten Reisekosten, kĂĽmmern sich um die Abwicklung von Rechnungen und um die laufende Administration des Budgets.
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Ihr Aufgabenbereich
- First-Level-Beratungfür administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
- Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
- Arbeitsrechtliche Prüfungvon Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
- Beratung von Führungskräftenim Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
- Ă–AW-interne Abstimmungzu allen PersonalmaĂźnahmen
- Information und Beratung des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
- Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, HandbĂĽchern und Vorlagen
- Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung
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Deine Aufgaben
- Einkaufsberatung und Service: Du berätst unsere Einrichtungen bei Fragen rund um den operativen Einkauf. Du hilfst bei Bestellungen, Lieferant*innenanfragen und der Nutzung unserer Einkaufsprozesse.
- Operativer Einkauf: Du wickelst manuelle Bestellungen ab, holst Angebote ein und erstellst übersichtliche Angebotsvergleiche. Dabei achtest du auf Preis, Qualität, Lieferbedingungen und die Anforderungen unserer Einrichtungen.
- Assistenz der Einkaufsleitung: Du unterstützt die Einkaufsleitung im Arbeitsalltag. Du verwaltest Termine eigenständig und stimmst Besprechungen mit internen und externen Ansprechpartner*innen ab. Bei Bedarf organisierst du Meetings, Teamtage und Klausuren und kümmerst dich um die Vor- und Nachbereitung.
- Einkaufskarten und Abläufe: Du verwaltest und vergibst Einkaufskarten. Du behältst die dazugehörigen Abläufe im Blick und hilfst dabei, sie verständlich und verlässlich zu gestalten.
- Rechnungsbearbeitung: Du prüfst und bearbeitest Eingangs- und Lieferantinnenrechnungen in unserem digitalen Freigabesystem. Bei Unklarheiten stimmst du dich mit den zuständigen Einrichtungen und Lieferantinnen ab.
- Stammdaten und Dokumente: Du pflegst Einkaufs- und Lieferant*innenstammdaten in unserem ERP-System. Verträge, Vereinbarungen und weitere Einkaufsunterlagen legst du vollständig und nachvollziehbar im Dokumentenmanagementsystem ab.
- UnterstĂĽtzung im Einkaufsteam: Du hilfst bei Auswertungen, bereitest Unterlagen auf und ĂĽbernimmst organisatorische und administrative Aufgaben innerhalb der Einkaufsabteilung.
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Ihre Aufgaben
- ordnungsgemäße und zeitgerechte Wartung der Daten nach Vorgaben und Richtlinien
- laufende Sortimentsbearbeitung sowie Ein- und Auslistungen von Lieferanten und Artikeln in Zusammenarbeit mit dem Bereichseinkauf
- Bearbeitung und Erstellung von Aktionen
- Kommunikation mit Lieferanten
- Anforderung von Zertifikaten, Spezifikationen oder sonstigen notwendigen Dokumenten seitens der Lieferanten
- Mitarbeit bei der Erstellung des BIOGAST Newsletters
- UnterstĂĽtzung bei Projekten und MaĂźnahmen
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Ihre Aufgaben:
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Auftragsannahme u.-bearbeitung (Telefon, E-Mail, Online) -
Erstellung von Lieferscheinen -
Anlage von Kundenstammdaten u. Stammdatenpflege -
Rechnungserstellung u. Kontrolle -
Bearbeitung von Kundenanliegen u. Beschwerdemanagement
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Ihre Aufgaben
- Begegnen Sie als persönlicher und professioneller Erstkontakt am Empfang sowohl Kund:innen als auch Mitarbeiter:innen mit einem Lächeln und sorgen Sie für eine Wohlfühlatmosphäre
- Verwalten Sie mit Herzlichkeit die zentrale Telefonvermittlung unseres Hauses
- Kümmern Sie sich mit Verlässlichkeit um Themen wie Postbearbeitung, Schlüsselverwaltung, Botenwege, etc.
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Vollzeit | Teilzeit
Ravelsbach
24.07.2026
Ravelsbach
Aufgaben (nach Einschulung)
- Erstellung von Kaufverträgen und Schenkungsverträgen, Grundbuchsgesuche, Erstellung von Firmenbuchurkunden und –Eingaben mit selbständiger Aktenführung sowie Erstellung von notariellen Urkunden und Eingaben im Allgemeinen
- allgemeine Büro- und Kanzleitätigkeiten
- Terminkoordination
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Bei uns arbeiten Sie...
- an der UnterstĂĽtzung der Rechtsabteilung durch Recherche zu unterschiedlichen rechtlichen Themen und Fragestellungen
- an der Koordination und Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzvorgaben im Unternehmen
- an einer aktiven Abstimmung und Kommunikation mit unterschiedlichen internen Ansprechpartner:innen
- an der sorgfältigen Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Unterlagen
- an der Abwicklung von Schadensfällen
- an der Durchführung diverser administrativer Tätigkeiten
- an Ihrer kontinuierlichen fachlichen Weiterentwicklung im Bereich Datenschutz und Recht
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Das bieten wir:
- Planbare Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit fĂĽr dein Privatleben hast(Mo bis Fr zwischen 07:00 und 18:00 Uhr)
- Teamwork:Â weil das Arbeiten im Team einfach mehr SpaĂź macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- Weiterbildung: weil uns deine Entwicklung wichtig ist
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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Bereich:
- Sie unterstĂĽtzen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben sowie in allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
- Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie den Finanzagenden des Fachbereichs (Projektbudgets).
- Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.) sowie allgemeine administrative Aufgaben (Bestellungen, Versand, Post, Keycard-Verwaltung, Protokollierung etc.)
- Sie sind Reise- und Zeitbeauftragte, überprüfen und verwalten Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
- Sie unterstĂĽtzen im Forschungsbetrieb (Inventarisierung, Datenerfassung/-verwaltung (u:cris), UnterstĂĽtzung bei der Organisation von Tagungen, Workshops, Symposien, etc) und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
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Deine Aufgaben bei uns
- Selbstständiges und eigenverantwortliches Durchführen der monatlichen Abrechnung von Gehältern, Löhnen und Lehrlingsentschädigungen (Kollektivvertrag Bäcker und Gastgewerbe)
- Erstellung von Monats- und Jahresendarbeiten
- Vollständige Administration der ZeiterfassungÂ
- Personaladministration und Stammdatenpflege
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
-  Umsetzung der KV-Erhöhung, Gehaltsanpassung, Abrechnung von Karenzen, Änderung von Beschäftigungsverhältnissen inkl. Verträge und Langzeitkrankenständen
- Kommunikation zu Behörden und Ämter, Betreuung von Lohnabgabenprüfungen
- Ansprechpartner fĂĽr arbeits-, sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Fragen
- Operative und fachliche UnterstĂĽtzung der Kollegen
- Erstellung der PersonalrĂĽckstellungen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind die zentrale Schnittstelle und Ansprechpartner*in zwischen der Institutsleitung und den Mitarbeiter*innen sowie auf Universitätsebene und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, etc.).
•   Sie unterstützen die Institutsleitung in strategischen und operativen Belangen.
•   Sie arbeiten eigenverantwortlich und sind für die Steuerung und Optimierung der zentralen administrativen Prozesse in der Verwaltung des Instituts sowie für die Zusammenarbeit mit der Fakultäts- und Universitätsadministration zuständig.
•   Sie sind für die Planung- und Verwaltung des Institutsbudgets zuständig.
•   Sie sind verantwortlich für die Koordination und die fachliche Anleitung des administrativen Personals am Institut.
•   Sie arbeiten mit anderen Stellen der Fakultät und der Universität in den Bereichen Personal-, Raum- und Veranstaltungsplanung des Instituts eng zusammen.
•   Sie koordinieren das Auswahlverfahren für die IVC-Research-Fellowships und sind für die Koordination der Vertragserstellung zuständig.
•   Sie sind für die administrative Betreuung der IVC-Research-Fellows zuständig.
•   Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
•   Sie administrieren den Ausschreibungs- und Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
•   Sie sind für die Erhebung notwendiger Basisdaten als Grundlage für die strategische Raumplanung zuständig und koordinieren allfällige Umbauarbeiten (Schnittstellenfunktion zwischen den beauftragten Firmen, der Institutsleitung und den Mitarbeiter*innen).
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Vollzeit
Innsbruck, Wien
23.07.2026
Innsbruck, Wien
Deine Aufgaben:
- Qualität vor Ort erleben – hinschauen statt fernsteuern
- Du führst regelmäßige Qualitätskontrollen direkt in den Häusern durch, prüfst Standards mit den Augen unserer Gäste und leitest gemeinsam mit den Teams konkrete Verbesserungen im Hotel, beim Frühstück, an der Rezeption und im BackOffice ab.
- Facility, Einkauf & HSK führen – Verantwortung über den Betrieb hinaus
- Du leitest die Abteilungen Facility, Einkauf und Housekeeping, entwickelst dein Team weiter und sorgst für effiziente Prozesse – von der Instandhaltung unserer Häuser bis zu Rahmenverträgen und Konditionen mit Lieferanten.
- Zahlen im Blick – betriebswirtschaftlich steuern
- Du überwachst die wirtschaftliche Performance der Häuser, analysierst Kennzahlen und Abweichungen gemeinsam mit den HoteldirektorInnen und leitest bei Bedarf Gegenmaßnahmen ein. Du bist (Mit-)verantwortlich für den Forecasts und bei der Budgeterstellung bist du ein aktiver Part.
- Einspringen, wenn's drauf ankommt – du hältst den Betrieb am Laufen
- Bei Ausfällen oder Wechseln von HoteldirektorInnen und Operations ManagerInnen übernimmst du vor Ort die operative Verantwortung und sorgst dafür, dass unsere Gäste und Teams davon nichts spüren.
- Sparringpartner sein – auf Augenhöhe begleiten
- Du bist erste Ansprechperson fĂĽr unsere HoteldirektorInnen, gibst Orientierung, teilst deine Erfahrung und unterstĂĽtzt insbesondere weniger erfahrene HDs und OMs dabei, in ihre Rolle hineinzuwachsen.
- Eine Marke, ein Erlebnis – CI sicherstellen
- Du stellst sicher, dass unsere Corporate Identity in allen Häusern einheitlich gelebt wird – vom Gästeerlebnis bis zum Erscheinungsbild.
- Den Überblick behalten – operative Themen bündeln
- Du konsolidierst Herausforderungen und Themen aus den Häusern, erkennst Muster, entwickelst Lösungen und sorgst dafür, dass gute Ideen nicht an einem Standort bleiben.
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Position:
- Wenn technische Anliegen hereinkommen, bist du die erste Anlaufstelle und bringst rasch Struktur hinein. Mit technischem Verständnis, Hausverstand und einem klaren Blick fürs Wesentliche sorgst du dafür, dass Themen sauber erfasst, richtig eingeschätzt und effizient weiterbearbeitet werden.
- Erste Anlaufstelle sein: Telefonisch und schriftlich nimmst du technische Anliegen professionell auf und sorgst dafür, dass Kundenanfragen, Störungen und Servicefälle von Beginn an sauber erfasst sind.
- Technische Themen richtig einordnen: Du qualifizierst Störungen und Servicefälle vor, grenzt Probleme gezielt ein und schaffst damit die Basis für eine schnelle und passende Lösung.
- Direkt weiterhelfen, wenn es möglich ist: Einfache Fragen zu Geräten, Funktionen und Anwendungen beantwortest du kompetent und unterstützt dort, wo im 1st Level bereits Lösungen möglich sind.
- Beim Ersatzteilthema Klarheit schaffen: Du identifizierst passende Ersatzteile, klärst Materialfragen und stimmst dich dazu eng mit den relevanten Schnittstellen ab.
- Zusammenarbeit aktiv steuern: Mit Technik, Lager, Backoffice und Lieferanten arbeitest du eng zusammen und sorgst dafür, dass Informationen vollständig und verständlich weitergegeben werden.
- Sauber dokumentieren und gezielt ĂĽbergeben: Wenn Themen an den 2nd Level oder an Techniker weitergehen, stellst du mit klarer Dokumentation und strukturierter Ăśbergabe einen reibungslosen Ablauf sicher.
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