Bau, Facility Management und Beschaffung
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Fachbereichsleitung
- Sekretariatsagenden im Fachbereichsbüro wie Zeiterfassungsmanagement in SAP, Organisation von Dienstreiseabrechnungen, Postverwaltung und Bearbeitung, Ablage, etc.
- Vorbereitungen von Besprechungsunterlagen und Präsentationen für die Fachbereichsleitung
- Fristen- und Terminverwaltung
- Ansprechperson im Fachbereichsbüro in administrativen Belangen
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Gesundheitseinrichtungen
- Erste Anlaufstelle für Patientinnen und Patienten bei Fragen, Wünsche, Anregungen, Beschwerden,…
- Telefonvermittlung
- Diverse Kostenabrechnungen (Mineralwasser, Telefon, …)
- Erstellung der Aufenthaltsbestätigungen und Meldezettel
- Diverse Schreibarbeiten
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Bau, Facility Management und Beschaffung
- Lagerorganisation
- Instandhaltung des Lagers
- Auslieferungen am Standort
- Paletten versandfertig herrichten
- Versand für Fuhrpark vorbereiten
- Bei Bedarf Unterstützung der Drucker
- Bei Bedarf Mitarbeit in der Endfertigung
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Bau, Facility Management und Beschaffung
- Reinigungsarbeiten (z.B. Aufwischen, Staubsaugen, Möbel- und Fensterreinigung, etc.)
- Betreuung der Sitzungssäle und Besprechungsräume
- Betreuung und laufende Wartung der Geräte in den Küchen bzw. Sozialräumen
- Bekanntgabe der Bestellnotwendigkeit im Zusammenhang mit Reinigungszubehör und Verbrauchsmaterialien
- Beseitigung des in den Büros, Sozialräumen und WC-Anlagen anfallenden Mülls
- Betreuung der Außenanlagen (z.B. Grünanlagenpflege, Abfallentfernung, Winterdienst)
- Betreuung der Pflanzen im Innenbereich sowie Waschen und Bügeln (Vorhänge, Geschirrtücher etc.)
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Warum es dir bei uns gefallen würde?
- Geregelte Dienstzeiten | Sonntagszulage
- Günstiges Frühstück, Mittag- und Abendessen
- Kostenlose Jause
- Gratis Eintritt in unsere Römertherme und das Fitnesscenter
- Vielfältiges Gesundheitsprogramm
- Vergünstigungen bei Partnerbetrieben
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Ihr Job bei uns:
- Check In der Thermengäste
- Check Out der Thermengäste (Kassieren von Thermeneintritt und Konsumation in der Therme)
- Beratung der Thermengäste
- Abrechnung der Tageslosung
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Gesundheitseinrichtungen
- Vorbereitung und Durchführung der Abrechnung der Zahngesundheitszentren inkl. Mahnwesen
- Sachliche und rechnerische Überprüfung abrechnungsrelevanter Daten
- Überprüfung von Daten, Erstellung und Auswertung von Listen
- Planung und Durchführung von Schulungsmaßnahmen im Zusammenhang mit der Neuaufnahme der zahnärztlichen Assistenz
- Durchführung von Buchungen in SAP
- SAP-Zeitwirtschaft
- Auskunftserteilung in persönlicher, telefonischer und schriftlicher Form
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Ihre Aufgaben:
- Du wickelst das Kassieren korrekt ab und kümmerst dich um Diebstahlprävention.
- Du bereitest gemeinsam mit der Hauptkassa die Kassa vor und unterstützt bei der Abrechnung.
- Du bearbeitest gekonnt die Reklamationen unserer Kund:innen.
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Ihre Aufgaben:
- Du wickelst das Kassieren korrekt ab und kümmerst dich um Diebstahlprävention.
- Du bereitest gemeinsam mit der Hauptkassa die Kassa vor und unterstützt bei der Abrechnung.
- Du bearbeitest gekonnt die Reklamationen unserer Kund:innen.
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Aufgaben
- Abfertigung von Seefrachtsendungen
- Auftrags- bzw. Avisannahme
- Abfertigung von Importsendungen bis zur Zustellung beim Kunden
- Ankunfts- und Zustellkontrolle / Sendungsverfolgung / Terminüberwachung
- Vorbereitung und Durchführung der zoll- und steuerrechtlichen Sendungsabwicklung
- Kundenbetreuung und Administration von Kundenprozessen
- Ggf. Entgegennahme von Angebotsanfragen und Erstellung von Ad-Hoc Offerten
- Ggf. Abruf von Sendungen bei den ausländischen Niederlassungen und Agenten
- Ggf. Rechnungstellung/Abrechnung
- Ggf. Reklamationsbearbeitung
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Aufgaben
- Abfertigung von Luftfrachtsendungen
- Auftragsannahme und entsprechende Disposition
- Sendungsabfertigung und Ausfuhrzollabfertigung (inkl. Gefahrgut)
- Erstellung und Überprüfung von Fracht/Ausfuhrdokumenten
- Sendungsverfolgung
- Raten/Preisverhandlungen mit Fuhrunternehmern/Reedern und Umschlagsbetrieben
- Kundenberatung und -betreuung
- Ggf. Rechnungsstellung/Abrechnung
- Ggf. Entgegennahme von Angebotsanfragen und Erstellung von (Ad-Hoc-)Offerten
- Ggf. Reklamationsbearbeitung
- Ggf. Abruf von Sendungen ausländischer Niederlassungen und Vertreter
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Ihre Aufgaben:
- Du übernimmst gewissenhaft Kassiertätigkeiten und kümmerst dich um Diebstahlprävention.
- Du bist für die Kassenvorbereitung und - abrechnung zuständig und unterstützt beim Tages- und Kassenabschluss.
- Du nimmst Kundenretouren entgegen.
- Du begrüßt und verabschiedest freundlich Kund:innen.
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Ihre Aufgaben:
- Du übernimmst gewissenhaft Kassiertätigkeiten und kümmerst dich um Diebstahlprävention.
- Du bist für die Kassenvorbereitung und - abrechnung zuständig und unterstützt beim Tages- und Kassenabschluss.
- Du nimmst Kundenretouren entgegen.
- Du begrüßt und verabschiedest freundlich Kund:innen.
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Ihre Aufgaben:
- Du übernimmst gewissenhaft Kassiertätigkeiten und kümmerst dich um Diebstahlprävention.
- Du bist für die Kassenvorbereitung und - abrechnung zuständig und unterstützt beim Tages- und Kassenabschluss.
- Du nimmst Kundenretouren entgegen.
- Du begrüßt und verabschiedest freundlich Kund:innen.
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Was ist Ihre Aufgabe?
- Sie agieren als organisatorische Drehscheibe am Empfang der Arztpraxis und garantieren den reibungslosen Ordinationsablauf.
- Intensiver Klientenkontakt bestimmt Ihren Berufsalltag.
- Aufbereitung von Ordination, Wartung und Pflege von Geräten
- Zu Ihren Tätigkeiten zählen ebenfalls administrativ-organisatorischen Arbeiten, wie Telefon, E-Mail, Terminverwaltung, Korrespondenz und Post.
- Abrechnung und Rechnungslegung, Kassaführung.
- Hilfestellungen für Patientinnen und Patienten, Ärztinnen und Ärzten bei diversen Untersuchungen
- Terminvereinbarung telefonisch oder vor Ort, Empfang, Information und Patienteninnen- und Patientenadministration
- Bereitstellung der notwendigen ärztlichen Mittel, Kontrolle der Instrumente auf Ablaufdatum und Sterilität
- Dokumentation der durchgeführten Tätigkeiten
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IT Management und IT Organisation
- Sie führen selbständig das Sekretariat und unterstützen die Themenfeldleitung
- Sie kümmern sich als Zeitbeauftragte um SAP-Zeitbuchungen und -korrekturen
- Sie administrieren Ausbildungsmaßnahmen sowie Dienstreisen und deren Abrechnung
- Sie sind verantwortlich für die Abteilungskorrespondenz und Ablage
- Sie bestellen und verwalten das Büromaterial und den IT-Bedarf
- Sie organisieren Termine und überwachen Fristen
- Sie erstellen regelmäßig Berichte für die Themenfeldleitung
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DEINE ROLLE
- Herzliche und zuvorkommende Betreuung unserer internationalen Gäste im Seminarbereich und den Frühstücksalons
- Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen & Seminaren
- Buffetbetreuung und Bestückung für Frühstück, Lunches und Abendveranstaltungen
- Allgemeine Reinigungsarbeiten in allen F&B Outlets
- Umsetzung der hohen Qualität – und Hygienestandards
- Ordnungsgemäße Führung der Kassa inkl. Abrechnung
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Ihre Aufgaben:
- Dokumentation und Verwaltung von Auftragsübersichten und technischer Änderungs-meldungen sowie Erstellung daraus resultierender Abweichungsanalysen
- Lieferantenanfragen, Angebotsvergleiche
- Vertrags- und Claim Management
- Erstellung und Verwaltung von Nachträgen
- Koordination und Überwachung projektbezogener Verträge mit Auftraggeber sowie Nachunternehmer und Lieferanten, ggf. inkl. der Vorprüfung eingehender Lieferanten- und Nachunternehmerrechnungen
- Durchführung der Kosten- und Budgetüberwachung der Baustelle
- Anfertigung und interne Prüfung von Regie- und Aufmassunterlagen sowie sonstiger Abrechnungsunterlagen zur Vorbereitung der Abrechnung
- Erstellung der monatlichen Leistungs- und Ergebnisstandermittlung
- Unterstützung im Projektreporting, Dokumentation und Aufbereitung von Daten für das Projektcontrolling
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Ihr neuer Job
- Schnittstelle zwischen dem Cancer Center der Privatklinik Confraternität und Belegärzten*ärztinnen sowie internationalen Patient*innen
- Administrative Unterstützung des Leiters des Cancer Centers
- Bearbeitung von Anfragen internationaler Patient*innen und Partnern (v.a. in englischer und rumänischer Sprache), Schwerpunkt Onkologie
- Ausarbeitung von Behandlungsplänen und Kostenvoranschlägen
- Planung und Organisation des reibungslosen Ablaufs von Untersuchungen und Behandlungen im ambulanten und stationären Bereich
- Dolmetsch-Tätigkeit für rumänischsprachige Patient*innen
- Unterstützung bei der Abrechnung internationaler Selbstzahler*innen
- Schnittstelle zum internationalen Marketing der PremiQaMed
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Das vertrauen wir Dir an:
- Durchführung des Nacht-Audits: Verantwortlich für die Abwicklung der täglichen Abrechnung und Sicherstellung der Genauigkeit aller Finanztransaktionen während der Nacht.
- Empfang und Betreuung von Gästen: Professionelle und herzliche Begrüßung von Gästen, Check-in und Check-out während der Nacht.
- Gewährleistung der Sicherheit: Verantwortung für das Hotel, dessen Sicherheit und umgehende Reaktion auf Notfälle.
- Telefonische Anfragen und Reservierungen: Bearbeitung von Anrufen und Reservierungsanfragen während der Nacht.
- Verwaltung von Beschwerden: Empathische und lösungsorientierte Bearbeitung von Gästebeschwerden, um eine positive Gästeerfahrung sicherzustellen.
- Koordination mit anderen Abteilungen: Enge Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem gesamten Hotelteam, um einen nahtlosen Übergang zwischen den Schichten zu gewährleisten.
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Das kannst Du von uns erwarten:
- Du bist Teil eines neuen besonderen Projektes der Gastfreundschaft und der Eröffnung des neuen Schmuckstücks Wien.
- Bereitstellung einer Uniform inklusive Reinigung.
- Essensgutschein von Edenred.
- Jahresticket der Wiener Linien.
- Mitgliedschaft bei Corporate Benefits.
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Ihre Aufgaben:
- Sie sind IT Service Manager:in für die Betreuung und Weiterentwicklung des SAP Moduls HCM in H4S4
- In Ihrer Rolle sind Sie Ansprechperson für den Fachbereich und haben ein ausgeprägtes fachliches Know-How für Prozesse im Personalwesen
- Im SAP HCM haben Sie vor allem Erfahrungen in der Zeitwirtschaft, Abrechnung und Personaladministration
- Sie gestalten aktiv die hybride SAP HCM Systemarchitektur von H4S4 (inkl. einem Fiori Portal) und der laufenden SuccessFactors Implementierung mit
- Übernehmen Sie die Leitung von IT Projekten und Changes, Requirements Engineering, sowie die Serviceverantwortung
- Prozess-Konzeption und Customizing von Individuallösungen mit modernen SAP Technologien gehören ebenso zu Ihren Hauptaufgaben
- Sie unterstützen die Kolleg/innen bei Störungen im Betrieb
- Ebenso verantworten Sie die Koordination und Steuerung von externen Consultants und Softwarelieferanten
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Deine Aufgaben als Gelber Engel:
- Als Anlaufstelle im Team Facility Management übernimmst du die Koordination und Einteilung sowohl unserer Haustechniker:innen als auch von externen Firmen für Instandhaltungs-, Reparatur- und Reinigungsarbeiten.
- Du erledigst alle anfallenden administrativen Tätigkeiten im Team: Die Post und E-Mail Bearbeitung, der Telefondienst sowie die Aktualisierung und Bearbeitung von Listen gehören zu deinem täglichen Arbeitsalltag.
- Zu deinen Kernaufgaben zählen ebenso die Bearbeitung und Kontrolle von Rechnungen und Lieferscheinen, das Vertragswesen mit externen Firmen und die Abrechnung der vom ÖAMTC vermieteten Objekte. Du weißt aus Erfahrung, dass dir diese Aufgaben leicht von der Hand gehen.
- Dank deiner offenen Art fällt es dir leicht, vertretungsweise auch an der Rezeption in unserem Mobilitätszentrum auszuhelfen und Gäste sowie Mitarbeitende herzlich zu empfangen.
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DEINE ROLLE
- Herzliche und zuvorkommende Betreuung unserer internationalen Gäste im Seminarbereich und den FrühstücksalonsVorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen & Seminaren
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Verantwortung für einen angenehmen, reibungslosen und empfehlenswerten Aufenthalt unserer Gäste
- an der Betreuung und Abrechnung des Buffets
- an der Durchführung des Bestellwesens
- als Zuständige:r für Gruppenreservierungen
- an der Verwaltung des Online Tools für Bestellungen
- als Reklamationsmanager:in
- an der Einhaltung und Kontrolle aller Hygiene-Vorgaben (HACCP)
- an der Führung von Mitarbeiter:innen
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DEINE ROLLE
- Herzliche und zuvorkommende Betreuung unserer internationalen Gäste in der Hotelbar, Frühstücksrestaurant und Bankettbereich
- Vorbereitung und Betreuung unseres Frühstücksangebotes/ Frühstücksbuffets
- Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Seminaren, Lunches und Abendessen
- Beratung unserer Gäste zum Angebot an der Hotelbar von zusätzlichen Produkten – ein bisschen mehr geht immer!
- Umsetzung der unternehmensinternen Qualitätsstandards
- Ordnungsgemäße Führung der Kasse inkl. Abrechnung
- Allgemeine Reinigungs- und Vorbereitungsarbeiten in allen F&B Outlets
- Gewährleistung eines optimalen Mise-en-Place, denn Vorbereitung ist alles
- Umsetzung der unternehmensinternen Qualitätsstandards
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Ihre Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung im Gesundheitswesen
- Organisationstalent mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung als Assistenz oder in der Leitung eines Sekretariats, idealerweise in einem Krankenhausbetrieb
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten (Deutsch und Englisch)
- Offenes und sicheres Auftreten sowie eine eigenverantwortliche und strukturierte, proaktive und ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Schnelle Auffassungsgabe und eine pragmatische Hands-on Mentalität
- Teamfähigkeit und Verhandlungsgeschick mit klarem Gefühl für Prioritäten
- Fundierte MS-Office-Kenntnisse und der medizinischen Fachterminologie
- Hohe Lernbereitschaft sowie Eigenmotivation, gute Selbstorganisation und unternehmerische Denkweise
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie organisieren Meetings, Gastvorträge, Tagungen und Symposien
- Sie organisieren Reisetätigen und helfen bei deren Abrechnung.
- Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage
- Sie betreuen wissenschaftliche Besucher*innen
- Sie unterstützen das Team beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
- Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
- Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Texte, Vorträge, Power Point Präsentationen und Projektanträge (Deutsch/Englisch)
- Verwaltung und Beschaffung von Literatur und Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
- Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit des Arbeitsbereiches (Webseiten, Soziale Medien) und der Datenbankverwaltung
- u:cris Dokumentation
- Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
- Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, auch für das E-Learning, und für Prüfungen (redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
- Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
- Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
- Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
- Organisation, laufende Betreuung und Abrechnung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
- Mithilfe bei der Abwicklung von Stipendien, Sommerkursen etc.
- Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
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