Gestalten Sie mit uns eine soziale Zukunft
- Sie bearbeiten den Posteingang und Postausgang, priorisieren und monitoren eingehende Anfragen, leiten diese weiter und achten dabei auf die Enderledigung und Fristen.
- Sie unterstützen bei der Kostenstellenverantwortung bzw. Pflege der relevanten Applikationen.
- Sie sind zuständig für die Dokumentenverwaltung, das Bestellwesen, die Planung und Buchung von Dienstreisen, die jährliche Inventur und die Rechnungskontrolle.
- Sie koordinieren und organisieren Termine, Besprechungen und Veranstaltungen.
- Sie sorgen für eine offene, transparente und effektive Kommunikation – und das unternehmensweit.
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Was Sie erwartet:
- In Ihrem verantwortungsvollen Arbeitsalltag unterstützen Sie die Kolleg*innen bei der Administration und Abwicklung von Testkäufen, Fortbildungen und sonstigen Maßnahmen zur Suchtprävention.
- Administrative Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Testkäufen, Fortbildungen und sonstigen Maßnahmen sowie Unterstützung bei der Kommunikation und Terminkoordination mit Testkäufer*innen, Begleiter*innen und Trainer*innen.
- Bestandsführung der Unterrichtsmaterialien und Bereitstellung für den Versand.
- Vertretung der Kolleg*innen im Bereich Administration.
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Feenstaub Papeterie
Vollzeit | Teilzeit | befristet
WIR SUCHEN
- Montag: 07.00 - 15.30 Uhr
- Dienstag bis Donnerstag: 07.00 - 14.30 Uhr
- Freitag: 07.00 - 13.00 Uhr
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Vollzeit | Teilzeit
Haag
17.04.2025
Haag
Ihre Aufgaben:
- Sie sind ein echtes proaktives Organisationstalent, das sich um viele zentrale Prozesse in der Autobahnmeisterei kümmert
- Sie bestellen Material, bearbeiten Rechnungen, inventarisieren und verwalten Betriebsmittel in unserem Lager
- Der zentrale Einkauf wird durch Sie organisiert und Sie verwalten die Schutzbekleidung und andere Sicherheitsmittel
- Sie kümmern sich um die Zeiterfassung der Mitarbeiter:innen
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Deine Aufgaben:
- Niederschwellige Kontaktaufnahme zu den Besuchern im Tageszentrum
- Unterstützung der Besucher aus der Perspektive der eigenen Erfahrung
- Engagierte und verständnisvolle Erstversorgung und Betreuung von wohnungslosen Menschen (Entlastungsgespräche, Informationsweitergabe, Unterstützung bei alltagspraktischen Erfordernissen, etc.)
- Unterstützung der Besucher durch Orientierungshilfe und bei Netzwerkkontakten (z.B. Begleitdienste, Freizeitaktivitäten…)
- Anleitung und Unterstützung von partizipativen Maßnahmen
- Erweiterung der Sichtweisen der Teams um eigenes Erfahrungs- und Kurswissen
- Teilnahme an der Weiterentwicklung des Leistungsangebotes des Hauses
- Übernahme von organisatorischen Tätigkeiten (Essens- und Kleiderausgabe, Sachspendenmanagement usw.)
- Enge Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen und Angeboten der Wiener Wohnungslosenhilfe
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Ihre Aufgaben bei uns
- Aktive organisatorische und administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
- Persönliche Assistenz inkl. Terminkoordination und Ländermanagement
- Schnittstelle zur Assistenz der Standorte Berlin, Dortmund, Erfurt und München
- Reisemanagement inklusive Abrechnungen
- Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Meetings
- Selbständige Durchführung von Aufgaben in unterschiedlichsten Verantwortungs- und Themenbereichen
- Aufbereitung von Präsentationen sowie Erstellung unterschiedlichster Korrespondenz
- Schnittstelle Hausverwaltung Wien mit den relevanten Abteilungen am Hauptsitz in Linz (Umbau, Video, Arbeitsmedizin, Untervermietungsangelegenheiten etc.)
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Was Sie erwartet
- Unterstützung der Abteilung Facility Management in administrativen und organisatorischen Belangen
- Schnittstelle zwischen Abteilungsleitung, Mitarbeiter:innen, externen Partnern und Kunden
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Terminmanagement, Korrespondenz, Dienstreisevorbereitung, etc.)
- Laufendes Fuhrparkmanagement
- Erstellung von Berichten, Präsentationen, Protokollen, Auswertungen und Statistiken
- Bestellwesen und Auftragsverwaltung sowie Vertragsmanagement
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Das wären Deine To dos:
- Du verwaltest die Tagespläne inklusive der Notdiensttermine unserer KundendiensttechnikerInnen und stellst sicher dass die KollegInnen diese zeitgerecht zur Verfügung gestellt bekommen um auch bei ungeplanten Aufgaben wie z.B. Notfällen rasch reagieren zu können
- Bei Bedarf wirst Du selbst aktiv und kontaktierst Kunden oder KundendienstleiterInnen direkt um einen Termin zu vereinbaren oder erforderliche Daten und Informationen für die Disposition einzuholen
- Kurzum: Du bist Kommunikationsschnittstelle zwischen Kunden, unseren TechnikerInnen, deren Führungskräften sowie anderen KONE Mitarbeitenden in den Niederlassungen sowie externen Ansprechpartnern um eine erfolgreiche Durchführung aller erforderlichen Arbeiten zu gewährleisten
- Bei Bedarf informierst Du intern die zuständigen KollegInnen über wichtige vertragliche Vereinbarungen, z.B. über den gewünschten Zeitplan und die Vertragslaufzeiten und stellst sicher dass der Kunde informiert wird
- Du bist HauptansprechpartnerIn für unsere KundendiensttechnikerInnen bei Anfragen nach zusätzlichen Informationen zu Arbeitsaufträgen
- Verbesserungsvorschläge Deinerseits zu Prozessen und Tools sind willkommen und erwünscht!
- Kurzum Du bist – nach Einschulung - eine unentbehrliche Unterstützung des Kundendienstteams
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Was du machst
- Leitung Support: Du führst und motivierst ein zweiköpfiges Team
- Office- & Facility Management: Du bist das Herz und die Seele in unserem magdas HEARTQUARTER in Liesing und sorgst für einen reibungslosen Ablauf und eine angenehme Arbeitsatmosphäre im Büro
- Veranstaltungen & Seminare: Du organisierst die firmeninternen Events und bist die Ansprechpersonen für Seminare in unserem HEARTquarter
- Fuhrparkmanagement: du hast unseren Fuhrpark im Blick und bist die Schnittstelle zum Caritas Fuhrpark bei Themen wie Neubestellungen, Schadensmeldungen, Parkpickerl etc.
- Unterstützung bei der Bearbeitung der eingehenden Tickets in unserem CRM
- Organisation & Administration: Du unterstützt die Geschäftsführung und das Managementteam bei administrativen und organisatorischen Belangen und bist unter anderem für die Verwaltung von Dokumenten sowie die Bearbeitung der Post und Korrespondenz zuständig
- Stundenabrechnung: Du kontrollierst die Stundenlisten der Kolleg*innen aus der Reinigung in unserem Stundenerfassungssystem ASE und bereitest die notwendigen Reports für die Personalverrechnung vor
- Front-Office: Du bist die erste Anlaufstelle für eingehende Anrufe und Anfragen. Montag bis Donnerstag von 8 bis 15:30 Uhr und freitags bis 13 Uhr empfängst Du professionell und freundlich unsere Gäste und Kolleg*innen
- Back-Office: Du verwaltest die Handkassa und bist für die Freigabe und Kontrolle von Rechnungen zuständig
- IT- & technischer Support: Kleinere technische Probleme löst Du eigenständig und koordinierst bei Bedarf den Kontakt zum IT-Support
- Schnittstelle zu internen und externen Abteilungen: Als Dreh- und Angelpunkt der Zusammenarbeit mit allen Abteilungen bist Du für einen reibungslosen Informationsfluss und eine effektive Kommunikation im Unternehmen verantwortlich
- Office-On- & Offboarding: Neue und bestehende Mitarbeiter*innen werden von Dir für ihren Arbeitsalltag ausgestattet und in diverse Office-Programme eingeschult
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Was wir Ihnen bieten
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
- Eine Vollzeitbeschäftigung im Ausmaß von 38 Wochenstunden
- Ein Mindestgehalt ab € 2.900,- brutto im Monat, je nach Qualifikation und Erfahrung
- Mitarbeiterevents, Mitarbeitergeschenke sowie persönliche Gestaltungsmöglichkeiten
- Ein Arbeitsplatz mit Perspektive in einem langjährig bestehenden Familienunternehmen
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