Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
- Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
- Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung bspw. von wissenschaftlichen Texten, Vorträgen, Präsentationsfolien und Projektanträgen (Deutsch/Englisch)
- Unterstützung bei Publikationsprozessen (Einzelpublikationen bzw. Publikationsorganen; u.a. Vorbereitung der Druckvorlagen, Abwicklung des Publikationsvorgangs)
- Beschaffung von Literatur, Verwaltung von Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
- Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit (Webseiten, Soziale Medien)
- Erstellen und Verwalten von Datenbanken
- u:cris Dokumentation
- Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
- Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, u.a. für E-Learning und Prüfungen (z.B. redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
- Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
- Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
- Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
- Organisation, laufende Betreuung, Nachbearbeitung und Abrechnung von Meetings, Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
- Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Organisieren: Sie erledigen professionell organisatorische und administrative Aufgaben im Team der Qualitätssicherung.
- Prozesse begleiten: Sie unterstützen die Leitung und die Fachreferent*innen tatkräftig bei Fakultäts-, Dienstleistungseinrichtungs- und Lehrveranstaltungsevaluationen sowie bei Befragungen und Projekten.
- Kommunizieren: Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit internationalen Gutachter*innen und stellen sicher, dass diese alle relevanten Informationen rechtzeitig erhalten.
- Events & Termine managen: Sie koordinieren Termine und organisieren Räume sowie das Catering für Besprechungen und Veranstaltungen.
- Dokumentieren: Sie nehmen an Sitzungen teil und verfassen konzise Protokolle.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie wirken bei der Organisation und Durchführung von öffentlichen Vorträgen, Workshops, Symposien, Retreats und weiteren Veranstaltungen mit.
- Sie sind Ansprechpartner:in und übernehmen englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit diversen Schnittstellen (DocSchool-intern, Steering Committee, Doktoratsstudierende der DocSchool, Principal Investigators).
- Sie dokumentieren die Aktivitäten der DocSchool und pflegen laufend die entsprechenden Daten.
- Sie unterstützen beim Monitoring der PhD-Kandidat:innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer PhD-Kandidat:innen bis hin zum Onboarding.
- Sie betreuen und warten den Internetauftritt sowie den LinkedIn-Kanal der Doktoratsschule und wirken bei der Erstellung des monatlichen Newsletters mit.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie beschäftigen sich mit finanziellen und personellen Aspekten im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten.
- Sie erledigen die Rechnungsprüfung bei Projekt- und Berufungsbudgets.
- Sie organisieren Meetings, Workshops, Tagungen, etc.
- Sie betreuen Veranstaltungen direkt vor Ort.
- Sie administrieren Reisetätigkeiten und Kostenrefundierungen.
- Sie verwalten Daten in universitären IT-Systemen.
- Sie helfen bei der administrativen Vorbereitung von Publikationstätigkeiten.
- Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (institutsintern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie befüllen die Homepage mit institutsrelevanten Inhalten.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen bei der Organisation und Administration von Forschungs- und Lehraufgaben.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
- Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie dokumentieren laufende Forschungs- und Lehrtätigkeiten und gestalten die Homepage des Instituts.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
- Dabei organisieren Sie Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Publikationen und Tagungen, erstellen und bearbeiten diesbezügliche Dokumente und koordinieren Termine.
- Sie unterstützen die Forschung zB durch: Besorgung von Literatur, Bearbeitung von Manuskripten.
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz per E-Mail und Telefon (team-intern, universitär, Studierende, Verlage etc).
- Sie verwalten auch Publikationen, Abteilungsbibliothek und Büroausstattung.
- Sie administrieren den Ausschreibungsprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
- Sie verwalten die Institutswebsite (zB News, Prüfungsinformationen, Webseiten der Teammitglieder).
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen uns bei Forschung, Lehre und in der Administration. Sie sind eine Schnittstelle zwischen Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Studierenden, Besucher*innen und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie koordinieren Institutsangelegenheiten mit Serviceeinrichtungen der Universität Wien (z.B. Personalwesen, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement)
- Sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Prüfungsverwaltung und Raumverwaltung für die Lehre, allgemeine Raumverwaltung, Korrespondenz, Ablage, Bestellungen und Schlüsselorganisation.
- In der Personaladministration sind sie die Schnittstelle zur zentralen Personalabteilung, kümmern sich um Ausschreibungen und Bewerbungen, (freie) Dienstverträge und Werkverträge, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung.
- Sie haben die Budgetübersichten über Rechnungen, Kostenstellen/Innenaufträge und die Verwaltung von Investitionsanträgen und sind verantwortlich für deren administrative Abwicklung
- Sie übernehmen die administrative Betreuung von Forschungsanträgen und -projekten sowie deren Projektabrechnungen.
- Sie unterstützen bei der Organisation von u.a. Institutssitzungen, Konferenzen, Gastvorträgen, Workshops, Berufungsvorträgen und organisieren Einladungen, Raumbuchungen, Abrechnungen und Protokolle.
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