3 Organisationsassistent Jobs in Wien
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit vielen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
- Sie verwalten das Budget: Veranlassung von Zahlungen, Kostenersätzen und Honorarnoten per Fiori (universitätsinternes System), sowie Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen sowie internationaler Studierender bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Lehrplanung (Termin- und Raumbuchungen).
- Sie betreuen die Webseiten des Instituts.
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie helfen bei der Organisation von Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Zentrale Schnittstelle für die Korrespondenz mit Studierenden, der Universität, Projektpartnern und dem Team (überwiegend auf Deutsch, und gelegentlich auf Englisch)
- Unterstützung in administrativen Angelegenheiten
- Datenpflege und Ablage
- Personalverwaltung
- Reisemanagement, einschließlich Kostenersätzen
- Ressourcenmanagement (Bestellwesen und Inventarverwaltung)
- Termin- und Raumkoordination
- Aufbereitung von Besprechungsunterlagen
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Rolle und Einbettung:
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fachliche Zuordnung zur Ausbildungsleitung -
Mitarbeit im methodenspezifischen Leitungsteam -
inhaltliche Mitwirkung in der Psychotherapiemethode (Lehre) -
enge Zusammenarbeit mit der Fakultätsleitung, insbesondere dem Vizedekanat für Lehre und den Studiengangsleitungen der Psychotherapie-Studiengänge
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