2 Organisationsassistent Jobs in Wien
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Teamassistenz (Terminkoordination, Post, Koordination von Meetings etc.)
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in allen administrativen Belangen
- Unterstützung in der Personalverwaltung (Recruiting, Personalaufnahme, Onboarding)
- Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation und -durchführung
- Mithilfe bei der Budgetverwaltung
- Administrative Unterstützung der Lehre
- Unterstützung bei der Betreuung der Infrastruktur (Inventarverwaltung, Raumverwaltung, Schlüsselmanagement)
- Unterstützung beim Online-Auftritt des Instituts (Website, Social Media)
- Unterstützung bei wissenschaftlichen Publikationen (Korrekturlesen, Redaktionierung, Druckvorlagen, Begleitung des Publikationsvorgangs)
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie sind eine Anlaufstelle für Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
- Sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Korrespondenz, Ablage und Bestellungen.
- Sie unterstützen die Institutsmitarbeiter*innen bei administrativen Abläufen (z.B. Personalangelegenheiten, Reiseabrechnungen).
- Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen (Reiseabrechnungen, Abrechnung Gastvorträge, etc.).
- Sie fungieren als Schnittstelle zu internen Serviceeinrichtungen (z.B. Personal, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement) und anderen Schnittstellen (Institutsmitarbeiter*innen, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie unterstützen bei der Aktualisierung der Institutshomepage.
- Sie unterstützen Univ.-Prof. Dr. Schmidt-Lauber in verschiedenen administrativen Bereichen.
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