Vollzeit | Teilzeit | befristet
GOURMET stellt sich vor...
- an der Ausgabe und dem Verkauf unserer Speisen und Getränke an den Festspieltagen (inkl. Kassatätigkeit)
- an der Vor- und Nachbereitung des Buffets
- an der Betreuung der Operngäste
- an diversen Reinigungsarbeiten (z.B. am Verkaufsstand, Müllentsorgung, etc.)
- an der Einhaltung der Hygiene- und Qualitätsrichtlinien
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Dein persönlicher Wirkungsbereich:
- Du betreust und koordinierst den gesamten administrativen Lebenszyklus von PhD-Studierenden – von der Zulassung bis zum Abschluss.
- Du bearbeitest eingehende administrative Anfragen von Studierenden und Betreuer*innen und leistest zeitnahe Unterstützung.
- Du unterstützt die Lehr- und Prüfungsadministration.
- Du aktualisierst und pflegst die Daten- und Dokumentationssysteme.
- Du wirkst an der Aktualisierung der Institutswebsite sowie von Informationsmaterialien mit.
- Du arbeitest eng mit der zweiten administrativen Unterstützung zusammen, um reibungslose Arbeitsabläufe sicherzustellen.
- Du stehst in engem Austausch mit Campus-Partnern, Universitätsabteilungen, der Personalabteilung sowie weiteren administrativen Einheiten.
- Zusätzliche Aufgaben können je nach Interesse und Qualifikation übernommen werden.
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GOURMET stellt sich vor...
- daran, Anforderungen genau zu analysieren und unser gastronomisches (Fach-) Personal für verschiedenste Veranstaltungen effizient entsprechend ihrer Fähigkeiten und zeitlichen Verfügbarkeiten zu koordinieren
- an der Erstellung von detaillierten Personaleinsatzplänen für optimale Lösungen vor Ort beim Event
- an der Organisation des Personals direkt vor Ort – vom Check-in bis zum Check-out inklusive Uniformhandling – und sorgen dafür, dass personaltechnisch alles rundläuft
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen: Koordination, Kontrolle und Abrechnung
- an der Erfassung von Arbeitszeiten sowie der Aufbereitung aller relevanten Unterlagen für eine saubere und korrekte Event-Abrechnung
- als wichtige Schnittstelle zwischen Betriebs- & Projektleiter:innen, dem operativen Team vor Ort und HR – denn nur gemeinsam werden Events richtig gut
- am Onboarding und der Einschulung unserer neuen, internen Aushilfskräfte und sorgen dafür, dass sie von Anfang an bestens vorbereitet und motiviert starten
- aktiv an Verbesserungen und Weiterentwicklungen, um unsere täglichen Abläufe noch smarter, effizienter und zukunftsorientierter zu gestalten
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie bauen Brücken: Als Bindeglied in der Kommunikation zwischen bisherigen (z.B. Schulen) und zukünftigen Ansprechpartner*innen (StudienServiceCenter, Studienprogrammleitungen, etc.) unterstützen Sie Schüler*innen und Studieninteressierte. Durch zielgruppenorientierte Kommunikation verbessern Sie den Dialog und tragen zu einem erfolgreichen Studienbeginn bei.
- Sie erzählen Geschichten: Sie halten Vorträge zur Studienwahl und nehmen als Vertreter*in der Universität Wien an Bildungsmessen teil. Dadurch unterstützen Sie Studieninteressierte bei der Orientierung und Auswahl der umfangreichen Studienangebote. Ein weiteres Aufgabengebiet ist die Kommunikation über Blogbeiträge und durch unser breites Angebot an Drucksorten.
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Deine Aufgaben
- Organisation & Personalplanung:
- Fachliche Koordination des Haushaltsteams sowie Erstellung und Abrechnung der Dienstpläne.
- Planung von Urlaubszeiten und Sicherstellung der Vertretung bei krankheitsbedingten Abwesenheiten.
- Einschulung neuer Mitarbeiter*innen in das bestehende Reinigungskonzept.
- Operative Mitarbeit & Qualitätssicherung:
- Aktive Unterstützung und Vertretung der Haushaltshilfen bei der Reinigung der Räumlichkeiten.
- Zubereitung des Mittagessens für die Klient*innen an den verschiedenen Standorten.
- Überprüfung der Umsetzung des Hygiene- und Reinigungsplans sowie Kontrolle der zugehörigen Dokumentation und Zeiterfassung.
- Ressourcenmanagement:
- Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf aller hauswirtschaftlichen Tätigkeiten im Wohn- und Bürobereich gemäß den Hygienerichtlinien.
- Bedarfsgerechte Bestellung und Verteilung von Reinigungsutensilien an das Team.
- Schnittstellenarbeit:
- Regelmäßiger Austausch und enge Zusammenarbeit mit den jeweiligen Standortleitungen, um ein Arbeiten Hand in Hand zu gewährleisten.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihre Aufgaben:
- Koordination, Implementierung sowie kontinuierliche Weiterentwicklung von strategischen und operativen Nachhaltigkeitsaspekten in den Bereichen Infrastruktur und Facility Management inklusive Koordination von Projekten und Arbeitsgruppen, insbesondere zu Nachhaltigkeitsthemen
- Management von immobilien- und vertragsrelevanten Themen
- Kommunikationsschnittstelle zwischen Abteilungsleitung, internen Fachbereichen und externen Partner_innen
- Sicherstellung eines strukturierten Informations-, Berichts- und Dokumentenmanagements zu Nachhaltigkeitsthemen (Protokollführung, Vor-/Nachbereitung von Terminen, Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen, Erstellung von Präsentationen sowie Berichten und Organisation von Workshops, Schulungen, etc.)
- Eigenverantwortliche Bedarfserhebung, Bewertung und Analyse sowie anschauliche Aufbereitung von Kennzahlen und Daten (z. B. Energieverbräuche, CO₂-Kennzahlen) inklusive Budget-, Investitions- und Instandhaltungsübersichten unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeitskriterien
- Aktive und eigenständige Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Abteilungsleitung sowie fachliche und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung im operativen und strategischen Tagesgeschäft
- Strukturierte Ergebnis- und Maßnahmenverfolgung
- Proaktive Unterstützung bei nachhaltigen Investitions- und Modernisierungsmaßnahmen
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Vergaberechtliche Beratung und Information aller universitären Organisationseinheiten bei Bau-, Dienst- und Lieferleistungen
- Selbstständige, eigenverantwortliche Planung und Abwicklung von Ausschreibungen der Universität Wien nach dem Bundesvergabegesetz (BVergG), dies umfasst insbesondere:
- Auswahl der Verfahrensart
- Koordination des Verfahrens sowie der Beteiligten
- Bearbeitung der Verfahren am elektronischen Beschaffungsportal der Universität Wien inkl. aller Bekanntmachungen
- Vorbereitung, Zusammenstellung sowie Prüfung der Ausschreibungsunterlagen sowie insbesondere der Zuschlagskriterien
- Eignungsprüfung der Bieter*innen samt erforderlichen Aufklärungen und Nachforderungen
- Einholung von Freigaben
- Übernahme der Schnittstellenfunktion zu externen Berater*innen und Anwält*innen
- Vergabedokumentation
- Unterstützung beim Aufbau und der Aktualisierung des internen Qualitätsmanagements im Bereich der Vergabe
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GOURMET stellt sich vor...
- mit Verantwortung für einen umsatzstarken Standort mit 45–65 Mitarbeitenden
- an der Führung eines Kernteams inkl. Stellvertretung & Eventmanagement
- in der Dienstplanung, am Budget, mit dem Controlling, am Reporting, in der Prozessoptimierung
- mit unseren zentralen IT-Tools: APRO Kassensystem & Bankettprofi Software
- in enger Zusammenarbeit mit HR, Einkauf, IT, Marketing
- an der Entwicklung neuer Angebote & digitaler Services am POS
- an der Einhaltung gesetzlicher & betrieblicher Standards
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Täglicher Betrieb des Zentrums, Sicherstellung eines reibungslosen Verwaltungsablaufs.
- Tägliche administrative Unterstützung der akademischen Koordinatorin.
- Terminplanung, Korrespondenz, Dokumentation und Archivierung.
- Pflege der Programmdatenbanken und -dateien.
- Verwaltung der Fellow Calls und Vorbereitung der Bewerbungsunterlagen für die Auswahlkomitees.
- Vorbereitung von Dokumenten und Mitteilungen für das Führungsteam.
- Onboarding-, Orientierungs- und Offboarding-Prozesse für Fellows.
- Unterstützung der Fellows bei alltäglichen Fragen und administrativen Belangen während ihres gesamten Aufenthalts.
- Koordination von Veranstaltungen und Aktivitäten: Planung, Organisation und Durchführung von Programmveranstaltungen, Workshops und Meetings. – einschließlich aller logistischen Vorkehrungen wie Raumreservierungen und -einrichtung, Catering, Materialien, technischer Support und Koordination mit internen und externen Partnern, die an Veranstaltungen beteiligt sind.
- Die Tätigkeit erfordert i.d.R. die persönliche Anwesenheit am Dienstort.
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Your personal sphere of influence:
- You oversee and coordinate the full administrative lifecycle of PhD students, from admission to graduation.
- You handle incoming administrative queries from students and supervisors and provide timely support.
- You support teaching and exam administration
- You update and manage data documentation
- You contribute to updating the department website and information materials
- You work closely with the second administrative support member to ensure smooth workflows
- You maintain close communication with campus partners, university offices, HR, and other administrative units
- Additional responsibilities can be added depending on your interests and skill set
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Das bieten wir:
- Planbare Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Fr zwischen 07:00 und 20:00 Uhr lt. Dienstplan)
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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Voraussetzungen:
- Zuverlässig, belastbar und organisiert
- Kommunikativ, kontaktfreudig und durchsetzungsstark
- Flexibel und eine fröhliche Ausstrahlung
- EU-Staatsbürgerschaft oder eine gültige Arbeitsgenehmigung
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Einen einwandfreien Strafregisterauszug
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Ihre Aufgaben sind:
- Seminarorganisation und Seminaradministration
- Koordination aller Teilnehmer*innen und Trainer*innen inkl. Korrespondenz
- Bearbeitung und Pflege aller relevanten Daten im Lernmanagementsystem (DPW Bildung)
- Evaluation und Monitoring von Schulungsdaten und Kennzahlen
- Erhebung des Bildungsbedarfs und Mitwirkung bei der Entwicklung des Fortbildungsangebots
- Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner*innen
- Mitarbeit an unterschiedlichen Projekten im Bereich Learning & Development
- Abwicklung von Bestellungen und Rechnungen für externe Seminare, Beratungsleistungen, Trainer*innen und Büromaterial
- Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren gemäß Vergaberecht
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- Operative Mitarbeit im Tagesgeschäft (u.a. Kommissionierung, Reinigung / Instandhaltung von Event-Equipment)
- Auftragserfassung und -abwicklung in SAP
- Technische Überprüfung stromführenden Event-Equipments, sowie (Klein-)Reparaturen
- Dokumentation von Fehl- und Bruchmengen
- Vorbereitung und Durchführung der Inventur
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GOURMET stellt sich vor...
- an Client Hardware- und Softwaremanagement
- an Client-Patch und Update-Management mit Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM)
- an Mobile Device Management mit Microsoft Intune
- an der Betreuung von Kassensystemen (Hard- und Software) an unseren Außenstandorten
- an der Dokumentation von IT-Prozessen
- bei diversen Organisations- und IT-Projekten mit
- am 1st Level Support (Helpdesk) & 2nd Level Support
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Informationen zur offenen Position
- Erarbeitung individueller Pflegeprozesse für die Patient*innen sowie die fachlich kompetente Betreuung und aktivierende Pflege unter Einhaltung der bestehenden Pflegestandards
- Umsetzung unseres Pflegekonzeptes CARING
- Verantwortungsbewusste und konstruktive Mitarbeit sowie Mitgestaltung der Arbeitsabläufe
- Koordinator*in im interdisziplinären Team
- Anleitung und Beratung von Patient*innen, Angehörigen und Auszubildenden
- Handeln nach pflegewissenschaftlichen Erkenntnissen
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Deine Aufgaben
- Erarbeitung, Überarbeitung und Evaluierung von Qualitätsdokumenten in Abstimmung mit den Fachbereichen der CÖ und bei Bedarf mit den diözesanen Caritas Organisationen
- Leitung oder Unterstützung von Qualitätszirkeln
- Unterstützung bei der Implementierung und Evaluierung von Qualitätsdokumenten in der Organisation
- Prozessbegleitung und –unterstützung bei der Implementierung der Caritas Internationalis Management Standards in der Organisation und CIMS-Koordinator (Begleitung von Assessments)
- Mitarbeit bei Prüfungen/Audits
- Schulungen für Mitarbeiter*innen zu QM-Themen
- Pflege des QM-Handbuchs
- Unterstützung bei der Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutzregelungen und Abstimmung mit dem externen Datenschutzbeauftragten
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Your personal sphere of influence:
- Independent development, coordination, and implementation of communication strategies and campaigns covering all aspects of ViCAS, involving numerous stakeholders.
- Translate complex research into engaging content for blogs, press releases, and social media, using state-of-the-art communication practices. Creation and delivery of multimedia content for internal and external communication channels.
- Content planning and channel management, including the further development of communication channels, incl. managing and regularly updating the content of the Centre’s website.
- Collaborate closely with the ViCAS fellows to understand their scientific work and ensure its accurate representation.
- Build and maintain relationships with relevant (digital and legacy) media, coordinating interviews and managing media requests.
- Event management: Integration of ViCAS events in the communication strategy of the Centre and support of the Academic Coordinator with the organisation and execution of program events, workshops, and meetings.
- Monitor the effectiveness of communication measures and monitor media trends and public discourse in relevant scientific areas, using insights to refine strategies and enhance impact.
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GOURMET stellt sich vor...
- an der sorgfältigen Analyse der Anforderung sowie Koordination und Steuerung von gastronomischem (Fach-) Personal für Veranstaltungen
- an der Erstellung von detaillierten Personaleinsatzplänen für optimale Kundenlösungen
- an der Koordination des Personals vor Ort bei den Veranstaltungen (check in/check out/Uniformhandling)
- als erste Ansprechperson für externe Personaldienstleister:innen
- an der Erfassung von Arbeitszeiten und der generellen Aufbereitung der Unterlagen für die Abrechnung von Veranstaltungen
- an der engen Zusammenarbeit mit dem Eventmanagement, dem operativen Team vor Ort und HR
- an der proaktiven Mitarbeit von Verbesserungen oder Weiterentwicklungen für effektivere Lösungen an der täglichen Arbeit
- an dem Durchführen von Onboardings und Trainings für Aushilfen
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Vollzeit | befristet | Geringfügig
Tasks:
- Creation and curation of print and digital materials such as flyers, website content, and social media posts
- Assistance with the development and implementation of an IWEC newsletter for members of the international community at TU Wien
- Promote IWEC at university-wide events
- Liaise regularly with representatives of the HTU, Fachschaften, departments, and other central units at TU Wien to increase the visibility and impact of the department
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Deine Verantwortung
- Du wartest und optimierst Cloud-Native Lösungen auf Basis von Containertechnologien, modernen Architekturparadigmen und führst Frontend-Entwicklung mit Angular durch.
- Du gestaltest intuitive und performante Benutzeroberflächen und integrierst diese nahtlos mit Event-Driven Microservices.
- Zielsicher wendest du geeignete Lösungspatterns an und stellst dabei Security, Performance und Wirtschaftlichkeit sicher – sowohl im Frontend als auch im Backend.
- Im Sinne von DevOps überwachst, optimierst und automatisierst du Applikationen und stellst deren Betrieb auf OpenShift sicher.
- Durch Sparring, Coaching und regelmäßigen Austausch förderst du den internen Wissensaufbau.
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
GOURMET stellt sich vor...
- an der fachgerechten Zubereitung von Speisen am Grill
- an dem Vorbereiten des Mises en Place
- an allgemeinen Buffettätigkeiten als Unterstützung des Buffetteams
- an diversen Reinigungsarbeiten (z.B. am Verkaufsstand, Müllentsorgung, etc.)
- an der Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Vorgaben bzw. Richtlinien (Arbeitsschutz und -sicherheit, HACCP, Allergenkennzeichnung lt. LMIV, …)
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
GOURMET stellt sich vor...
- am Verkauf unserer Speisen und Getränke an den Festspieltagen (inkl. Kassatätigkeiten)
- an der Vor- und Nachbereitung des Buffets
- an der Betreuung der Operngäste
- als Lenker unseres Shuttles
- an diversen Reinigungsarbeiten (z.B. am Verkaufsstand, Müllentsorgung, etc.)
- an der Einhaltung der Hygiene- und Qualitätsrichtlinien
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GOURMET stellt sich vor...
- Ihre gastronomische Berufserfahrung (im Service und Küche von Vorteil). Wenn Sie keine Erfahrung mitbringen, erhalten Sie eine Schulung vor Ort, um umfassend vorbereitet zu sein
- Ihren Staplerschein (von Vorteil im Logistikbereich)
- Ihre guten Deutschkenntnisse
- Ihre Kundenorientierung und Serviceorientierung
- Ihr positives Auftreten
- Ihre Flexibilität bezüglich der Arbeitszeit sowie den Einsatzorten
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Vollzeit | Teilzeit | Geringfügig
GOURMET stellt sich vor...
- Ihre gastronomische Berufserfahrung (im Service und Küche von Vorteil). Wenn Sie keine Erfahrung mitbringen, erhalten Sie eine Schulung vor Ort, um umfassend vorbereitet zu sein
- Ihren Staplerschein (von Vorteil im Logistikbereich)
- Ihre guten Deutschkenntnisse
- Ihre Kundenorientierung und Serviceorientierung
- Ihr positives Auftreten
- Ihre Flexibilität bezüglich der Arbeitszeit sowie den Einsatzorten
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Wir bieten dir:
- Eine strukturierte und begleitete Ausbildung: Ein „Rundum-Sorglos-Paket“ wie bei einer Rundreise mit Reiseführung!
- Beitrag zu deiner Erstausstattung: In unserem „Rundum-Sorglos-Paket“ sind auch alle notwendigen Werkzeuge und Hilfsmittel für deine Ausbildung enthalten.
- Tägliche Verpflegung: Ganz nach dem Motto „Ein leerer Bauch studiert nicht gern“ lassen wir dein leibliches Wohl nicht außer Acht und ist für dich kostenlos.
- Unterkunftsmöglichkeiten: Wenn dir deine Anfahrt zu weit ist, bieten wir dir auch die Möglichkeit einer Unterkunft in der Nähe des Hotels (nach Verfügbarkeit).
- Möglichkeit zur Lehre mit Matura: Nutze deine Chance! Denn: Bildung kann dir keiner nehmen!
- Zahlung deines Führerscheins (Klasse B): Wir möchten allen unseren Lehrlingen ein Zeichen unserer besonderen Wertschätzung entgegenbringen und zahlen dir deinen Führerschein.
- Unzählige weitere Benefits: Nicht nur Team-Events, exklusive Einkaufsrabatte, Bike-Leasing und Prämien sind Vorteile, auf die du dich bei uns freuen kannst – lass dich überraschen!
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Wir bieten dir:
- Eine strukturierte und begleitete Ausbildung: Ein „Rundum-Sorglos-Paket“ wie bei einer Rundreise mit Reiseführung!
- Beitrag zu deiner Erstausstattung: In unserem „Rundum-Sorglos-Paket“ sind auch alle notwendigen Werkzeuge und Hilfsmittel für deine Ausbildung enthalten.
- Tägliche Verpflegung: Ganz nach dem Motto „Ein leerer Bauch studiert nicht gern“ lassen wir dein leibliches Wohl nicht außer Acht und ist für dich kostenlos.
- Unterkunftsmöglichkeiten: Wenn dir deine Anfahrt zu weit ist, bieten wir dir auch die Möglichkeit einer Unterkunft in der Nähe des Hotels (nach Verfügbarkeit).
- Möglichkeit zur Lehre mit Matura: Nutze deine Chance! Denn: Bildung kann dir keiner nehmen!
- Zahlung deines Führerscheins (Klasse B): Wir möchten allen unseren Lehrlingen ein Zeichen unserer besonderen Wertschätzung entgegenbringen und zahlen dir deinen Führerschein.
- Unzählige weitere Benefits: Nicht nur Team-Events, exklusive Einkaufsrabatte, Bike-Leasing und Prämien sind Vorteile, auf die du dich bei uns freuen kannst – lass dich überraschen!
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Wir bieten dir:
- Eine strukturierte und begleitete Ausbildung: Ein „Rundum-Sorglos-Paket“ wie bei einer Rundreise mit Reiseführung!
- Beitrag zu deiner Erstausstattung: In unserem „Rundum-Sorglos-Paket“ sind auch alle notwendigen Werkzeuge und Hilfsmittel für deine Ausbildung enthalten.
- Tägliche Verpflegung: Ganz nach dem Motto „Ein leerer Bauch studiert nicht gern“ lassen wir dein leibliches Wohl nicht außer Acht und ist für dich kostenlos.
- Unterkunftsmöglichkeiten: Wenn dir deine Anfahrt zu weit ist, bieten wir dir auch die Möglichkeit einer Unterkunft in der Nähe des Hotels (nach Verfügbarkeit).
- Möglichkeit zur Lehre mit Matura: Nutze deine Chance! Denn: Bildung kann dir keiner nehmen!
- Zahlung deines Führerscheins (Klasse B): Wir möchten allen unseren Lehrlingen ein Zeichen unserer besonderen Wertschätzung entgegenbringen und zahlen dir deinen Führerschein.
- Unzählige weitere Benefits: Nicht nur Team-Events, exklusive Einkaufsrabatte, Bike-Leasing und Prämien sind Vorteile, auf die du dich bei uns freuen kannst – lass dich überraschen!
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GOURMET stellt sich vor...
- an der Zubereitung sowie Vor- und Nachbereitung von Speisen
- an der kreativen Mitentwicklung von neuen Rezepturen und Erstellung eines neuen Speiseangebots (Speisekarte, Aktionen, etc.)
- an einem effizienten Material- und Geräteeinsatz
- an der Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Vorgaben bzw. Richtlinien (Arbeitsschutz und -sicherheit, HACCP, Allergenkennzeichnung lt. LMIV, …)
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Your Tasks
- manage and contribute to the development and delivery of training resources on a range of topics in collaboration with experts from within and beyond the institute,
- define and manage editorial and publication workflows to ensure the efficient creation and long-term availability of the training resources,
- provide editorial support for content, communicate with contributors and reviewers, and proofread content,
- map and actively develop shared activities in the training and education field in coordination with project partners, as well as other relevant institutions or related partner initiatives, especially the European research infrastructures CLARIN and DARIAH,
- assist the planning and delivery of training events, including support the streaming and video production,
- coordinate the institute’s internship programme,participate in dissemination activities at conferences, workshops etc.
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