6 Koordinator Jobs in Wien
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie koordinieren alle administrativen Belange des Forschungsverbundes
- Sie sind für die allgemeine organisatorische und finanzielle Verwaltung, einschließlich Personalangelegenheiten, Ausschreibungen und Budgetagenden des Forschungsverbundes zuständig.
- Sie sind Ansprechpartner*in im Team und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär)
- Sie koordinieren Kommunikations- und Verbreitungsaktivitäten sowie die Präsenz in sozialen Medien, einschließlich internationaler Kooperationen und des Alumni-Clubs
- Sie übernehmen die strategische Planung und Koordination von Kommunikationsmaßnahmen und stellen die Kommunikation auf universitären Kanälen sowie in internen und externen Netzwerken sicher
- Sie sind für die Organisation von Ausschreibungen für Hackathons und Preisverleihungen zuständig
- Sie organisieren Vorlesungsreihen, MOOCs und Gastprofessuren
- Sie organisieren Workshops, Konferenzen, Symposien und Klausurtagungen
- Sie erstellen grafische Visualisierung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Vergaberechtliche Beratung und Information aller universitären Organisationseinheiten bei Bau-, Dienst- und Lieferleistungen
- Selbstständige, eigenverantwortliche Planung und Abwicklung von Ausschreibungen der Universität Wien nach dem Bundesvergabegesetz (BVergG), dies umfasst insbesondere:
- Auswahl der Verfahrensart
- Koordination des Verfahrens sowie der Beteiligten
- Bearbeitung der Verfahren am elektronischen Beschaffungsportal der Universität Wien inkl. aller Bekanntmachungen
- Vorbereitung, Zusammenstellung sowie Prüfung der Ausschreibungsunterlagen sowie insbesondere der Zuschlagskriterien
- Eignungsprüfung der Bieter*innen samt erforderlichen Aufklärungen und Nachforderungen
- Einholung von Freigaben
- Übernahme der Schnittstellenfunktion zu externen Berater*innen und Anwält*innen
- Vergabedokumentation
- Unterstützung beim Aufbau und der Aktualisierung des internen Qualitätsmanagements im Bereich der Vergabe
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Das bieten wir:
- Planbare Arbeitszeiten: weil wir wollen, dass du auch Zeit für dein Privatleben hast (Mo-Fr zwischen 07:00 und 20:00 Uhr lt. Dienstplan)
- Teamwork: weil das Arbeiten im Team einfach mehr Spaß macht
- Benefits: weil wir möchten, dass du auch privat einen Vorteil hast
- Hauseigene Kantine: weil es sich hungrig nicht gut arbeiten lässt
- Firmen-Events: weil wir gerne arbeiten, aber auch feiern
- U-Bahn Nähe: weil wir deine Wege kurz halten wollen
- Infrastruktur: weil es sich in einem modernen Labor einfach besser arbeiten lässt
- Moderne Unternehmenskultur: weil wir auf gegenseitiges Vertrauen setzen
- Nachhaltigkeit: weil uns die Zukunft aller am Herzen liegt
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Dein neuer Verwantwortungsbereich:
- Unterstützung und Vertretung des HR-Managers in operativen HR-Themen
- Aktive Mitarbeit im Recruiting: von der Ausschreibung über Interviews bis zur Einstellung
- Erstellung und Veröffentlichung von Stelleninseraten
- Koordination und Organisation von Bewerbungsgesprächen
- Du bist Ansprechpartner:in für Bewerber:innen während des gesamten Bewerbungsprozesses.
- Mitarbeit in der Personaladministration (Ein- und Austritte, Vertragsvorbereitung, Stammdatenpflege)
- Unterstützung bei arbeitsrechtlichen Fragestellungen (in Abstimmung mit der HR-Leitung und externen Partnern).
- Mitarbeit an HR-Projekten (z. B. Onboarding, Prozesse, Employer Branding, interne HR-Standards).
- Organisation und Koordination des HR-Tagesgeschäfts
- Zusammenarbeit mit Führungskräften an den Standorten.
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Deine Aufgaben
- Erarbeitung, Überarbeitung und Evaluierung von Qualitätsdokumenten in Abstimmung mit den Fachbereichen der CÖ und bei Bedarf mit den diözesanen Caritas Organisationen
- Leitung oder Unterstützung von Qualitätszirkeln
- Unterstützung bei der Implementierung und Evaluierung von Qualitätsdokumenten in der Organisation
- Prozessbegleitung und –unterstützung bei der Implementierung der Caritas Internationalis Management Standards in der Organisation und CIMS-Koordinator (Begleitung von Assessments)
- Mitarbeit bei Prüfungen/Audits
- Schulungen für Mitarbeiter*innen zu QM-Themen
- Pflege des QM-Handbuchs
- Unterstützung bei der Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutzregelungen und Abstimmung mit dem externen Datenschutzbeauftragten
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Your personal sphere of play:
- Continuous development of an interdisciplinary research agenda and strategy on the topics of spatial sustainability and digital transformations, in close coordination with the department’s working groups and department leadership.
- Coordination of cross-disciplinary spatial research activities at the institute and beyond.
- Coordination and management of large interdisciplinary research proposals led by the institute (e.g., FWF doc.funds, SFB, Horizon Europe).
- Conducting own research and/or contributing to interdisciplinary research projects at the intersection of spatial sustainability and digital transformations.
- Coordination of science communication activities in the mentioned fields of transformation.
- Improved integration of teaching across the different courses offered and especially the department’s new Master’s programs.
- Teaching as required by the university’s collective bargaining agreement
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