Deine Mission
- Begrüßung unserer Gäste mit einem Lächeln
- Du sorgst mit Deiner authentisch-freundlichen Art dafür, dass sich der Gast willkommen fühlt
- Durchführung von Buchungsvorgängen sowie Abrechnungsformalitäten im Kassensystem Matrix
- Vorbereitung verschiedenster Mice en Place Tätigkeiten
- Du leistest Gästen, Kolleginnen und Kollegen selbst in stressigen Situationen Hilfestellung
- Unterstützung im Seminar und Veranstaltungsbereich
- Reibungsloser Serviceablauf in allen Outlets (Restaurant, Bar,)
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Das vertrauen wir dir an:
- Gemeinsam mit deinem Team bist du dafür verantwortlich unseren Gästen einen unvergesslichen Aufenthalt in Wien zu bescheren
- Du liebst tägliche Herausforderungen und meisterst auch noch so kurzfristige Anfragen mit Bravour
- Du kennst deine Lieblingsstadt Wien besser als deine Westentasche und kannst eindrucksvolle Insidertipps geben
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Das vertrauen wir dir an:
- Du bist für das Vor-und Zubereiten hochklassiger Speisen und dessen Mise en place während des Frühstücks zuständig
- Zusammen mit deinem Team sorgst du dafür, dass die Almanac Frühstücksreise unserer Gäste in Wien beginnt
- Du hältst unsere Almanac Qualitäts- und Hygienestandards zu jeder Zeit gewissenhaft ein
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Das vertrauen wir dir an:
- Gemeinsam mit deinem Spülerteam kündigst du Schmutz und Unordnung in unserem Hotel den Kampf an
- Du hältst zu jederzeit unsere Almanac Hygienevorschriften gewissenhaft ein
- Reinigung von Gläsern und Geschirr
- Deine Reinigungsmaschinen glänzen und befinden sich in einem Top Zustand
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Das vertrauen wir Dir an:
Aufgaben im Service - Betreuung der Hotelgäste in Bezug auf Speise- und Getränkeauswahl.
- Gewährleistung eines exzellenten Gästeservices.
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Servicebereich.
- Zusammenarbeit mit unserem kleinen Team für eine nahtlose Abstimmung von Service sowie Getränke- und Speiseangebot.
- Sicherstellung der Einhaltung von Hygiene- und Qualitätsstandards
Aufgaben in der Küche - Unterstützung bei der Zubereitung von Frühstücksspeisen nach vorgegebenen Standards.
- Einhaltung von Hygiene- und Qualitätsstandards.
- Vorbereitung von Zutaten und Mise en Place.
- Mitgestaltung der Zimmer Amenities.
- Aktive Mitwirkung an der Entwicklung neuer Gerichte und Speisekarten.
- Zusammenarbeit mit dem Serviceteam für einen harmonischen Ablauf.
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Vollzeit
Wien - Schiehser Hotels
23.01.2026
Wien - Schiehser Hotels
Deine Aufgaben
- Täglicher Import von Hotelumsätzen aus Vorsystemen in die Buchhaltung
- Erfassen und Buchen von Eingangsrechnungen und speziellen Ausgangsrechnungen
- Import und Verbuchung von Bankauszügen
- Durchführen von Zahlungsläufen
- Regelmäßige Kontrolle von Verrechnungskonten
- Mitarbeit bei Monats- und Jahresabschlüssen
- Erstellung von UVAs aus Buchhaltungsprogramm
- Kommunikation mit Rezeptionsmitarbeitern der Hotels
- Diverse andere Buchhaltungs- und Controlling-Tätigkeiten
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Das vertrauen wir dir an:
- Du bist für die monatliche Auflistung von internationalen und nationalen Medienauftritte des Almanac Palais Vienna verantwortlich
- Gemeinsamen mit dem PR & Marketing Manager planst und koordinierst du PR-Reisen, Presse Veranstaltungen, Medienbesuche, Fotoshootings und Filmaufnahmen
- Du unterstützt den PR & Marketing Manager bei Kampagnen und Events
- Du bist für die Verwaltung von Presseanfragen verantwortlich
- Das Korrekturlesen von Marketingtexten in Englisch und Deutsch fällt ebenfalls in dein Aufgabengebiet
- Du bist für die Recherche, das Zusammenstellen von Inhalten und das Erstellen von PR-Geschichten für den Newsletter verantwortlich und in weiterer Folge für das Hochladen von Inhalten in GMS
- Erstellung eines Social-Media-Kalenders für die diversen Plattformen .
- Verwaltung der administrativen Aufgaben der Abteilung
- Du bist für sämtliche administrative Tätigkeiten in der Abteilung verantwortlich (z.B.: Erstellung von Bürobestellungen, Bearbeitung von Rechnungen, Pflege des gemeinsamen Laufwerks)
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Deine Aufgaben:
- Reservierungsanfragen – professionell bearbeiten und verkaufen
- Eingehende Anfragen für individuelle Buchungen werden zuverlässig und kompetent betreut – von der Angebotserstellung bis zur Buchungsbestätigung. Auch bei hoher Nachfrage wird gezieltes Cross-Selling eingesetzt.
- Follow-up-Management – dranbleiben lohnt sich
- Optionale Buchungen werden konsequent nachverfolgt, um die Lead Conversion nachhaltig zu steigern.
- Abläufe optimieren – für einen reibungslosen Prozess
- Alle Anfragen und Buchungen werden effizient koordiniert, um einen störungsfreien Ablauf sicherzustellen – intern wie extern.
- Servicequalität im Fokus – für zufriedene Gäste
- Ein hohes Maß an Gästezufriedenheit wird durch schnelle Reaktionen, präzise Kommunikation und einen exzellenten Servicegedanken sichergestellt.
- Teamwork & Kommunikation – zentral verbunden
- Ein transparenter und effektiver Informationsfluss zwischen Gästen, Hotels und dem zentralen Sales-Team wird aktiv gewährleistet.
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Das vertrauen wir dir an:
- Du bist für Mise en place – Arbeiten verantwortlich
- Du bist mit der Beratung und Empfehlung unserer Speisen und Getränke betraut
- Du zeigst dich für das Servieren von Speisen und Getränken verantwortlich
- Zusammen mit Deinem Team sorgst du dafür, dass die Almanac Reise unserer Gäste in Wien beginnt
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Dein neuer Verwantwortungsbereich:
- Unterstützung und Vertretung des HR-Managers in operativen HR-Themen
- Aktive Mitarbeit im Recruiting: von der Ausschreibung über Interviews bis zur Einstellung
- Erstellung und Veröffentlichung von Stelleninseraten
- Koordination und Organisation von Bewerbungsgesprächen
- Du bist Ansprechpartner:in für Bewerber:innen während des gesamten Bewerbungsprozesses.
- Mitarbeit in der Personaladministration (Ein- und Austritte, Vertragsvorbereitung, Stammdatenpflege)
- Unterstützung bei arbeitsrechtlichen Fragestellungen (in Abstimmung mit der HR-Leitung und externen Partnern).
- Mitarbeit an HR-Projekten (z. B. Onboarding, Prozesse, Employer Branding, interne HR-Standards).
- Organisation und Koordination des HR-Tagesgeschäfts
- Zusammenarbeit mit Führungskräften an den Standorten.
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Das vertrauen wir dir an:
- Du bist für die Sauberkeit auf den Etagen (Zimmer, Gänge, Lagerräume, Treppenhäuser) verantwortlich
- Korrekte Bedienung der Staubsauger und sonstige Reinigungsgeräte
- Du hältst unsere Lagerräume sauber und verwaltest den Lagerstand
- Verantwortlich für die tägliche Zimmerreinigung
- Turn Down Service in den Gästezimmern
- Kenntnisse von diversen Reinigungsmitteln und deren Anwendung
- Handlung von Fundsachen
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Vollzeit
Wien - Schiehser Hotels
29.01.2026
Wien - Schiehser Hotels
Deine Aufgaben
- Du bist erste Ansprechperson in allen Agenden des Employee Lifecycle: Vom Ein- und Austritt, zum Employer Branding über Schulungen/Trainings und Administration
- Du hast stets ein offenes Ohr für unsere 300 Mitarbeiter:innen in Österreich und Deutschland und sorgst dafür, dass alle optimal unterstützt sind.
- Die Bearbeitung zur vorbereitenden Lohnverrechnung in Zusammenarbeit mit der externen Steuerberatung liegt in deiner Hand und du bist für Auswertungen zum Monatsabschluss verantwortlich
- Du unterstützt bei der Entwicklung und Umsetzung von Projekten für unserer Teams
- Wir freuen uns darauf, dass du deine neuen Ideen eigenständig einbringst und umsetzt
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
- Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
- Übernahme der laufenden Administration von zentralen Budgets und Drittmittelprojekten, sowie wesentliche administrative Mithilfe bei deren Beantragungen und Audits
- Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
- Überprüfung und Verwaltung von Reiseanträgen, Reiseabrechnungen, Freistellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen etc.
- Übermittlung von Tierversuchsdaten an die zuständigen Stellen
- u:cris Dokumentation
- Übernahme der Vorbereitung von Mitarbeiter/innenverträgen, Datenbankverwaltung, Bestellungen, Versand, Post, Key-Card-/Zugangsverwaltungen etc.
- Mithilfe bei der Abwicklung von Stipendien, Sommerkursen etc.
- Verwaltung und Beschaffung von Literatur und Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
- Mithilfe bei der englisch- und deutschsprachigen Kommunikation in Netzwerken (Webseiten, Soziale Medien), Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.)
- Eintragungen von Daten in die Plattformen für Lehre
- Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
- Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
- Organisation, laufende Betreuung und Abrechnung von (internationalen) Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
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