Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Leitung des Teams Administration, inklusive Management, Organisation, Qualitätssicherung und kontinuierliche strategische Weiterentwicklung
- Administrative und fachliche Führung aller Mitarbeiter*innen des Teams Administration sowie strategische Personalentwicklung
- Management und Controlling zentraler Ressourcen
- Auswertung und Aufbereitung bereitgestellter Daten zur Budget- und Personalplanung für Entscheidungen der Bibliotheksleitung
- Budgetadministration und -controlling inklusive Rechnungsprüfung
- Monitoring der Personalstrukturplanung und Koordination des Personalmanagements
- Organisatorische Mitwirkung bei Bau- und Einrichtungsagenden der DLE
- Bedarfsorientierte Weiterentwicklung, Management sowie Bündelung und Strukturierung von Geschäftsprozessen des Teams und der DLE
- Enge Zusammenarbeit mit der Bibliotheksleitung
- Laufende Kommunikation und serviceorientierte Zusammenarbeit mit den internen Abteilungen und Fachbibliotheken bezüglich Ressourcenplanung und Budgetcontrolling
- Laufende Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen der Universität Wien insbesondere den DLEs Finanzwesen und Controlling, Personalwesen und Frauenförderung sowie Raum- und Ressourcenmanagement
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Ihre Aufgaben:
- Du verantwortest strategische Entwicklungen von Geschäftsprozessen zur Geodatenverwaltung der ASFINAG Infrastruktur (z. B. Brücken, Gewässerschutzanlagen, Ausgleichsflächen, technische Assets)
- Du koordinierst die Themen mit Experten aus den unterschiedlichsten Bereichen
- Du evaluierst Anforderungen, erarbeitest Umsetzungspläne sowie Entscheidungsgrundlagen und entwickelst daraus Maßnahmen und Projekte zur Erhebung und nachhaltigen Verwaltung der Infrastruktur
- Du bist zuständig für Geodatenmanagement und operative Projektumsetzung
- Ansprechperson und Wissensdrehscheibe für alle Konzerngesellschaften betreffend Infrastruktur Daten, räumlichen GIS Daten und Datenauswertungen
- Du bist für Projektkoordination und Projektabwicklungen zuständig
- Du verantwortest für deinen Bereich Vergaben und Budget
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Ihre Aufgaben
- Kaufmännische Ausbildung mit Matura
- Deine Teamfähigkeit und Selbstständigkeit zeichnen dich aus
- Der Umgang mit Zahlen bereitet dir große Freude
- Kommunikationsfreude und Serviceorientiert
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Ihre Aufgaben:
- Dokumentation und Verwaltung von Auftragsübersichten und technischer Änderungs-meldungen sowie Erstellung daraus resultierender Abweichungsanalysen
- Lieferantenanfragen, Angebotsvergleiche
- Vertrags- und Claim Management
- Erstellung und Verwaltung von Nachträgen
- Koordination und Überwachung projektbezogener Verträge mit Auftraggeber sowie Nachunternehmer und Lieferanten, ggf. inkl. der Vorprüfung eingehender Lieferanten- und Nachunternehmerrechnungen
- Durchführung der Kosten- und Budgetüberwachung der Baustelle
- Anfertigung und interne Prüfung von Regie- und Aufmassunterlagen sowie sonstiger Abrechnungsunterlagen zur Vorbereitung der Abrechnung
- Erstellung der monatlichen Leistungs- und Ergebnisstandermittlung
- Unterstützung im Projektreporting, Dokumentation und Aufbereitung von Daten für das Projektcontrolling
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Vollzeit
Salzburg, Wernberg, Wien
17.06.2025
Salzburg, Wernberg, Wien
Wir sind das "I" und "T" in Retail...:
- Analyse und Lösung technischer Probleme im Bereich Zutrittssysteme und Zeiterfassung im 2nd Level Support
- Verantwortung der zugehörigen IT-Services hinsichtlich Budget, kontinuierlicher Verbesserung und Life Cycle Management
- Aktiver Mitarbeit in Projekten rund um HCM, Access & Security sowie Time Management
- Erstellung und Pflege technischer Dokumentationen sowie standardisierter Arbeitstechniken
- Optimierung und Weiterentwicklung relevanter Systeme und technischer Komponenten
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Deine Aufgaben:
- Verantwortung für und Leitung des gesamten Finanzbereichs
- Führung des Teams (aktuell 2 Controller*innen) sowie systematische, proaktive und fortlaufende Verbesserung der Strukturen, Prozesse und Systemes
- Begleitung des Jahresabschlusses (UGB) und der Wirtschaftsprüfung
- Erstellung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Abweichungsanalyse, aktuellen Finanzinformationen und Kennzahlenberichten
- Budget-, Hochrechnungs- und Kalkulationsprozesse (Projektkalkulationen, Betriebsübernahmen u.a.) inklusive Finanzplanung, Finanzierungs- und Investitionsrechnungen
- Überprüfung der Einhaltung der gemeinnützigen Zwecke gem. Gesellschaftervertrag
- Proaktive Zusammenarbeit mit, sowie Ansprechpartner*in für die Geschäftsführung, diversen internen und externen Stakeholdern
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Ihre Aufgaben:
- Lifecycle Management von betrieblichem Wissen (Prozesse, Formate, Werkzeuge, Schulungen, Überprüfungen)
- Betriebliches Wissen organisieren und strukturieren, dabei Methoden und Werkzeuge wie z.B. Wissensstrukturdiagramme und Wissenslandkarten einsetzen
- Entwickeln und Betreuen von Wissensmanagement-Systemen (Sharepoint, W-Datenbanken,..)
- Konzepte für die Eingabe, Aktualisierung und Wartung von Wissensbeständen erstellen
- Erstellen von Wissensinhalten (zB.: Handbücher zu Tools, Prozessen,..)
- Durchführung von Schulungen und genereller Wissenstransfer innerhalb der Abteilung
- Schulungsbedarf und Budget erheben inkl. Kommunikationsdrehscheibe bzgl. Wissensübermittlung
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Deine Aufgaben
- Du leitest und steuerst große und komplexe IT-Projekte vorwiegend im agilen Projektumfeld (beim Kunden vor Ort, remote, hybrid)
- Du organisierst und koordinierst die Zusammenarbeit interdisziplinärer, verteilter Teams, z.B. in den Bereichen Software Engineering, Quality Management oder Design
- Du erfasst und spezifizierst Kunden- sowie Systemanforderungen und überführst diese in strukturierte Projekt- und Anforderungsdokumentationen (z. B. Backlogs, Prozessmodelle etc.)
- Du gestaltest und moderierst Workshops im direkten Austausch mit unseren Kunden
- Du übernimmst das aktive Erwartungs- und Risikomanagement und verantwortest die Budget- und Ressourcenplanung
- Du kommunizierst professionell und klar in deutscher und englischer Sprache sowohl mit Stakeholdern als auch mit Projekt- und Entwicklungsteams
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Ihre Aufgaben:
- Abwicklung von Montagearbeiten im Bereich Wasserkraft (Zusammenbau und Montage von Turbinen, Generatoren, Equipments und Großrohrleitungen)
- Organisation, Strukturierung und Überwachung der Arbeitsabläufe
- Ansprechpartner für unsere Kunden auf der Baustelle
- Personal-, Arbeitsmittel- und Materialplanung auf der Baustelle
- Baustellenschriftverkehr bzw. Bautagesberichte
- Bauüberwachung
- Durchführung von Qualitäts- und Sicherheitskontrollen, Personal- und Sicherheitsbelehrungen
- Unterstützung des Projektteams
- Erstellung von Aufmaßen und Abrechnungen, Dokumentation von Zusatzleistungen
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Informationen zur offenen Position
- Führung der Abteilung inkl. Personal-, Budget- und Ergebnisverantwortung
- Sicherstellung der Schwerpunkte und Fachkompetenzen der Abteilung
- Weiterentwicklung der Abteilung im Bereich Neurogeriatrie im Rahmen der Strategie des Hauses und der Vinzenz Kliniken Wien
- Aufrechterhaltung der Versorgung der Betriebe der Vinzenz Kliniken Wien mit neurologischen Konsilen
- kontinuierliche Verbesserung der Prozess-, Struktur- und Ergebnisqualität
- interdisziplinäre sowie interprofessionelle Zusammenarbeit im Haus, häuserübergreifende Zusammenarbeit innerhalb der Vinzenz Kliniken Wien, Vinzenz Gruppe sowie mit anderen Institutionen
- Repräsentation der Abteilung und des Hauses insbesondere in Fachverbänden national und international
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Ihre Aufgaben:
- Eigenständige administrative und organisatorische Verwaltungstätigkeiten (Infrastruktur, Budget, Personal)
- Aktive Begleitung der Prozesse von Lehrveranstaltungen in der TU-Softwarelandschaft (TISS, TUWEL etc.) inkl. Verwaltung und Koordination
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen und der Lehrbeauftragten in allen administrativen Belangen sowie Organisation, Betreuung und ggf. Verwaltung und Abrechnungen von Exkursionen, wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene)
- Unterstützung in der Koordination im Bereich Lehre (ggf. redaktionelle Bearbeitung, Prüfungsverwaltung wie z.B. Noteneinträge) und Forschung
- Kommunikations- und Auskunftstätigkeiten für Studierende bzw. Wissenschaftler_innen in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung bei Prozessen rund um Projekte im Bereich Lehre & Forschung sowie in der Websitepräsenz
- Gegebenenfalls redaktionelle Mitarbeit bei wissenschaftlichen Texten (Deutsch/Englisch)
- Administrative Tätigkeiten der Instituts-Bibliothek
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der Mitarbeiter_innen in allen administrativen Belangen sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene)
- Management/Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP bzw. TUInsight; Verwaltung der Nutzer der beiden Zentren
- Verwaltung und Abwicklung des Labor- und Instrumentzugang (Zugangskontrolle, Überwachung und Verwaltung der Sicherheitsbelehrung; Instrumentbuchung, Verwalten der Buchungstatistiken; Abrechnungsorganistation der Buchungen) der Zentren mittels eines Labormanagementsystems
- Verwaltung und Organisation der Strahlenschutzgenehmigungen im Austausch mit dem MA64
- Unterstützung im Erstellen von internationalen Ausschreibungen zur Gerätebeschaffung; Geräte-Inventarverwaltung
- Buchhaltung und finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten, sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, etc.)
- Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.), Ansprechpartner_in für Projektabrechnungen und evtl. externe Finanzprüfungen (Audits)
- Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgebern, Projektpartner_innen und externen Prüfer_innen
- Betreuung der Webseiten der beiden Zentren im System der TU Wien (i.A. TYPO3) oder Bereitschaft sich in das System einzuarbeiten (Fortbildungsmöglichkeiten gegeben)
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Outlook)
- Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level) sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Sehr hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen bei der Lehre (sowohl organisatorisch, aber auch mit Moodle) sowie bei der Lehrplanung.
- Sie bereiten selbständig Prüfungsunterlagen vor (Moodle) und unterstützen bei der Prüfungsaufsicht und der Auswertung.
- Sie helfen mit bei der Betreuung von Studierenden im Rahmen von Sprechstunden.
- Sie übernehmen Funktionen (zum Beispiel Zeit- und Reisebeauftragte*r) in EDV gestützten Systemen der universitären Administration.
- Sie unterstützen bei generellen administrativen Tätigkeiten (Reisemanagement, Organisation von Transporten, Abwicklung von Versicherungen, etc.).
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
- Sie betreuen Gastwissenschaftler*innen und Kooperationspartner*innen und unterstützen bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen.
- Sie betreuen die Homepage und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit.
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Ihr beruflicher Tätigkeitsbereich:
- Koordination von Drittmittelaktivitäten der Forschungsgruppe Mathematics and BioSciences.
- Unterstützung des wissenschaftlichen Personals bei der Beantragung (z.B. Budgetplanung) und administrativen Umsetzung von Projekten von Projektbeginn bis -ende.
- Selbstständige Organisation der Verwaltungsabläufe im Projektbereich (Budget- und Personalagenden), Unterstützung der Projektmitarbeiter*innen bei Personalagenden (Zeit- und Reisebeauftragte: Abwesenheitsverwaltung wie Dienstreisen, Freistellungen, Urlaub und dgl.) inklusive Onboarding neuer Projektmitarbeiter*innen.
- Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit inneruniversitären Einrichtungen (Institut und Dekanat, Finanzwesen, Personalabteilung) und außeruniversitären Stellen (Fördergeber*innen wie FWF, WWTF, OeNB, ERC, Vetmed, ISTA).
- Eigenverantwortliche Rechnungsabwicklung und Budgetkontrolle unter Einhaltung der Förderrichtlinien; Vorbereitung von Zwischen- und Endberichten; Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen (Vorträge, Seminare, Tagungen, Konferenzen) der Forschungsgruppe Mathematics and BioSciences.
- Abwicklung des internationalen Gästeprogrammes.
- Contentmanagement insbesondere redaktionelle Betreuung der Projektwebseiten sowie Benutzer*innenverwaltung (Mailinglisten) mittels Typo 3, Wordpress, Redaxo sowie u:cris-Systemen.
- Sie unterstützen das Verwaltungsteam in administrativen Tätigkeiten.
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Your personal sphere of influence:
- You are the first point of contact for international ViCAS researchers and fellows.
- You will support Fellows and the management team with organisational questions and administrative processes.
- You will implement and design strategic programme planning, support and further development together with the management team.
- You will support the management team in the periodic call for applications for fellowships.
- You will coordinate scientific events and networking activities such as guest lectures, seminars and workshops.
- You will be involved in ViCAS's public relations work and communication with national and international networks.
- You will be involved in the strategic orientation of ViCAS.
- The Fellows' satisfaction will be improved by your implementation of regular feedback mechanisms.
- You will manage the resources of ViCAS and play an important role in budget planning.
- As the central contact person for organisational matters, you will lead a small administrative team (two additional employees are currently planned).
- You will work closely with the academic management team, which has overall strategic responsibility for the unit, and efficiently implement jointly defined goals in day-to-day administrative work.
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