Dein Job
- Offerterstellung
- Kommunikation und Koordination mit Partnerbetrieben
- Bearbeitung von Objektinformationen
- Auftragsbearbeitung und Ablage in unserer Datenbank
- Erstellung von Unterlagen für die Auftragsabwicklung
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Aufgaben
- Scannen und Erfassen von Dokumenten über OCR-Software
- Sicherstellen der Lesbarkeit und Qualität der eingescannten Dokumente
- Kontrolle der automatischen Texterkennung auf Vollständigkeit und Genauigkeit
- Manuelle Nachbearbeitung fehlerhafter OCR-Ergebnisse
- Strukturierte Ablage der digitalisierten Dokumente in Datenbanken oder DMS-Systemen
- Abstimmung mit Fachabteilungen bei Unklarheiten oder fehlenden Informationen
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Ihr Aufgabenbereich
- Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie von Refundierungen (Instituts- und Drittmittelbudget) und Durchführung der entsprechenden SAP-Eingaben
- Mitarbeit bei der Erstellung von Quartalsberichten, Budgetplanung und Finanzanalysen
- Schnittstellenfunktion und Kommunikation mit der zentralen Buchhaltung und dem Controlling der ÖAW
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Controlling-Prozessen
- Sonstige Back-Office-Tätigkeiten im Rechnungswesen (Ablage etc.)
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Erfahrung im Umgang mit qualitätsrelevanten IT-Systemen (z. B. elektronisches Dokumentenmanagement, Lernmanagement- oder Qualitätssysteme wie Veeva Vault, SuccessFactors Learning oder vergleichbare Systeme)
- Sicherer Umgang mit Datenpflege, Dokumentation, Monitoring und Reporting
- Erfahrung in qualitätsgesicherten bzw. regulierten Arbeitsumgebungen, idealerweise im Qualitätsbereich, in der Pharmaindustrie oder in vergleichbaren Branchen
- Verständnis für Prozesse, Standards und Compliance-Vorgaben
- Fähigkeit zur Unterstützung von Mitarbeitenden in Prozessen und Systemen sowie zur Aufbereitung und Koordination von Schulungsinhalten
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
- Strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Einwandfreier Leumund
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Vollzeit | Teilzeit | Praktikum
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Ihre Aufgaben:
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Organisation und Koordination von bestehenden Weiterbildungsangeboten, inklusive Kommunikation mit Teilnehmenden und Referent*innen -
Planung, Durchführung und technische Betreuung von Webinaren und Online-Lehrveranstaltungen -
Administrative Betreuung von Universitätskursen und Lehrgängen, inkl. Teilnehmer*innenmanagement und Ablaufkoordination -
Arbeit mit digitalen Systemen (z. B. CRM, Moodle) zur Verwaltung von Kursen, Daten und Prozessen -
Vor-Ort-Betreuung von Veranstaltungen wie Kursen, Tagungen und Konferenzen einschließlich organisatorischer Unterstützung der Beteiligten
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20 Std./Woche aufgeteilt auf 4-5 Tage
- Organisations- und Administrationssupport für die Verwaltungsdirektion
- Terminmanagement inkl. Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung
- Koordination und Mitarbeit bei Projekten und Aufgaben im Verantwortungsbereich der Verwaltungsdirektion
- Recherche und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
- Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Unterlagen
- Unterstützung im Recruiting sowie Organisation des Onboardings neuer Verwaltungsmitarbeiter:innen
- Dokumentenmanagement inkl. Ablage, Archivierung und Pflege interner Vorlagen und Preisblätter
- Rechnungsbearbeitung inkl. Erstellung von Ausgangsrechnungen, Mahnwesen und digitalem Rechnungsworkflow
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Das wird Ihr Aufgabengebiet
- Sie betreuen Eltern im telefonischen Erstkontakt und geben erste Auskünfte.
- Sie empfangen Kinder und Eltern persönlich und übernehmen die Anmeldung.
- Sie sorgen dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft – von Terminvereinbarungen über Korrespondenz bis hin zu Ablage und Schreiben nach Diktat.
- Sie unterstützen Therapeut:innen und Ärzt:innen tatkräftig bei administrativen und organisatorischen Belangen und schaffen Freiraum für ihre Arbeit mit den Familien.
- Sie sind zentrale Ansprechperson für Patient:innen, Angehörige, Beratungsstellen, Behörden und interne Kolleg:innen - kompetent und verlässlich.
- Zusätzlich übernehmen Sie verantwortungsvolle Sonderaufgaben, je nach Zuständigkeit, z. B. Personaladministration, Koordination des Facility Managements, Handkassa oder ähnliche administrative Themen.
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Ihre Aufgaben:
- Projektsteuerung & Monitoring externer Stellen: Fachliche Koordination und Überwachung externer Auftragnehmer:innen wie zum Beispiel Umweltbaubegleitungen sowie die Sicherstellung der Einhaltung projektbezogener Auflagen, Maßnahmen und Genehmigungsbedingungen.
- Auflagen- und Maßnahmenmanagement: Zentrale Steuerung und Nachverfolgung von umwelt- und genehmigungsrelevanten Auflagen. Koordination und Abstimmung erforderlicher Maßnahmen (z. B. Ausgleichsflächen, Pflegeaufträge, Betriebshandbücher).
- Unterlagenmanagement und Qualitätssicherung: Strukturierte Ablage, Kontrolle und Aufbereitung projektbezogener Unterlagen sowie die Aufbereitung erforderlicher Dokumente für behördliche Überprüfungen und Nachkontrollen.
- Unterstützung technischer Projektabwicklung: Mitarbeit bei technischen Ausführungsänderungen, -anpassungen und -konkretisierungen in der Bauphase, um den Projekterfolg durch gezielte Steuerung sicherzustellen.
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Zentrale Schnittstelle für die Korrespondenz mit Studierenden, der Universität, Projektpartnern und dem Team (überwiegend auf Deutsch, und gelegentlich auf Englisch)
- Unterstützung in administrativen Angelegenheiten
- Datenpflege und Ablage
- Personalverwaltung
- Reisemanagement, einschließlich Kostenersätzen
- Ressourcenmanagement (Bestellwesen und Inventarverwaltung)
- Termin- und Raumkoordination
- Aufbereitung von Besprechungsunterlagen
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