Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:
- Allgemeine Sekretariatsagenden: Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Bestellwesen, Ablage, Inventarverwaltung
- Unterstützung im Prüfungs- und Lehrbetrieb (i3V, u:space, Moodle)
- Administrative und organisatorische Unterstützung von wissenschaftlichen Projekten
- Rechnungsfreigabe & Budgetkontrolle (SAP ERP-System)
- Überwachung von Rechnungen und Zahlungsprozessen
- Verwaltung und Kontrolle des Budgets
- Erstellung von Finanzberichte und Projektreportings
- Planung und Moderation der Gruppenmeetings sowie Protokollführung
- Unterstützung in der Vorbereitung von Veranstaltungen
- Organisieren von Meetings und Reisetätigkeiten
- Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
- Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
- Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding. Zudem bieten Sie den wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen umfassende Unterstützung in allen administrativen Belangen.
- Sie verwalten & gestalten die Böttcher Lab Webseite (Wordpress): https://boettcher-lab.univie.ac.at
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Bau, Facility Management und Beschaffung
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Fachbereichsleitung
- Sekretariatsagenden im Fachbereichsbüro wie Zeiterfassungsmanagement in SAP, Organisation von Dienstreiseabrechnungen, Postverwaltung und Bearbeitung, Ablage, etc.
- Vorbereitungen von Besprechungsunterlagen und Präsentationen für die Fachbereichsleitung
- Fristen- und Terminverwaltung
- Ansprechperson im Fachbereichsbüro in administrativen Belangen
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Ihre Aufgaben:
- Selbstständige Durchführung der Debitorenbuchhaltung
- Laufende Abstimmung der Debitorenkonten | Stammdatenpflege sowie Kundenneuanlage
- Unterstützung sämtlicher Buchhaltungsprozesse | Mahnwesen und Forderungsmanagement
- Prüfung und Buchung der Reisekostenabrechnung und Verwaltung des Fuhrparks
- Allgemeine Bürotätigkeiten, sowie Unterstützung der Teamleitung
- Vertretung der Kreditorenbuchhaltung
- Prüfung von Eingangsrechnungen lt. Rechnungslegungskriterien
- Erfassung von Bank-, Kassa-Buchungen
- Erfassung von Eingangsrechnungen sowie elektronische Ablage (Explorer, SAP)
- Abwicklung des elektronischen Zahlungsverkehrs
- Kontrolle unseres elektronischen Zeiterfassungssystems
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DEIN AUFGABENGEBIET
- ordnungsgemäße Ablage, Neuanlage sowie Bereinigung von Stammdaten und Spezifikationen
- Sicherung der Qualität und Integrität der Daten, durch regelmäßige Überprüfungen
- Mitarbeit bei der Erstellung von Reports und Analysen auf Basis der Stammdaten
- Eigenverantwortliche Durchführung von Plausibilitätschecks
- Mitarbeit bei Projekten im und um den Fachbereich
- Schnittstelle zu angrenzenden Bereichen
- Laufende Pflege und Aktualisierung der Daten
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Sachbearbeiter:in Fakturierung (w/m/d)
- Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen
- Anlage und Pflege von Verträgen
- Ablage und Archivierung
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im Bereich Fakturierung
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IT Management und IT Organisation
- Sie führen selbständig das Sekretariat und unterstützen die Themenfeldleitung
- Sie kümmern sich als Zeitbeauftragte um SAP-Zeitbuchungen und -korrekturen
- Sie administrieren Ausbildungsmaßnahmen sowie Dienstreisen und deren Abrechnung
- Sie sind verantwortlich für die Abteilungskorrespondenz und Ablage
- Sie bestellen und verwalten das Büromaterial und den IT-Bedarf
- Sie organisieren Termine und überwachen Fristen
- Sie erstellen regelmäßig Berichte für die Themenfeldleitung
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Ihre Aufgaben
- Sie erstellen Verträge im B2B Bereich nach genauer Anweisung und Richtlinien
- Sie meistern das operative Vertragsmanagement (zB. Prüfung Vertragskonditionen, Fristen)
- Sie überprüfen Ausgangsrechnungen auf Richtigkeit (bspw. Lieferziele, Zahlungskonditionen)
- Sie korrespondieren regelmäßig mit Behörden und Ämtern (bspw. Zoll- oder Finanzamt)
- Sie arbeiten mit Datenbanken, unterschiedlichen Systemen und pflegen Ablage und Archiv
- Sie wirken unterstützend im Logistikteam mit und erweitern stetig Ihr Wissen
- Sie führen Abstimmungen mit Geschäftspartnern und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss
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Deine Aufgaben:
- Verwaltung der Teilnehmer:innendaten (Eintritte, Austritte/Anwesenheiten, Abwesenheiten)
- Erstellen von Statikern und Ablage und Archivierung von Unterlagen
- Erstellen von Finanzplänen und Hintergrundkalkulationen
- Schnittstelle zwischen Personalverrechnung und Einrichtung
- Kommunikation mit den Fördergebern
- Unterstützung der Teamleitung im Rahmen von Abschlußberichten
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Deine Aufgaben:
- Organisation und Administration von Veranstaltungen, insbesondere Lehrgängen
- Programmübersicht, Schuladministration, Budgetvorbereitung und -kontrolle, Vorbereitung von Anträgen, Berichten, Statistiken, usw.
- Lehrgangs-, Seminar- und Konferenzadministration
- Backoffice (eigenständige Abwicklung anfallender Büroaufgaben)
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UNSER Video
- Sie unterstützen bei der Koordination des Lizenzierungsprozesses bis zum Abschluss und Erhalt der jeweiligen Lizenzen sowie bei der Administration der bestehenden Lizenzen (regelmäßige Berichterstattung, Lizenzerneuerungen, Bearbeitung spezifischer Anfragen der Behörden, etc.)
- Sie sind für die elektronische sowie haptische Ablage von Dokumenten und vertraulichen Korrespondenzen zuständig
- Sie bearbeiten anfallende allgemeine administrative Tätigkeiten (Terminvereinbarungen, Kalendieren von Fristen, Bestellung von Büromaterial, etc.)
- Sie buchen Auslandreisen für die Abteilung und erledigen diverse Botengänge im Raum Baden/Wien
- Sie bearbeiten kleinere fachspezifische Anfragen (nach Einschulung auch Know Your Customer-Anfragen)
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Ihr persönlicher Wirkungsraum:
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und Office Erfahrung
- Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office, Typo3, SAP)
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung
- gute Englischkenntnisse (mind. B2)
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Teamfähigkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung.
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Was Sie erwartet:
- Als Pflegefachassistentin arbeiten Sie in einem multiprofessionellen Team eng mit Ärzt*innen, Psycholog*innen und Therapeut*innen zusammen, um Patient*innen in ihrer Betreuung und Behandlung zu unterstützen. Sie begleiten professionell und kompetent Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene mit psychiatrischen Erkrankungen und psychosozialem Betreuungsbedarf im Genesungsprozess. Nach entsprechender Anleitung setzen Sie die Ihnen übertragenen Aufgaben eigenverantwortlich um.
- Es besteht die Möglichkeit, Ihre Fachkenntnisse und Erfahrungen gezielt bei der Unterstützung in der Betreuung von Patient*innen mit Suchterkrankungen einzubringen.
- Der Schwerpunkt Ihres Tätigkeitsfeldes umfasst vor allem administrative Verwaltungstätigkeiten. Dazu gehört das Anlegen und die Verwaltung von Patient*innenkarteien am PC.
- Sie übernehmen die Aufnahme von Patient*innen sowie die Terminvergabe.
- Als Kommunikationsschnittstelle fungieren Sie telefonisch, persönlich, per E-Mail oder Post.
- Allgemeine Bürotätigkeiten wie Dokumentation, Ablage, Bestellungen, Kassaabrechnungen und Besorgungen fallen ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich.
- Sie unterstützen das multiprofessionelle Team aktiv bei der Co-Leitung von therapeutischen Gruppen.
- Der Umgang mit EDV- und medizinischen EDV-Verwaltungsprogrammen ist Teil Ihrer täglichen Arbeit.
- Die Zusammenarbeit im multiprofessionellen Team ist ein zentraler Bestandteil Ihrer Tätigkeit.
- Für eine optimale Betreuung unserer Patient*innen schätzen wir Ihre Bereitschaft, bei Bedarf auch für längere Nachmittagsdienste (max. 19:00 Uhr) zur Verfügung zu stehen.
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Was Sie erwartet:
- Als Pflegefachassistentin arbeiten Sie in einem multiprofessionellen Team eng mit Ärzt*innen, Psycholog*innen und Therapeut*innen zusammen, um Patient*innen in ihrer Betreuung und Behandlung zu unterstützen. Sie begleiten professionell und kompetent Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene mit psychiatrischen Erkrankungen und psychosozialem Betreuungsbedarf im Genesungsprozess. Nach entsprechender Anleitung setzen Sie die Ihnen übertragenen Aufgaben eigenverantwortlich um.
- Es besteht die Möglichkeit, Ihre Fachkenntnisse und Erfahrungen gezielt bei der Unterstützung in der Betreuung von Patient*innen mit Suchterkrankungen einzubringen.
- Der Schwerpunkt Ihres Tätigkeitsfeldes umfasst vor allem administrative Verwaltungstätigkeiten. Dazu gehört das Anlegen und die Verwaltung von Patient*innenkarteien am PC.
- Sie übernehmen die Aufnahme von Patient*innen sowie die Terminvergabe.
- Als Kommunikationsschnittstelle fungieren Sie telefonisch, persönlich, per E-Mail oder Post.
- Allgemeine Bürotätigkeiten wie Dokumentation, Ablage, Bestellungen, Kassaabrechnungen und Besorgungen fallen ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich.
- Sie unterstützen das multiprofessionelle Team aktiv bei der Co-Leitung von therapeutischen Gruppen.
- Der Umgang mit EDV- und medizinischen EDV-Verwaltungsprogrammen ist Teil Ihrer täglichen Arbeit.
- Die Zusammenarbeit im multiprofessionellen Team ist ein zentraler Bestandteil Ihrer Tätigkeit.
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